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ZUGFeRD ou XRechnung: qual formato de E-Rechnung é ideal para você?

Fatura impressa ao lado do arquivo XML na tela

Em resumo, ZUGFeRD e XRechnung cumprem a mesma função: ambos são E-Rechnungen (faturas eletrônicas) estruturadas conforme a norma europeia EN 16931, e ambos podem ser usados na Alemanha para faturas destinadas a outras empresas. A diferença está na estrutura. Uma XRechnung é um arquivo XML puro, lido por uma máquina. Uma fatura ZUGFeRD é um PDF no qual os mesmos dados estão embutidos adicionalmente como XML, e por isso tanto pessoas quanto softwares conseguem lê-la. A escolha do formato, portanto, depende menos de “melhor ou pior”. O que importa é para quem você envia a fatura e o que o seu destinatário exige. Neste guia, explicamos as diferenças e os perfis, mostramos armadilhas típicas e dizemos claramente qual formato usar em cada situação.

Em resumo

  • XRechnung é XML puro, sem visualização. Os órgãos públicos geralmente a exigem, e ela é a primeira escolha para o processamento totalmente automatizado.
  • ZUGFeRD combina um PDF legível com XML embutido. Nos negócios entre empresas, costuma ser a solução mais prática, porque até destinatários sem software de E-Rechnung conseguem ler a fatura.
  • Só contam como E-Rechnung os perfis ZUGFeRD que cumprem a EN 16931 (a partir do perfil EN 16931, antes chamado COMFORT). MINIMUM e BASIC WL não são suficientes para isso.
  • Juridicamente, o que vale é sempre a parte XML, também no ZUGFeRD. Ela precisa ser guardada sem alterações por oito anos.
  • Você não precisa se prender a um formato: um bom software de contabilidade gera os dois. Assim, você escolhe o formato adequado para cada cliente.

Índice

O que os dois formatos têm em comum

Desde 1º de janeiro de 2025, vale na Alemanha uma nova definição para faturas entre empresas nacionais: uma E-Rechnung é uma fatura em formato eletrônico estruturado, que permite o processamento automático e está de acordo com a norma europeia EN 16931. Um PDF comum enviado por e-mail, portanto, deixa de ser uma E-Rechnung e passa a ser uma “outra fatura” (sonstige Rechnung). A IHK de Colônia resume as novas regras da E-Rechnung de forma clara.

XRechnung e ZUGFeRD são as duas formas mais difundidas na Alemanha de implementar essa norma. Em conteúdo, transportam os mesmos dados obrigatórios: número da fatura, data da prestação, alíquotas, valores, dados bancários e informações sobre remetente e destinatário. Eles se diferenciam na forma como os dados são empacotados e em quem consegue lê-los com facilidade.

Além disso, existe uma ponte importante entre os dois. O ZUGFeRD tem um perfil próprio chamado XRECHNUNG. Segundo as perguntas frequentes do Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), isso permite representar o padrão XRechnung diretamente no formato ZUGFeRD. Isso já mostra: na prática, a pergunta “ZUGFeRD ou XRechnung” costuma ser uma questão de escolher o perfil adequado, e não de escolher um lado.

XRechnung: o conjunto de dados puro

A XRechnung é um arquivo XML e nada mais. Não contém visualização gráfica, logotipo nem layout. Se você abrir o arquivo sem um programa adequado, verá apenas código com tags e valores. Para exibi-la como uma fatura legível, você precisa de um software ou de um visualizador que traduza o XML em uma visualização.

Isso parece uma desvantagem, mas é intencional. Como existe apenas uma fonte, nada pode divergir. A contabilidade do destinatário lê os dados, verifica e lança, sem que ninguém precise digitar nada. É justamente por isso que os contratantes públicos apostam na XRechnung: eles recebem grandes volumes de faturas e querem processá-las sem quebra de mídia.

Há duas coisas que você deve saber sobre a XRechnung:

  • Sem identidade visual. Por causa da estrutura puramente XML, não é possível ter um layout próprio, como destaca o guia sobre a fatura eletrônica no artesanato. Sua fatura aparece para o destinatário do jeito que o visualizador dele a exibe.
  • Dados do destinatário para órgãos públicos. Quem fatura para órgãos federais ou estaduais geralmente precisa da Leitweg-ID (ID de roteamento) do contratante e envia a fatura pelo portal indicado. Solicite essas informações já na contratação.

ZUGFeRD: PDF e XML em um único arquivo

O ZUGFeRD adota uma abordagem híbrida. A fatura é um PDF/A-3, ou seja, um PDF normal e legível. Nesse arquivo está embutido um arquivo XML com os dados estruturados da fatura. Seu cliente pode abrir, imprimir e conferir a fatura como de costume. O software de contabilidade dele lê o XML em segundo plano.

