Software di contabilità per piccole imprese: come scegliere bene

Pubblicato il 20 ottobre 2026

Imprenditrice che testa un programma di contabilità sul laptop

Un buon software di contabilità per piccole imprese svolge quattro compiti in modo affidabile: emettere fatture (presto per quasi tutti sotto forma di E-Rechnung, cioè fattura elettronica), registrare e archiviare i giustificativi in conformità alle GoBD (principi di contabilità elettronica), preparare la Einnahmenüberschussrechnung (rendiconto semplificato entrate-uscite) e la Umsatzsteuer (imposta sul valore aggiunto, IVA) e inviare i dati al Finanzamt (ufficio delle imposte locale) tramite ELSTER (portale di dichiarazione elettronica). Quale programma faccia al caso Suo non lo decide tanto una classifica, quanto tre domande concrete: quale obbligo contabile ha, è Kleinunternehmer (piccolo imprenditore) o in regime IVA ordinario, e si occupa delle imposte da solo o con uno studio di consulenza? In questa guida esaminiamo gli obblighi, i criteri di scelta, le tipologie di software e i costi, e Le forniamo un piano con cui mettere alla prova a fondo qualsiasi soluzione in 30 giorni.

In breve

La maggior parte delle piccole imprese può determinare l'utile tramite EÜR. Il Suo software deve preparare correttamente la Anlage EÜR (allegato EÜR); spesso non Le serve una contabilità in partita doppia.
Dal 2025 tutte le imprese devono essere in grado di ricevere E-Rechnungen; l'emissione diventa obbligatoria gradualmente a partire dal 2027 e dal 2028. ZUGFeRD e XRechnung devono quindi far parte di ogni programma.
Decisivi nella pratica quotidiana sono l'acquisizione dei giustificativi tramite foto, i promemoria delle scadenze e un'interfaccia che si apre volentieri. Un software che si tende a evitare finisce per costare più di qualsiasi abbonamento.
Secondo i confronti di mercato, le soluzioni cloud costano da poco più di 7 € a oltre 50 € al mese. Prima dell'acquisto, faccia un test con giustificativi reali.

Indice

Quali obblighi deve coprire il Suo software
Sette criteri che contano davvero nella pratica quotidiana
Tipologie di software a confronto
Quanto costa un software di contabilità
In 30 giorni verso la scelta giusta
Il nostro punto di vista: la semplicità batte l'elenco delle funzioni
Provi Kontelio gratis per 30 giorni
Domande frequenti
Fonti

Quali obblighi deve coprire il Suo software

Prima di confrontare le funzioni, chiarisca che cosa Le richiede la legge. Molti fondatori acquistano troppo software perché vogliono adempiere a obblighi che per loro non valgono affatto. Altri ne acquistano troppo poco e se ne accorgono solo alla prima Umsatzsteuer-Voranmeldung (dichiarazione periodica IVA).

EÜR o contabilità in partita doppia

Le ditte individuali non iscritte nel registro delle imprese (Handelsregister) e i Freiberufler (liberi professionisti) di norma non sono tenuti a redigere il bilancio. Ai sensi del § 141 AO (codice tributario generale), la contabilità in partita doppia diventa obbligatoria solo quando il fatturato annuo supera 800.000 euro o l'utile supera 80.000 euro. Al di sotto di queste soglie è sufficiente la Einnahmenüberschussrechnung: ricavi operativi meno spese operative, riportati nella Anlage EÜR. Che cosa viene richiesto concretamente lo mostra la guida ELSTER alla Anlage EÜR, dai dati generali sull'attività fino alla determinazione dell'utile con le relative rettifiche.

Per la scelta del software questo significa: se ha diritto alla EÜR, non Le serve un programma con modulo di bilancio, gestione dettagliata del piano dei conti quadro e chiusura annuale. Le serve una soluzione che classifichi correttamente entrate e uscite, tenga conto degli ammortamenti (AfA, ammortamento fiscale) e generi da questi dati la Anlage EÜR. Come è strutturata nel dettaglio la EÜR lo spieghiamo nella guida Redigere la EÜR: Anlage EÜR e AfA. GmbH, UG e commercianti iscritti, invece, redigono il bilancio indipendentemente dal fatturato e collaborano per lo più con uno studio di consulenza fiscale.

Kleinunternehmer o regime IVA ordinario

Il secondo bivio è l'IVA. Con la Jahressteuergesetz 2024 (legge fiscale annuale 2024), la Kleinunternehmerregelung (regime dei piccoli imprenditori) è stata riformulata a partire dal 1° gennaio 2025: da allora le operazioni dei Kleinunternehmer sono esenti IVA e le soglie sono di 25.000 euro di fatturato nell'anno precedente e di 100.000 euro nell'anno in corso. Se la seconda soglia viene superata nel corso dell'anno, da quell'operazione si applica il regime IVA ordinario.

