Kontelio

Eigenbeleg oluşturma: Örnek, zorunlu bilgiler ve sınırlar

Serbest çalışan bir kadın elle bir Eigenbeleg düzenliyor

Fiş kayboldu, park otomatı fiş vermedi, takside bahşiş verdiniz: Bir Eigenbeleg (kendi düzenlediğiniz yedek belge) ile işletme giderinizi yine de muhasebenize düzgün şekilde aktarabilirsiniz. Bu belgeyi kendiniz, serbest biçimde, elle ya da dijital olarak düzenlersiniz. Belirleyici olan birkaç zorunlu bilgi, orijinal belgenin neden eksik olduğuna dair anlaşılır bir gerekçe ve imzanızdır. Burada tüm bilgilere genel bir bakış, kullanıma hazır bir örnek, serbest çalışanların günlük hayatından üç örnek ve bir Eigenbeleg'in artık işe yaramadığı sınırları bulacaksınız.

Kısaca

  • Eigenbeleg, orijinal belge eksik olduğunda veya hiç olmadığında bir işletme gideri için kendi düzenlediğiniz yedek kanıttır.
  • Zorunlu bilgiler: belge numarası, tarih, tutar, ödeme alıcısı, ödeme şekli, giderin nedeni, belgenin neden eksik olduğuna dair gerekçe ile yer, tarih ve imza.
  • Gideri Betriebsausgaben (işletme giderleri) olarak gösterebilirsiniz, ancak bir Eigenbeleg'den Vorsteuer (indirilecek KDV) indiremezsiniz.
  • Eigenbeleg'ler istisnadır. Çok sayıda Eigenbeleg sunan kişi Finanzamt (yerel vergi dairesi) tarafından dikkat çeker.
  • Ağırlamalar için kendine özgü, daha sıkı kurallar geçerlidir. Orada basit bir Eigenbeleg yeterli değildir.

İçindekiler

Eigenbeleg nedir ve ne zaman gerekir?

Her muhasebe kaydı için bir Beleg (belge) gerekir. Bu, düzenli defter tutmanın temel ilkesidir ve Einnahmenüberschussrechnung yapan serbest meslek erbabı için de küçük bir GmbH için de aynı şekilde geçerlidir. Ancak bazen bu belge eksiktir: Kasa fişi yağmurda silinmiş, fatura taşınma sırasında kaybolmuş ya da otomat hiçbir şey yazdırmamıştır.

Tam da bu durumlar için Ersatzbeleg veya Selbstbeleg olarak da adlandırılan Eigenbeleg vardır. Muhasebede normal belgenin yerini alan, bir işletme gideri için kendi düzenlediğiniz bir kanıttır. Bu nedenle aynı bilgileri içermelidir: tutar, ödemenin vesilesi ve alıcısı, ayrıca neden resmi bir belgenin bulunmadığına dair bir gerekçe.

Eigenbeleg için tipik durumlar:

  • Kaybolmuş veya okunamaz hale gelmiş belgeler, satıcı artık kopya düzenleyemiyorsa.
  • Belgesiz giderler, yani hiç fiş verilmeyen harcamalar: park otomatları, bahşiş, dolaplar için bozuk para, bağış kutusuna yapılan bağışlar.
  • Sizinle işletmeniz arasındaki işlemler: özel çekişler (Privatentnahmen), sermaye koymalar (Einlagen) veya işletme içi teslimler. Girişimci portalı Für-Gründer.de'ye göre Eigenbeleg'ler bunlar için de kullanılır; portal ayrıca Eigenbeleg ile işletme giderlerinin indirilebildiğini, ancak KDV indiriminin (Vorsteuerabzug) yapılamadığını belirtir.

Eigenbeleg'in sınırları

Eigenbeleg bir acil çözümdür, düzenli belge arşivlemenin yerini tutmaz. Bir tane yazmadan önce üç sınırı bilmelisiniz.