A grande vantagem está na transição. Nem todo parceiro comercial já trabalha de forma totalmente digital. Uma oficina, uma associação ou um pequeno comerciante consegue ler um PDF ZUGFeRD sem um software novo. Uma empresa com contabilidade moderna, por sua vez, o processa automaticamente. Além disso, seu layout é mantido: logotipo, cores e tipografia aparecem para seus clientes no PDF exatamente como você os criou.

Desde a versão 2.0, de 24 de março de 2020, ZUGFeRD e o formato francês Factur-X são, segundo o FeRD, idênticos. Para você, isso significa: um PDF ZUGFeRD também é compreendido por clientes na França que trabalham com Factur-X.

Os perfis ZUGFeRD em resumo

O ZUGFeRD não é um formato rígido, mas uma família de perfis. Segundo o FeRD, eles se diferenciam na quantidade de campos obrigatórios e opcionais e são pensados para empresas de diferentes portes e complexidades. Na prática, o que importa sobretudo é se um perfil é considerado E-Rechnung.

Perfil Volume de dados É considerado E-Rechnung conforme a EN 16931? Uso típico
MINIMUM apenas dados de cabeçalho, totais Não auxílio de lançamento, insuficiente
BASIC WL dados de cabeçalho e totais sem itens Não auxílio de lançamento, insuficiente
BASIC com itens da fatura, simplificado Sim, como subconjunto da norma faturas simples
EN 16931 (antes COMFORT) completo conforme a norma Sim padrão para a maioria das empresas
EXTENDED norma mais campos adicionais Sim casos complexos de setores específicos, indústria
XRECHNUNG regras da XRechnung no contêiner ZUGFeRD Sim quando o destinatário exige dados XRechnung, mas deseja um PDF

Nossa recomendação para autônomos e pequenas empresas é: use o perfil EN 16931. Ele cobre todos os dados obrigatórios, é amplamente aceito e não sobrecarrega sua fatura com campos de que você nunca vai precisar.

A comparação direta

Critério XRechnung ZUGFeRD (a partir do perfil EN 16931)
Formato do arquivo arquivo XML puro PDF/A-3 com arquivo XML embutido
Legível para pessoas somente com visualizador ou software sim, como um PDF normal
Processável por máquina sim sim, pela parte XML
Layout próprio, logotipo não é possível possível na parte PDF
Juridicamente determinante o arquivo XML o conjunto de dados XML embutido
Destinatário típico órgãos públicos, grandes empresas empresas de qualquer porte
Risco de conteúdos divergentes nenhum, apenas uma fonte de dados PDF e XML podem divergir entre si
Uso no exterior principalmente Alemanha compatível com Factur-X (França)
Guarda arquivo XML sem alterações arquivo completo, no mínimo a parte XML sem alterações

Quando usar cada formato

A decisão quase sempre depende do destinatário. Percorra estas perguntas em ordem.

Faturas para órgãos públicos e contratantes públicos

Aqui, quem define o formato é o contratante, e geralmente é a XRechnung. Muitos portais de faturas da União e dos estados também aceitam ZUGFeRD, desde que o perfil seja adequado. Não conte com isso: consulte os documentos da licitação ou pergunte ao órgão responsável. Três pontos são importantes:

  1. A Leitweg-ID ou outra referência do comprador informada pelo contratante.
  2. O canal de envio, ou seja, portal, e-mail ou a rede Peppol.
  3. O formato exigido e a versão da XRechnung.

Faturas para outras empresas

No B2B, você pode usar os dois formatos, desde que estejam de acordo com a EN 16931. Mas você e seu cliente também podem combinar outro formato, se dele for possível extrair os dados obrigatórios sem perdas. Para a maioria das pequenas empresas, o ZUGFeRD é o padrão pragmático aqui. Seu cliente consegue ler a fatura mesmo que a contabilidade dele ainda não seja automatizada. E quem já trabalha de forma automatizada lê o XML.

Há uma exceção que você deve conhecer: alguns clientes maiores com processamento automatizado de faturas recebidas pedem expressamente a XRechnung, porque o sistema deles só aceita XML puro. Registre essa preferência no cadastro do cliente. Assim, você escolhe o formato uma vez e não precisa pensar nisso novamente no próximo pedido.

Faturas para clientes particulares e para o exterior

Para pessoas físicas, você não precisa emitir E-Rechnung. Um PDF normal é suficiente. Um PDF ZUGFeRD também não faz mal, porque para o cliente particular ele é simplesmente um PDF comum. Para clientes na França, o ZUGFeRD é adequado graças à compatibilidade com o Factur-X. Para outros países da UE, é melhor perguntar qual formato é desejado; muitas vezes a troca ocorre via Peppol. Saiba mais na nossa visão geral sobre XRechnung, ZUGFeRD e Peppol.

