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ZUGFeRD o XRechnung: ¿qué formato de E-Rechnung le conviene?

Factura impresa junto al archivo XML en la pantalla

En resumen, ZUGFeRD y XRechnung cumplen la misma función: ambas son E-Rechnungen (facturas electrónicas) estructuradas conforme a la norma europea EN 16931, y puede utilizar ambas en Alemania para facturar a otras empresas. La diferencia está en la estructura. Una XRechnung es un archivo XML puro que lee una máquina. Una factura ZUGFeRD es un PDF en el que los mismos datos van incrustados además como XML, de modo que pueden leerla tanto personas como programas. Por eso, el formato que elija depende menos de si uno es «mejor o peor». Lo decisivo es a quién envía la factura y qué exige su destinatario. En esta guía le explicamos las diferencias y los perfiles, le mostramos las trampas habituales y le decimos claramente qué formato usar en cada caso.

En resumen

  • XRechnung es XML puro sin vista visual. Los organismos públicos suelen exigirla y es la primera opción para el procesamiento totalmente automatizado.
  • ZUGFeRD combina un PDF legible con XML incrustado. En las operaciones entre empresas suele ser la solución más cómoda, porque también los destinatarios sin software de facturación electrónica pueden leer la factura.
  • Solo cuentan como E-Rechnung los perfiles ZUGFeRD que cumplen la EN 16931 (a partir del perfil EN 16931, antes COMFORT). MINIMUM y BASIC WL no son suficientes.
  • Jurídicamente siempre es determinante la parte XML, también en ZUGFeRD. Debe conservarla sin modificaciones durante ocho años.
  • No tiene que decantarse por uno: un buen software de contabilidad genera ambos formatos. Así elige el adecuado para cada cliente.

Índice

Qué tienen en común ambos formatos

Desde el 1 de enero de 2025 rige en Alemania una nueva definición para las facturas entre empresas nacionales: una E-Rechnung es una factura en un formato electrónico estructurado que permite el procesamiento automático y que cumple la norma europea EN 16931. Por tanto, un PDF normal enviado por correo electrónico ya no es una E-Rechnung, sino una «otra factura» («sonstige Rechnung»). La IHK de Colonia resume las nuevas normas sobre la E-Rechnung de forma clara.

XRechnung y ZUGFeRD son las dos vías más extendidas en Alemania para aplicar esta norma. En cuanto al contenido, transportan los mismos datos obligatorios: número de factura, fecha de la prestación (Leistungsdatum), tipos de IVA, importes, datos bancarios e información sobre emisor y destinatario. Se diferencian en cómo se empaquetan los datos y en quién puede leerlos cómodamente.

Además, existe un puente importante entre ambos. ZUGFeRD cuenta con un perfil propio llamado XRECHNUNG. Según las preguntas frecuentes del Foro de Factura Electrónica de Alemania (FeRD), el estándar XRechnung puede representarse así directamente en formato ZUGFeRD. Esto ya demuestra que la pregunta «ZUGFeRD o XRechnung» es, en la práctica, a menudo una cuestión del perfil adecuado y no de elegir bando.

XRechnung: el conjunto de datos puro

La XRechnung es un archivo XML y nada más. No contiene vista gráfica, ni logotipo, ni diseño. Si abre el archivo sin el programa adecuado, solo verá código con etiquetas y valores. Para mostrarla como una factura legible necesita un software o un visor que traduzca el XML a una vista.

Esto parece una desventaja, pero es intencionado. Como solo hay una fuente, nada puede dejar de coincidir. La contabilidad del destinatario extrae los datos, los comprueba y los contabiliza sin que nadie tenga que teclear nada. Precisamente por eso los clientes públicos apuestan por la XRechnung: reciben grandes cantidades de facturas y quieren procesarlas sin cambios de soporte.

Hay dos cosas que debe saber sobre la XRechnung:

  • Sin identidad corporativa. Debido a la estructura XML pura, no es posible un diseño propio, como subraya la guía sobre la factura electrónica en la artesanía. Su factura se verá en el lado del destinatario tal como la muestre su visor.
  • Datos del destinatario para organismos públicos. Quien factura a organismos federales o de los Länder suele necesitar una Leitweg-ID (identificador de enrutamiento) del cliente y presenta la factura a través del portal indicado. Solicite estos datos ya al adjudicarse el encargo.