Eigenbeleg'den indirilecek KDV yok

Malzeme için brüt 119 € ödediyseniz ve elinizde yalnızca bir Eigenbeleg varsa, 119 €'nun tamamını işletme gideri olarak kaydedersiniz. İçindeki 19 € Umsatzsteuer'i (katma değer vergisi, KDV) Finanzamt'tan indirilecek KDV olarak geri alamazsınız, çünkü bunun için hizmeti sağlayan tarafın usulüne uygun bir faturası gerekir. KDV mükellefi serbest çalışanlar için Eigenbeleg bu nedenle her zaman daha pahalı çözümdür. İndirilecek KDV ile fatura bilgileri arasındaki ilişkiyi serbest çalışanlar için Umsatzsteuer rehberimizde açıklıyoruz. KDV indirimi hakkı olmayan Kleinunternehmer (küçük işletme rejimindeki girişimciler) için bu nokta önem taşımaz.

Ağırlamalar kendi kanıtını gerektirir

Bir müşteriyle iş yemeği, basit bir Eigenbeleg'e uygun bir durum değildir. Bewirtungskosten'in (ağırlama giderleri) indirilmesi için Gelir Vergisi Kanunu, ağırlamanın yeri, günü, katılımcıları ve vesilesi ile giderlerin tutarına ilişkin yazılı bir kanıt ister ve bu bilgiler zamanında verilmelidir. Bunun için Bewirtungsbeleg (ağırlama belgesi) vardır. Bu belgenin neleri içermesi gerektiğini ve hangi payın indirilebildiğini ağırlama giderleri ve Bewirtungsbeleg rehberimizde bulabilirsiniz.

Eigenbeleg'ler istisnadır

Finanzamt, Eigenbeleg'lere eleştirel yaklaşır. Yılda birkaç park ücreti veya kaybolmuş bir fiş normaldir. Buna karşılık her ay daha yüksek tutarlar için Eigenbeleg'ler ortaya çıkıyorsa, giderlerin sonradan kurgulandığı şüphesi akla gelir. Bu nedenle dizüstü bilgisayar veya bir takım tezgâhı gibi yüksek tutarlarda her zaman önce bir fatura kopyası almaya çalışmalı ve Eigenbeleg'i yalnızca son çare olarak kullanmalısınız. Sizin durumunuzda kaç Eigenbeleg'in sorun yaratmayacağını en iyi mali müşaviriniz söyleyebilir.

Zorunlu bilgilere genel bakış

Eigenbeleg'de önemli olan biçim değil, içeriktir. Tüm bilgiler eksiksiz, makul ve kolay okunur olduğu sürece elle yazılmış bir not, doldurulmuş bir PDF kadar geçerlidir. Her Eigenbeleg'de şu alanlar bulunmalıdır:

Bilgi Ne yazarsınız Örnek
Belge numarası Kendi kısaltmanızla sıralı numara E-2026-014
Gider tarihi Ödeme yaptığınız gün 14.10.2026
Tutar Euro cinsinden brüt tutar, KDV varsa mümkünse vergi oranıyla 4,50 €
Ödeme alıcısı Ad ve biliniyorsa adres Parkhaus am Hauptbahnhof, Köln
Ödeme şekli Nakit, banka kartı (EC-Karte), kredi kartı, havale, PayPal Nakit
Giderin nedeni Somut işletmesel vesile Müller firmasıyla müşteri randevusu için park
Gerekçe Orijinal belgenin neden bulunmadığı Otomat fiş vermedi
Yer, tarih, imza Belgeyi nerede ve ne zaman düzenlediğiniz Köln, 14.10.2026, imza

Uygulamada bir Eigenbeleg'in ikna edici olup olmadığını iki alan belirler: giderin nedeni ve eksik belgeye ilişkin gerekçe. “Büro malzemesi” çok yetersizdir. “Büro için yazıcı kâğıdı ve toner, Schreibwaren Weber'den alındı, fiş taşıma sırasında kayboldu” ise anlaşılırdır.

