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ZUGFeRD o XRechnung: quale formato di E-Rechnung fa per Lei?

Fattura stampata accanto al file XML visualizzato sullo schermo

In breve, ZUGFeRD e XRechnung svolgono lo stesso compito: entrambe sono E-Rechnung (fatture elettroniche) strutturate secondo la norma europea EN 16931, ed entrambe possono essere usate in Germania per le fatture ad altre imprese. La differenza sta nella struttura. Una XRechnung è un puro file XML, letto da una macchina. Una fattura ZUGFeRD è un PDF in cui gli stessi dati sono incorporati anche in formato XML, e quindi può essere letta allo stesso modo da persone e software. La scelta del formato dipende quindi meno da “migliore o peggiore”. Conta a chi invia la fattura e che cosa richiede il destinatario. In questa guida spieghiamo le differenze e i profili, mostriamo le insidie tipiche e Le diciamo chiaramente quale formato usare e quando.

In breve

  • XRechnung è puro XML senza visualizzazione grafica. Gli enti pubblici di norma la richiedono, ed è la prima scelta per l'elaborazione completamente automatica.
  • ZUGFeRD combina un PDF leggibile con un XML incorporato. Nei rapporti tra imprese è spesso la soluzione più comoda, perché anche i destinatari senza software per E-Rechnung possono leggere la fattura.
  • Valgono come E-Rechnung solo i profili ZUGFeRD conformi alla EN 16931 (a partire dal profilo EN 16931, in precedenza COMFORT). MINIMUM e BASIC WL non sono sufficienti.
  • Dal punto di vista giuridico fa sempre fede la parte XML, anche con ZUGFeRD. È questa che deve conservare inalterata per otto anni.
  • Non deve vincolarsi a un formato: un buon software di contabilità genera entrambi. Lei sceglie poi quello adatto per ciascun cliente.

Indice

Che cosa hanno in comune i due formati

Dal 1° gennaio 2025 in Germania vale una nuova definizione per le fatture tra imprese nazionali: una E-Rechnung è una fattura in un formato elettronico strutturato, che consente l'elaborazione automatica ed è conforme alla norma europea EN 16931. Un normale PDF inviato per e-mail, quindi, non è più una E-Rechnung, ma una “altra fattura”. La IHK di Colonia riassume in modo chiaro le nuove regole sulla E-Rechnung.

XRechnung e ZUGFeRD sono i due modi diffusi in Germania per attuare questa norma. Nel contenuto trasportano gli stessi dati obbligatori della fattura: numero della fattura, data della prestazione, aliquote, importi, coordinate bancarie e dati di mittente e destinatario. Si differenziano per il modo in cui i dati sono confezionati e per chi può leggerli comodamente.

Esiste inoltre un importante ponte tra i due. ZUGFeRD prevede un proprio profilo chiamato XRECHNUNG. Secondo le FAQ del Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), lo standard XRechnung può così essere rappresentato direttamente nel formato ZUGFeRD. Questo mostra già che, nella pratica, la domanda “ZUGFeRD o XRechnung” riguarda spesso il profilo adatto, non la scelta di uno schieramento.

XRechnung: il puro set di dati

La XRechnung è un file XML e nient'altro. Non contiene una visualizzazione grafica, né logo né layout. Se apre il file senza un programma adatto, vede solo codice con tag e valori. Per visualizzarla come fattura leggibile Le serve un software o un viewer che traduca l'XML in una visualizzazione.

Sembra uno svantaggio, ma è voluto. Poiché esiste una sola fonte, nulla può divergere. La contabilità del destinatario legge i dati, li verifica e li registra senza che nessuno debba digitare nulla a mano. Proprio per questo i committenti pubblici puntano sulla XRechnung: ricevono grandi quantità di fatture e vogliono elaborarle senza discontinuità tra supporti.

Due cose da sapere sulla XRechnung:

  • Nessuna corporate identity. A causa della struttura puramente XML non è possibile un layout personalizzato, come sottolinea la guida alla fattura elettronica nell'artigianato. La Sua fattura appare al destinatario così come la rappresenta il suo viewer.
  • Dati del destinatario per gli enti pubblici. Chi fattura a enti federali o regionali ha di solito bisogno della Leitweg-ID (identificativo di instradamento) del committente e trasmette la fattura tramite il portale previsto. Richieda questi dati già al momento dell'affidamento dell'incarico.

ZUGFeRD: PDF e XML in un unico file

ZUGFeRD segue un approccio ibrido. La fattura è un PDF/A-3, cioè un normale PDF leggibile. In questo file è incorporato un file XML con i dati strutturati della fattura. Il Suo cliente può aprire, stampare e controllare la fattura come di consueto. Il suo software di contabilità legge in background l'XML.

