Black Deal 50 % rabatu na pierwszy rok przy płatności rocznej – tylko do 31 grudnia 2026. Skorzystaj →

Kontelio

ZUGFeRD czy XRechnung: który format E-Rechnung wybrać?

Wydrukowana faktura obok pliku XML na ekranie

W skrócie ZUGFeRD i XRechnung spełniają to samo zadanie: oba są ustrukturyzowanymi E-Rechnungen (e-fakturami ustrukturyzowanymi) zgodnymi z europejską normą EN 16931 i oba mogą Państwo stosować w Niemczech w fakturach dla innych przedsiębiorstw. Różnica tkwi w budowie. XRechnung (niemiecki format e-faktury XML) to czysty plik XML, który odczytuje maszyna. Faktura ZUGFeRD (hybrydowy format e-faktury) to PDF, w którym te same dane są dodatkowo osadzone jako XML, dzięki czemu mogą ją czytać zarówno ludzie, jak i oprogramowanie. Wybór formatu zależy więc nie tyle od tego, który jest „lepszy, a który gorszy”. Liczy się to, komu wysyłają Państwo fakturę i czego wymaga odbiorca. W tym poradniku wyjaśniamy różnice i profile, pokazujemy typowe pułapki i jasno mówimy, którego formatu kiedy używać.

W skrócie

  • XRechnung to czysty XML bez widoku wizualnego. Urzędy z reguły jej wymagają, a przy w pełni automatycznym przetwarzaniu jest pierwszym wyborem.
  • ZUGFeRD łączy czytelny PDF z osadzonym XML. W relacjach między przedsiębiorstwami to często najwygodniejsze rozwiązanie, ponieważ fakturę mogą odczytać także odbiorcy bez oprogramowania do e-faktur.
  • Za E-Rechnung uznaje się tylko profile ZUGFeRD spełniające normę EN 16931 (od profilu EN 16931, dawniej COMFORT). MINIMUM i BASIC WL nie wystarczają.
  • Prawnie wiążąca jest zawsze część XML, także w ZUGFeRD. To ją muszą Państwo przechowywać w niezmienionej postaci przez osiem lat.
  • Nie muszą się Państwo decydować na jeden format: dobre oprogramowanie księgowe generuje oba. Wtedy wybierają Państwo odpowiedni dla każdego klienta.

Spis treści

Co łączy oba formaty

Od 1 stycznia 2025 r. w Niemczech dla faktur między przedsiębiorstwami krajowymi obowiązuje nowa definicja: E-Rechnung to faktura w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia automatyczne przetwarzanie i jest zgodny z europejską normą EN 16931. Zwykły PDF wysłany e-mailem nie jest więc już E-Rechnung, lecz „inną fakturą” („sonstige Rechnung”). IHK Köln przejrzyście podsumowuje nowe zasady dotyczące E-Rechnung.

XRechnung i ZUGFeRD to dwa rozpowszechnione w Niemczech sposoby wdrożenia tej normy. Merytorycznie przenoszą te same obowiązkowe elementy faktury: numer faktury, datę wykonania usługi, stawki podatku, kwoty, dane bankowe oraz dane wystawcy i odbiorcy. Różnią się tym, jak dane są opakowane i kto może je wygodnie odczytać.

Istnieje też ważny pomost między nimi. ZUGFeRD ma własny profil o nazwie XRECHNUNG. Według FAQ Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) standard XRechnung można dzięki temu odwzorować bezpośrednio w formacie ZUGFeRD. Już to pokazuje: pytanie „ZUGFeRD czy XRechnung” jest w praktyce często pytaniem o odpowiedni profil, a nie o wybór obozu.

XRechnung: czysty zestaw danych

XRechnung to plik XML i nic więcej. Nie zawiera widoku graficznego, logo ani układu. Jeśli otworzą Państwo plik bez odpowiedniego programu, zobaczą tylko kod ze znacznikami i wartościami. Aby wyświetlić go jako czytelną fakturę, potrzebne jest oprogramowanie lub przeglądarka, która przekłada XML na widok.

Brzmi to jak wada, ale jest zamierzone. Ponieważ istnieje tylko jedno źródło, nic nie może się rozjechać. Księgowość odbiorcy odczytuje dane, sprawdza je i księguje, bez ręcznego przepisywania. Właśnie dlatego zamawiający publiczni stawiają na XRechnung: otrzymują duże ilości faktur i chcą je przetwarzać bez zmiany nośnika.

