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ZUGFeRD oder XRechnung: Welches E-Rechnungsformat passt zu Ihnen?

Ausgedruckte Rechnung neben der XML-Datei auf dem Bildschirm

Kurz gesagt erfüllen ZUGFeRD und XRechnung dieselbe Aufgabe: Beide sind strukturierte E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931, und beide dürfen Sie in Deutschland für Rechnungen an andere Unternehmen nutzen. Der Unterschied liegt im Aufbau. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, die eine Maschine liest. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind, und damit können Menschen und Software sie gleichermaßen lesen. Welches Format Sie wählen, hängt deshalb weniger von „besser oder schlechter“ ab. Es kommt darauf an, wem Sie die Rechnung schicken und was Ihr Empfänger verlangt. In diesem Ratgeber erklären wir die Unterschiede und die Profile, wir zeigen typische Fallen und sagen Ihnen klar, welches Format Sie wann verwenden.

Kurz gesagt

  • XRechnung ist reines XML ohne Sichtansicht. Behörden verlangen sie in der Regel, und für die vollautomatische Verarbeitung ist sie die erste Wahl.
  • ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist es oft die bequemste Lösung, weil auch Empfänger ohne E-Rechnungssoftware die Rechnung lesen können.
  • Als E-Rechnung zählen nur ZUGFeRD-Profile, die die EN 16931 erfüllen (ab Profil EN 16931, früher COMFORT). MINIMUM und BASIC WL reichen dafür nicht.
  • Rechtlich maßgeblich ist immer der XML-Teil, auch bei ZUGFeRD. Ihn müssen Sie unverändert acht Jahre aufbewahren.
  • Sie müssen sich nicht festlegen: Eine gute Buchhaltungssoftware erzeugt beide Formate. Sie wählen dann pro Kunde das passende aus.

Inhaltsverzeichnis

Was beide Formate gemeinsam haben

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen eine neue Definition: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung erlaubt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein normales PDF per E-Mail ist demnach keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“. Die IHK Köln fasst die neuen Regeln zur E-Rechnung übersichtlich zusammen.

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden in Deutschland verbreiteten Wege, diese Norm umzusetzen. Inhaltlich transportieren sie dieselben Pflichtangaben: Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersätze, Beträge, Bankverbindung und Angaben zu Absender und Empfänger. Sie unterscheiden sich darin, wie die Daten verpackt sind und wer sie bequem lesen kann.

Es gibt außerdem eine wichtige Brücke zwischen beiden. ZUGFeRD kennt ein eigenes Profil namens XRECHNUNG. Laut den FAQ des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) lässt sich der Standard XRechnung damit direkt im ZUGFeRD-Format abbilden. Das zeigt schon: Die Frage „ZUGFeRD oder XRechnung“ ist in der Praxis oft eine Frage nach dem passenden Profil, nicht nach einem Lager.

XRechnung: der reine Datensatz

Die XRechnung ist eine XML-Datei und sonst nichts. Sie enthält keine grafische Ansicht, kein Logo und kein Layout. Öffnen Sie die Datei ohne passendes Programm, sehen Sie nur Code mit Tags und Werten. Um sie als lesbare Rechnung anzuzeigen, brauchen Sie eine Software oder einen Viewer, der das XML in eine Ansicht übersetzt.

Das klingt nach einem Nachteil, ist aber gewollt. Weil es nur eine Quelle gibt, kann nichts auseinanderlaufen. Die Buchhaltung des Empfängers liest die Daten aus, prüft sie und verbucht sie, ohne dass jemand etwas abtippt. Gerade öffentliche Auftraggeber setzen deshalb auf die XRechnung: Sie bekommen große Mengen an Rechnungen und wollen sie ohne Medienbruch verarbeiten.

Zwei Dinge sollten Sie über die XRechnung wissen:

  • Kein Corporate Design. Wegen der reinen XML-Struktur ist kein eigenes Layout möglich, wie der Ratgeber zur elektronischen Rechnung im Handwerk betont. Ihre Rechnung sieht beim Empfänger so aus, wie dessen Viewer sie darstellt.
  • Empfängerangaben für Behörden. Wer an Bundes- oder Landesbehörden fakturiert, braucht meist eine Leitweg-ID des Auftraggebers und reicht die Rechnung über das vorgegebene Portal ein. Fragen Sie diese Angaben schon bei der Auftragsvergabe ab.

ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei

ZUGFeRD verfolgt einen hybriden Ansatz. Die Rechnung ist ein PDF/A-3, also ein normales, lesbares PDF. In diese Datei ist eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten eingebettet. Ihr Kunde kann die Rechnung wie gewohnt öffnen, ausdrucken und prüfen. Seine Buchhaltungssoftware liest im Hintergrund das XML aus.