Soglie di fatturato e passaggio al regime IVA ordinario

Come Kleinunternehmer non indica l'IVA in fattura e non detrae l'IVA a credito (Vorsteuer). Il Suo software deve quindi soprattutto generare fatture corrette con l'indicazione dell'esenzione e tenere sotto controllo il fatturato rispetto alle soglie. Non appena passa al regime IVA ordinario, si aggiungono le Umsatzsteuer-Voranmeldungen, l'IVA a credito sulle fatture passive e la dichiarazione IVA annuale. Al più tardi a quel punto conviene un programma che crei la dichiarazione periodica direttamente dalle Sue registrazioni. Vantaggi e svantaggi del regime li abbiamo riassunti nell'articolo sulla Kleinunternehmerregelung 2026.

E-Rechnung: le scadenze per le piccole imprese

Il cambiamento più grande degli ultimi anni è la E-Rechnung nelle operazioni tra imprese nazionali. Secondo il Ministero federale delle finanze, dal 1° gennaio 2025 per le operazioni tra imprenditori nazionali vale in linea di principio la E-Rechnung, con periodi transitori per l'emissione:

Periodo	Che cosa vale
dal 1° gennaio 2025	Tutte le imprese devono poter ricevere ed elaborare E-Rechnungen
fino al 31 dicembre 2026	Le fatture cartacee e in PDF restano ancora ammesse in emissione
fino al 31 dicembre 2027	Periodo transitorio per le imprese con un fatturato dell'anno precedente non superiore a 800.000 euro
dal 1° gennaio 2028	E-Rechnung obbligatoria in emissione per tutti nelle operazioni B2B

Per i Kleinunternehmer valgono eccezioni in fase di emissione, ma la ricezione riguarda anche loro. Un semplice PDF creato con un programma di videoscrittura non è una E-Rechnung. Si intendono formati strutturati come XRechnung o ZUGFeRD, che un software può leggere automaticamente. Le differenze le spieghiamo in XRechnung, ZUGFeRD, Peppol: i formati di fattura elettronica spiegati. Chi oggi sceglie un software di contabilità dovrebbe prendere in considerazione solo soluzioni che creano entrambi i formati e visualizzano in modo leggibile le E-Rechnungen in entrata.

Sette criteri che contano davvero nella pratica quotidiana

Le classifiche valutano spesso centinaia di singoli aspetti. Un grande portale per fondatori, ad esempio, lavora con 141 criteri di selezione, dalla facilità d'uso all'assistenza. Per una piccola impresa la maggior parte di questi si può condensare in sette domande:

Conformità alle GoBD e archivio. Il software deve conservare i giustificativi in modo immodificabile e tracciabile, con un registro di ogni modifica. Chieda informazioni sull'archiviazione a norma di legge per tutta la durata dei termini di conservazione previsti.
E-Rechnung in entrambe le direzioni. Creare XRechnung e ZUGFeRD, ricevere, visualizzare e registrare le E-Rechnungen in entrata.
Acquisizione dei giustificativi tramite foto. La qualità del riconoscimento del testo varia molto. Un confronto tra software di contabilità consiglia di verificare nella fase di prova se data, importo e aliquota vengono riconosciuti in modo affidabile, perché un riconoscimento debole genera lavoro di correzione.
Output fiscale. EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung e dichiarazione annuale direttamente dalle registrazioni, idealmente con invio tramite ELSTER, senza ricopiare i dati nel portale.
Collaborazione con lo studio. Se lavora con un consulente fiscale, chieda prima a lui quale formato di esportazione serve. Se manca un'esportazione adatta, lo studio deve registrare di nuovo i dati, e quel lavoro lo paga Lei.
Usabilità e lingua. Un'interfaccia che riesce a capire in cinque minuti il venerdì pomeriggio vale più di venti moduli aggiuntivi. Se Lei o il Suo team preferite lavorare in una lingua diversa dal tedesco, un'interfaccia multilingue non è un lusso, ma un modo per evitare errori.
Scadenze e promemoria. Dichiarazione periodica, termini di pagamento, partite aperte: un buon software Glielo ricorda prima che lo faccia il Finanzamt o un cliente.

Un criterio manca volutamente: il prezzo. Va considerato alla fine della valutazione, non all'inizio. La differenza tra due tariffe è spesso di pochi euro al mese, quella nel tempo che dedica ogni settimana ai giustificativi è di ore.