O XRechnung warto wiedzieć dwie rzeczy:

  • Brak identyfikacji wizualnej. Ze względu na czystą strukturę XML własny układ nie jest możliwy, co podkreśla poradnik o fakturze elektronicznej w rzemiośle. Państwa faktura wygląda u odbiorcy tak, jak wyświetli ją jego przeglądarka.
  • Dane odbiorcy dla urzędów. Kto wystawia faktury urzędom federalnym lub krajowym, potrzebuje zazwyczaj Leitweg-ID (identyfikatora trasowania) zamawiającego i składa fakturę przez wskazany portal. Proszę zapytać o te dane już przy udzielaniu zlecenia.

ZUGFeRD: PDF i XML w jednym pliku

ZUGFeRD stosuje podejście hybrydowe. Faktura jest plikiem PDF/A-3, czyli zwykłym, czytelnym PDF-em. W tym pliku osadzony jest plik XML z ustrukturyzowanymi danymi faktury. Państwa klient może jak zwykle otworzyć, wydrukować i sprawdzić fakturę. Jego oprogramowanie księgowe w tle odczytuje XML.

Największa zaleta dotyczy okresu przejściowego. Nie każdy partner biznesowy pracuje już w pełni cyfrowo. Zakład rzemieślniczy, stowarzyszenie czy mały sklep odczyta PDF ZUGFeRD bez nowego oprogramowania. Przedsiębiorstwo z nowoczesną księgowością przetworzy go natomiast automatycznie. Ponadto zachowany zostaje Państwa układ: logo, kolory i krój pisma klienci zobaczą w PDF-ie tak, jak je Państwo zaprojektowali.

Od wersji 2.0 z 24 marca 2020 r. ZUGFeRD i francuski format Factur-X są według FeRD identyczne. Dla Państwa oznacza to, że PDF ZUGFeRD zrozumieją także klienci we Francji, którzy pracują z Factur-X.

Przegląd profili ZUGFeRD

ZUGFeRD nie jest sztywnym formatem, lecz rodziną profili. Według FeRD różnią się one zakresem pól obowiązkowych i opcjonalnych i są dopasowane do przedsiębiorstw o różnej wielkości i złożoności. W praktyce liczy się przede wszystkim to, czy dany profil jest uznawany za E-Rechnung.

Profil Zakres danych Czy jest E-Rechnung wg EN 16931? Typowe zastosowanie
MINIMUM tylko dane nagłówkowe, sumy Nie pomoc przy księgowaniu, niewystarczający
BASIC WL dane nagłówkowe i sumy bez pozycji Nie pomoc przy księgowaniu, niewystarczający
BASIC z pozycjami faktury, uproszczony Tak, jako podzbiór normy proste faktury
EN 16931 (dawniej COMFORT) pełny zgodnie z normą Tak standard dla większości przedsiębiorstw
EXTENDED norma plus pola dodatkowe Tak złożone przypadki branżowe, przemysł
XRECHNUNG reguły XRechnung w kontenerze ZUGFeRD Tak gdy odbiorca wymaga danych XRechnung, ale pożądany jest PDF

Nasza rekomendacja dla osób samozatrudnionych i małych przedsiębiorstw brzmi: proszę używać profilu EN 16931. Obejmuje wszystkie obowiązkowe elementy, jest szeroko akceptowany i nie przeładowuje faktury polami, których Państwo nigdy nie potrzebują.

Bezpośrednie porównanie

Kryterium XRechnung ZUGFeRD (od profilu EN 16931)
Format pliku czysty plik XML PDF/A-3 z osadzonym plikiem XML
Czytelny dla ludzi tylko z przeglądarką lub oprogramowaniem tak, jak zwykły PDF
Możliwość automatycznego przetwarzania tak tak, przez część XML
Własny układ, logo niemożliwe możliwe w części PDF
Prawnie wiążące plik XML osadzony zestaw danych XML
Typowy odbiorca urzędy, duże przedsiębiorstwa przedsiębiorstwa każdej wielkości
Ryzyko rozbieżnej treści brak, tylko jedno źródło danych PDF i XML mogą się od siebie różnić
Zastosowanie za granicą głównie Niemcy kompatybilny z Factur-X (Francja)
Przechowywanie plik XML w niezmienionej postaci cały plik, co najmniej część XML w niezmienionej postaci

Kiedy używać którego formatu

Decyzja niemal zawsze zależy od odbiorcy. Proszę przejść kolejno przez poniższe pytania.