Il grande vantaggio sta nella fase di transizione. Non tutti i partner commerciali lavorano già in modo completamente digitale. Un'impresa artigiana, un'associazione o un piccolo commerciante può leggere un PDF ZUGFeRD senza nuovo software. Un'impresa con una contabilità moderna, invece, lo elabora automaticamente. Inoltre il Suo layout resta invariato: logo, colori e caratteri appaiono ai Suoi clienti nel PDF esattamente come li ha progettati.

Dalla versione 2.0 del 24 marzo 2020, ZUGFeRD e il formato francese Factur-X sono, secondo FeRD, identici. Per Lei significa che un PDF ZUGFeRD viene compreso anche dai clienti in Francia che lavorano con Factur-X.

I profili ZUGFeRD in sintesi

ZUGFeRD non è un formato rigido, ma una famiglia di profili. Secondo FeRD si differenziano per l'ampiezza dei campi obbligatori e facoltativi e sono pensati per imprese di dimensioni e complessità diverse. Nella pratica conta soprattutto se un profilo vale come E-Rechnung.

Profilo Ampiezza dei dati Vale come E-Rechnung secondo EN 16931? Uso tipico
MINIMUM solo dati di testata, totali No supporto alla registrazione, non sufficiente
BASIC WL dati di testata e totali senza righe No supporto alla registrazione, non sufficiente
BASIC con righe di fattura, semplificato Sì, come sottoinsieme della norma fatture semplici
EN 16931 (in precedenza COMFORT) completo secondo la norma Sì standard per la maggior parte delle imprese
EXTENDED norma più campi aggiuntivi Sì casi settoriali complessi, industria
XRECHNUNG regole XRechnung nel contenitore ZUGFeRD Sì quando il destinatario richiede dati XRechnung ma desidera anche un PDF

Il nostro consiglio per lavoratori autonomi e piccole imprese è: usi il profilo EN 16931. Copre tutti i dati obbligatori, è ampiamente accettato e non appesantisce la Sua fattura con campi che non Le serviranno mai.

Il confronto diretto

Criterio XRechnung ZUGFeRD (dal profilo EN 16931)
Formato del file puro file XML PDF/A-3 con file XML incorporato
Leggibile per le persone solo con viewer o software sì, come un normale PDF
Elaborabile automaticamente sì sì, tramite la parte XML
Layout e logo personalizzati non possibile possibile nella parte PDF
Giuridicamente determinante il file XML il set di dati XML incorporato
Destinatario tipico enti pubblici, grandi imprese imprese di ogni dimensione
Rischio di contenuti discordanti nessuno, una sola fonte di dati PDF e XML possono differire
Uso all'estero soprattutto Germania compatibile con Factur-X (Francia)
Conservazione file XML inalterato intero file, almeno la parte XML inalterata

Quando usare quale formato

La decisione dipende quasi sempre dal destinatario. Esamini queste domande una dopo l'altra.

Fatture a enti pubblici e committenti pubblici

Qui è il committente a stabilire il formato, che di solito è la XRechnung. Molti portali di fatturazione del governo federale e dei Länder accettano anche ZUGFeRD, purché il profilo sia adatto. Non ci faccia affidamento, ma consulti la documentazione di gara o chieda all'ufficio competente. Sono importanti tre cose:

  1. La Leitweg-ID o un altro riferimento dell'acquirente indicato dal committente.
  2. Il canale di trasmissione, cioè portale, e-mail o rete Peppol.
  3. Il formato richiesto e la versione della XRechnung.

Fatture ad altre imprese

Nell'ambito B2B può usare entrambi i formati, purché siano conformi alla EN 16931. Lei e il Suo cliente potete però anche accordarvi su un altro formato, se da esso si possono ricavare senza perdite i dati obbligatori. Per la maggior parte delle piccole imprese, qui ZUGFeRD è lo standard pragmatico. Il Suo cliente può leggere la fattura anche se la sua contabilità non è ancora automatizzata. E chi lavora già in modo automatizzato legge l'XML.

C'è un'eccezione da conoscere: alcuni clienti più grandi con elaborazione automatizzata delle fatture in entrata chiedono espressamente la XRechnung, perché il loro sistema accetta solo XML puro. Annoti questa richiesta nell'anagrafica clienti. Così sceglie il formato una sola volta e non deve pensarci di nuovo al prossimo incarico.