ZUGFeRD: PDF y XML en un solo archivo

ZUGFeRD sigue un enfoque híbrido. La factura es un PDF/A-3, es decir, un PDF normal y legible. En este archivo va incrustado un archivo XML con los datos estructurados de la factura. Su cliente puede abrir, imprimir y revisar la factura como de costumbre. Su software de contabilidad lee el XML en segundo plano.

La gran ventaja está en la transición. No todos los socios comerciales trabajan ya de forma totalmente digital. Un taller artesanal, una asociación o un pequeño comercio puede leer un PDF ZUGFeRD sin software nuevo. En cambio, una empresa con contabilidad moderna lo procesa automáticamente. Además, su diseño se mantiene: sus clientes ven en el PDF el logotipo, los colores y la tipografía tal como usted los ha diseñado.

Desde la versión 2.0 del 24 de marzo de 2020, ZUGFeRD y el formato francés Factur-X son, según FeRD, idénticos. Para usted, esto significa que un PDF ZUGFeRD también lo entienden los clientes en Francia que trabajan con Factur-X.

Resumen de los perfiles ZUGFeRD

ZUGFeRD no es un formato rígido, sino una familia de perfiles. Según FeRD, se diferencian en el alcance de los campos obligatorios y opcionales y están pensados para empresas de distinto tamaño y complejidad. En la práctica, lo que importa sobre todo es si un perfil cuenta como E-Rechnung.

Perfil Alcance de datos ¿Cuenta como E-Rechnung según EN 16931? Uso típico
MINIMUM solo datos de cabecera, totales No ayuda para contabilizar, no suficiente
BASIC WL datos de cabecera y totales sin líneas No ayuda para contabilizar, no suficiente
BASIC con líneas de factura, simplificado Sí, como subconjunto de la norma facturas sencillas
EN 16931 (antes COMFORT) completo según la norma Sí estándar para la mayoría de las empresas
EXTENDED norma más campos adicionales Sí casos sectoriales complejos, industria
XRECHNUNG reglas de XRechnung en el contenedor ZUGFeRD Sí cuando el destinatario exige datos XRechnung pero se desea un PDF

Nuestra recomendación para autónomos y pequeñas empresas es: utilice el perfil EN 16931. Cubre todos los datos obligatorios, está ampliamente aceptado y no sobrecarga su factura con campos que nunca necesitará.

La comparación directa

Criterio XRechnung ZUGFeRD (a partir del perfil EN 16931)
Formato de archivo archivo XML puro PDF/A-3 con archivo XML incrustado
Legible para personas solo con visor o software sí, como un PDF normal
Procesable automáticamente sí sí, a través de la parte XML
Diseño propio, logotipo no es posible posible en la parte PDF
Jurídicamente determinante el archivo XML el conjunto de datos XML incrustado
Destinatario típico organismos públicos, grandes empresas empresas de cualquier tamaño
Riesgo de contenidos divergentes ninguno, una sola fuente de datos PDF y XML pueden diferir entre sí
Uso en el extranjero sobre todo Alemania compatible con Factur-X (Francia)
Conservación archivo XML sin modificar archivo completo, como mínimo la parte XML sin modificar

Cuándo usar cada formato

La decisión casi siempre depende del destinatario. Repase estas preguntas por orden.

Facturas a organismos y clientes públicos

Aquí es el cliente quien fija el formato, y suele ser la XRechnung. Muchos portales de facturación de la Federación y de los Länder también aceptan ZUGFeRD, siempre que el perfil sea el adecuado. No confíe en ello: consulte los pliegos de la licitación o pregunte al organismo competente. Hay tres cosas importantes:

  1. La Leitweg-ID u otra referencia del comprador que indique el cliente.
  2. La vía de transmisión, es decir, portal, correo electrónico o la red Peppol.
  3. El formato exigido y la versión de la XRechnung.

Facturas a otras empresas

En el ámbito B2B puede utilizar ambos formatos, siempre que cumplan la EN 16931. No obstante, usted y su cliente también pueden acordar otro formato si de él se pueden extraer sin pérdidas los datos obligatorios. Para la mayoría de las pequeñas empresas, ZUGFeRD es aquí el estándar pragmático. Su cliente puede leer la factura aunque su contabilidad aún no esté automatizada. Y quien ya trabaja de forma automatizada extrae el XML.

