Black Deal yıllık ödemede ilk yıl %50 indirim – yalnızca 31 Aralık 2026 tarihine kadar. Fırsatı yakala →

Kontelio

ZUGFeRD mi XRechnung mu? Size hangi E-fatura formatı uygun?

Ekrandaki XML dosyasının yanında basılı bir fatura

Kısacası ZUGFeRD ve XRechnung aynı görevi yerine getirir: Her ikisi de Avrupa normu EN 16931'e uygun yapılandırılmış E-Rechnung (E-fatura) biçimleridir ve her ikisini de Almanya'da diğer işletmelere kestiğiniz faturalar için kullanabilirsiniz. Fark yapıdadır. XRechnung, bir makinenin okuduğu salt bir XML dosyasıdır. ZUGFeRD faturası ise aynı verilerin ayrıca XML olarak gömülü olduğu bir PDF'tir; böylece hem insanlar hem de yazılımlar tarafından eşit şekilde okunabilir. Bu nedenle hangi formatı seçeceğiniz “daha iyi ya da daha kötü” sorusuna pek bağlı değildir. Önemli olan, faturayı kime gönderdiğiniz ve alıcınızın ne talep ettiğidir. Bu rehberde farkları ve profilleri açıklıyor, tipik tuzakları gösteriyor ve hangi formatı ne zaman kullanacağınızı net bir şekilde söylüyoruz.

Kısaca

  • XRechnung, görsel bir görünümü olmayan salt XML'dir. Kamu kurumları genellikle bunu talep eder ve tamamen otomatik işleme için ilk tercihtir.
  • ZUGFeRD, okunabilir bir PDF'i gömülü XML ile birleştirir. İşletmeler arası ticarette çoğu zaman en pratik çözümdür, çünkü E-fatura yazılımı olmayan alıcılar da faturayı okuyabilir.
  • Yalnızca EN 16931'i karşılayan ZUGFeRD profilleri (EN 16931 profilinden itibaren, eski adıyla COMFORT) E-fatura sayılır. MINIMUM ve BASIC WL bunun için yeterli değildir.
  • Hukuken belirleyici olan her zaman XML kısmıdır, ZUGFeRD'de de. Bu kısmı değiştirmeden sekiz yıl saklamanız gerekir.
  • Bir formata bağlı kalmak zorunda değilsiniz: İyi bir muhasebe yazılımı her iki formatı da oluşturur. Siz de her müşteri için uygun olanı seçersiniz.

İçindekiler

İki formatın ortak noktaları

1 Ocak 2025'ten bu yana Almanya'da yurt içi işletmeler arasındaki faturalar için yeni bir tanım geçerlidir: E-fatura, otomatik işlemeye olanak tanıyan ve Avrupa normu EN 16931'e uygun, yapılandırılmış elektronik formatta bir faturadır. Buna göre e-postayla gönderilen sıradan bir PDF artık E-fatura değil, “diğer fatura” (sonstige Rechnung) sayılır. IHK Köln, E-faturaya ilişkin yeni kuralları anlaşılır biçimde özetliyor.

XRechnung ve ZUGFeRD, bu normu uygulamanın Almanya'da yaygın olan iki yoludur. İçerik olarak aynı zorunlu bilgileri taşırlar: fatura numarası, hizmet/teslim tarihi (Leistungsdatum), KDV oranları, tutarlar, banka bilgileri ile gönderen ve alıcıya ilişkin bilgiler. Farkları, verilerin nasıl paketlendiği ve bunları kimin rahatça okuyabildiğidir.

Ayrıca ikisi arasında önemli bir köprü vardır. ZUGFeRD'nin XRECHNUNG adında kendi profili bulunur. Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) SSS'ine göre XRechnung standardı bu sayede doğrudan ZUGFeRD formatında karşılanabilir. Bu da şunu gösteriyor: “ZUGFeRD mi XRechnung mu” sorusu pratikte çoğu zaman bir taraf seçme meselesi değil, uygun profil meselesidir.

XRechnung: salt veri kümesi

XRechnung bir XML dosyasıdır, başka hiçbir şey değil. Grafik bir görünüm, logo ya da düzen içermez. Dosyayı uygun bir program olmadan açarsanız yalnızca etiketler ve değerlerden oluşan kod görürsünüz. Onu okunabilir bir fatura olarak görüntülemek için XML'i bir görünüme dönüştüren bir yazılıma veya görüntüleyiciye (viewer) ihtiyacınız vardır.

