Rechnung auf Englisch schreiben: Begriffe, Pflichtangaben, Muster

Veröffentlicht am 21. Oktober 2026

Englische Rechnung auf grünem Schreibtischunterlage

Im Geschäftsleben heißt die Rechnung auf Englisch fast immer invoice. „Bill“ hörst du eher im Restaurant oder bei der Stromrechnung. „Receipt“ ist die Quittung für eine Zahlung, die schon erfolgt ist. Wenn du als Selbstständiger oder kleines Unternehmen aus Deutschland eine Rechnung auf Englisch schreibst, reicht das richtige Wort allein nicht. Die deutschen Pflichtangaben gelten weiter, egal in welcher Sprache die Rechnung steht. Hier findest du die wichtigsten Begriffe, eine Übersetzungstabelle für alle Pflichtangaben, ein vollständiges Muster und den Grundwortschatz für die Buchhaltung auf Englisch.

Kurz gesagt

Invoice ist der Standardbegriff für eine Geschäftsrechnung. Ein receipt bestätigt nur eine Zahlung und ersetzt keine Rechnung.
Eine Rechnung auf Englisch ist in Deutschland erlaubt. Das Finanzamt kann aber eine Übersetzung verlangen, weil die Amtssprache Deutsch ist.
Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG gehören auch auf die englische Rechnung, darunter Steuernummer oder USt-IdNr. und eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Hinweise wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Gutschrift“ schreibst du am sichersten zusätzlich auf Deutsch.
Zweisprachige Rechnungen (Englisch und Deutsch) sind der pragmatische Weg: Der Kunde versteht alles, das Finanzamt auch.

Inhaltsverzeichnis

Invoice, bill oder receipt: Welches Wort passt?
Die wichtigsten Begriffe auf einer englischen Rechnung
Ist eine Rechnung auf Englisch in Deutschland erlaubt?
Pflichtangaben auf Deutsch und Englisch
Kunden im Ausland: EU, Drittland und Reverse Charge
Muster: So sieht eine englische Rechnung aus
Formulierungen für Zahlungsbedingungen und Erinnerungen
Buchhaltung auf Englisch: das Grundvokabular
Unsere Sicht: Sprache darf keine Hürde in der Buchhaltung sein
Englische Rechnungen und deutsche Buchhaltung in einem Tool
Häufige Fragen
Quellen

Invoice, bill oder receipt: Welches Wort passt?

Das Cambridge-Wörterbuch nennt für „Rechnung“ im Sinne einer Aufstellung gekaufter Leistungen drei Übersetzungen: bill, check und invoice. Welches Wort passt, hängt vom Zusammenhang ab:

Englisch	Bedeutung	Typischer Einsatz
invoice	Rechnung im Geschäftsverkehr	Freelancer an Agentur, Lieferant an Händler, jede B2B-Abrechnung
bill	Rechnung im Alltag	Restaurant (britisch), Strom, Telefon, Handwerker an Privatkunden
check	Rechnung im Restaurant	US-Englisch: „Could we have the check, please?“
receipt	Quittung, Zahlungsbeleg	Kassenbon, Bestätigung nach Bezahlung
pro forma invoice	Proformarechnung	Angebot in Rechnungsform, oft für den Zoll
credit note	Rechnungskorrektur, Storno	Minderung oder Aufhebung einer Rechnung

Am häufigsten werden invoice und receipt verwechselt. Laut Sicheres Englisch ist ein receipt eine Bestätigung über eine Zahlung und keine Zahlungsaufforderung. Schickst du einem Kunden ein „receipt“, obwohl er noch zahlen soll, wundert er sich zu Recht.

Vorsicht auch bei „credit note“. Im Englischen ist damit eine Gutschrift im Sinne einer Rechnungskorrektur gemeint. Im deutschen Umsatzsteuerrecht heißt „Gutschrift“ dagegen, dass der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt (englisch „self-billing“). Wie du eine Rechnung richtig änderst, erklären wir im Ratgeber zu Stornorechnung und Rechnungskorrektur.

Die wichtigsten Begriffe auf einer englischen Rechnung

Diese Vokabeln brauchst du für fast jede englische Rechnung. Wörtliche Übersetzungen wie „calculation number“ für Rechnungsnummer wirken unprofessionell. Ein Blick in die Liste lohnt sich also:

Deutsch	Englisch
Rechnung	invoice
Rechnungsnummer	invoice number (Inv. No.)
Rechnungsdatum	invoice date / date of issue
Leistungsdatum, Lieferdatum	date of service / date of supply
Leistungszeitraum	service period
Fälligkeitsdatum	due date
Zahlungsziel	payment terms
Rechnungsempfänger	bill to / invoice to
Position	item
Beschreibung	description
Menge	quantity (Qty)
Einzelpreis	unit price
Nettobetrag	net amount / subtotal
Umsatzsteuer	VAT (value added tax)
Gesamtbetrag	total amount / total due
Restbetrag	balance / balance due
Steuernummer	tax number
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer	VAT ID / VAT identification number
Bankverbindung	bank details
Verwendungszweck	payment reference
Rabatt, Skonto	discount, early payment discount