Fatture a clienti privati e all'estero

Ai privati non deve emettere una E-Rechnung. È sufficiente un normale PDF. Un PDF ZUGFeRD però non guasta, perché per il cliente privato è semplicemente un PDF qualsiasi. Per i clienti in Francia ZUGFeRD è adatto grazie alla compatibilità con Factur-X. Per altri Paesi UE è meglio chiedere il formato desiderato: spesso lo scambio avviene tramite Peppol. Per saperne di più legga la nostra panoramica su XRechnung, ZUGFeRD e Peppol.

Una semplice regola pratica

  • Il destinatario è un ente pubblico: XRechnung, a meno che le disposizioni non consentano espressamente ZUGFeRD.
  • Il destinatario è un'impresa senza richieste particolari: ZUGFeRD nel profilo EN 16931.
  • Il destinatario richiede XML puro: XRechnung.
  • Il destinatario è un privato: normale PDF o ZUGFeRD, vanno bene entrambi.

Il punto debole di ZUGFeRD: quando PDF e XML non coincidono

La struttura ibrida ha un difetto. Un file ZUGFeRD contiene due rappresentazioni della stessa fattura, che possono differire. Se uno strumento mal programmato genera separatamente il PDF e l'XML, nell'immagine potrebbe comparire un importo diverso da quello nei dati. Nel caso peggiore l'XML viene modificato in seguito, mentre il PDF resta invariato. Tra gli esperti è nata per questo l'espressione “ZUGFeRD troiano”.

Su che cosa faccia fede, la situazione è chiara. La IHK di Colonia constata che nei formati ibridi è determinante la parte strutturata ai fini della valutazione IVA. Il PDF visibile non sostituisce il set di dati XML. Ne derivano due regole pratiche:

  • Come mittente: generi sempre PDF e XML dallo stesso set di dati nel Suo software, mai a mano o con strumenti separati.
  • Come destinatario: registri le fatture ZUGFeRD in entrata sulla base dell'XML. Se l'importo nel PDF è diverso, chiarisca la questione con il mittente prima di pagare e di detrarre la Vorsteuer (IVA a credito). Per importi elevati o dubbi sulla detrazione dell'IVA a credito, si rivolga alla Sua consulente fiscale o al Suo consulente fiscale.

Conservazione: che cosa deve archiviare

Per le fatture vale un termine di conservazione ai fini IVA di otto anni. Per le E-Rechnung la IHK di Colonia richiede come minimo che la parte strutturata sia conservata inalterata. In concreto significa:

  • XRechnung: archivi il file XML originale. Una stampa o un PDF generato dal viewer non bastano.
  • ZUGFeRD: archivi il file originale con l'XML incorporato. Non salvi di nuovo la fattura con “Stampa come PDF”, perché così l'XML va perso.

Anche la guida dell'artigianato sulla E-Rechnung sottolinea che almeno la parte strutturata deve restare nella sua forma originale. Una cartella nella casella e-mail non è un archivio sicuro a questo scopo. Meglio una soluzione che salvi i giustificativi in modo immodificabile e li ritrovi in qualsiasi momento.

Convertire XRechnung in ZUGFeRD e viceversa

Tecnicamente la conversione è possibile, perché entrambi i formati si basano sulla stessa norma. Da una XRechnung si può generare un PDF ZUGFeRD rendendo i dati come visualizzazione e incorporando l'XML. Al contrario, si può estrarre l'XML da un file ZUGFeRD. Tenga presenti alcuni aspetti:

  1. Attenzione alla sintassi. La XRechnung esiste in due sintassi tecniche (UBL e CII). ZUGFeRD usa CII. Un convertitore deve quindi eventualmente tradurre.
  2. L'originale resta l'originale. Se ha ricevuto una XRechnung, quel file XML è la fattura da conservare. Una versione convertita è solo una copia di lavoro.
  3. Non perdere dati. Converta solo in un profilo che possa accogliere tutti i campi. Passare da EN 16931 a MINIMUM taglierebbe dati obbligatori.
  4. Verificare dopo la conversione. Faccia passare il nuovo file attraverso un validatore prima di inviarlo.

La strada più semplice per chi emette la fattura: generi subito il formato che il cliente desidera, invece di convertirlo in seguito. Se il Suo software genera entrambi i formati dagli stessi dati di fattura, la questione non si pone nemmeno.

Da quando deve emettere E-Rechnung

Tutte le imprese nazionali devono essere in grado di ricevere E-Rechnung già dal 1° gennaio 2025. Per l'emissione valgono periodi transitori: fino alla fine del 2026 le imprese possono continuare a inviare fatture cartacee o in PDF. Le imprese con un fatturato dell'anno precedente fino a 800.000 € possono farlo fino alla fine del 2027. Dal 2028 l'obbligo vale per tutte le fatture B2B nazionali.