Bu bir dezavantaj gibi görünse de bilinçli bir tercihtir. Tek bir kaynak olduğu için hiçbir şey birbirinden farklılaşamaz. Alıcının muhasebesi verileri okur, kontrol eder ve kimse bir şey elle yazmadan kaydeder. Tam da bu yüzden kamu ihaleleri veren kurumlar XRechnung'u tercih eder: Çok sayıda fatura alırlar ve bunları ortam değişikliği olmadan işlemek isterler.

XRechnung hakkında bilmeniz gereken iki şey var:

  • Kurumsal tasarım yok. Zanaat sektöründe elektronik fatura rehberinin vurguladığı gibi, salt XML yapısı nedeniyle kendinize ait bir düzen mümkün değildir. Faturanız alıcıda, onun görüntüleyicisinin gösterdiği şekilde görünür.
  • Kamu kurumları için alıcı bilgileri. Federal veya eyalet kurumlarına fatura kesen kişi genellikle iş verenin Leitweg-ID'sine (yönlendirme kimliği) ihtiyaç duyar ve faturayı belirlenen portal üzerinden iletir. Bu bilgileri iş verilirken sorun.

ZUGFeRD: tek dosyada PDF ve XML

ZUGFeRD hibrit bir yaklaşım izler. Fatura bir PDF/A-3'tür, yani sıradan, okunabilir bir PDF. Bu dosyaya yapılandırılmış fatura verilerini içeren bir XML dosyası gömülüdür. Müşteriniz faturayı her zamanki gibi açabilir, yazdırabilir ve kontrol edebilir. Muhasebe yazılımı ise arka planda XML'i okur.

Büyük avantaj geçiş sürecindedir. Her iş ortağı henüz tamamen dijital çalışmıyor. Bir zanaat işletmesi, bir dernek ya da küçük bir satıcı ZUGFeRD PDF'ini yeni bir yazılım olmadan okuyabilir. Modern muhasebeye sahip bir şirket ise onu otomatik olarak işler. Ayrıca düzeniniz korunur: Müşterileriniz logo, renkler ve yazı karakterini PDF'te tam sizin tasarladığınız gibi görür.

24 Mart 2020 tarihli 2.0 sürümünden bu yana ZUGFeRD ile Fransız formatı Factur-X, FeRD'e göre birebir aynıdır. Bu sizin için şu anlama gelir: Bir ZUGFeRD PDF'i, Factur-X ile çalışan Fransa'daki müşteriler tarafından da anlaşılır.

ZUGFeRD profillerine genel bakış

ZUGFeRD katı bir format değil, bir profiller ailesidir. FeRD'e göre bu profiller zorunlu ve isteğe bağlı alanların kapsamı bakımından farklılık gösterir ve farklı büyüklük ve karmaşıklıktaki işletmelere göre tasarlanmıştır. Pratikte en önemli soru, bir profilin E-fatura sayılıp sayılmadığıdır.

Profil Veri kapsamı EN 16931'e göre E-fatura sayılır mı? Tipik kullanım
MINIMUM yalnızca başlık verileri, toplamlar Hayır kayıt yardımcısı, yeterli değil
BASIC WL kalemler olmadan başlık ve toplam verileri Hayır kayıt yardımcısı, yeterli değil
BASIC fatura kalemleriyle, basitleştirilmiş Evet, normun bir alt kümesi olarak basit faturalar
EN 16931 (eski adıyla COMFORT) norma göre eksiksiz Evet çoğu işletme için standart
EXTENDED norm artı ek alanlar Evet karmaşık sektörel durumlar, sanayi
XRECHNUNG ZUGFeRD kabında XRechnung kuralları Evet alıcı XRechnung verileri talep ettiğinde ancak bir PDF de istendiğinde

Serbest çalışanlar ve küçük işletmeler için önerimiz şudur: EN 16931 profilini kullanın. Tüm zorunlu bilgileri kapsar, geniş çapta kabul görür ve faturanızı hiç ihtiyaç duymayacağınız alanlarla doldurmaz.

Doğrudan karşılaştırma

Kriter XRechnung ZUGFeRD (EN 16931 profilinden itibaren)
Dosya formatı salt XML dosyası gömülü XML dosyalı PDF/A-3
İnsanlar tarafından okunabilir yalnızca görüntüleyici veya yazılımla evet, sıradan bir PDF gibi
Makine tarafından işlenebilir evet evet, XML kısmı üzerinden
Kendi düzeniniz, logo mümkün değil PDF kısmında mümkün
Hukuken belirleyici XML dosyası gömülü XML veri kümesi
Tipik alıcı kamu kurumları, büyük şirketler her büyüklükteki işletme
İçeriklerin farklılaşma riski yok, tek veri kaynağı PDF ve XML birbirinden farklı olabilir
Yurt dışında kullanım ağırlıklı olarak Almanya Factur-X (Fransa) ile uyumlu
Saklama XML dosyası değiştirilmeden dosyanın tamamı, en azından XML kısmı değiştirilmeden

Hangi formatı ne zaman kullanmalısınız?