Tipologie di software a confronto

Invece di confrontare singoli prodotti, conviene guardare alla tipologia. Per le piccole imprese entrano in considerazione essenzialmente cinque strade:

Tipo di soluzione	Punti di forza	Punti deboli	Adatto a
Foglio di calcolo	gratuito, flessibile	non sicuro ai sensi delle GoBD, nessun archivio, nessuna E-Rechnung, nessun invio tramite ELSTER	al massimo le prime settimane
Programma di sola fatturazione	veloce, snello	nessuna gestione delle spese, nessuna EÜR, nessuna IVA	attività secondaria con pochissimi giustificativi
Programma desktop classico	ampia gamma di funzioni, dati in locale	installazione, aggiornamenti, vincolo al dispositivo, spesso curva di apprendimento ripida	attività con postazioni di lavoro fisse ed esperienza
Sistema orientato allo studio di consulenza	strettamente collegato alla consulenza fiscale	poco output fiscale autonomo, più adatto a chi redige il bilancio	GmbH e UG con mandato a uno studio
Soluzione cloud completa	fatture, giustificativi, EÜR, IVA ed ELSTER in un unico strumento, accesso da ovunque	abbonamento continuativo	lavoratori autonomi e piccole imprese che gestiscono da sé la propria contabilità

Chi sta avviando un'attività sottovaluta spesso quanto rapidamente il foglio di calcolo raggiunga i suoi limiti: al più tardi alla prima verifica fiscale (Betriebsprüfung) o alla prima XRechnung in entrata manca la tracciabilità. Un programma di sola fatturazione, d'altra parte, copre solo la metà delle esigenze, come mostriamo più nel dettaglio nel confronto dei programmi di fatturazione per Kleinunternehmer. Per la maggior parte delle piccole imprese che non hanno l'obbligo di bilancio, la soluzione cloud completa è la strada più equilibrata.

Quando conviene cambiare

Molte piccole imprese iniziano con un foglio di calcolo o con un programma di fatturazione snello e cambiano in seguito. I fattori scatenanti tipici sono il passaggio dalla Kleinunternehmerregelung al regime IVA ordinario, la prima XRechnung in entrata da un grande cliente o una chiusura annuale per la quale bisogna raccogliere giustificativi da tre raccoglitori diversi. Il momento migliore per il passaggio è l'inizio di un esercizio fiscale o di un periodo di dichiarazione periodica, perché così non deve suddividere le registrazioni. Esporti prima i dati di clienti e fornitori e salvi integralmente l'archivio esistente, perché l'obbligo di conservazione vale anche per i documenti più vecchi.

Quanto costa un software di contabilità

Secondo Buchhaltung Test, nel 2026 i programmi di contabilità basati su cloud costano in genere tra 7,90 euro e oltre 50 euro al mese, a seconda di quanto viene automatizzato e di quali interfacce sono incluse. Le tariffe base per le piccole imprese partono spesso da circa 10 euro al mese.

Per ogni offerta tenga conto di tre aspetti:

Pagamento annuale anziché mensile. Molti fornitori concedono uno sconto significativo con il pagamento annuale. Conviene non appena, dopo il test, è sicuro della scelta.
Costi aggiuntivi. Alcune tariffe addebitano a parte l'acquisizione dei giustificativi, il collegamento bancario, utenti aggiuntivi o la ricezione di E-Rechnungen. Legga i dettagli della tariffa, non solo il titolo.
Il Suo tempo. Se risparmia due ore al mese, con una tariffa oraria di 60 euro questo vale più del prezzo di quasi qualsiasi tariffa.

A titolo di confronto, le nostre tariffe così come appaiono nella pagina dei prezzi:

Tariffa	Mensile	Annuale
Start	9,90 €	99 €
Business	22,90 €	199 €
Pro	32,90 €	299 €

Con il pagamento annuale, Start costa quindi 99 € anziché 118,80 € per dodici rate mensili. Quali funzioni sono incluse in ciascuna tariffa lo trova nella pagina dei prezzi di Kontelio.

In 30 giorni verso la scelta giusta

Una demo mostra che cosa sa fare un software. Un test con i Suoi giustificativi mostra se fa al caso Suo. Ecco come sfruttare al meglio una fase di prova:

Giorni 1–3: inserire i dati di base. Dati aziendali, Steuernummer (numero fiscale), Kleinunternehmer o regime IVA ordinario, modello di fattura con logo. Misuri quanto tempo richiede.
Giorni 4–10: emettere una fattura reale. Idealmente come E-Rechnung in formato ZUGFeRD. Verifichi tutti i dati obbligatori della fattura e che la numerazione sia progressiva.
Giorni 11–20: fotografare i giustificativi. Prenda da dieci a venti giustificativi reali, tra cui uno scontrino del carburante stropicciato e una fattura con due aliquote. Conti quante volte deve correggere.
Giorni 21–25: esaminare i report. Il software genera un'anteprima della EÜR o una Umsatzsteuer-Voranmeldung comprensibili? Capisce i numeri senza manuale?
Giorni 26–30: decidere. Ha aperto il software volentieri? Se no, è quello sbagliato, indipendentemente da quanto bene si piazzi nei test.