Uma regra prática simples

  • O destinatário é um órgão público: XRechnung, a menos que as instruções permitam expressamente o ZUGFeRD.
  • O destinatário é uma empresa sem preferência específica: ZUGFeRD no perfil EN 16931.
  • O destinatário exige XML puro: XRechnung.
  • O destinatário é particular: PDF normal ou ZUGFeRD, ambos servem.

O ponto fraco do ZUGFeRD: quando PDF e XML divergem

A estrutura híbrida tem um porém. Um arquivo ZUGFeRD contém duas representações da mesma fatura, e elas podem ser diferentes. Se uma ferramenta mal programada gerar o PDF e o XML separadamente, a imagem pode mostrar um valor diferente do que consta nos dados. No pior caso, o XML é alterado posteriormente enquanto o PDF permanece igual. Entre especialistas, surgiu para isso o termo “ZUGFeRD troiano”.

Quanto à pergunta sobre o que vale, a situação é clara. A IHK de Colônia constata que, nos formatos híbridos, a parte estruturada é a determinante para a avaliação para fins de Umsatzsteuer (IVA). O PDF visível não substitui o conjunto de dados XML. Daí decorrem duas regras práticas:

  • Como remetente: gere sempre o PDF e o XML a partir do mesmo conjunto de dados no seu software, e nunca manualmente ou com ferramentas separadas.
  • Como destinatário: lance as faturas ZUGFeRD recebidas com base no XML. Se o valor no PDF for diferente, esclareça com o remetente antes de pagar e de aproveitar o crédito de IVA (Vorsteuer). Em caso de valores maiores ou dúvidas sobre o direito ao crédito de IVA, converse com seu Steuerberater (consultor tributário).

Guarda: o que você precisa arquivar

Para faturas, vale um prazo de guarda de oito anos para fins de IVA. No caso de E-Rechnungen, a IHK de Colônia exige, no mínimo, que a parte estruturada seja guardada sem alterações. Concretamente, isso significa:

  • XRechnung: arquive o arquivo XML original. Uma impressão ou um PDF gerado pelo visualizador não é suficiente.
  • ZUGFeRD: arquive o arquivo original com o XML embutido. Não salve a fatura novamente usando “Imprimir como PDF”, pois assim o XML se perde.

O guia do artesanato sobre a E-Rechnung também ressalta que pelo menos a parte estruturada precisa ser preservada em sua forma original. Uma pasta na caixa de e-mail não é um arquivo seguro para isso. O melhor é uma solução que guarde os comprovantes de forma imutável e permita encontrá-los a qualquer momento.

Converter XRechnung em ZUGFeRD e vice-versa

Tecnicamente, a conversão é possível, pois os dois formatos se baseiam na mesma norma. A partir de uma XRechnung, é possível gerar um PDF ZUGFeRD renderizando os dados como visualização e embutindo o XML. No sentido inverso, é possível extrair o XML de um arquivo ZUGFeRD. Alguns pontos merecem atenção:

  1. Observe a sintaxe. A XRechnung existe em duas sintaxes técnicas (UBL e CII). O ZUGFeRD usa CII. Um conversor pode, portanto, precisar fazer a tradução.
  2. O original continua sendo o original. Se você recebeu uma XRechnung, esse arquivo XML é a fatura que você deve guardar. Uma versão convertida é apenas uma cópia de trabalho.
  3. Não perca dados. Converta apenas para um perfil capaz de receber todos os campos. Passar de EN 16931 para MINIMUM cortaria dados obrigatórios.
  4. Verifique após a conversão. Passe o novo arquivo por um validador antes de enviá-lo.

O caminho mais simples para quem emite: gere diretamente o formato que o cliente deseja, em vez de converter depois. Se o seu software gera os dois formatos a partir dos mesmos dados da fatura, essa questão nem chega a surgir.

A partir de quando você precisa emitir E-Rechnungen

Todas as empresas nacionais já precisam ser capazes de receber E-Rechnungen desde 1º de janeiro de 2025. Para a emissão, valem prazos de transição: até o fim de 2026, as empresas ainda podem enviar faturas em papel ou PDF. Empresas com faturamento no ano anterior de até 800.000 € podem fazê-lo até o fim de 2027. A partir de 2028, a obrigação vale para todas as faturas B2B no mercado interno.

