İngilizce Fatura Yazma: Terimler, Zorunlu Bilgiler, Örnek
İş hayatında faturanın İngilizcesi neredeyse her zaman invoice'tur. “Bill” kelimesini daha çok restoranda veya elektrik faturasında duyarsınız. “Receipt” ise önceden yapılmış bir ödemenin makbuzudur. Almanya'dan bir serbest çalışan veya küçük işletme olarak İngilizce fatura yazıyorsanız, doğru kelime tek başına yeterli değildir. Fatura hangi dilde olursa olsun, Alman zorunlu bilgileri geçerliliğini korur. Burada en önemli terimleri, tüm zorunlu bilgiler için bir çeviri tablosunu, eksiksiz bir örnek faturayı ve İngilizce muhasebe için temel kelime dağarcığını bulacaksınız.
Kısaca
- Invoice, ticari fatura için standart terimdir. Bir receipt yalnızca bir ödemeyi teyit eder ve faturanın yerini tutmaz.
- Almanya'da İngilizce fatura düzenlemek serbesttir. Ancak resmi dil Almanca olduğu için Finanzamt (yerel vergi dairesi) bir çeviri talep edebilir.
- § 14 UStG'ye göre tüm zorunlu bilgiler İngilizce faturada da yer almalıdır; bunlar arasında Steuernummer (vergi numarası) veya USt-IdNr. (KDV kimlik numarası) ve müteselsil bir fatura numarası bulunur.
- “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (tevkifat / reverse charge) veya “Gutschrift” (alıcı faturası) gibi ibareleri en güvenli şekilde ek olarak Almanca da yazarsınız.
- İki dilli faturalar (İngilizce ve Almanca) pratik bir çözümdür: Müşteri her şeyi anlar, Finanzamt da.
İçindekiler
- Invoice, bill mi receipt mi: Hangi kelime uygun?
- İngilizce bir faturadaki en önemli terimler
- Almanya'da İngilizce fatura düzenlemek serbest mi?
- Almanca ve İngilizce zorunlu bilgiler
- Yurt dışındaki müşteriler: AB, üçüncü ülkeler ve Reverse Charge
- Örnek: İngilizce bir fatura böyle görünür
- Ödeme koşulları ve hatırlatmalar için ifadeler
- İngilizce muhasebe: temel kelime dağarcığı
- Bizim görüşümüz: Dil, muhasebede bir engel olmamalı
- İngilizce faturalar ve Alman muhasebesi tek bir araçta
- Sık sorulan sorular
- Kaynaklar
Invoice, bill mi receipt mi: Hangi kelime uygun?
Cambridge Sözlüğü, satın alınan hizmetlerin dökümü anlamındaki “Rechnung” (fatura) için üç çeviri verir: bill, check ve invoice. Hangi kelimenin uygun olduğu bağlama bağlıdır:
| İngilizce | Anlamı | Tipik kullanım |
|---|---|---|
| invoice | Ticari işlemlerde fatura | Serbest çalışandan ajansa, tedarikçiden satıcıya, her türlü B2B faturalandırma |
| bill | Günlük hayatta fatura | Restoran (İngiliz İngilizcesi), elektrik, telefon, ustadan özel müşteriye |
| check | Restoranda hesap | Amerikan İngilizcesi: “Could we have the check, please?” |
| receipt | Makbuz, ödeme belgesi | Kasa fişi, ödeme sonrası teyit |
| pro forma invoice | Proforma fatura | Fatura biçiminde teklif, genellikle gümrük için |
| credit note | Fatura düzeltmesi, iptal | Bir faturanın tutarının azaltılması veya iptali |
En sık karıştırılanlar invoice ve receipt'tir. Sicheres Englisch'e göre receipt, bir ödemenin teyididir ve ödeme talebi değildir. Henüz ödeme yapması gereken bir müşteriye “receipt” gönderirseniz, haklı olarak şaşırır.
“Credit note” konusunda da dikkatli olun. İngilizcede bununla fatura düzeltmesi anlamında bir alacak dekontu kastedilir. Alman KDV hukukunda ise “Gutschrift”, faturanın hizmeti alan tarafından düzenlenmesi anlamına gelir (İngilizcesi “self-billing”). Bir faturayı doğru şekilde nasıl değiştireceğinizi Stornorechnung ve Rechnungskorrektur (iptal/düzeltme faturası) rehberimizde açıklıyoruz.