Chi finora non ha mai gestito da sé la propria contabilità trova l'intero processo, dal primo giustificativo alla dichiarazione dei redditi, nel nostro piano passo dopo passo per la contabilità senza consulente fiscale.

Il nostro punto di vista: la semplicità batte l'elenco delle funzioni

Ogni giorno vediamo dove fallisce la contabilità nelle piccole imprese. Raramente per un modulo mancante, quasi sempre per la scatola delle scarpe: giustificativi che si accumulano perché il programma è troppo macchinoso da aprire tra un appuntamento con un cliente e l'altro. Per questo abbiamo costruito Kontelio in modo che il lavoro quotidiano si sbrighi in pochi gesti: fotografare il giustificativo, emettere la fattura, fatto. La parte fiscale, cioè EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung e dichiarazione annuale, nasce da questi dati e arriva direttamente al Finanzamt tramite il collegamento con ELSTER.

Due aspetti ci stanno particolarmente a cuore. Primo, il software deve adattarsi alla Sua impresa e non viceversa: uno studio di design registra le operazioni in modo diverso da un'impresa artigiana o da un negozio online. Secondo, in Germania lavorano molti lavoratori autonomi e fondatori la cui prima lingua non è il tedesco. I termini fiscali sono già abbastanza difficili in tedesco. Chi può gestire la propria contabilità nella propria lingua commette meno errori e rimanda meno. Per questo Kontelio è utilizzabile in più lingue.

E crediamo che nessuno dovrebbe acquistare un software di contabilità senza averlo provato con giustificativi reali. Per questo da noi la prova è gratuita per 30 giorni e senza carta di credito.

— Paulo

Provi Kontelio gratis per 30 giorni

Kontelio riunisce fatture, E-Rechnungen in ZUGFeRD e XRechnung, acquisizione dei giustificativi tramite foto, archiviazione a norma di legge, EÜR, IVA e invio tramite ELSTER in un'unica interfaccia, multilingue e con promemoria delle scadenze. Può provarlo gratis per 30 giorni e senza carta di credito; se Kontelio non fa al caso Suo, interrompa semplicemente la prova senza alcun costo. Se invece fa per Lei, scelga Start, Business o Pro, con pagamento mensile o annuale. Tutti i dettagli e le tariffe sono disponibili nella pagina dei prezzi, maggiori informazioni sul software in Software di contabilità per lavoratori autonomi.

Domande frequenti

Quale software di contabilità è adatto alle ditte individuali?

Per la maggior parte delle ditte individuali senza obbligo di bilancio è adatta una soluzione cloud completa che copra fatture, giustificativi, EÜR e IVA e trasmetta i dati tramite ELSTER. Un modulo di bilancio Le serve solo se supera le soglie previste dal § 141 AO o se è iscritto nel registro delle imprese. Presti attenzione alla compatibilità con la E-Rechnung e a un'interfaccia con cui lavora davvero.

Un programma di fatturazione è obbligatorio per i Kleinunternehmer?

La legge non prescrive un programma specifico. Tuttavia, dal 2025 anche i Kleinunternehmer devono poter ricevere E-Rechnungen e i giustificativi vanno conservati in conformità alle GoBD. Con un programma di videoscrittura e dei raccoglitori è difficile farlo correttamente; un software rende tutto molto più semplice.

Come piccola impresa posso gestire da solo la contabilità?

Sì, se ha diritto alla EÜR è del tutto fattibile. Sono importanti routine fisse: registrare i giustificativi ogni settimana, emettere subito le fatture, tenere d'occhio le scadenze. Per domande su casi particolari di IVA, operazioni con l'estero o il cambio di forma giuridica dovrebbe rivolgersi a una consulente o a un consulente fiscale (Steuerberater).

Excel è sufficiente per la contabilità di una piccola impresa?

Per una rapida panoramica sì, come contabilità a lungo termine no. Un foglio di calcolo non registra le modifiche in modo immodificabile, non sa leggere le E-Rechnungen e non trasmette nulla al Finanzamt. Al più tardi con la Umsatzsteuer-Voranmeldung, l'impegno supera il risparmio.

Fonti

Consigli di lettura

Questo articolo è stato tradotto automaticamente dal tedesco. Fa fede solo la versione tedesca.