Faturalar
Müşterilerinize kestiğiniz faturaları taslak olarak hazırlayın, düzenleyin, gönderin, ödendi olarak kaydedin ve düzeltin.
Faturalar bölümünde müşterilerinize fatura yazar ve hangilerinin hâlâ açık ya da vadesi geçmiş olduğunu takip edersiniz. Bir fatura önce taslaktır ve istediğiniz kadar değiştirebilirsiniz. Numarasını ve muhasebe kaydını ancak düzenlendiğinde alır; bundan sonra artık değiştirilemez.
Faturaları bulma
Üstte euro cinsinden üç toplam görürsünüz: Açık, Vadesi geçmiş ve Bu ay tahsil edilen.
- Bir veya birkaç duruma tıklayın, örneğin Vadesi geçti. Liste hemen yalnızca bu faturaları gösterir; ikinci tıklama filtreyi kaldırır.
- Gerekirse Numara, müşteri veya metin alanına bir arama terimi girin, bir Müşteri, bir Faaliyet veya bir dönem (Başlangıç / Bitiş) seçin.
- Uygula düğmesine tıklayın.
Filtreler sayfa adresinde yer alır. Bağlantıyı yer imlerine ekleyebilir veya paylaşabilirsiniz.
Her satırın sonundaki İşlemler (⋮) düğmesiyle faturayı açmadan en sık kullanılan adımlara ulaşırsınız: Aç, PDF indir, Gönder, Ödeme kaydet, Kopyala ve Faturayı iptal et. Yalnızca faturanın durumuna uygun işlemler görünür.
Fatura oluşturma
- Yeni fatura düğmesine tıklayın. Düzenleyici ENTWURF / DRAFT işaretiyle açılır.
- Müşteri seçin. Müşteri henüz yoksa artı düğmesiyle (Yeni müşteri) doğrudan burada oluşturun. Dil, para birimi, ödeme vadesi ve faaliyet müşteri bilgilerinden alınır.
- Birden fazla faaliyetiniz varsa Faaliyet seçin.
- Fatura tarihi ve Hizmet tarihi alanlarını kontrol edin.
- Kalemler altında ilk kalemi doldurun: Ürün / hizmet alanından bir ürün seçin veya bir Tanım yazın, ardından miktar, birim ve fiyatı girin. Başka kalemleri Kalem ekle ile ekleyin.
- Toplamlar bölümünde tutarları ve uyarıları kontrol edin.
- Taslağı kaydet düğmesine tıklayın. Taslak henüz eksik olsa bile üzerinde istediğiniz zaman çalışmaya devam edebilirsiniz.
Önizleme, PDF'i müşterinin alacağı şekilde, taslak filigranıyla ve numarasız gösterir. Bu sırada Kontelio taslağınızı kaydeder; önizleme PDF'inin kendisi arşivlenmez.
| Alan | Anlamı |
|---|---|
| Hizmet tarihi | Teslimatın veya hizmetin yapıldığı gün. = fatura tarihi faturaya hizmet tarihinin fatura tarihiyle aynı olduğu notunu basar; Dönem sürekli hizmetler içindir, örneğin bir aylık destek. |
| Vade (gün) | Kontelio bundan Vade tarihi tarihini hesaplar. Bu günden sonra ödenmemiş fatura vadesi geçmiş olur. |
| Belge dili | PDF'in ve e-postanın dili: Almanca, İngilizce veya ikisi yan yana. |
| E-fatura biçimi | PDF veya bir e-fatura (ZUGFeRD, XRechnung). Varsayılan, müşteride kayıtlı ayardır. |
| Fiyatlar | Birim fiyatları net mi brüt mü girdiğiniz. |
| Diğer referanslar | Sipariş, sözleşme ve proje numarası ile kamu kurumlarının e-faturalarda istediği Alıcı referansı / Leitweg-ID. |
| Vergi kodu | Kalemin KDV oranını belirler. Kontelio bunu müşteriye ve ürüne göre önerir; kendiniz seçerseniz seçiminiz korunur. |
| Dahili notlar | Yalnızca siz ve ekibiniz içindir; faturada asla görünmez. |
Faturayı düzenleme
- Taslağı açın ve tüm kırmızı uyarıları giderin. Zorunlu bilgiler eksik olduğu sürece Düzenle devre dışı kalır.
- E-faturada, dosyanın geçerli olup olmayacağını önceden E-Rechnung'u kontrol et altında Kontrol et ile kontrol edebilirsiniz.
- Düzenle düğmesine tıklayın.
- İletişim kutusunda her sarı uyarıyı ve ardından düzenlemeyi onaylayın.
Fatura artık numara serisinin sıradaki numarasını ve Düzenlendi durumunu alır ve yevmiye defterine kaydedilir. PDF arka planda oluşturulur ve değiştirilemez şekilde arşivlenir; oluşturulurken PDF indir ve Gönder henüz kullanılamaz.