İngilizce bir faturadaki en önemli terimler
Bu kelimelere neredeyse her İngilizce faturada ihtiyacınız olacak. Fatura numarası için “calculation number” gibi kelimesi kelimesine çeviriler profesyonel görünmez. Bu yüzden listeye bir göz atmaya değer:
| Almanca | İngilizce |
|---|---|
| Rechnung (fatura) | invoice |
| Rechnungsnummer (fatura numarası) | invoice number (Inv. No.) |
| Rechnungsdatum (fatura tarihi) | invoice date / date of issue |
| Leistungsdatum, Lieferdatum (hizmet tarihi, teslim tarihi) | date of service / date of supply |
| Leistungszeitraum (hizmet dönemi) | service period |
| Fälligkeitsdatum (vade tarihi) | due date |
| Zahlungsziel (ödeme vadesi) | payment terms |
| Rechnungsempfänger (fatura alıcısı) | bill to / invoice to |
| Position (kalem) | item |
| Beschreibung (açıklama) | description |
| Menge (miktar) | quantity (Qty) |
| Einzelpreis (birim fiyat) | unit price |
| Nettobetrag (net tutar) | net amount / subtotal |
| Umsatzsteuer (katma değer vergisi, KDV) | VAT (value added tax) |
| Gesamtbetrag (toplam tutar) | total amount / total due |
| Restbetrag (kalan tutar) | balance / balance due |
| Steuernummer (vergi numarası) | tax number |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (KDV kimlik numarası) | VAT ID / VAT identification number |
| Bankverbindung (banka bilgileri) | bank details |
| Verwendungszweck (ödeme açıklaması) | payment reference |
| Rabatt, Skonto (indirim, erken ödeme indirimi) | discount, early payment discount |
Fatura başlığına sadece “Invoice” yazarsınız. İngiliz müşteriler VAT terimini bilir. ABD'de Avrupa anlamında bir katma değer vergisi yoktur; orada satış vergisine “sales tax” denir. Alman faturanızda yine de VAT kalır, çünkü Alman Umsatzsteuer'ini faturalandırıyorsunuz.
İki biçim sorusu sıklıkla gözden kaçar. Birincisi sayılarla ilgilidir: İngilizcede ondalık basamakları nokta ayırır; 1.200,00 €, EUR 1,200.00 olur. Bir biçime karar verin ve ona bağlı kalın. İkincisi tarihle ilgilidir: 03/04/2026'yı bir İngiliz 3 Nisan, bir Amerikalı 4 Mart olarak okur. Ayı yazıyla yazın, örneğin “21 October 2026”; böylece yanlış anlaşılma olmaz.
Almanya'da İngilizce fatura düzenlemek serbest mi?
Evet. § 14 UStG'ye göre, bir mal teslimi veya diğer hizmet ifası için hesap çıkarılan her belge, ticari hayatta nasıl adlandırılırsa adlandırılsın, bir faturadır. Kanun belirli bir dil öngörmez.
Sınırı Abgabenordnung, yani AO (genel vergi kanunu) çizer. § 87 AO'ya göre resmi dil Almancadır. Finanzamt, yabancı dildeki belgeler ve dokümanlar için çeviri talep edebilir. Çeviriyi sunmazsanız, daire masrafları size ait olmak üzere çeviriyi kendisi yaptırabilir. Onlarca İngilizce satış faturasının bulunduğu bir Betriebsprüfung (vergi denetimi) sırasında bu hızla can sıkıcı hale gelir.
Buradan üç pratik yol ortaya çıkar:
- Yalnızca İngilizce fatura: Tüm zorunlu bilgiler mevcut ve açıkça anlaşılır olduğu sürece geçerlidir. Yurt dışındaki müşteriler için çoğu zaman yeterlidir.
- İki dilli fatura: Alanlar iki dilde etiketlenir, örneğin “Invoice No. / Rechnungsnummer”. Bu, şablon için bir kerelik emek gerektirir ve sonrasında sizi her türlü çeviriden kurtarır.
- Almanca zorunlu ibareler içeren İngilizce fatura: Vergisel açıdan hassas ibareler (Reverse Charge, vergi istisnası, Gutschrift) ek olarak Almanca da yer alır.
2. veya 3. yolu öneriyoruz. Yurt dışına hizmet gibi özel durumları, şablonu tüm müşteriler için kullanmadan önce bir kez mali müşavirinizle gözden geçirmelisiniz.