Karar neredeyse her zaman alıcıya bağlıdır. Aşağıdaki soruları sırasıyla gözden geçirin.

Kamu kurumlarına ve kamu iş verenlerine faturalar

Burada formatı iş veren belirler ve bu genellikle XRechnung'dur. Federal ve eyalet düzeyindeki birçok fatura portalı, profil uygun olduğu sürece ZUGFeRD'yi de kabul eder. Buna güvenmeyin; ihale belgelerine bakın veya ilgili birime sorun. Burada üç şey önemlidir:

  1. İş verenin bildirdiği Leitweg-ID veya başka bir alıcı referansı.
  2. İletim yolu, yani portal, e-posta veya Peppol ağı.
  3. Talep edilen format ve XRechnung sürümü.

Diğer işletmelere faturalar

B2B alanında EN 16931'e uygun oldukları sürece her iki formatı da kullanabilirsiniz. Ancak siz ve müşteriniz, zorunlu bilgiler kayıpsız elde edilebildiği sürece başka bir format üzerinde de anlaşabilirsiniz. Küçük işletmelerin çoğu için burada ZUGFeRD pragmatik standarttır. Müşteriniz, muhasebesi henüz otomatikleşmemiş olsa bile faturayı okuyabilir. Zaten otomatik çalışanlar ise XML'i okur.

Bilmeniz gereken bir istisna var: Gelen faturaları otomatik işleyen bazı büyük müşteriler, sistemleri yalnızca salt XML kabul ettiği için açıkça XRechnung ister. Bu talebi müşteri kayıtlarınıza not edin. Böylece formatı bir kez seçersiniz ve bir sonraki işte yeniden düşünmek zorunda kalmazsınız.

Bireysel müşterilere ve yurt dışına faturalar

Bireylere E-fatura kesmek zorunda değilsiniz. Sıradan bir PDF yeterlidir. Ancak ZUGFeRD PDF'i zarar vermez, çünkü bireysel müşteri için bu sadece sıradan bir PDF'tir. Fransa'daki müşteriler için ZUGFeRD, Factur-X ile uyumluluğu sayesinde uygundur. Diğer AB ülkeleri için istenen formatı sormanız daha iyi olur; oralarda alışveriş çoğu zaman Peppol üzerinden yürür. Bu konuda daha fazlasını XRechnung, ZUGFeRD ve Peppol hakkındaki genel bakışımızda okuyabilirsiniz.

Basit bir temel kural

  • Alıcı bir kamu kurumuysa: Kurallar açıkça ZUGFeRD'ye izin vermiyorsa XRechnung.
  • Alıcı özel bir talebi olmayan bir işletmeyse: EN 16931 profilinde ZUGFeRD.
  • Alıcı salt XML talep ediyorsa: XRechnung.
  • Alıcı bireyse: sıradan PDF veya ZUGFeRD, ikisi de uygundur.

ZUGFeRD'nin zayıf noktası: PDF ve XML birbirinden farklılaştığında

Hibrit yapının bir püf noktası var. Bir ZUGFeRD dosyası aynı faturanın iki gösterimini içerir ve bunlar birbirinden farklı olabilir. Kötü programlanmış bir araç PDF'i ve XML'i ayrı ayrı oluşturursa, görüntüde verilerdekinden farklı bir tutar yazabilir. En kötü durumda XML sonradan değiştirilirken PDF aynı kalır. Uzman çevrelerde bunun için “Truva atı ZUGFeRD” (trojanisches ZUGFeRD) deyimi ortaya çıkmıştır.

Hangisinin geçerli olduğu sorusunda durum açıktır. IHK Köln'ün tespitine göre hibrit formatlarda Umsatzsteuer (KDV) açısından değerlendirmede yapılandırılmış kısım belirleyicidir. Görünen PDF, XML veri kümesinin yerini almaz. Bundan iki pratik kural çıkar:

  • Gönderen olarak: PDF'i ve XML'i her zaman yazılımınızdaki aynı veri kümesinden oluşturun; asla elle veya ayrı araçlarla oluşturmayın.
  • Alıcı olarak: Gelen ZUGFeRD faturalarını XML'e dayanarak kaydedin. PDF'teki tutar bundan farklıysa, ödeme yapmadan ve Vorsteuer'i (indirilecek KDV) indirmeden önce bunu gönderenle netleştirin. Büyük tutarlarda veya Vorsteuerabzug (KDV indirimi hakkı) konusunda şüphe olduğunda mali müşavirinizle görüşün.