Importante: os prazos de transição se referem apenas ao envio. Uma caixa de entrada para receber XRechnungen e uma forma de lê-las você já precisa hoje. As exceções para Kleinbetragsrechnungen (faturas de pequeno valor) e Kleinunternehmer (pequenos empresários), bem como todas as datas em detalhe, explicamos no nosso guia sobre a obrigação de E-Rechnung em 2025, 2027 e 2028. Se você quiser avançar passo a passo, encontra na nossa checklist gratuita de E-Rechnung as etapas para ir marcando.

Nossa visão: não escolha o formato, integre-o

Recebemos com muita frequência a pergunta “ZUGFeRD ou XRechnung?” de autônomos e fundadores, quase sempre com a ideia implícita de que é preciso escolher um lado. Nossa resposta sincera: não é preciso. Os dois formatos são E-Rechnungen equivalentes. Quem se prende a um deles se exclui sem necessidade de clientes que exigem o outro.

Nossa visão: não escolha o formato, integre-o — diagrama geral

Na nossa visão, o que realmente importa é outra coisa. Os dados das suas faturas devem estar bem mantidos em um só lugar: cliente, serviço, alíquota, dados bancários. O formato passa a ser apenas uma saída. Para a maioria dos clientes empresariais, recomendamos o ZUGFeRD no perfil EN 16931, porque é amigável para pessoas e, mesmo assim, pode ser processado automaticamente. Para órgãos públicos e clientes com exigências rígidas, use a XRechnung. E registre no cadastro do cliente o que ele deseja, para não ter de pensar de novo a cada fatura.

Aliás, o maior erro que vemos não está na escolha do formato, mas no arquivamento. Uma XRechnung arquivada apenas como impressão em PDF, ou um PDF ZUGFeRD que perde seu XML ao ser encaminhado: isso só é percebido na Betriebsprüfung (auditoria fiscal). Você evita esse erro quando a criação e o arquivo ficam no mesmo sistema.

— Paulo

Criar E-Rechnungen com o Kontelio

Com o Kontelio, você cria E-Rechnungen nos formatos ZUGFeRD e XRechnung a partir dos mesmos dados da fatura. Você escolhe o formato por cliente, o Kontelio arquiva os comprovantes com segurança jurídica e lembra você dos prazos. A UStVA (declaração antecipada de IVA) e a EÜR (apuração simplificada do lucro) você envia diretamente pelo ELSTER (portal de declaração eletrônica). A interface pode ser adaptada à sua empresa e usada em vários idiomas. Isso ajuda quando o alemão não é sua primeira língua ou quando sua equipe trabalha de forma internacional.

Você pode testar o Kontelio gratuitamente por 30 dias, sem cartão de crédito. Depois, escolha um plano: Start por 9,90 € por mês ou 99 € por ano, Business por 22,90 € por mês ou 199 € por ano, Pro por 32,90 € por mês ou 299 € por ano. Todos os detalhes estão na nossa página de preços.

Perguntas frequentes

ZUGFeRD ou XRechnung: qual é melhor?

Nenhum dos dois formatos é melhor por princípio. Ambos cumprem a EN 16931 e são considerados E-Rechnung. A XRechnung é adequada para órgãos públicos e para o processamento totalmente automatizado. O ZUGFeRD costuma ser mais adequado para clientes empresariais, porque contém também um PDF legível.

Toda fatura ZUGFeRD é uma E-Rechnung?

Não. Somente os perfis que estão de acordo com a EN 16931, ou seja, BASIC, EN 16931, EXTENDED e XRECHNUNG, são considerados E-Rechnung. Os perfis MINIMUM e BASIC WL contêm dados insuficientes. Verifique no seu software qual perfil ele gera.

Quais são as alternativas ao ZUGFeRD?

Na Alemanha, a XRechnung é a principal alternativa. O Factur-X tem conteúdo idêntico ao ZUGFeRD e é difundido na França. Empresas maiores também trocam faturas por procedimentos EDI ou pela rede Peppol, quando ambas as partes concordam com isso.

Posso converter uma XRechnung em uma fatura ZUGFeRD?

Sim, tecnicamente é possível, porque os dois formatos se baseiam na mesma norma. Mas você sempre precisa guardar o arquivo original que recebeu ou enviou. Como remetente, é mais simples gerar diretamente o formato que seu cliente exige.

O que acontece se o PDF e o XML de uma fatura ZUGFeRD forem diferentes?

Para fins de IVA, o que vale é a parte XML, e não o PDF visível. Por isso, lance com base nos dados XML e esclareça as divergências com o remetente antes de pagar. Como remetente, você evita o problema gerando as duas partes a partir do mesmo conjunto de dados.

Fontes

Recomendações

Este artigo foi traduzido automaticamente do alemão. Só a versão alemã é a de referência.

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