Almanca ve İngilizce zorunlu bilgiler
§ 14 Abs. 4 UStG, eksiksiz bir fatura için bu bilgileri şart koşar. Sağ sütun, bunları İngilizce veya iki dilli bir faturada nasıl etiketleyeceğinizi gösterir:
| § 14 UStG'ye göre zorunlu bilgi | İngilizce etiket |
|---|---|
| Hizmeti ifa eden girişimcinin tam adı ve adresi | Supplier / From: name and address |
| Hizmeti alanın tam adı ve adresi | Bill to: name and address |
| Hizmeti ifa edenin Steuernummer'ı veya USt-IdNr.'si | Tax number / VAT ID |
| Düzenleme tarihi | Invoice date |
| Müteselsil, tekil fatura numarası | Invoice number |
| Teslimatın miktarı ve türü ya da hizmetin kapsamı ve türü | Quantity and description of goods or services |
| Teslimatın veya hizmetin zamanı | Date of supply / service period |
| Vergi oranlarına göre ayrıştırılmış bedel | Net amount by VAT rate |
| Vergi oranı ve vergi tutarı ya da vergi istisnasına ilişkin ibare | VAT rate and VAT amount, or reason for exemption |
| Bedelde kararlaştırılan indirimler, örneğin erken ödeme indirimi (Skonto) | Agreed discounts |
| Alıcı faturasında: “Gutschrift” ibaresi | “Gutschrift” (self-billing) |
Kleinunternehmer (küçük işletme) olarak faturada Umsatzsteuer göstermezsiniz. Bunun yerine vergi istisnasına ilişkin bir ibareye ihtiyacınız vardır. İngilizcede örneğin “No VAT charged under section 19 UStG (small business exemption)” uygundur. Her denetçinin neye dayandığınızı hemen görebilmesi için paragraf numarasını bırakın. Tüm zorunlu bilgiler hakkında daha fazlasını Serbest çalışan olarak fatura yazma rehberimizde bulabilirsiniz. Steuernummer ve USt-IdNr.'yi nereden alacağınızı Steuernummer ve USt-IdNr. yazısı açıklıyor.
Yurt dışındaki müşteriler: AB, üçüncü ülkeler ve Reverse Charge
İngilizce faturaların çoğu yurt dışına gider. Bu durumda dil sorusuna bir de vergi sorusu eklenir ve bu daha önemlidir.
Başka bir AB ülkesindeki işletmeler: Sınır ötesi birçok B2B hizmette Reverse Charge (tevkifat) yöntemi uygulanır. Hamburg Ticaret Odası'nın açıkladığı gibi, bu yöntemde KDV borcu hizmeti ifa edenden hizmeti alana geçer. Faturada her iki tarafın USt-IdNr.'si yer almalı, vergi tutarı gösterilmemeli ve hizmeti alanın vergi borçluluğuna ilişkin ibare bulunmalıdır. Kendini kanıtlamış bir ifade şudur: “Reverse charge: VAT liability of the recipient / Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”. İki dili birlikte kullanarak güvende olursunuz, çünkü Almanca ifade kanunun kullandığı ifadedir.
AB dışındaki işletmeler (örneğin Birleşik Krallık, İsviçre veya ABD'de): İşletmelere sunulan hizmetlerde ifa yeri çoğu zaman yurt dışıdır. Bu durumda Alman Umsatzsteuer'i hesaplamazsınız. “Not taxable in Germany / Nicht im Inland steuerbar” (Almanya'da KDV kapsamı dışında) gibi kısa bir ibare faturayı anlaşılır kılar. Bunun sizin işiniz için geçerli olup olmadığı hizmetin türüne bağlıdır: Mal teslimleri, yerinde verilen seminerler veya taşınmazlarla ilgili hizmetler için farklı kurallar geçerlidir. Bu konuda mali müşavirinize danışın.
Almanya'daki İngilizce konuşan müşteriler: Berlin'deki uluslararası bir start-up veya Münih'teki İngilizce konuşan bir ajans, vergisel açıdan tamamen olağan bir yurt içi müşteridir. Diğer her işte olduğu gibi Alman Umsatzsteuer'i hesaplarsınız, sadece İngilizce olarak.
Peki ya E-Rechnung (E-fatura)? 1 Ocak 2025'ten bu yana yurt içi girişimciler arasındaki işlemlerde kural olarak E-fatura zorunluluğu geçerlidir. Düzenleme için geçiş süreleri bulunmaktadır. Belirleyici olan dil değil, tarafların nerede yerleşik olduğudur: Berlin'deki ajansa kesilen İngilizce fatura bu kapsama girer, Londra'daki müşteriye kesilen girmez. Sizin için hangi sürelerin geçerli olduğunu E-fatura zorunluluğu rehberimizde özetledik.
Örnek: İngilizce bir fatura böyle görünür
Dublin'deki bir ajans için çalışan Leipzig'li bir grafik tasarımcı için örnek (Reverse Charge; isimler ve numaralar tamamen hayalidir):
INVOICE / RECHNUNG
From: Bill to:
Anna Beispiel Design Example Agency Ltd.
