E-faturalar
Tedarikçilerden elektronik faturaları (XRechnung, ZUGFeRD) alın, doğrulatın ve gider olarak kaydedin.
E-faturalar bölümüne tedarikçilerinizin elektronik faturaları gelir. Kontelio her dosyayı okur, resmî doğrulayıcılarla denetler, uygun tedarikçiyi arar ve hesap önerir. Denetlenmiş bir e-faturadan tek tıkla bir gider taslağı oluşturursunuz.
E-fatura alma
İki yolunuz var:
- Yükleme: XML veya PDF dosyalarını E-Rechnung içe aktar alanına sürükleyin veya Dosya seç düğmesine tıklayın. Dosya başına 9 MB'a kadar izin verilir; büyük bir seçim paketler hâlinde gönderilir.
- E-postayla: E-posta gelen kutusu kartı işletmenizin gelen kutusu adresini gösterir. Faturaları bu adrese yönlendirin veya adresi tedarikçilerinize verin; ekli XML ve PDF dosyaları otomatik olarak içe aktarılır. Kopyala adresi kopyalar. Yeni bir adresi E-fatura bölümünde oluşturursunuz.
Yeni dosyalar önce Alındı — işleniyor durumundadır; birkaç saniye sonra okunmuş ve denetlenmiş olurlar.
Alınan e-faturaların listesi
Durum, Kanal (Yükleme, E-posta veya API), dönem ya da tedarikçi ve fatura numarasına göre filtreleyin ve Uygula düğmesine tıklayın. Doğrulama sütunu bir faturanın Geçerli, Uyarılarla geçerli veya Geçersiz olduğunu bir bakışta gösterir. Ayrıntılar bir faturayı açar.
Bir e-faturayı denetleme ve kaydetme
- Faturayı açın. Onu Görünüm, Orijinal PDF (ZUGFeRD'de) veya XML olarak görürsünüz.
- Doğrulama kartını okuyun. En sık iletiler çevrilmiştir; Orijinal mesaj altında doğrulayıcının metni yer alır.
- Tedarikçi altında doğru tedarikçinin bulunup bulunmadığını kontrol edin. Yalnızca adıyla bulunduysa Tedarikçiyi onayla düğmesine tıklayın veya başka birini seçin. Henüz yoksa Tedarikçi oluştur onu XML'deki satıcı bilgileriyle oluşturur.
- Özet bölümünde tutarları ve önerilen Hesap ile kalemleri görürsünüz. kontrol et işaretli kalemlere özellikle bakın.
- Kayıt oluştur düğmesine tıklayın. Kontelio XML'deki tüm değerlerle bir gider taslağı oluşturur ve açar. Taslağı kontrol edip orada kaydedin (bkz. Giderler).
Sonrasında Gider taslağını aç veya Gideri aç gidere götürür. Geçmiş kartı hangi adımların tamamlandığını gösterir.
Özel durumlar
| Uyarı | Ne yapabilirsiniz |
|---|---|
| XML'siz PDF | Dosya bir e-fatura değildir. Bunun yerine normal belge olarak kaydedin ile normal bir belge gibi kaydedin. |
| Eksik veri içeren profil | Yalnızca kısmi veri içeren bir ZUGFeRD PDF'si (örneğin BASIC profili) yasal anlamda e-fatura değildir. Kaydedebilirsiniz, ancak uygun bir fatura istemelisiniz. |
| Mükerrer | Aynı fatura zaten içe aktarılmış; İlk içe aktarmayı aç ilk içe aktarmaya götürür. |
| Okunamadı | Dosya bozuk veya desteklenmeyen bir biçimde. Tedarikçiden yeni bir dosya isteyin. |
Yeniden doğrula bir faturayı yeniden denetler, örneğin doğrulama kuralları güncellendikten sonra. Reddet bir gerekçe ister; dosya arşivde kalır ve ret kayda geçer.
Durumlar
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Hazır | Okundu ve denetlendi; kaydı oluşturabilirsiniz. |
| Taslak oluşturuldu | Gider taslağı var ama henüz kaydedilmedi. |
| Kaydedildi | Gider kaydedildi. |
| Reddedildi | Gerekçeyle reddedildi. |
| Karantina | E-postayla geldi ama içe aktarılmadı (aşağıya bakın). |
Karantina
Karantina altında gelen kutusu adresinize gönderilmiş ama içe aktarılmamış e-postaları Neden ile birlikte görürsünüz, örneğin Gönderen izinli değil (veya doğrulanmamış) veya XML veya PDF eki yok. Hangi göndericilere izin verildiğini E-fatura bölümünde belirlersiniz.
Bilmekte fayda var
- Belgeler ve dokümanlar bölümünde yüklediğiniz bir e-fatura orada normal bir belge gibi kaydedilir; XML'deki veriler orada da kullanımınıza sunulur.
- Görüntülemek giderler için okuma yetkisi; yüklemek, kaydı oluşturmak ve reddetmek düzenleme yetkisi gerektirir.