Gastos de desplazamiento y de viaje para autónomos: qué puede deducir en 2026

Gastos de desplazamiento o gastos de viaje: ¿qué trayecto es cada cosa?

Fiscalmente hay dos tipos de desplazamientos profesionales. Los trayectos entre su domicilio y su primer centro de trabajo (erste Betriebsstätte: la oficina, el taller, la tienda o un puesto de coworking alquilado de forma fija) solo son deducibles con la Entfernungspauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG). Todos los demás desplazamientos por motivos profesionales son viajes de negocios (Geschäftsreisen): al cliente, a la feria, al proveedor, al banco o a la asesoría fiscal. Para ellos rigen las reglas de gastos de viaje (Reisekosten), más favorables.

Importante para los autónomos sin empleados: el despacho en casa o el rincón de trabajo no es un centro de trabajo a efectos de la Entfernungspauschale. Si trabaja exclusivamente desde casa, cada desplazamiento profesional empieza en su domicilio y es un viaje de negocios. Quien tiene una oficina, en cambio, calcula el trayecto hasta ella con 0,38 € por kilómetro de distancia, y el trayecto de la oficina al cliente con 0,30 € por kilómetro recorrido.

Un caso especial son los proyectos largos con un único cliente: si trabaja de forma permanente y regular en las instalaciones de un cliente, su ubicación puede considerarse su primer centro de trabajo. Entonces, para esos trayectos solo se aplica la Entfernungspauschale; en proyectos de larga duración, si tiene dudas, aclárelo con su oficina tributaria (Finanzamt) o su asesor fiscal.

Entfernungspauschale 2026: 0,38 € desde el primer kilómetro

Con la Steueränderungsgesetz 2025 se unificó la Entfernungspauschale: desde el 1 de enero de 2026 hay 0,38 € por cada kilómetro de la distancia de ida, ya desde el primer kilómetro. Hasta 2025 se aplicaban 0,30 € a los primeros 20 kilómetros y 0,38 € solo a partir del kilómetro 21. Se computa la conexión por carretera más corta, una sola vez por día de trabajo: la ida y la vuelta quedan cubiertas.

La cantidad fija se aplica con independencia del medio de transporte: coche, bicicleta, autobús o a pie. Sin coche propio o cedido, tiene un límite de 4.500 € al año. Si sus gastos reales de autobús y tren son superiores a la cantidad fija, puede deducir en su lugar el coste real de los billetes.

Ejemplo: su puesto de coworking está a 12 km de su domicilio y va 180 días al año. En 2026 deduce 12 × 0,38 € × 180 = 820,80 €. Con el cálculo antiguo de 2025 habrían sido solo 12 × 0,30 € × 180 = 648 €.

Viajes de negocios: kilometraje fijo o gastos reales

Para viajes de negocios con un vehículo particular puede aplicar una cantidad fija de 0,30 € por kilómetro recorrido, es decir, ida y vuelta. Para motos, scooters, ciclomotores y otros vehículos a motor son 0,20 € por kilómetro. Para la bicicleta y la e-bike no hay tarifa por kilómetro; aquí solo puede deducir los gastos reales proporcionales.

En lugar de la cantidad fija, también puede aplicar una tarifa por kilómetro individual: gastos totales del vehículo en el año (amortización, seguro, impuesto de circulación, combustible, taller, leasing) divididos por el total de kilómetros. Compensa en coches caros con poco kilometraje, pero exige todos los justificantes y un registro de kilómetros.

Si usa un vehículo más del 50 % para el negocio, forma parte obligatoriamente del patrimonio empresarial: entonces se aplican las reglas del coche de empresa y su uso privado, y ya no el kilometraje fijo.

Dietas por manutención: cantidades fijas en Alemania y en el extranjero

Si en un viaje de negocios está fuera más tiempo, puede aplicar dietas fijas por manutención (Verpflegungspauschalen), sin justificantes y con independencia de lo que haya comido realmente. Se cuenta la ausencia del domicilio y del primer centro de trabajo. Las facturas reales de restaurante no son deducibles por este concepto (excepción: atenciones a socios comerciales, ver gastos de atenciones).

En el mismo lugar, las dietas solo corresponden durante los tres primeros meses (Dreimonatsfrist); una interrupción de al menos cuatro semanas reinicia el plazo. Si le proporcionan comidas, por ejemplo el cliente o el organizador, reduce la cantidad diaria: en 5,60 € (20 % de 28 €) por un desayuno y en 11,20 € (40 %) por una comida o una cena.