Musterstraße 12 10 Sample Street
04109 Leipzig, Germany Dublin 2, Ireland
VAT ID: DE123456789 VAT ID: IE1234567X
Invoice No. / Rechnungsnr.: 2026-047
Invoice date / Rechnungsdatum: 21 October 2026
Service period / Leistungszeit: 1-30 September 2026
Due date / Fällig am: 4 November 2026
Item Description Qty Unit price Amount
1 Logo design incl. 3 revisions 1 EUR 1,200.00 EUR 1,200.00
2 Social media templates 6 EUR 80.00 EUR 480.00
Net amount / Nettobetrag: EUR 1,680.00
VAT / USt. 0 %: EUR 0.00
Total due / Gesamtbetrag: EUR 1,680.00
Reverse charge: VAT liability of the recipient.
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Payment terms: 14 days net. Please quote the invoice number.
Bank details: IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00, BIC XXXXDEXX
Dikkat çeken, eksik olanlardır: vergi tutarı ve %19 vergi oranı yoktur. Bunun yerine faturada her iki USt-IdNr. ve iki dilli Reverse Charge ibaresi yer alır. Yurt içindeki bir müşteride ise bunun yerine Steuernummer'ınızı veya USt-IdNr.'nizi, vergi oranını ve vergi tutarını belirtirdiniz.
Ödeme koşulları ve hatırlatmalar için ifadeler
Bu metin kalıplarıyla faturanız, İngilizce konuşan bir müşterinin beklediği gibi görünür:
- “Payment is due within 14 days of the invoice date.” (Fatura tarihinden itibaren 14 gün içinde ödenecektir.)
- “Please include the invoice number as payment reference.” (Lütfen ödeme açıklamasına fatura numarasını yazın.)
- “2 % discount if paid within 7 days.” (7 gün içinde ödemede %2 erken ödeme indirimi.)
- “Thank you for your business.” (İngilizcede yaygın olan nazik bir kapanış.)
- “This is a friendly reminder that invoice no. 2026-047 is now overdue.” (Ödeme hatırlatması.)
- “We have not yet received payment for the invoice below.” (Henüz ödeme almadık.)
Kibar ama net: İngilizce iş yazışmaları genellikle Alman ihtarnamelerindeki resmi kalıplara ihtiyaç duymaz. Düzgün ve iyi ifade edilmiş bir fatura, uluslararası müşteriler üzerinde profesyonel bir izlenim bırakır. Preply de muhasebe İngilizcesi sözlüğünde buna dikkat çekiyor.
İngilizce muhasebe: temel kelime dağarcığı
Uluslararası müşteriler, kurucu ortaklar veya yatırımcılarla çalışanların fatura kelimelerinden fazlasına ihtiyacı vardır. Linguee'ye göre muhasebenin yaygın çevirisi accounting'dir, departmanın adı ise accounts department'tır. “Bookkeeping” daha dar anlamda iş işlemlerinin sürekli kaydedilmesini ifade eder.
| Almanca | İngilizce |
|---|---|
| Buchhaltung (muhasebe) | accounting |
| Laufende Buchführung (cari defter tutma) | bookkeeping |
| Forderungen, Außenstände (alacaklar) | accounts receivable |
| Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (tedarikçilere borçlar) | accounts payable |
| Beleg (belge / dekont) | receipt / voucher |
| Einnahmen (gelirler) | income / revenue |
| Ausgaben (giderler) | expenses |
| Vorsteuer (indirilecek KDV) | input VAT |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung, UStVA (KDV ön beyannamesi) | advance VAT return |
| Einnahmenüberschussrechnung, EÜR (basitleştirilmiş kâr hesaplaması) | cash-basis profit statement |
| Gewinn- und Verlustrechnung (gelir tablosu) | profit and loss statement / income statement |
| Bilanz (bilanço) | balance sheet |
| Vermögenswerte, Eigenkapital (varlıklar, öz sermaye) | assets, equity |
| Abschreibung (amortisman) | depreciation |
| Kassenbuch (kasa defteri) | cash book |
Assets, liabilities ve equity gibi bilanço terimleri için italki ek bir genel bakış sunuyor. Sınırın ötesine bakmak da faydalıdır: Temel ilkeler Avrupa'da benzerdir, ancak terimler ve yükümlülükler ülkeden ülkeye farklılık gösterir. Hollanda'da durumun nasıl olduğunu serbest çalışanlar için muhasebenin temelleri hakkındaki bir yazı gösteriyor. Yazı, oradaki serbest meslek erbaplarının ve küçük firmaların nasıl çalıştığını açıklıyor.