In den Rechnungskopf schreibst du einfach „Invoice“. Britische Kunden kennen den Begriff VAT. In den USA gibt es keine Mehrwertsteuer im europäischen Sinn, dort heißt die Umsatzsteuer „sales tax“. Auf deiner deutschen Rechnung bleibt es trotzdem bei VAT, denn du rechnest deutsche Umsatzsteuer ab.

Zwei Formatfragen werden oft übersehen. Die erste betrifft Zahlen: Im Englischen trennt der Punkt die Dezimalstellen, aus 1.200,00 € wird EUR 1,200.00. Entscheide dich für ein Format und bleib dabei. Die zweite betrifft das Datum: 03/04/2026 liest ein Brite als 3. April, ein Amerikaner als 4. März. Schreib den Monat aus, etwa „21 October 2026“, dann gibt es keine Missverständnisse.

Ist eine Rechnung auf Englisch in Deutschland erlaubt?

Ja. Nach § 14 UStG ist jedes Dokument eine Rechnung, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, egal wie es im Geschäftsverkehr heißt. Eine bestimmte Sprache schreibt das Gesetz nicht vor.

Die Grenze zieht die Abgabenordnung. Nach § 87 AO ist die Amtssprache Deutsch. Das Finanzamt kann für Belege und Dokumente in einer fremden Sprache eine Übersetzung verlangen. Reichst du sie nicht ein, kann die Behörde selbst übersetzen lassen, auf deine Kosten. Bei einer Betriebsprüfung mit Dutzenden englischen Ausgangsrechnungen wird das schnell lästig.

Daraus ergeben sich drei praktische Wege:

Rechnung nur auf Englisch: zulässig, solange alle Pflichtangaben vorhanden und klar erkennbar sind. Für Kunden im Ausland reicht das meist.
Zweisprachige Rechnung: Die Felder sind in beiden Sprachen beschriftet, etwa „Invoice No. / Rechnungsnummer“. Das kostet einmal Arbeit an der Vorlage und erspart dir später jede Übersetzung.
Englische Rechnung mit deutschen Pflichthinweisen: Die steuerlich heiklen Hinweise (Reverse Charge, Steuerbefreiung, Gutschrift) stehen zusätzlich auf Deutsch.

Wir empfehlen Weg 2 oder 3. Sonderfälle wie Leistungen ins Ausland solltest du einmal mit deiner Steuerberatung durchgehen, bevor du die Vorlage für alle Kunden nutzt.

Pflichtangaben auf Deutsch und Englisch

Diese Angaben verlangt § 14 Abs. 4 UStG für eine vollständige Rechnung. Die rechte Spalte zeigt, wie du sie auf einer englischen oder zweisprachigen Rechnung beschriftest:

Pflichtangabe nach § 14 UStG	Bezeichnung auf Englisch
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers	Supplier / From: name and address
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers	Bill to: name and address
Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden	Tax number / VAT ID
Ausstellungsdatum	Invoice date
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer	Invoice number
Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung	Quantity and description of goods or services
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	Date of supply / service period
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen	Net amount by VAT rate
Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung	VAT rate and VAT amount, or reason for exemption
Vereinbarte Minderungen des Entgelts, etwa Skonto	Agreed discounts
Bei Gutschrift: die Angabe „Gutschrift“	„Gutschrift“ (self-billing)

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen brauchst du einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Auf Englisch passt zum Beispiel „No VAT charged under section 19 UStG (small business exemption)“. Lass den Paragrafen stehen, damit jeder Prüfer sofort sieht, worauf du dich stützt. Mehr zu allen Pflichtangaben steht in unserem Ratgeber Rechnung schreiben als Selbstständiger. Woher du Steuernummer und USt-IdNr. bekommst, erklärt der Beitrag zu Steuernummer und USt-IdNr.

Kunden im Ausland: EU, Drittland und Reverse Charge

Die meisten englischen Rechnungen gehen ins Ausland. Dann kommt zur Sprachfrage die Steuerfrage dazu, und die ist wichtiger.

Unternehmen in einem anderen EU-Land: Bei vielen B2B-Leistungen über die Grenze gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Dabei geht die Umsatzsteuerschuld vom Leistenden auf den Leistungsempfänger über, wie die Handelskammer Hamburg erklärt. Auf die Rechnung gehören dann die USt-IdNr. beider Seiten, kein Steuerbetrag und der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Eine bewährte Formulierung ist: „Reverse charge: VAT liability of the recipient / Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Mit beiden Sprachen bist du auf der sicheren Seite, denn der deutsche Wortlaut ist der, den das Gesetz verwendet.

