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ZUGFeRD ou XRechnung : quel format d'E-Rechnung vous convient ?

Facture imprimée à côté du fichier XML affiché à l'écran

En bref, ZUGFeRD (format hybride) et XRechnung (format allemand de facture électronique) remplissent la même fonction : ce sont toutes deux des E-Rechnungen (factures électroniques structurées) conformes à la norme européenne EN 16931, et vous pouvez utiliser l'une comme l'autre en Allemagne pour vos factures adressées à d'autres entreprises. La différence réside dans la structure. Une XRechnung est un simple fichier XML, lu par une machine. Une facture ZUGFeRD est un PDF dans lequel les mêmes données sont en outre intégrées au format XML : elle peut ainsi être lue aussi bien par des personnes que par des logiciels. Le choix du format dépend donc moins d'une question de « meilleur ou moins bon ». Tout dépend de la personne à qui vous envoyez la facture et de ce qu'exige votre destinataire. Dans ce guide, nous expliquons les différences et les profils, nous présentons les pièges courants et nous vous indiquons clairement quel format utiliser et dans quel cas.

En bref

  • XRechnung est du pur XML, sans représentation visuelle. Les administrations l'exigent en règle générale, et c'est le premier choix pour un traitement entièrement automatisé.
  • ZUGFeRD combine un PDF lisible avec un XML intégré. Dans les échanges entre entreprises, c'est souvent la solution la plus pratique, car même les destinataires sans logiciel de facturation électronique peuvent lire la facture.
  • Seuls les profils ZUGFeRD conformes à la norme EN 16931 comptent comme E-Rechnung (à partir du profil EN 16931, anciennement COMFORT). MINIMUM et BASIC WL ne suffisent pas.
  • Sur le plan juridique, c'est toujours la partie XML qui fait foi, y compris pour ZUGFeRD. Vous devez la conserver sans modification pendant huit ans.
  • Vous n'êtes pas obligé de vous engager : un bon logiciel de comptabilité génère les deux formats. Vous choisissez alors le format adapté pour chaque client.

Sommaire

Ce que les deux formats ont en commun

Depuis le 1er janvier 2025, une nouvelle définition s'applique en Allemagne aux factures entre entreprises établies dans le pays : une E-Rechnung est une facture dans un format électronique structuré qui permet un traitement automatique et qui est conforme à la norme européenne EN 16931. Un simple PDF envoyé par e-mail n'est donc plus une E-Rechnung, mais une « autre facture » (« sonstige Rechnung »). L'IHK de Cologne résume clairement les nouvelles règles relatives à l'E-Rechnung.

XRechnung et ZUGFeRD sont les deux moyens répandus en Allemagne de mettre en œuvre cette norme. Sur le fond, ils transportent les mêmes mentions obligatoires : numéro de facture, date de la prestation, taux de TVA, montants, coordonnées bancaires et informations sur l'expéditeur et le destinataire. Ils se distinguent par la manière dont les données sont emballées et par qui peut les lire facilement.

Il existe en outre une passerelle importante entre les deux. ZUGFeRD dispose de son propre profil nommé XRECHNUNG. Selon la FAQ du Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), le standard XRechnung peut ainsi être représenté directement au format ZUGFeRD. Cela montre déjà que, dans la pratique, la question « ZUGFeRD ou XRechnung » est souvent une question de profil adapté, et non de camp à choisir.

XRechnung : le pur jeu de données

La XRechnung est un fichier XML, et rien d'autre. Elle ne contient ni représentation graphique, ni logo, ni mise en page. Si vous ouvrez le fichier sans programme adapté, vous ne voyez que du code avec des balises et des valeurs. Pour l'afficher comme une facture lisible, il vous faut un logiciel ou une visionneuse qui traduit le XML en une vue.