Düzenlenmiş bir faturayla çalışma
Listede fatura numarasına tıklayın. Görünüm, faturayı tam olarak düzenlendiği haliyle gösterir.
| Düğme | Ne olur |
|---|---|
| PDF indir | Arşivlenmiş PDF'i indirir; her zaman tam olarak düzenlenen belgeyi. |
| Gönder | Belge dilinde alıcı, CC, konu ve metin içeren bir e-posta açar; PDF eklenir. Gönderimin başarılı olup olmadığı Zaman çizelgesi altında görünür. |
| Ödeme kaydet | Ödemeler altında ödeme kaydını müşteri ve fatura önceden doldurulmuş olarak açar. |
| Kopyala | Aynı bilgilerle yeni bir taslak oluşturur, örneğin bir sonraki ayın faturası için. |
Ödemeler ve alacaklar bölümü ne kadarının ödendiğini, düzeltildiğini ve hâlâ açık olduğunu gösterir; Muhasebe kaydını gör yevmiye kaydına götürür. Vergi etkisi kartı faturanın hangi KDV beyannamesine ve hangi Anlage EÜR'e girdiğini gösterir. E-Rechnung sekmesinde faturanın elektronik sürümünü oluşturur veya XML dosyasını indirirsiniz.
Faturayı düzeltme veya iptal etme
- Kısmen düzeltme: Düzeltme faturası düğmesine tıklayın, neden ve tarih seçin ve her kalem için Düzeltilecek miktar girin. Taslak oluştur düzeltmeyi taslak olarak oluşturur; onu İade faturaları altında kontrol edip düzenlersiniz.
- Tamamen iptal etme: Faturayı iptal et düğmesine tıklayın. Kontelio tüm tutar için bir iptal faturası oluşturur ve hemen düzenler. İptal et ve düzeltilmiş fatura oluştur (yeni taslak) ile aynı anda eski faturanın bilgilerini içeren yeni bir taslak alırsınız; onu düzeltip yeniden düzenlersiniz.
Her iki durumda da orijinal fatura değişmeden kalır. İptal yalnızca henüz kısmi düzeltme yoksa mümkündür. Fatura önceden ödenmişse iade edilecek olarak işaretlenir.
Durumlar
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Taslak | Henüz numarası ve kaydı yok; değiştirilebilir ve Sil ile silinebilir. |
| Düzenlendi | Düzenlendi ve kaydedildi, henüz ödeme yok. |
| Kısmen ödendi | Tutarın bir kısmı tahsil edildi. |
| Ödendi | Tamamen ödendi. |
| Vadesi geçti | Vade geçti ve hâlâ açık tutar var. Kontelio bunu her gece kontrol eder. |
| İptal edildi | Bir iptal faturasıyla tamamen ortadan kaldırıldı. |
| Alacaklandırıldı | Düzeltme belgeleriyle tutarın tamamı düzeltildi. |
Durumu elle değiştirmezsiniz: düzenlemeden, eşleştirilen ödemelerden ve düzeltmelerden kendiliğinden çıkar.
Bilmekte fayda var
- Her faaliyetin her yıl için kendi kesintisiz numara serisi vardır. Biçimi ve öneki Fatura numara serileri altında, logoyu ve standart metinleri Fatura düzeni ve metinleri altında belirlersiniz.
- Fatura tarihi kilitli bir döneme düşüyorsa fatura düzenlenemez.
- Yabancı para birimindeki bir faturada Kontelio KDV'yi ayrıca euro olarak, hizmet tarihine ait resmi çevrim kuruyla gösterir. Bu kur henüz yayımlanmadıysa fatura henüz düzenlenemez.
- PDF oluşturulamadıysa PDF’i yeniden oluştur görünür. Yeni PDF aynı kayıtlı verilerden üretilir ve içeriği aynıdır.
- Hangi düğmeleri gördüğünüz yetkilerinize bağlıdır: taslakları düzenlemek, faturaları düzenleyip göndermek ve ödeme kaydetmek ayrı haklardır.
Basitleştirilmiş mod
Basitleştirilmiş modu kullanıyor ve profilinizi Deneyimimi kişiselleştir altında ayarladıysanız ekran biraz farklı görünür:
- Listede ek olarak İade faturaları sekmesi bulunur.
- Düzenleyici Kime, Ne ve Ne zaman bölümlerine ayrılmıştır; az kullanılan alanlar başta kapalıdır. Tek bir düğme yerine Düzenle ve PDF indir ve Düzenle ve e-postayla gönder vardır.
- Düzenlenmiş bir faturada ödemeyi Ödemeyi aldım ile doğrudan bir iletişim kutusunda kaydedersiniz. Faturayı düzelt sizi iptal ve yeni kopya oluşturma adımlarında yönlendirir; kısmi düzeltme ve tek başına iptal Diğer işlemler altındadır.