Reverse-Charge-Ablauf und erforderliche Rechnungsangaben

Unternehmen außerhalb der EU (zum Beispiel in Großbritannien, der Schweiz oder den USA): Bei Dienstleistungen an Unternehmen liegt der Leistungsort oft im Ausland. Dann berechnest du keine deutsche Umsatzsteuer. Ein kurzer Hinweis wie „Not taxable in Germany / Nicht im Inland steuerbar“ macht die Rechnung nachvollziehbar. Ob das für deinen Auftrag gilt, hängt von der Art der Leistung ab: Für Warenlieferungen, Seminare vor Ort oder Leistungen rund um Grundstücke gelten andere Regeln. Frag hier bei deiner Steuerberatung nach.

Englischsprachige Kunden in Deutschland: Ein internationales Start-up in Berlin oder eine englischsprachige Agentur in München ist steuerlich ein ganz normaler Kunde im Inland. Du berechnest deutsche Umsatzsteuer wie bei jedem anderen Auftrag, nur eben auf Englisch.

Und die E-Rechnung? Seit dem 1. Januar 2025 gilt bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich die E-Rechnungspflicht. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Es kommt darauf an, wo die Beteiligten sitzen, nicht auf die Sprache: Die englische Rechnung an die Berliner Agentur fällt darunter, die an den Kunden in London nicht. Welche Fristen für dich gelten, haben wir im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht zusammengefasst.

Muster: So sieht eine englische Rechnung aus

Ein Beispiel für eine Grafikdesignerin aus Leipzig, die für eine Agentur in Dublin arbeitet (Reverse Charge, Namen und Nummern frei erfunden):

INVOICE / RECHNUNG

From:                     Bill to:
Anna Beispiel Design      Example Agency Ltd.
Musterstraße 12           10 Sample Street
04109 Leipzig, Germany    Dublin 2, Ireland
VAT ID: DE123456789       VAT ID: IE1234567X

Invoice No. / Rechnungsnr.:      2026-047
Invoice date / Rechnungsdatum:   21 October 2026
Service period / Leistungszeit:  1-30 September 2026
Due date / Fällig am:            4 November 2026

Item  Description                          Qty  Unit price   Amount
1     Logo design incl. 3 revisions          1  EUR 1,200.00 EUR 1,200.00
2     Social media templates                 6  EUR    80.00 EUR   480.00

Net amount / Nettobetrag:                              EUR 1,680.00
VAT / USt. 0 %:                                        EUR     0.00
Total due / Gesamtbetrag:                              EUR 1,680.00

Reverse charge: VAT liability of the recipient.
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Payment terms: 14 days net. Please quote the invoice number.
Bank details: IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00, BIC XXXXDEXX

Auffällig ist, was fehlt: kein Steuerbetrag und kein Steuersatz von 19 %. Dafür stehen beide USt-IdNrn. und der zweisprachige Reverse-Charge-Hinweis auf der Rechnung. Bei einem Kunden im Inland würdest du stattdessen deine Steuernummer oder USt-IdNr., den Steuersatz und den Steuerbetrag angeben.

Formulierungen für Zahlungsbedingungen und Erinnerungen

Mit diesen Textbausteinen klingt deine Rechnung so, wie ein englischsprachiger Kunde es erwartet:

„Payment is due within 14 days of the invoice date.“ (Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum.)
„Please include the invoice number as payment reference.“ (Bitte die Rechnungsnummer als Verwendungszweck angeben.)
„2 % discount if paid within 7 days.“ (2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen.)
„Thank you for your business.“ (Freundlicher Abschluss, im Englischen üblich.)
„This is a friendly reminder that invoice no. 2026-047 is now overdue.“ (Zahlungserinnerung.)
„We have not yet received payment for the invoice below.“ (Wir haben noch keine Zahlung erhalten.)

Höflich, aber klar: Englische Geschäftsbriefe kommen meist ohne die förmlichen Floskeln deutscher Mahnungen aus. Eine saubere, gut formulierte Rechnung wirkt auf internationale Kunden professionell. Darauf weist auch Preply in seinem Glossar zum Buchhaltungsenglisch hin.

Buchhaltung auf Englisch: das Grundvokabular

Wer mit internationalen Kunden, Mitgründern oder Investoren arbeitet, braucht mehr als Rechnungsvokabeln. Laut Linguee ist accounting die übliche Übersetzung für Buchhaltung, die Abteilung heißt accounts department. „Bookkeeping“ meint enger das laufende Erfassen der Geschäftsvorfälle.