Saklama: neleri arşivlemeniz gerekir?

Faturalar için KDV mevzuatı kapsamında sekiz yıllık bir saklama süresi geçerlidir. E-faturalarda IHK Köln, en azından yapılandırılmış kısmın değiştirilmeden saklanmasını şart koşar. Somut olarak bu şu anlama gelir:

  • XRechnung: Orijinal XML dosyasını arşivleyin. Bir çıktı veya görüntüleyiciden alınan bir PDF yeterli değildir.
  • ZUGFeRD: Gömülü XML'li orijinal dosyayı arşivleyin. Faturayı “PDF olarak yazdır” ile yeniden kaydetmeyin, çünkü bu sırada XML kaybolur.

Zanaat sektörüne yönelik E-fatura rehberi de en azından yapılandırılmış kısmın orijinal haliyle korunması gerektiğini vurgular. E-posta kutusundaki bir klasör bunun için güvenli bir arşiv değildir. Belgeleri değiştirilemez şekilde saklayan ve her an yeniden bulmanızı sağlayan bir çözüm daha iyidir.

XRechnung'u ZUGFeRD'ye dönüştürmek ve tersi

Her iki format da aynı norma dayandığı için dönüştürme teknik olarak mümkündür. Bir XRechnung'dan, veriler görsel bir görünüm olarak oluşturulup XML gömülerek bir ZUGFeRD PDF'i elde edilebilir. Tersine, bir ZUGFeRD dosyasındaki XML çıkarılabilir. Bu sırada dikkat etmeniz gereken birkaç nokta var:

  1. Sözdizimine dikkat edin. XRechnung iki teknik sözdiziminde (UBL ve CII) bulunur. ZUGFeRD CII kullanır. Dolayısıyla bir dönüştürücünün gerektiğinde çeviri yapması gerekir.
  2. Orijinal orijinal olarak kalır. Bir XRechnung aldıysanız, saklamanız gereken fatura bu XML dosyasıdır. Dönüştürülmüş bir sürüm yalnızca çalışma kopyasıdır.
  3. Veri kaybetmeyin. Yalnızca tüm alanları alabilecek bir profile dönüştürün. EN 16931'den MINIMUM'a geçmek zorunlu bilgileri keser.
  4. Dönüştürmeden sonra kontrol edin. Yeni dosyayı göndermeden önce bir doğrulayıcıdan (validator) geçirin.

Gönderenler için daha kolay yol: Sonradan dönüştürmek yerine doğrudan müşterinin istediği formatı oluşturun. Yazılımınız her iki formatı da aynı fatura verilerinden oluşturuyorsa bu soru hiç ortaya çıkmaz.

E-faturayı ne zamandan itibaren düzenlemeniz gerekir?

Tüm yurt içi işletmelerin 1 Ocak 2025'ten bu yana E-fatura alabilmesi gerekiyor. Düzenleme için geçiş süreleri geçerlidir: 2026 sonuna kadar işletmeler kâğıt veya PDF fatura göndermeye devam edebilir. Önceki yıl cirosu 800.000 €'ya kadar olan işletmeler bunu 2027 sonuna kadar yapabilir. 2028'den itibaren yükümlülük yurt içindeki tüm B2B faturaları için geçerli olur.

Önemli: Geçiş süreleri yalnızca gönderimi kapsar. XRechnung'ların ulaştığı bir posta kutusuna ve bunları okuyabilme imkânına bugünden ihtiyacınız var. Kleinbetragsrechnung (küçük tutarlı fatura) ve Kleinunternehmer (küçük işletme sahibi) istisnalarını ve tüm son tarihleri ayrıntılı olarak 2025, 2027 ve 2028 E-fatura zorunluluğu rehberimizde açıklıyoruz. Adım adım ilerlemek isteyenler, tek tek işaretlenecek adımları ücretsiz E-fatura kontrol listemizde bulabilir.

Bizim görüşümüz: Formatı seçmeyin, sisteme entegre edin

“ZUGFeRD mi XRechnung mu?” sorusunu serbest çalışanlardan ve girişimcilerden çok sık duyuyoruz; çoğu zaman da sanki şimdi bir taraf seçmek gerekiyormuş gibi bir imayla. Dürüst cevabımız: Gerekmiyor. Her iki format da eşdeğer E-faturalardır. Birine bağlı kalan, diğerini talep eden müşterileri gereksiz yere dışarıda bırakır.