Debe conocer una excepción: algunos clientes grandes con procesamiento automatizado de facturas recibidas piden expresamente XRechnung, porque su sistema solo acepta XML puro. Anote esta preferencia en la ficha del cliente. Así elige el formato una sola vez y no tendrá que volver a pensarlo en el próximo encargo.

Facturas a particulares y al extranjero

A los particulares no tiene que emitirles una E-Rechnung. Basta con un PDF normal. Sin embargo, un PDF ZUGFeRD no perjudica, porque para el cliente particular es simplemente un PDF corriente. Para clientes en Francia, ZUGFeRD es adecuado por su compatibilidad con Factur-X. Para otros países de la UE es mejor preguntar por el formato deseado; allí el intercambio suele realizarse a través de Peppol. Encontrará más información en nuestro resumen sobre XRechnung, ZUGFeRD y Peppol.

Una regla práctica sencilla

  • El destinatario es un organismo público: XRechnung, salvo que las instrucciones permitan expresamente ZUGFeRD.
  • El destinatario es una empresa sin preferencias especiales: ZUGFeRD con el perfil EN 16931.
  • El destinatario exige XML puro: XRechnung.
  • El destinatario es un particular: PDF normal o ZUGFeRD, ambos sirven.

El punto débil de ZUGFeRD: cuando PDF y XML no coinciden

La estructura híbrida tiene una pega. Un archivo ZUGFeRD contiene dos representaciones de la misma factura, y estas pueden diferir. Si una herramienta mal programada genera el PDF y el XML por separado, puede que en la imagen figure un importe distinto al de los datos. En el peor de los casos, el XML se modifica posteriormente mientras el PDF permanece igual. En círculos especializados ha surgido para ello la expresión «ZUGFeRD troyano».

En cuanto a qué es lo que vale, la situación es clara. La IHK de Colonia establece que, en los formatos híbridos, la parte estructurada es la determinante a efectos de la Umsatzsteuer (impuesto sobre el valor añadido, IVA). El PDF visible no sustituye al conjunto de datos XML. De ello se derivan dos reglas prácticas:

  • Como emisor: genere siempre el PDF y el XML a partir del mismo conjunto de datos en su software, y nunca a mano ni con herramientas separadas.
  • Como destinatario: contabilice las facturas ZUGFeRD recibidas basándose en el XML. Si el importe del PDF difiere, aclárelo con el emisor antes de pagar y de deducir la Vorsteuer (IVA soportado). En caso de importes elevados o dudas sobre la deducción del IVA soportado, consulte con su Steuerberater (asesor fiscal).

Conservación: qué debe archivar

Para las facturas rige un plazo de conservación a efectos de IVA de ocho años. En el caso de las E-Rechnungen, la IHK de Colonia exige como mínimo que la parte estructurada se conserve sin modificaciones. En concreto, esto significa:

  • XRechnung: archive el archivo XML original. Una impresión o un PDF generado desde el visor no basta.
  • ZUGFeRD: archive el archivo original con el XML incrustado. No vuelva a guardar la factura mediante «Imprimir como PDF», porque así se pierde el XML.

También la guía de la artesanía sobre la E-Rechnung subraya que al menos la parte estructurada debe conservarse en su forma original. Una carpeta en el buzón de correo electrónico no es un archivo seguro para ello. Es mejor una solución que guarde los justificantes de forma inalterable y permita encontrarlos en cualquier momento.

Convertir XRechnung en ZUGFeRD y viceversa

Técnicamente es posible una conversión, ya que ambos formatos se basan en la misma norma. A partir de una XRechnung se puede generar un PDF ZUGFeRD representando los datos como vista visual e incrustando el XML. A la inversa, se puede extraer el XML de un archivo ZUGFeRD. Conviene tener en cuenta algunas cosas:

  1. Tener en cuenta la sintaxis. XRechnung existe en dos sintaxis técnicas (UBL y CII). ZUGFeRD utiliza CII. Por tanto, un conversor puede tener que traducir.
  2. El original sigue siendo el original. Si ha recibido una XRechnung, ese archivo XML es la factura que debe conservar. Una versión convertida es solo una copia de trabajo.
  3. No perder datos. Convierta solo a un perfil que pueda recoger todos los campos. Pasar de EN 16931 a MINIMUM eliminaría datos obligatorios.
  4. Comprobar tras la conversión. Pase el nuevo archivo por un validador antes de enviarlo.

La vía más sencilla para los emisores: genere directamente el formato que quiere el cliente, en lugar de convertirlo después. Si su software genera ambos formatos a partir de los mismos datos de factura, la cuestión ni siquiera se plantea.