Deutsch	Englisch
Buchhaltung	accounting
Laufende Buchführung	bookkeeping
Forderungen, Außenstände	accounts receivable
Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten	accounts payable
Beleg	receipt / voucher
Einnahmen	income / revenue
Ausgaben	expenses
Vorsteuer	input VAT
Umsatzsteuer-Voranmeldung	advance VAT return
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)	cash-basis profit statement
Gewinn- und Verlustrechnung	profit and loss statement / income statement
Bilanz	balance sheet
Vermögenswerte, Eigenkapital	assets, equity
Abschreibung	depreciation
Kassenbuch	cash book

Für Bilanzbegriffe wie assets, liabilities und equity bietet italki einen weiteren Überblick. Auch der Blick über die Grenze lohnt sich: Die Grundprinzipien sind in Europa ähnlich, Begriffe und Pflichten unterscheiden sich aber von Land zu Land. Wie das in den Niederlanden aussieht, zeigt ein Beitrag zu den Grundlagen der Buchhaltung für Selbstständige. Er erklärt, wie Freiberufler und kleine Firmen dort arbeiten.

Noch ein Hinweis zur EÜR: Für die deutsche Einnahmenüberschussrechnung gibt es keine feste englische Entsprechung. Erklär den Begriff bei Bedarf in einem Halbsatz, statt eine Übersetzung zu erfinden, die dein Gegenüber falsch versteht.

Unsere Sicht: Sprache darf keine Hürde in der Buchhaltung sein

Wir sehen jeden Tag, wie viele Selbstständige in Deutschland nicht in ihrer Muttersprache arbeiten: Gründer, die aus dem Ausland hergezogen sind, Freelancer mit internationalen Kunden, Teams mit Englisch als gemeinsamer Sprache. Für sie ist die deutsche Buchhaltung doppelt schwer. Die Regeln sind kompliziert, und die Begriffe verstehen sie nur halb.

Wir sind überzeugt: Die Sprache, in der du arbeitest, und die Sprache, die das Finanzamt erwartet, müssen sich nicht widersprechen. Deshalb haben wir Kontelio mehrsprachig gebaut. Du führst deine Buchhaltung in der Sprache, in der du dich sicher fühlst. Die Inhalte folgen trotzdem den deutschen Vorgaben, bis zur Übermittlung über ELSTER.

Für die englische Rechnung heißt das: Verlass dich nicht auf eine Übersetzung, die irgendwann irgendwer gemacht hat. Leg dir eine saubere, zweisprachige Vorlage an, prüf sie einmal anhand von § 14 UStG und nutze sie dann für jeden Auftrag. Das spart mehr Zeit als jede Übersetzungs-App.

— Paulo

Englische Rechnungen und deutsche Buchhaltung in einem Tool

Mit Kontelio schreibst du Rechnungen, erfasst Belege per Foto, erstellst E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format und bereitest Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR vor. Die Oberfläche gibt es in mehreren Sprachen, darunter Englisch. Kunden und Lieferanten verwaltest du an einem Ort. Der Tarif Start kostet 9,90 € pro Monat oder 99 € pro Jahr. Du kannst Kontelio 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Alle Tarife findest du auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Was heißt Abschlagsrechnung auf Englisch?

Üblich sind „interim invoice“, „progress invoice“ oder „partial invoice“. Eine Anzahlungsrechnung vor Beginn der Arbeit heißt meist „advance payment invoice“ oder „deposit invoice“, die Schlussrechnung „final invoice“. Wie Abschlags- und Schlussrechnung bei der Umsatzsteuer zusammenhängen, erklärt unser Ratgeber zur Abschlagsrechnung.

Wie sagt man „Rechnung bezahlen“ auf Englisch?

Im Geschäftsleben sagst du „to pay an invoice“ oder etwas förmlicher „to settle an invoice“. Eine offene Rechnung ist „outstanding“ oder „unpaid“, eine überfällige „overdue“. Im Restaurant heißt es dagegen „to pay the bill“.

Ist ein Receipt eine Rechnung?

Nein. Ein receipt ist eine Quittung, also die Bestätigung, dass schon bezahlt wurde. Eine invoice fordert zur Zahlung auf und enthält die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Für den Vorsteuerabzug brauchst du grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung, ein einfacher Zahlungsbeleg reicht dafür in der Regel nicht.

Muss ich meine englischen Rechnungen für das Finanzamt übersetzen?

Nicht vorsorglich. Das Finanzamt kann nach § 87 AO aber eine Übersetzung verlangen, etwa bei einer Betriebsprüfung. Mit zweisprachig beschrifteten Feldern ersparst du dir diesen Aufwand von Anfang an.