Altı adımda Eigenbeleg oluşturma

  1. Önce orijinal belgeyi arayın. E-postalarınızı, online mağazalardaki müşteri hesaplarınızı ve benzin istasyonu veya yapı market uygulamalarını kontrol edin. Pek çok satıcı talep üzerine fatura kopyası düzenler. Bir kopya her zaman bir Eigenbeleg'den daha iyidir.
  2. Ödemeye ilişkin kanıtları toplayın. Hesap özeti, kredi kartı ekstresi veya bir PayPal hareketi paranın ödendiğini kanıtlar. Nakit ödemelerde takvim kayıtları, araç seyir defteri (Fahrtenbuch) veya randevuyla ilgili e-postalar yardımcı olur.
  3. Bir belge numarası verin. E-2026-001, E-2026-002 gibi ayrı bir numara serisi kullanın. Böylece siz de Finanzamt da Eigenbeleg'leri hemen tanırsınız.
  4. Tüm zorunlu bilgileri doldurun. Yukarıdaki tablodaki gibi tarih, tutar, alıcı, ödeme şekli, neden ve gerekçe. Hiçbir alanı boş bırakmayın.
  5. Yer ve tarihle birlikte imzalayın. İmzanızla bilgilerin doğruluğunu teyit edersiniz.
  6. Ödeme kanıtlarını ekleyin ve belgeyi kaydedin. Eigenbeleg'i hesap özetiyle birlikte dosyalayın ve diğer her belge gibi, indirilecek KDV olmadan kaydedin.

Eigenbeleg'i mümkün olduğunca zamanında oluşturun. Ocak ayındaki bir park işlemi için ekim ayında düzenlenen bir belge, aynı gün düzenlenmiş bir belgeden daha az inandırıcı görünür.

Kullanıma hazır örnek

Eigenbeleg biçime bağlı olmadığından bir şablona mutlaka ihtiyacınız yoktur. Yazdırılabilir bir belge tercih edenler, Smartvorlagen'de ücretsiz bir Eigenbeleg şablonunu PDF ve Word dosyası olarak bulabilir. Ancak aşağıdaki örneği de kolayca kopyalayabilir veya kendi dosyanıza aktarabilirsiniz:

EIGENBELEG No. E-2026-___

Gider tarihi:           __.__.2026
Tutar (brüt):           ______ €   (içinde %__ KDV, biliniyorsa)
Ödeme alıcısı:          ______________________________
Adres:                  ______________________________
Ödeme şekli:            [ ] nakit  [ ] banka kartı  [ ] kredi kartı
                        [ ] havale  [ ] diğer: ________
Giderin nedeni:         ______________________________
                        ______________________________
Orijinal belge yok, çünkü: ___________________________
Ekler:                  [ ] hesap özeti  [ ] randevu/e-posta  [ ] diğer

Yer, tarih:             ______________________________
İmza:                   ______________________________

Örneği bir kez dosya olarak kaydedin; bir sonraki Eigenbeleg iki dakikada hazır olur.

Günlük hayattan üç örnek

Fiş vermeyen park otomatı

Bir grafik tasarımcı, bir müşteri toplantısı için şehir merkezinde iki saat park ediyor ve 4,50 € nakit ödüyor. Otomat bilet yazdırmıyor. Eigenbeleg'inde tarih, 4,50 €, otoparkın işletmecisi, “nakit”, neden olarak “Agentur Schmidt ile müşteri randevusu için park” ve gerekçe olarak “Otomat fiş yazdırmadı” yer alıyor. Ek olarak takvim kaydını kullanıyor. Bu kadar.

Yapı markette kaybolan kasa fişi

Bir elektrikçi, banka kartıyla 37,80 € tutarında kablo ve buat satın alıyor. Fiş şantiyede kayboluyor. Önce marketten bir kopya istiyor. Kopya yoksa bir Eigenbeleg yazıyor, neden olarak malzemeyi ve şantiyeyi belirtiyor ve kart ödemesini gösteren hesap özetini ekliyor. 37,80 €'nun tamamını işletme gideri olarak kaydediyor; bundan doğan indirilecek KDV ise düşüyor.

Özel çekiş ve sermaye koyma

Bir fotoğrafçı, kullanılmış bir fotoğraf makinesini özel kullanım için işletme varlıklarından çıkarıyor. Bu bir çekiştir (Entnahme) ve burada doğası gereği üçüncü bir taraftan gelen belge yoktur. Eigenbeleg; eşyayı, tarihi, esas alınan değeri ve nedeni belgeler. Ödeme alıcısı ve ödeyen burada sizsiniz: bir kez Unternehmer (girişimci) olarak, bir kez de özel kişi olarak. Sermaye koyma (Einlage) ise tersine işler; örneğin özel olarak satın aldığınız bir monitörü büroya getirdiğinizde. Bu tür durumlarda değerin nasıl belirleneceğini ve bir çekişin vergisel sonuçlarını, daha değerli eşyalarda mali müşavirinizle netleştirmelisiniz.