A partir de cuándo debe emitir E-Rechnungen

Todas las empresas nacionales deben poder recibir E-Rechnungen ya desde el 1 de enero de 2025. Para la emisión rigen plazos transitorios: hasta finales de 2026, las empresas pueden seguir enviando facturas en papel o en PDF. Las empresas con una facturación del año anterior de hasta 800.000 € pueden hacerlo hasta finales de 2027. A partir de 2028, la obligación se aplica a todas las facturas B2B nacionales.

Importante: los plazos transitorios solo afectan al envío. Un buzón en el que lleguen las XRechnungen y una forma de leerlas los necesita ya hoy. Las excepciones para las facturas simplificadas (Kleinbetragsrechnungen) y los Kleinunternehmer (pequeños empresarios), así como todas las fechas clave en detalle, las explicamos en nuestra guía sobre la obligación de E-Rechnung en 2025, 2027 y 2028. Si prefiere avanzar paso a paso, en nuestra lista de comprobación gratuita de la E-Rechnung encontrará los distintos pasos para ir marcando.

Nuestra opinión: no elija el formato, intégrelo

Autónomos y fundadores nos hacen muy a menudo la pregunta «¿ZUGFeRD o XRechnung?», casi siempre con el trasfondo de que ahora hay que elegir un bando. Nuestra respuesta sincera: no es necesario. Ambos formatos son E-Rechnungen equivalentes. Quien se limita a uno se excluye innecesariamente de los clientes que exigen el otro.

Nuestra opinión: no elija el formato, intégrelo — diagrama general

Lo que a nuestro juicio importa es otra cosa. Sus datos de facturación deberían estar bien mantenidos en un solo lugar: cliente, prestación, tipo de IVA, datos bancarios. El formato es entonces solo una salida. Para la mayoría de los clientes empresariales recomendamos ZUGFeRD con el perfil EN 16931, porque es fácil de leer para las personas y, aun así, puede procesarse automáticamente. Para organismos públicos y clientes con requisitos estrictos, utilice XRechnung. Y guarde en la ficha del cliente lo que este quiere, para no tener que pensarlo de nuevo en cada factura.

Por cierto, el mayor error no lo vemos en la elección del formato, sino en el archivo. Una XRechnung archivada solo como impresión en PDF, o un PDF ZUGFeRD que pierde su XML al reenviarlo: eso no se detecta hasta la Betriebsprüfung (inspección fiscal). Evitará este error si la creación y el archivo están en un mismo sistema.

— Paulo

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Preguntas frecuentes

¿Es mejor ZUGFeRD o XRechnung?

Ninguno de los dos formatos es mejor por principio. Ambos cumplen la EN 16931 y cuentan como E-Rechnung. XRechnung es adecuada para organismos públicos y el procesamiento totalmente automatizado. ZUGFeRD suele encajar mejor con clientes empresariales, porque contiene además un PDF legible.

¿Toda factura ZUGFeRD es una E-Rechnung?

No. Solo los perfiles que cumplen la EN 16931, es decir, BASIC, EN 16931, EXTENDED y XRECHNUNG, cuentan como E-Rechnung. Los perfiles MINIMUM y BASIC WL contienen demasiado pocos datos. Compruebe en su software qué perfil genera.

¿Qué alternativas hay a ZUGFeRD?

En Alemania, la XRechnung es la alternativa más importante. Factur-X es idéntico en contenido a ZUGFeRD y está extendido en Francia. Además, las empresas más grandes intercambian facturas mediante procedimientos EDI o la red Peppol, si ambas partes lo acuerdan.

¿Puedo convertir una XRechnung en una factura ZUGFeRD?

Sí, técnicamente es posible, porque ambos formatos se basan en la misma norma. Sin embargo, siempre debe conservar el archivo original que recibió o envió. Como emisor, es más sencillo generar directamente el formato que exige su cliente.

¿Qué ocurre si el PDF y el XML de una factura ZUGFeRD difieren entre sí?

A efectos de IVA, lo determinante es la parte XML, no el PDF visible. Por eso, contabilice basándose en los datos XML y aclare las diferencias con el emisor antes de pagar. Como emisor, evita el problema generando ambas partes a partir del mismo conjunto de datos.

Fuentes

Recomendaciones

Este artículo se ha traducido automáticamente del alemán. Solo la versión alemana es la de referencia.

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