EÜR hakkında bir not daha: Alman Einnahmenüberschussrechnung için sabit bir İngilizce karşılık yoktur. Karşınızdakinin yanlış anlayacağı bir çeviri uydurmak yerine, gerektiğinde terimi yarım cümleyle açıklayın.
Bizim görüşümüz: Dil, muhasebede bir engel olmamalı
Almanya'da pek çok serbest çalışanın ana dilinde çalışmadığını her gün görüyoruz: yurt dışından taşınmış girişimciler, uluslararası müşterileri olan serbest çalışanlar, ortak dili İngilizce olan ekipler. Onlar için Alman muhasebesi iki kat zordur. Kurallar karmaşıktır ve terimleri ancak yarım yamalak anlarlar.
Şuna inanıyoruz: Çalıştığınız dil ile Finanzamt'ın beklediği dil birbiriyle çelişmek zorunda değil. Bu yüzden Kontelio'yu çok dilli olarak geliştirdik. Muhasebenizi kendinizi güvende hissettiğiniz dilde tutarsınız. İçerik ise ELSTER (elektronik beyanname portalı) üzerinden gönderime kadar Alman kurallarına uyar.
İngilizce fatura için bunun anlamı şudur: Bir zamanlar birinin yaptığı bir çeviriye güvenmeyin. Düzgün, iki dilli bir şablon oluşturun, bunu bir kez § 14 UStG'ye göre kontrol edin ve ardından her iş için kullanın. Bu, herhangi bir çeviri uygulamasından daha fazla zaman kazandırır.
— Paulo
İngilizce faturalar ve Alman muhasebesi tek bir araçta
Kontelio ile fatura yazar, belgeleri fotoğrafla kaydeder, ZUGFeRD ve XRechnung formatında E-fatura oluşturur, UStVA (KDV ön beyannamesi) ile EÜR'yi hazırlarsınız. Arayüz İngilizce dahil birçok dilde mevcuttur. Müşterilerinizi ve tedarikçilerinizi tek bir yerden yönetirsiniz. Start tarifesi aylık 9,90 € veya yıllık 99 €'dur. Kontelio'yu 30 gün boyunca ücretsiz ve kredi kartı olmadan deneyebilirsiniz. Tüm tarifeleri fiyatlar sayfasında bulabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Abschlagsrechnung (ara fatura) İngilizcede ne demek?
Yaygın olanlar “interim invoice”, “progress invoice” veya “partial invoice”tır. İş başlamadan önce kesilen avans faturasına genellikle “advance payment invoice” veya “deposit invoice”, kesin faturaya ise “final invoice” denir. Ara fatura ile kesin faturanın KDV açısından nasıl bağlantılı olduğunu Abschlagsrechnung rehberimiz açıklıyor.
“Faturayı ödemek” İngilizcede nasıl söylenir?
İş hayatında “to pay an invoice” veya biraz daha resmi olarak “to settle an invoice” dersiniz. Ödenmemiş bir fatura “outstanding” veya “unpaid”, vadesi geçmiş bir fatura ise “overdue”dur. Restoranda ise “to pay the bill” denir.
Receipt bir fatura mıdır?
Hayır. Receipt bir makbuzdur, yani ödemenin zaten yapıldığının teyididir. Invoice ise ödeme talep eder ve § 14 UStG'ye göre zorunlu bilgileri içerir. Vorsteuerabzug (KDV indirimi hakkı) için kural olarak usulüne uygun bir faturaya ihtiyacınız vardır; basit bir ödeme belgesi bunun için genellikle yeterli değildir.
İngilizce faturalarımı Finanzamt için tercüme ettirmem gerekiyor mu?
Önceden değil. Ancak Finanzamt, § 87 AO'ya göre örneğin bir vergi denetimi sırasında çeviri talep edebilir. İki dilde etiketlenmiş alanlarla bu zahmetten baştan kurtulursunuz.
Kaynaklar
- § 14 UStG: Faturaların düzenlenmesi (gesetze-im-internet.de)
- § 87 AO: Resmi dil (gesetze-im-internet.de)
- Federal Maliye Bakanlığı (BMF): E-fatura hakkında SSS
- Hamburg Ticaret Odası: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
- Cambridge Sözlüğü: Rechnung
- Sicheres Englisch: İngilizce fatura yazmak
- Linguee: Buchhaltung
- Preply: Muhasebe için İngilizce
- italki: İngilizce muhasebe
Öneriler
Bu yazı Almancadan makine çevirisiyle çevrilmiştir. Yalnızca Almanca sürüm esastır.