Bizim görüşümüz: Formatı seçmeyin, sisteme entegre edin — genel bakış diyagramı

Bize göre önemli olan başka bir şey. Fatura verileriniz tek bir yerde düzgün şekilde tutulmalıdır: müşteri, hizmet, KDV oranı, banka bilgileri. Format bu durumda yalnızca bir çıktıdır. İş müşterilerinin çoğu için EN 16931 profilinde ZUGFeRD öneriyoruz, çünkü insan dostudur ve yine de otomatik olarak işlenebilir. Kamu kurumları ve katı kuralları olan müşteriler için XRechnung kullanın. Ve her müşterinin ne istediğini kaydedin ki her faturada yeniden düşünmek zorunda kalmayın.

Bu arada en büyük hatayı format seçiminde değil, arşivlemede görüyoruz. Yalnızca PDF çıktısı olarak arşivlenen bir XRechnung ya da iletilirken XML'ini kaybeden bir ZUGFeRD PDF'i: Bu ancak Betriebsprüfung (vergi denetimi) sırasında fark edilir. Oluşturma ve arşiv tek bir sistemde olduğunda bu hatadan kaçınırsınız.

— Paulo

Kontelio ile E-fatura oluşturun

Kontelio ile E-faturaları aynı fatura verilerinden ZUGFeRD ve XRechnung formatında oluşturursunuz. Her müşteri için formatı siz seçersiniz; Kontelio belgeleri hukuka uygun şekilde arşivler ve size son tarihleri hatırlatır. Umsatzsteuer-Voranmeldung'u (UStVA, KDV ön beyannamesi) ve EÜR'ü (basitleştirilmiş kâr hesaplaması) doğrudan ELSTER (elektronik beyanname portalı) üzerinden gönderirsiniz. Arayüz işletmenize göre uyarlanabilir ve birden fazla dilde kullanılabilir. Bu, Almanca ana diliniz değilse veya ekibiniz uluslararası çalışıyorsa işinizi kolaylaştırır.

Kontelio'yu 30 gün boyunca kredi kartı olmadan ücretsiz deneyebilirsiniz. Ardından bir tarife seçersiniz: Start aylık 9,90 € veya yıllık 99 €, Business aylık 22,90 € veya yıllık 199 €, Pro aylık 32,90 € veya yıllık 299 €. Tüm ayrıntıları fiyatlar sayfamızda bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

ZUGFeRD mi daha iyi, XRechnung mu?

İki formattan hiçbiri temelde daha iyi değildir. Her ikisi de EN 16931'i karşılar ve E-fatura sayılır. XRechnung kamu kurumları ve tamamen otomatik işleme için uygundur. ZUGFeRD ise ek olarak okunabilir bir PDF içerdiği için iş müşterilerine genellikle daha uygundur.

Her ZUGFeRD faturası bir E-fatura mıdır?

Hayır. Yalnızca EN 16931'e uygun profiller, yani BASIC, EN 16931, EXTENDED ve XRECHNUNG, E-fatura sayılır. MINIMUM ve BASIC WL profilleri çok az bilgi içerir. Yazılımınızın hangi profili oluşturduğunu kontrol edin.

ZUGFeRD'ye hangi alternatifler var?

Almanya'da en önemli alternatif XRechnung'dur. Factur-X içerik olarak ZUGFeRD ile aynıdır ve Fransa'da yaygındır. Büyük şirketler ayrıca, her iki taraf da bunda anlaşırsa faturaları EDI yöntemleri veya Peppol ağı üzerinden değiş tokuş eder.

Bir XRechnung'u ZUGFeRD faturasına dönüştürebilir miyim?

Evet, her iki format da aynı norma dayandığı için teknik olarak mümkündür. Ancak her zaman aldığınız veya gönderdiğiniz orijinal dosyayı saklamanız gerekir. Gönderen olarak, doğrudan müşterinizin istediği formatı oluşturmak daha kolaydır.

Bir ZUGFeRD faturasında PDF ve XML birbirinden farklıysa ne olur?

KDV açısından belirleyici olan görünen PDF değil, XML kısmıdır. Bu nedenle XML verilerine dayanarak kayıt yapın ve farklılıkları ödeme yapmadan önce gönderenle netleştirin. Gönderen olarak her iki kısmı da aynı veri kümesinden oluşturarak bu sorunu önlersiniz.

Kaynaklar

Öneriler

Bu yazı Almancadan makine çevirisiyle çevrilmiştir. Yalnızca Almanca sürüm esastır.

Kontelio bunu sizin için halleder

Faturalar, fişler, KDV ve EÜR tek bir programda – doğrudan ELSTER’e. 30 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez.

30 gün ücretsiz deneyin