Der große Vorteil liegt im Übergang. Nicht jeder Geschäftspartner arbeitet schon voll digital. Ein Handwerksbetrieb, ein Verein oder ein kleiner Händler kann ein ZUGFeRD-PDF ohne neue Software lesen. Ein Unternehmen mit moderner Buchhaltung verarbeitet es dagegen automatisch. Zudem bleibt Ihr Layout erhalten: Logo, Farben und Schriftbild sehen Ihre Kunden im PDF so, wie Sie es gestaltet haben.

Seit Version 2.0 vom 24. März 2020 sind ZUGFeRD und das französische Format Factur-X laut FeRD deckungsgleich. Für Sie heißt das: Ein ZUGFeRD-PDF wird auch von Kunden in Frankreich verstanden, die mit Factur-X arbeiten.

Die ZUGFeRD-Profile im Überblick

ZUGFeRD ist kein starres Format, sondern eine Familie von Profilen. Sie unterscheiden sich nach FeRD im Umfang der Pflicht- und Wahlfelder und sind auf unterschiedlich große und komplexe Unternehmen zugeschnitten. Für die Praxis zählt vor allem, ob ein Profil als E-Rechnung gilt.

Profil Datenumfang Gilt als E-Rechnung nach EN 16931? Typischer Einsatz
MINIMUM nur Kopfdaten, Summen Nein Buchungshilfe, nicht ausreichend
BASIC WL Kopf- und Summendaten ohne Positionen Nein Buchungshilfe, nicht ausreichend
BASIC mit Rechnungspositionen, vereinfacht Ja, als Teilmenge der Norm einfache Rechnungen
EN 16931 (früher COMFORT) vollständig nach Norm Ja Standard für die meisten Unternehmen
EXTENDED Norm plus Zusatzfelder Ja komplexe Branchenfälle, Industrie
XRECHNUNG XRechnung-Regeln im ZUGFeRD-Container Ja wenn der Empfänger XRechnung-Daten verlangt, aber ein PDF erwünscht ist

Unsere Empfehlung für Selbstständige und kleine Unternehmen lautet: Nutzen Sie das Profil EN 16931. Es deckt alle Pflichtangaben ab, ist breit akzeptiert und überfrachtet Ihre Rechnung nicht mit Feldern, die Sie nie brauchen.

Der direkte Vergleich

Kriterium XRechnung ZUGFeRD (ab Profil EN 16931)
Dateiformat reine XML-Datei PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei
Für Menschen lesbar nur mit Viewer oder Software ja, wie ein normales PDF
Maschinell auswertbar ja ja, über den XML-Teil
Eigenes Layout, Logo nicht möglich möglich im PDF-Teil
Rechtlich maßgeblich die XML-Datei der eingebettete XML-Datensatz
Typischer Empfänger Behörden, große Unternehmen Unternehmen jeder Größe
Risiko abweichender Inhalte keines, nur eine Datenquelle PDF und XML können voneinander abweichen
Einsatz im Ausland vor allem Deutschland kompatibel mit Factur-X (Frankreich)
Aufbewahrung XML-Datei unverändert gesamte Datei, mindestens der XML-Teil unverändert

Wann Sie welches Format nutzen

Die Entscheidung fällt fast immer beim Empfänger. Gehen Sie diese Fragen der Reihe nach durch.

Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber

Hier gibt der Auftraggeber das Format vor, und das ist meist die XRechnung. Viele Rechnungsportale von Bund und Ländern nehmen auch ZUGFeRD an, sofern das Profil passt. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern schauen Sie in die Vergabeunterlagen oder fragen Sie die zuständige Stelle. Wichtig sind dabei drei Dinge:

  1. Die Leitweg-ID oder eine andere Käuferreferenz, die der Auftraggeber nennt.
  2. Der Übertragungsweg, also Portal, E-Mail oder das Peppol-Netzwerk.
  3. Das verlangte Format und die Version der XRechnung.

Rechnungen an andere Unternehmen

Im B2B-Bereich dürfen Sie beide Formate nutzen, solange sie der EN 16931 entsprechen. Sie und Ihr Kunde können sich aber auch auf ein anderes Format einigen, wenn sich daraus die Pflichtangaben verlustfrei gewinnen lassen. Für die meisten kleinen Unternehmen ist ZUGFeRD hier der pragmatische Standard. Ihr Kunde kann die Rechnung lesen, auch wenn seine Buchhaltung noch nicht automatisiert ist. Und wer schon automatisiert arbeitet, liest das XML aus.

Eine Ausnahme sollten Sie kennen: Manche größere Kunden mit automatisierter Eingangsrechnungsverarbeitung wünschen ausdrücklich XRechnung, weil ihr System nur reines XML annimmt. Halten Sie diesen Wunsch beim Kundenstamm fest. Dann wählen Sie das Format einmal und müssen beim nächsten Auftrag nicht wieder darüber nachdenken.

Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland

An Privatpersonen müssen Sie keine E-Rechnung stellen. Ein normales PDF genügt. Ein ZUGFeRD-PDF schadet aber nicht, weil es für den Privatkunden einfach ein gewöhnliches PDF ist. Für Kunden in Frankreich eignet sich ZUGFeRD wegen der Kompatibilität mit Factur-X. Für andere EU-Länder fragen Sie besser nach dem gewünschten Format, oft läuft der Austausch dort über Peppol. Mehr dazu lesen Sie in unserem Überblick zu XRechnung, ZUGFeRD und Peppol.

Eine einfache Faustregel

  • Empfänger ist eine Behörde: XRechnung, außer die Vorgaben erlauben ausdrücklich ZUGFeRD.
  • Empfänger ist ein Unternehmen ohne besonderen Wunsch: ZUGFeRD im Profil EN 16931.
  • Empfänger verlangt reines XML: XRechnung.
  • Empfänger ist privat: normales PDF oder ZUGFeRD, beides passt.

Die Schwachstelle von ZUGFeRD: wenn PDF und XML auseinanderlaufen

Der hybride Aufbau hat einen Haken. Eine ZUGFeRD-Datei enthält zwei Darstellungen derselben Rechnung, und die können sich unterscheiden. Erzeugt ein schlecht programmiertes Tool das PDF und das XML getrennt, steht im Bild vielleicht ein anderer Betrag als in den Daten. Im ungünstigsten Fall wird das XML nachträglich verändert, während das PDF unverändert bleibt. In Fachkreisen ist dafür das Schlagwort „trojanisches ZUGFeRD“ entstanden.

Für die Frage, was gilt, ist die Lage klar. Die IHK Köln stellt fest, dass bei hybriden Formaten der strukturierte Teil für die umsatzsteuerliche Beurteilung maßgeblich ist. Das sichtbare PDF ersetzt den XML-Datensatz nicht. Daraus folgen zwei praktische Regeln:

  • Als Absender: Erzeugen Sie PDF und XML immer aus demselben Datensatz in Ihrer Software und niemals per Hand oder mit getrennten Tools.
  • Als Empfänger: Buchen Sie eingehende ZUGFeRD-Rechnungen auf Basis des XML. Weicht der Betrag im PDF davon ab, klären Sie das mit dem Absender, bevor Sie zahlen und die Vorsteuer ziehen. Bei größeren Beträgen oder Zweifeln am Vorsteuerabzug sprechen Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

Aufbewahrung: was Sie archivieren müssen

Für Rechnungen gilt eine umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei E-Rechnungen verlangt die IHK Köln mindestens, dass der strukturierte Teil unverändert aufbewahrt wird. Konkret heißt das:

  • XRechnung: Archivieren Sie die ursprüngliche XML-Datei. Ein Ausdruck oder ein PDF aus dem Viewer reicht nicht.
  • ZUGFeRD: Archivieren Sie die Originaldatei mit dem eingebetteten XML. Speichern Sie die Rechnung nicht per „Drucken als PDF“ neu, denn dabei geht das XML verloren.

Auch der Handwerks-Ratgeber zur E-Rechnung betont, dass zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben muss. Ein Ordner im E-Mail-Postfach ist dafür kein sicheres Archiv. Besser ist eine Lösung, die Belege unveränderbar speichert und jederzeit wiederfindet.

XRechnung in ZUGFeRD umwandeln und umgekehrt

Technisch ist eine Umwandlung möglich, denn beide Formate beruhen auf derselben Norm. Aus einer XRechnung lässt sich ein ZUGFeRD-PDF erzeugen, indem die Daten als Sichtansicht gerendert und das XML eingebettet wird. Umgekehrt kann man das XML aus einer ZUGFeRD-Datei herauslösen. Ein paar Dinge sollten Sie dabei beachten:

  1. Syntax beachten. XRechnung gibt es in zwei technischen Syntaxen (UBL und CII). ZUGFeRD nutzt CII. Ein Konverter muss also gegebenenfalls übersetzen.
  2. Das Original bleibt das Original. Haben Sie eine XRechnung erhalten, ist diese XML-Datei die Rechnung, die Sie aufbewahren. Eine umgewandelte Fassung ist nur eine Arbeitskopie.
  3. Keine Daten verlieren. Wandeln Sie nur in ein Profil um, das alle Felder aufnehmen kann. Aus EN 16931 in MINIMUM zu wechseln, würde Pflichtangaben abschneiden.
  4. Nach der Umwandlung prüfen. Lassen Sie die neue Datei durch einen Validator laufen, bevor Sie sie versenden.