Özel çekiş ve sermaye koyma — genel bakış diyagramı

Fiş fotoğrafı ve dijital belgeler: Ne kabul edilir?

Pek çok kişi, kasa fişinin fotoğrafının yeterli olup olmadığını veya kâğıt belgenin saklanması gerekip gerekmediğini merak eder. Kısaca GoBD (elektronik defter tutma ilkeleri) olarak adlandırılan dijital biçimde düzenli defter tutma ilkeleri, kâğıt belgelerin akıllı telefonla da dahil olmak üzere dijital olarak kaydedilmesine temelde izin verir. Bir fiş fotoğrafının kabul edilmesi için uygulamada bazı şartları karşılaması gerekir:

  • Eksiksiz ve okunaklı: Belgenin tamamı görünür; tutarlar, tarih ve satıcı açıkça seçilebilir.
  • Değiştirilemez şekilde arşivlenmiş: Fotoğraf yalnızca telefonun galerisinde değil, sonradan yapılan değişiklikleri engelleyen veya kayıt altına alan bir sistemde bulunur.
  • İzlenebilir şekilde dosyalanmış: Her belge bir muhasebe kaydıyla ilişkilendirilmiştir ve saklama süresi (Aufbewahrungsfrist) boyunca bulunabilir.
  • Belgelenmiş süreç: Kâğıt belgeleri taradıktan sonra imha etmek isteyenlerin, kaydetme, kontrol ve arşivleme sürecini açıklayan bir Verfahrensdokumentation'a (süreç dokümantasyonu) ihtiyacı vardır.

Orijinalleri dijitalleştirdikten sonra imha edip edemeyeceğiniz, kullandığınız sürece bağlıdır. Emin değilseniz, mali müşaviriniz sürecinizi inceleyene kadar kâğıt belgeleri de saklayın.

Eigenbeleg konusundaki avantajı şudur: Her fişi satın almanın hemen ardından fotoğraflayan kişinin neredeyse hiç yedek belgeye ihtiyacı kalmaz. Ceket cebindeki buruşuk bir fiş üç hafta sonra çoğu zaman okunamaz hale gelir, satın alma anında çekilen fotoğraf ise gelmez. Dijital arşivleme hakkında daha fazlasını belgelerin GoBD'ye uygun yönetimi sayfamızda okuyabilirsiniz.

Finanzamt'ın itiraz ettiği tipik hatalar

  • Genel gerekçeler: Nedenini açıklamadan yalnızca “belge eksik” demek yeterli değildir.
  • Yuvarlak tahmini tutarlar: Bir alışveriş için 50,00 € tahmini görünür. Gerçek tutarı, gerekirse hesap özetinden alarak yazın.
  • İşletmesel vesilenin eksikliği: Neden, giderin işletmeye neden ait olduğunu göstermelidir.
  • İndirilecek KDV kaydedilmesi: Bir Eigenbeleg'den indirilecek KDV çeken kişi, ek ödemeyle birlikte bir düzeltme riskine girer.
  • Bewirtungsbeleg yerine Eigenbeleg: Ağırlamalar kendi kurallarına tabidir.
  • Sonradan toplanmış: Hepsi 30 Aralık'ta yazılmış bir yığın Eigenbeleg, soru sorulmasına davetiye çıkarır.

Hangi giderleri işletme gideri olarak indirebileceğinize dair bir genel bakış, işletmesel vesileyi doğru ifade etmenize yardımcı olur.