Faktury dla urzędów i zamawiających publicznych

Tutaj format określa zamawiający i jest to zazwyczaj XRechnung. Wiele portali fakturowych federacji i krajów związkowych przyjmuje też ZUGFeRD, o ile profil jest odpowiedni. Nie należy jednak na tym polegać, lecz sprawdzić dokumentację przetargową lub zapytać właściwą jednostkę. Ważne są przy tym trzy rzeczy:

  1. Leitweg-ID lub inna referencja nabywcy podana przez zamawiającego.
  2. Kanał przesyłania, czyli portal, e-mail lub sieć Peppol.
  3. Wymagany format i wersja XRechnung.

Faktury dla innych przedsiębiorstw

W obszarze B2B mogą Państwo stosować oba formaty, o ile są zgodne z EN 16931. Państwo i Państwa klient mogą też uzgodnić inny format, jeśli da się z niego bez strat uzyskać obowiązkowe elementy faktury. Dla większości małych przedsiębiorstw ZUGFeRD jest tu pragmatycznym standardem. Klient może odczytać fakturę, nawet jeśli jego księgowość nie jest jeszcze zautomatyzowana. A kto pracuje już automatycznie, odczytuje XML.

Warto znać jeden wyjątek: niektórzy więksi klienci z automatycznym przetwarzaniem faktur przychodzących wyraźnie życzą sobie XRechnung, ponieważ ich system przyjmuje wyłącznie czysty XML. Proszę zapisać to życzenie w danych klienta. Wtedy wybierają Państwo format raz i przy kolejnym zleceniu nie muszą się nad tym ponownie zastanawiać.

Faktury dla klientów prywatnych i za granicę

Osobom prywatnym nie muszą Państwo wystawiać E-Rechnung. Wystarczy zwykły PDF. PDF ZUGFeRD jednak nie zaszkodzi, bo dla klienta prywatnego jest po prostu zwykłym PDF-em. Dla klientów we Francji ZUGFeRD sprawdza się dzięki kompatybilności z Factur-X. W przypadku innych krajów UE lepiej zapytać o preferowany format – często wymiana odbywa się tam przez Peppol. Więcej na ten temat w naszym przeglądzie XRechnung, ZUGFeRD i Peppol.

Prosta reguła

  • Odbiorcą jest urząd: XRechnung, chyba że wytyczne wyraźnie dopuszczają ZUGFeRD.
  • Odbiorcą jest przedsiębiorstwo bez szczególnych wymagań: ZUGFeRD w profilu EN 16931.
  • Odbiorca wymaga czystego XML: XRechnung.
  • Odbiorca jest osobą prywatną: zwykły PDF lub ZUGFeRD, oba się sprawdzą.

Słaby punkt ZUGFeRD: gdy PDF i XML się różnią

Hybrydowa budowa ma pewien haczyk. Plik ZUGFeRD zawiera dwie reprezentacje tej samej faktury, a te mogą się różnić. Jeśli źle zaprogramowane narzędzie generuje PDF i XML oddzielnie, w obrazie może widnieć inna kwota niż w danych. W najgorszym przypadku XML zostaje później zmieniony, podczas gdy PDF pozostaje bez zmian. W kręgach specjalistów powstało na to określenie „trojański ZUGFeRD”.

Co do tego, co obowiązuje, sytuacja jest jasna. IHK Köln stwierdza, że w formatach hybrydowych dla oceny w zakresie Umsatzsteuer (podatku od wartości dodanej, VAT) decydująca jest część ustrukturyzowana. Widoczny PDF nie zastępuje zestawu danych XML. Wynikają z tego dwie praktyczne zasady:

  • Jako wystawca: proszę zawsze generować PDF i XML z tego samego zestawu danych w swoim oprogramowaniu, nigdy ręcznie ani za pomocą oddzielnych narzędzi.
  • Jako odbiorca: proszę księgować przychodzące faktury ZUGFeRD na podstawie XML. Jeśli kwota w PDF-ie się od niego różni, proszę wyjaśnić to z wystawcą, zanim Państwo zapłacą i odliczą Vorsteuer (podatek naliczony). Przy większych kwotach lub wątpliwościach co do Vorsteuerabzug (odliczenia podatku naliczonego) proszę porozmawiać ze swoim Steuerberater (doradcą podatkowym).