Cela ressemble à un inconvénient, mais c'est voulu. Comme il n'existe qu'une seule source, rien ne peut diverger. La comptabilité du destinataire extrait les données, les vérifie et les comptabilise, sans que personne ne doive rien ressaisir. C'est précisément pour cette raison que les donneurs d'ordre publics misent sur la XRechnung : ils reçoivent de grandes quantités de factures et veulent les traiter sans rupture de support.

Vous devriez savoir deux choses sur la XRechnung :

  • Pas d'identité visuelle. En raison de la structure purement XML, aucune mise en page personnalisée n'est possible, comme le souligne le guide sur la facture électronique dans l'artisanat. Votre facture s'affiche chez le destinataire telle que sa visionneuse la présente.
  • Informations sur le destinataire pour les administrations. Si vous facturez des administrations fédérales ou régionales, vous avez généralement besoin d'une Leitweg-ID (identifiant de routage) du donneur d'ordre et vous déposez la facture via le portail imposé. Demandez ces informations dès l'attribution du marché.

ZUGFeRD : PDF et XML dans un seul fichier

ZUGFeRD suit une approche hybride. La facture est un PDF/A-3, c'est-à-dire un PDF normal et lisible. Dans ce fichier est intégré un fichier XML contenant les données structurées de la facture. Votre client peut ouvrir, imprimer et vérifier la facture comme d'habitude. Son logiciel de comptabilité lit le XML en arrière-plan.

Le grand avantage réside dans la transition. Tous les partenaires commerciaux ne travaillent pas encore entièrement en numérique. Une entreprise artisanale, une association ou un petit commerçant peut lire un PDF ZUGFeRD sans nouveau logiciel. Une entreprise dotée d'une comptabilité moderne le traite en revanche automatiquement. De plus, votre mise en page est conservée : vos clients voient dans le PDF le logo, les couleurs et la typographie tels que vous les avez conçus.

Depuis la version 2.0 du 24 mars 2020, ZUGFeRD et le format français Factur-X sont, selon le FeRD, identiques. Pour vous, cela signifie qu'un PDF ZUGFeRD est également compris par les clients en France qui travaillent avec Factur-X.

Aperçu des profils ZUGFeRD

ZUGFeRD n'est pas un format figé, mais une famille de profils. Selon le FeRD, ils diffèrent par l'étendue des champs obligatoires et facultatifs et sont adaptés à des entreprises de taille et de complexité variables. Dans la pratique, ce qui compte avant tout, c'est de savoir si un profil est reconnu comme E-Rechnung.

Profil Étendue des données Reconnu comme E-Rechnung selon EN 16931 ? Usage typique
MINIMUM uniquement données d'en-tête, totaux Non aide à la comptabilisation, insuffisant
BASIC WL données d'en-tête et totaux sans lignes de facture Non aide à la comptabilisation, insuffisant
BASIC avec lignes de facture, simplifié Oui, en tant que sous-ensemble de la norme factures simples
EN 16931 (anciennement COMFORT) complet selon la norme Oui standard pour la plupart des entreprises
EXTENDED norme plus champs supplémentaires Oui cas sectoriels complexes, industrie
XRECHNUNG règles XRechnung dans le conteneur ZUGFeRD Oui lorsque le destinataire exige des données XRechnung, mais souhaite un PDF

Notre recommandation pour les indépendants et les petites entreprises : utilisez le profil EN 16931. Il couvre toutes les mentions obligatoires, est largement accepté et ne surcharge pas votre facture de champs dont vous n'aurez jamais besoin.

La comparaison directe

Critère XRechnung ZUGFeRD (à partir du profil EN 16931)
Format de fichier simple fichier XML PDF/A-3 avec fichier XML intégré
Lisible par des personnes uniquement avec une visionneuse ou un logiciel oui, comme un PDF normal
Exploitable par machine oui oui, via la partie XML
Mise en page personnalisée, logo impossible possible dans la partie PDF
Juridiquement déterminant le fichier XML le jeu de données XML intégré
Destinataire typique administrations, grandes entreprises entreprises de toutes tailles
Risque de contenus divergents aucun, une seule source de données le PDF et le XML peuvent diverger
Utilisation à l'étranger surtout en Allemagne compatible avec Factur-X (France)
Conservation fichier XML sans modification fichier complet, au minimum la partie XML sans modification

Quel format utiliser et quand

La décision se prend presque toujours du côté du destinataire. Passez ces questions en revue dans l'ordre.