Görüşümüz: En iyi Eigenbeleg, hiç ihtiyaç duymadığınızdır

Görüşümüz: En iyi Eigenbeleg, hiç ihtiyaç duymadığınızdır — genel bakış diyagramı

Eigenbeleg'leri rutinin bir parçası olarak değil, istisnalar için bir araç olarak görüyoruz. Neredeyse her Eigenbeleg'in bir geçmişi vardır: Bir belge hemen kaydedilmemiş, torpido gözüne atılmış ve ay sonunda kaybolmuştur. Bu yüzden Kontelio'da satın alma anına odaklanıyoruz. Fişi doğrudan akıllı telefonla fotoğraflayıp ilgili gidere atayan kişi, onu kaybolmadan önce hukuken güvenli şekilde arşivlemiş olur.

Yine de fiş vermeyen park otomatında olduğu gibi bir boşluk kalırsa, Eigenbeleg'i hemen yazın, fotoğraflayın ve diğer her belge gibi dosyalayın. Böylece sistemde hesap özetinin yanında, aynı izlenebilirlikle yer alır. Müşterileri veya tedarikçileriyle birden fazla dilde çalışan kişiler de muhasebelerini gerekçeyi en açık ifade edebildikleri dilde tutabilmelidir. Sonuçta bir Eigenbeleg'i inandırıcı kılan şey iyi bir gerekçedir.

— Paulo

Belgeler, giderler ve vergi tek bir yerde

Kontelio ile belgeleri fotoğraf yükleyerek kaydeder, giderlerinize atar ve hukuken güvenli şekilde arşivlersiniz. Kaydedilen belgelerden EÜR'ünüz (Einnahmenüberschussrechnung, basitleştirilmiş kâr hesaplaması) ve doğrudan ELSTER (elektronik beyanname portalı) üzerinden gönderdiğiniz UStVA'nız (Umsatzsteuer-Voranmeldung, KDV ön beyannamesi) oluşur. Süre hatırlatıcıları hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar. Start tarifesi aylık 9,90 € veya yıllık 99 €'dur. Tüm tarifeleri fiyat sayfamızda bulabilirsiniz; Kontelio'yu kredi kartı olmadan 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

Eigenbeleg hakkında sık sorulan sorular

Eigenbeleg'de alıcı kimdir?

Alıcı, parayı ödediğiniz kişi veya işletmedir; örneğin otopark işletmecisi veya yapı market. Adını ve biliniyorsa adresini yazın. Özel çekiş ve sermaye koymalarda her iki taraf da sizsiniz: bir kez girişimci olarak, bir kez de özel kişi olarak.

Kasa fişi kaybolduysa ne yapmalı?

Önce satıcıdan bir fatura kopyası isteyin; pek çok satıcı fişleri kart ödemesi veya müşteri hesabı üzerinden yeniden yazdırabilir. Bu işe yaramazsa, tüm zorunlu bilgileri içeren bir Eigenbeleg oluşturun ve ödeme kanıtını ekleyin. Bu alışverişteki indirilecek KDV'yi o durumda artık indiremezsiniz.

Eigenbeleg'i elle yazabilir miyim?

Evet. Biçim serbesttir; önemli olan tek şey tüm bilgilerin eksiksiz, makul ve okunaklı olmasıdır. İmzalı, elle yazılmış bir Eigenbeleg, yazdırılmış bir form kadar geçerlidir.

Eigenbeleg'ler için bir tutar sınırı var mı?

Eigenbeleg'ler için belirlenmiş sabit bir tutar sınırı yoktur. Ancak tutar ne kadar yüksekse Finanzamt o kadar ayrıntılı inceler ve hesap özetleri gibi ödeme kanıtları o kadar önemli hale gelir. Daha büyük alımlarda bir Eigenbeleg'e güvenmek yerine her zaman fatura kopyası talep etmelisiniz.

Bir iş yemeği için Eigenbeleg yeterli mi?

Hayır. Ağırlamalar için Gelir Vergisi Kanunu; yer, gün, katılımcılar, vesile ve gider tutarını içeren ayrı bir kanıt ister. Bunun için bir Bewirtungsbeleg kullanın ve zamanında doldurun.

Kaynaklar

Öneriler

Bu yazı Almancadan makine çevirisiyle çevrilmiştir. Yalnızca Almanca sürüm esastır.

Kontelio bunu sizin için halleder

Faturalar, fişler, KDV ve EÜR tek bir programda – doğrudan ELSTER’e. 30 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez.

30 gün ücretsiz deneyin