Przechowywanie: co trzeba archiwizować

Dla faktur obowiązuje wynikający z przepisów o VAT termin przechowywania wynoszący osiem lat. W przypadku E-Rechnungen IHK Köln wymaga co najmniej, aby część ustrukturyzowana była przechowywana w niezmienionej postaci. W praktyce oznacza to:

  • XRechnung: proszę archiwizować oryginalny plik XML. Wydruk lub PDF z przeglądarki nie wystarczy.
  • ZUGFeRD: proszę archiwizować oryginalny plik z osadzonym XML. Proszę nie zapisywać faktury ponownie przez „Drukuj do PDF”, ponieważ wtedy XML zostaje utracony.

Również poradnik dla rzemiosła na temat E-Rechnung podkreśla, że przynajmniej część ustrukturyzowana musi zostać zachowana w pierwotnej postaci. Folder w skrzynce e-mail nie jest do tego bezpiecznym archiwum. Lepsze jest rozwiązanie, które przechowuje dokumenty w sposób niezmienny i pozwala je w każdej chwili odnaleźć.

Konwersja XRechnung na ZUGFeRD i odwrotnie

Technicznie konwersja jest możliwa, ponieważ oba formaty opierają się na tej samej normie. Z XRechnung można wygenerować PDF ZUGFeRD, renderując dane jako widok i osadzając XML. I odwrotnie: z pliku ZUGFeRD można wyodrębnić XML. Należy przy tym pamiętać o kilku rzeczach:

  1. Zwracać uwagę na składnię. XRechnung występuje w dwóch składniach technicznych (UBL i CII). ZUGFeRD używa CII. Konwerter musi więc w razie potrzeby tłumaczyć.
  2. Oryginał pozostaje oryginałem. Jeśli otrzymali Państwo XRechnung, to ten plik XML jest fakturą, którą Państwo przechowują. Przekonwertowana wersja to tylko kopia robocza.
  3. Nie tracić danych. Proszę konwertować tylko do profilu, który może przyjąć wszystkie pola. Przejście z EN 16931 na MINIMUM obcięłoby obowiązkowe elementy faktury.
  4. Sprawdzić po konwersji. Przed wysłaniem proszę przepuścić nowy plik przez walidator.

Prostsza droga dla wystawców: od razu generować format, którego chce klient, zamiast konwertować go później. Jeśli Państwa oprogramowanie generuje oba formaty z tych samych danych faktury, problem w ogóle się nie pojawia.

Od kiedy trzeba wystawiać E-Rechnungen

Odbierać E-Rechnungen muszą wszystkie krajowe przedsiębiorstwa już od 1 stycznia 2025 r. Dla wystawiania obowiązują okresy przejściowe: do końca 2026 r. przedsiębiorstwa mogą nadal wysyłać faktury papierowe lub PDF. Przedsiębiorstwa z obrotem w roku poprzednim do 800.000 € mogą to robić jeszcze do końca 2027 r. Od 2028 r. obowiązek dotyczy wszystkich krajowych faktur B2B.

Ważne: okresy przejściowe dotyczą tylko wysyłania. Skrzynki, do której trafiają XRechnungen, i możliwości ich odczytania potrzebują Państwo już dziś. Wyjątki dla Kleinbetragsrechnungen (faktur uproszczonych do 250 €) i Kleinunternehmer (małych przedsiębiorców) oraz wszystkie terminy szczegółowo wyjaśniamy w naszym poradniku na temat obowiązku E-Rechnung w latach 2025, 2027 i 2028. Kto chce działać krok po kroku, znajdzie w naszej bezpłatnej liście kontrolnej E-Rechnung poszczególne kroki do odhaczenia.

Nasze zdanie: nie wybierać formatu, tylko go wbudować

Pytanie „ZUGFeRD czy XRechnung?” bardzo często zadają nam osoby samozatrudnione i założyciele firm, zwykle z podtekstem, że trzeba teraz opowiedzieć się po jednej stronie. Nasza szczera odpowiedź: nie trzeba. Oba formaty są równoważnymi E-Rechnungen. Kto zdecyduje się na jeden, niepotrzebnie odcina się od klientów, którzy wymagają drugiego.