Factures aux administrations et aux donneurs d'ordre publics

Ici, c'est le donneur d'ordre qui impose le format, et il s'agit le plus souvent de la XRechnung. De nombreux portails de facturation de l'État fédéral et des Länder acceptent également ZUGFeRD, à condition que le profil convienne. Ne comptez pas dessus : consultez les documents du marché ou interrogez le service compétent. Trois éléments sont importants :

  1. La Leitweg-ID ou une autre référence acheteur indiquée par le donneur d'ordre.
  2. Le canal de transmission, c'est-à-dire portail, e-mail ou réseau Peppol.
  3. Le format exigé et la version de la XRechnung.

Factures à d'autres entreprises

Dans le domaine B2B, vous pouvez utiliser les deux formats, tant qu'ils sont conformes à la norme EN 16931. Vous et votre client pouvez toutefois aussi convenir d'un autre format, si les mentions obligatoires peuvent en être extraites sans perte. Pour la plupart des petites entreprises, ZUGFeRD est ici le standard pragmatique. Votre client peut lire la facture même si sa comptabilité n'est pas encore automatisée. Et celui qui travaille déjà de manière automatisée extrait le XML.

Il y a une exception à connaître : certains clients plus importants disposant d'un traitement automatisé des factures entrantes demandent expressément la XRechnung, car leur système n'accepte que du XML pur. Notez cette préférence dans votre fichier clients. Vous choisissez alors le format une seule fois et n'avez pas à y repenser lors de la commande suivante.

Factures aux particuliers et à l'étranger

Vous n'êtes pas tenu d'adresser une E-Rechnung aux particuliers. Un PDF normal suffit. Un PDF ZUGFeRD ne pose toutefois aucun problème, car pour le client particulier, il s'agit simplement d'un PDF ordinaire. Pour les clients en France, ZUGFeRD convient grâce à sa compatibilité avec Factur-X. Pour les autres pays de l'UE, mieux vaut demander le format souhaité ; les échanges y passent souvent par Peppol. Pour en savoir plus, consultez notre aperçu sur XRechnung, ZUGFeRD et Peppol.

Une règle simple

  • Le destinataire est une administration : XRechnung, sauf si les consignes autorisent expressément ZUGFeRD.
  • Le destinataire est une entreprise sans exigence particulière : ZUGFeRD au profil EN 16931.
  • Le destinataire exige du XML pur : XRechnung.
  • Le destinataire est un particulier : PDF normal ou ZUGFeRD, les deux conviennent.

Le point faible de ZUGFeRD : quand le PDF et le XML divergent

La structure hybride présente un inconvénient. Un fichier ZUGFeRD contient deux représentations de la même facture, et celles-ci peuvent différer. Si un outil mal programmé génère le PDF et le XML séparément, l'image peut afficher un autre montant que les données. Dans le pire des cas, le XML est modifié après coup tandis que le PDF reste inchangé. Les spécialistes ont forgé pour cela l'expression « ZUGFeRD troyen ».

Quant à savoir ce qui fait foi, la situation est claire. L'IHK de Cologne constate que, pour les formats hybrides, c'est la partie structurée qui est déterminante pour l'appréciation au regard de la Umsatzsteuer (TVA). Le PDF visible ne remplace pas le jeu de données XML. Il en découle deux règles pratiques :

  • En tant qu'expéditeur : générez toujours le PDF et le XML à partir du même jeu de données dans votre logiciel, et jamais à la main ou avec des outils séparés.
  • En tant que destinataire : comptabilisez les factures ZUGFeRD reçues sur la base du XML. Si le montant du PDF en diffère, clarifiez la situation avec l'expéditeur avant de payer et de déduire la Vorsteuer (TVA déductible). Pour des montants importants ou en cas de doute sur la déduction de la TVA en amont, adressez-vous à votre Steuerberater (conseiller fiscal / expert-comptable agréé).