Para los viajes al extranjero rigen cantidades propias por país y, en parte, por ciudad, que el Ministerio Federal de Finanzas publica cada año (para 2026, con la circular del BMF del 5 de diciembre de 2025). Lo decisivo es el lugar al que llega en último lugar antes de las 24 h, hora local; en viajes de un día, el último lugar de actividad.

Alojamiento y gastos accesorios del viaje

Como autónomo, deduce los gastos de alojamiento por su importe real según la factura del hotel; la cantidad fija de 20 € solo se aplica a reembolsos exentos de los empleadores. Si el desayuno está incluido en el precio de la habitación y no figura por separado, reste 5,60 € por noche de los gastos de alojamiento: el desayuno ya queda cubierto por la dieta de manutención.

El alojamiento en hotel lleva un IVA (Umsatzsteuer) del 7 %; el desayuno y otros servicios, normalmente el 19 %. Si está sujeto a IVA, recupera el impuesto indicado como IVA soportado (Vorsteuer); asegúrese de que la factura esté a su nombre o al de su empresa.

• Tasas de aparcamiento, parking en la estación o el aeropuerto.
• Peajes, viñetas y transbordadores.
• Consigna de equipaje, seguro de viaje para ese viaje concreto.
• Taxi y transporte público en el destino.
• Entrada a ferias y eventos profesionales, internet en el hotel.
• Gastos de teléfono durante el viaje por motivos profesionales.

Tren, Deutschlandticket, e-bike y taxi

Los billetes de tren de larga distancia y de cercanías llevan un 7 % de IVA, los vuelos nacionales un 19 % y los vuelos internacionales están exentos. Los taxis de corto recorrido (dentro del municipio o hasta 50 km) se facturan al 7 %; los servicios de transporte con conductor y los coches de alquiler con conductor, normalmente al 19 %.

El Deutschlandticket cuesta 63 € al mes en 2026. Si lo usa exclusivamente para el negocio, es totalmente deducible. Si también viaja con él de forma privada, solo es deducible la parte profesional, por ejemplo según los trayectos que de otro modo habría pagado con billetes sencillos. Para el trayecto al centro de trabajo puede aplicar en su lugar la Entfernungspauschale si es mayor.

Una bicicleta o e-bike de uso profesional puede comprarla como material de trabajo: hasta 800 € netos como bien de escaso valor (GWG) y, por encima, durante su vida útil con la amortización (AfA). Si forma parte del patrimonio empresarial y también la usa de forma privada, tributa por la parte privada.

Libro de viajes y justificantes de los viajes de negocios

Para el kilometraje fijo con el coche particular no necesita un libro de viajes (Fahrtenbuch) en el sentido estricto del coche de empresa. Pero el Finanzamt puede exigir que justifique cada viaje de negocios. Suele bastar una lista sencilla llevada al día. Guárdela junto con billetes, facturas de hotel y justificantes de aparcamiento; los justificantes contables, ocho años: ver GoBD y plazos de conservación.

• Fecha, lugar de salida y destino, cliente o motivo (p. ej. «Taller proyecto X, empresa Y»).
• Kilómetros recorridos (impresión del planificador de rutas o lectura del cuentakilómetros).
• Hora de salida y de regreso para la dieta de manutención.
• En trayectos al centro de trabajo: número de días y distancia de ida.

Ejemplo de cálculo: un año de gastos de desplazamiento y viaje

Tobias es desarrollador de software freelance sin oficina propia. Trabaja en casa, va doce veces al año con su coche particular a un cliente (trayecto de ida de 45 km) y viaja una vez dos días en tren a una conferencia en Hamburgo. Abajo verá lo que anota como gastos del negocio en su EÜR.

Con un tipo marginal del 35 %, Tobias se ahorra unos 420 € de impuesto sobre la renta; como empresario sujeto a IVA, deduce además el IVA soportado del billete de tren, el hotel y la entrada a la conferencia. Si durante 12 días no recorriera 45 km, sino 3 km hasta un puesto de coworking alquilado de forma fija, solo obtendría por ello 3 × 0,38 € = 1,14 € al día.

Gastos de desplazamiento y viaje con Kontelio

En Kontelio registra un trayecto con su vehículo particular sin justificante mediante «Viaje con coche particular»: elige viaje de trabajo con los kilómetros recorridos o trayecto a su oficina con la distancia de ida y los días trabajados. Kontelio calcula con los importes legales vigentes en la fecha del trayecto y registra el importe como gasto del negocio en la EÜR. Los billetes de tren y las facturas de hotel y taxi los sube como justificante y elige la categoría adecuada con el tipo impositivo correcto, para que el IVA soportado llegue a la declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Más en registrar gastos.

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