Importante: i periodi transitori riguardano solo l'invio. Una casella in cui arrivano le XRechnung e un modo per leggerle Le servono già oggi. Le eccezioni per le Kleinbetragsrechnungen (fatture di modico importo) e per i Kleinunternehmer (piccoli imprenditori) e tutte le scadenze nel dettaglio sono spiegate nella nostra guida all'obbligo di E-Rechnung 2025, 2027 e 2028. Chi vuole procedere passo dopo passo trova nella nostra checklist gratuita per la E-Rechnung i singoli passaggi da spuntare.

Il nostro punto di vista: non scelga il formato, lo integri

La domanda “ZUGFeRD o XRechnung?” ci viene posta molto spesso da lavoratori autonomi e fondatori, di solito con il sottinteso di dover ora scegliere uno schieramento. La nostra risposta sincera: non è necessario. Entrambi i formati sono E-Rechnung equivalenti. Chi si vincola a uno solo si preclude inutilmente i clienti che richiedono l'altro.

Il nostro punto di vista: non scelga il formato, lo integri — diagramma di sintesi

Secondo noi conta qualcos'altro. I dati delle Sue fatture dovrebbero essere gestiti in modo ordinato in un unico punto: cliente, prestazione, aliquota, coordinate bancarie. Il formato diventa allora solo un output. Per la maggior parte dei clienti aziendali consigliamo ZUGFeRD nel profilo EN 16931, perché è facile da leggere per le persone e può comunque essere elaborato automaticamente. Per gli enti pubblici e per i clienti con requisiti rigorosi usi la XRechnung. E salvi nell'anagrafica del cliente che cosa desidera, così non deve rifletterci a ogni fattura.

L'errore più grande, peraltro, non lo vediamo nella scelta del formato, ma nell'archiviazione. Una XRechnung archiviata solo come stampa PDF, o un PDF ZUGFeRD che perde il suo XML durante l'inoltro: ce ne si accorge solo durante la Betriebsprüfung (verifica fiscale). Evita questo errore se creazione e archivio si trovano nello stesso sistema.

— Paulo

Creare E-Rechnung con Kontelio

Con Kontelio crea E-Rechnung nei formati ZUGFeRD e XRechnung dagli stessi dati di fattura. Sceglie il formato per ciascun cliente, Kontelio archivia i giustificativi in modo conforme alla legge e Le ricorda le scadenze. La Umsatzsteuer-Voranmeldung, ossia la UStVA (dichiarazione periodica IVA), e la EÜR (rendiconto semplificato entrate-uscite) le trasmette direttamente tramite ELSTER (portale di dichiarazione elettronica). L'interfaccia si adatta alla Sua impresa e può essere usata in più lingue. Questo aiuta se il tedesco non è la Sua prima lingua o se il Suo team lavora a livello internazionale.

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Domande frequenti

È meglio ZUGFeRD o XRechnung?

Nessuno dei due formati è migliore in assoluto. Entrambi soddisfano la EN 16931 e valgono come E-Rechnung. La XRechnung è adatta agli enti pubblici e all'elaborazione completamente automatica. ZUGFeRD è di solito più indicato per i clienti aziendali, perché contiene anche un PDF leggibile.

Ogni fattura ZUGFeRD è una E-Rechnung?

No. Valgono come E-Rechnung solo i profili conformi alla EN 16931, cioè BASIC, EN 16931, EXTENDED e XRECHNUNG. I profili MINIMUM e BASIC WL contengono troppo pochi dati. Verifichi nel Suo software quale profilo genera.

Quali alternative esistono a ZUGFeRD?

In Germania la XRechnung è l'alternativa più importante. Factur-X ha contenuto identico a ZUGFeRD ed è diffuso in Francia. Le imprese più grandi scambiano inoltre fatture tramite procedure EDI o la rete Peppol, se entrambe le parti si accordano in tal senso.

Posso convertire una XRechnung in una fattura ZUGFeRD?

Sì, tecnicamente è possibile, perché entrambi i formati si basano sulla stessa norma. Deve però conservare sempre il file originale ricevuto o inviato. Come mittente è più semplice generare subito il formato richiesto dal Suo cliente.

Che cosa succede se PDF e XML in una fattura ZUGFeRD non coincidono?

Ai fini IVA fa fede la parte XML, non il PDF visibile. Registri quindi sulla base dei dati XML e chiarisca le discrepanze con il mittente prima di pagare. Come mittente evita il problema generando entrambe le parti dallo stesso set di dati.

Fonti

Consigli di lettura

Questo articolo è stato tradotto automaticamente dal tedesco. Fa fede solo la versione tedesca.

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