Conservation : ce que vous devez archiver

Pour les factures, un délai de conservation de huit ans s'applique au titre de la TVA. Pour les E-Rechnungen, l'IHK de Cologne exige au minimum que la partie structurée soit conservée sans modification. Concrètement, cela signifie :

  • XRechnung : archivez le fichier XML d'origine. Une impression ou un PDF issu de la visionneuse ne suffit pas.
  • ZUGFeRD : archivez le fichier original avec le XML intégré. N'enregistrez pas la facture à nouveau via « Imprimer en PDF », car le XML serait alors perdu.

Le guide de l'artisanat sur l'E-Rechnung souligne lui aussi qu'au moins la partie structurée doit être conservée sous sa forme d'origine. Un dossier dans votre boîte e-mail ne constitue pas une archive sûre. Mieux vaut une solution qui enregistre les pièces justificatives de manière immuable et permet de les retrouver à tout moment.

Convertir une XRechnung en ZUGFeRD et inversement

Techniquement, une conversion est possible, car les deux formats reposent sur la même norme. À partir d'une XRechnung, on peut générer un PDF ZUGFeRD en restituant les données sous forme de vue et en intégrant le XML. Inversement, on peut extraire le XML d'un fichier ZUGFeRD. Quelques points sont à respecter :

  1. Tenir compte de la syntaxe. La XRechnung existe en deux syntaxes techniques (UBL et CII). ZUGFeRD utilise CII. Un convertisseur doit donc le cas échéant traduire.
  2. L'original reste l'original. Si vous avez reçu une XRechnung, c'est ce fichier XML qui constitue la facture à conserver. Une version convertie n'est qu'une copie de travail.
  3. Ne perdre aucune donnée. Ne convertissez que vers un profil capable d'accueillir tous les champs. Passer de EN 16931 à MINIMUM supprimerait des mentions obligatoires.
  4. Vérifier après la conversion. Faites passer le nouveau fichier par un validateur avant de l'envoyer.

La voie la plus simple pour les expéditeurs : générez directement le format souhaité par le client au lieu de convertir après coup. Si votre logiciel génère les deux formats à partir des mêmes données de facturation, la question ne se pose même pas.

À partir de quand vous devez émettre des E-Rechnungen

Toutes les entreprises établies en Allemagne doivent être en mesure de recevoir des E-Rechnungen depuis le 1er janvier 2025. Pour l'émission, des délais de transition s'appliquent : jusqu'à fin 2026, les entreprises peuvent continuer à envoyer des factures papier ou PDF. Les entreprises dont le chiffre d'affaires de l'année précédente ne dépasse pas 800.000 € peuvent le faire jusqu'à fin 2027. À partir de 2028, l'obligation s'applique à toutes les factures B2B nationales.

Important : les délais de transition ne concernent que l'envoi. Une boîte de réception pour les XRechnungen et un moyen de les lire vous sont nécessaires dès aujourd'hui. Les exceptions pour les Kleinbetragsrechnungen (factures de faible montant) et les Kleinunternehmer (entrepreneurs relevant de la franchise en base de TVA), ainsi que toutes les échéances en détail, sont expliquées dans notre guide sur l'obligation d'E-Rechnung 2025, 2027 et 2028. Si vous souhaitez procéder étape par étape, notre check-list gratuite pour l'E-Rechnung vous propose les différentes étapes à cocher.

Notre avis : ne choisissez pas le format, intégrez-le

Les indépendants et les créateurs d'entreprise nous posent très souvent la question « ZUGFeRD ou XRechnung ? », généralement avec l'idée sous-jacente qu'il faudrait désormais choisir un camp. Notre réponse honnête : ce n'est pas nécessaire. Les deux formats sont des E-Rechnungen équivalentes. Celui qui s'engage sur un seul se ferme inutilement aux clients qui exigent l'autre.