Der einfachere Weg für Absender: Erzeugen Sie gleich das Format, das der Kunde will, statt nachträglich umzuwandeln. Wenn Ihre Software beide Formate aus denselben Rechnungsdaten erzeugt, stellt sich die Frage gar nicht erst.

Ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen

Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen das noch bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle B2B-Rechnungen im Inland.

Wichtig: Die Übergangsfristen betreffen nur das Versenden. Ein Postfach, in dem XRechnungen ankommen, und eine Möglichkeit, sie zu lesen, brauchen Sie bereits heute. Die Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer und alle Stichtage im Detail erklären wir in unserem Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht 2025, 2027 und 2028. Wer Schritt für Schritt vorgehen möchte, findet in unserer kostenlosen E-Rechnung-Checkliste die einzelnen Schritte zum Abhaken.

Unsere Sicht: Wählen Sie das Format nicht, bauen Sie es ein

Wir bekommen die Frage „ZUGFeRD oder XRechnung?“ von Selbstständigen und Gründern sehr oft gestellt, meist mit dem Unterton, man müsse sich jetzt für ein Lager entscheiden. Unsere ehrliche Antwort: Das müssen Sie nicht. Beide Formate sind gleichwertige E-Rechnungen. Wer sich auf eines festlegt, schließt sich unnötig von Kunden aus, die das andere verlangen.

Unsere Sicht: Wählen Sie das Format nicht, bauen Sie es ein — overview diagram

Worauf es aus unserer Sicht ankommt, ist etwas anderes. Ihre Rechnungsdaten sollten an einer Stelle sauber gepflegt sein: Kunde, Leistung, Steuersatz, Bankverbindung. Das Format ist dann nur noch eine Ausgabe. Für die meisten Geschäftskunden empfehlen wir ZUGFeRD im Profil EN 16931, weil es menschenfreundlich ist und trotzdem automatisch verarbeitet werden kann. Für Behörden und für Kunden mit strengen Vorgaben nehmen Sie XRechnung. Und speichern Sie beim Kunden, was er will, damit Sie nicht bei jeder Rechnung neu überlegen.

Den größten Fehler sehen wir übrigens nicht bei der Formatwahl, sondern bei der Ablage. Eine XRechnung, die nur als PDF-Ausdruck archiviert wird, oder ein ZUGFeRD-PDF, das beim Weiterleiten sein XML verliert: Das fällt erst bei der Betriebsprüfung auf. Diesen Fehler vermeiden Sie, wenn Erstellung und Archiv in einem System liegen.

— Paulo

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Mit Kontelio erstellen Sie E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung aus denselben Rechnungsdaten. Sie wählen pro Kunde das Format, Kontelio archiviert die Belege rechtssicher und erinnert Sie an Fristen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die EÜR übermitteln Sie direkt über ELSTER. Die Oberfläche lässt sich an Ihr Unternehmen anpassen und in mehreren Sprachen nutzen. Das hilft, wenn Deutsch nicht Ihre Erstsprache ist oder Ihr Team international arbeitet.

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Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD oder XRechnung besser?

Keines der beiden Formate ist grundsätzlich besser. Beide erfüllen die EN 16931 und gelten als E-Rechnung. XRechnung eignet sich für Behörden und die vollautomatische Verarbeitung. ZUGFeRD passt meist besser für Geschäftskunden, weil es zusätzlich ein lesbares PDF enthält.

Ist jede ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Nur Profile, die der EN 16931 entsprechen, also BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG, gelten als E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Angaben. Prüfen Sie in Ihrer Software, welches Profil sie erzeugt.

Welche Alternativen gibt es zu ZUGFeRD?

In Deutschland ist die XRechnung die wichtigste Alternative. Factur-X ist inhaltlich identisch mit ZUGFeRD und in Frankreich verbreitet. Größere Unternehmen tauschen Rechnungen außerdem über EDI-Verfahren oder das Peppol-Netzwerk aus, wenn beide Seiten sich darauf einigen.

Kann ich eine XRechnung in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln?

Ja, technisch geht das, weil beide Formate auf derselben Norm aufbauen. Aufbewahren müssen Sie aber immer die Originaldatei, die Sie erhalten oder versendet haben. Als Absender ist es einfacher, gleich das Format zu erzeugen, das Ihr Kunde verlangt.

Was passiert, wenn PDF und XML in einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?

Umsatzsteuerlich maßgeblich ist der XML-Teil, nicht das sichtbare PDF. Buchen Sie deshalb auf Basis der XML-Daten und klären Sie Abweichungen mit dem Absender, bevor Sie zahlen. Als Absender vermeiden Sie das Problem, indem Sie beide Teile aus demselben Datensatz erzeugen.

Quellen

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