Nasze zdanie: nie wybierać formatu, tylko go wbudować — diagram poglądowy

Naszym zdaniem liczy się coś innego. Dane do faktur powinny być starannie prowadzone w jednym miejscu: klient, usługa, stawka podatku, dane bankowe. Format jest wtedy już tylko sposobem wyjścia. Dla większości klientów biznesowych polecamy ZUGFeRD w profilu EN 16931, ponieważ jest przyjazny dla ludzi, a mimo to może być przetwarzany automatycznie. Dla urzędów i klientów z rygorystycznymi wymaganiami proszę stosować XRechnung. I proszę zapisać przy kliencie, czego oczekuje, aby nie zastanawiać się od nowa przy każdej fakturze.

Największy błąd widzimy zresztą nie przy wyborze formatu, lecz przy archiwizacji. XRechnung zarchiwizowana tylko jako wydruk PDF albo PDF ZUGFeRD, który przy przekazywaniu dalej traci swój XML – wychodzi to na jaw dopiero podczas Betriebsprüfung (kontroli podatkowej). Tego błędu unikną Państwo, jeśli tworzenie i archiwum znajdują się w jednym systemie.

— Paulo

Wystawianie E-Rechnungen z Kontelio

Z Kontelio wystawiają Państwo E-Rechnungen w formacie ZUGFeRD i XRechnung z tych samych danych faktury. Format wybierają Państwo dla każdego klienta, Kontelio archiwizuje dokumenty w sposób zgodny z prawem i przypomina o terminach. Umsatzsteuer-Voranmeldung – UStVA (wstępną deklarację VAT) – oraz EÜR (uproszczone rozliczenie dochodu kasowego) przesyłają Państwo bezpośrednio przez ELSTER (system elektronicznych deklaracji podatkowych). Interfejs można dopasować do swojego przedsiębiorstwa i używać w wielu językach. To pomaga, jeśli niemiecki nie jest Państwa pierwszym językiem lub Państwa zespół pracuje międzynarodowo.

Kontelio można testować bezpłatnie przez 30 dni, bez karty kredytowej. Następnie wybierają Państwo taryfę: Start za 9,90 € miesięcznie lub 99 € rocznie, Business za 22,90 € miesięcznie lub 199 € rocznie, Pro za 32,90 € miesięcznie lub 299 € rocznie. Wszystkie szczegóły znajdą Państwo na naszej stronie z cenami.

Najczęstsze pytania

Co jest lepsze: ZUGFeRD czy XRechnung?

Żaden z tych formatów nie jest z zasady lepszy. Oba spełniają normę EN 16931 i są uznawane za E-Rechnung. XRechnung sprawdza się w przypadku urzędów i w pełni automatycznego przetwarzania. ZUGFeRD zwykle lepiej pasuje dla klientów biznesowych, ponieważ zawiera dodatkowo czytelny PDF.

Czy każda faktura ZUGFeRD jest E-Rechnung?

Nie. Za E-Rechnung uznaje się tylko profile zgodne z EN 16931, czyli BASIC, EN 16931, EXTENDED i XRECHNUNG. Profile MINIMUM i BASIC WL zawierają zbyt mało danych. Proszę sprawdzić w swoim oprogramowaniu, jaki profil generuje.

Jakie są alternatywy dla ZUGFeRD?

W Niemczech najważniejszą alternatywą jest XRechnung. Factur-X jest merytorycznie identyczny z ZUGFeRD i rozpowszechniony we Francji. Większe przedsiębiorstwa wymieniają faktury także za pomocą procedur EDI lub sieci Peppol, jeśli obie strony się na to zgodzą.

Czy mogę przekonwertować XRechnung na fakturę ZUGFeRD?

Tak, technicznie jest to możliwe, ponieważ oba formaty opierają się na tej samej normie. Przechowywać muszą Państwo jednak zawsze oryginalny plik, który Państwo otrzymali lub wysłali. Jako wystawcy łatwiej jest od razu wygenerować format, którego wymaga klient.

Co się dzieje, gdy PDF i XML w fakturze ZUGFeRD się od siebie różnią?

Dla celów VAT decydująca jest część XML, a nie widoczny PDF. Dlatego proszę księgować na podstawie danych XML i wyjaśniać rozbieżności z wystawcą przed zapłatą. Jako wystawca unikną Państwo problemu, generując obie części z tego samego zestawu danych.

Źródła

Polecane

Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo z języka niemieckiego. Wiążąca jest tylko wersja niemiecka.

Kontelio zrobi to za Ciebie

Faktury, dokumenty, VAT i EÜR w jednym programie – prosto do ELSTER. 30 dni za darmo, bez karty kredytowej.

Wypróbuj za darmo przez 30 dni