Notre avis : ne choisissez pas le format, intégrez-le — schéma récapitulatif

Ce qui compte selon nous, c'est autre chose. Vos données de facturation doivent être tenues proprement à un seul endroit : client, prestation, taux de TVA, coordonnées bancaires. Le format n'est alors plus qu'une simple sortie. Pour la plupart des clients professionnels, nous recommandons ZUGFeRD au profil EN 16931, car il est lisible pour les humains tout en pouvant être traité automatiquement. Pour les administrations et les clients aux exigences strictes, utilisez la XRechnung. Et enregistrez dans la fiche client ce qu'il souhaite, afin de ne pas devoir y réfléchir à chaque facture.

D'ailleurs, l'erreur la plus fréquente que nous constatons ne concerne pas le choix du format, mais l'archivage. Une XRechnung archivée uniquement sous forme d'impression PDF, ou un PDF ZUGFeRD qui perd son XML lors d'un transfert : cela n'apparaît qu'au moment de la Betriebsprüfung (contrôle fiscal). Vous évitez cette erreur lorsque la création et l'archivage se trouvent dans un seul et même système.

— Paulo

Créer des E-Rechnungen avec Kontelio

Avec Kontelio, vous créez des E-Rechnungen aux formats ZUGFeRD et XRechnung à partir des mêmes données de facturation. Vous choisissez le format pour chaque client, Kontelio archive les pièces justificatives en toute sécurité juridique et vous rappelle les échéances. Vous transmettez la UStVA (déclaration provisoire de TVA) et l'EÜR (comptabilité de caisse simplifiée) directement via ELSTER (portail officiel de télédéclaration). L'interface s'adapte à votre entreprise et peut être utilisée en plusieurs langues. C'est utile si l'allemand n'est pas votre langue maternelle ou si votre équipe travaille à l'international.

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Questions fréquentes

ZUGFeRD ou XRechnung : lequel est le meilleur ?

Aucun des deux formats n'est fondamentalement meilleur. Tous deux sont conformes à la norme EN 16931 et sont reconnus comme E-Rechnung. La XRechnung convient aux administrations et au traitement entièrement automatisé. ZUGFeRD est généralement mieux adapté aux clients professionnels, car il contient en plus un PDF lisible.

Toute facture ZUGFeRD est-elle une E-Rechnung ?

Non. Seuls les profils conformes à la norme EN 16931, à savoir BASIC, EN 16931, EXTENDED et XRECHNUNG, sont reconnus comme E-Rechnung. Les profils MINIMUM et BASIC WL contiennent trop peu d'informations. Vérifiez dans votre logiciel quel profil il génère.

Quelles sont les alternatives à ZUGFeRD ?

En Allemagne, la XRechnung est la principale alternative. Factur-X est identique à ZUGFeRD sur le fond et répandu en France. Les grandes entreprises échangent en outre des factures via des procédures EDI ou le réseau Peppol, lorsque les deux parties en conviennent.

Puis-je convertir une XRechnung en facture ZUGFeRD ?

Oui, c'est techniquement possible, car les deux formats reposent sur la même norme. Vous devez toutefois toujours conserver le fichier original que vous avez reçu ou envoyé. En tant qu'expéditeur, il est plus simple de générer directement le format exigé par votre client.

Que se passe-t-il si le PDF et le XML d'une facture ZUGFeRD divergent ?

Au regard de la TVA, c'est la partie XML qui est déterminante, et non le PDF visible. Comptabilisez donc sur la base des données XML et clarifiez les écarts avec l'expéditeur avant de payer. En tant qu'expéditeur, vous évitez le problème en générant les deux parties à partir du même jeu de données.

Sources

Recommandations

Cet article a été traduit automatiquement de l’allemand. Seule la version allemande fait foi.

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