Clientes
Crear y mantener clientes, revisar su clasificación fiscal y confirmar su USt-IdNr.
En Clientes gestiona a todos aquellos a quienes envía facturas. Kontelio copia los datos del cliente en cada documento nuevo y deduce del país, el tipo y la USt-IdNr. cómo tributan sus facturas a ese cliente.
Buscar clientes
- Escriba en Nombre, número o NIF-IVA un nombre, un número de cliente o una USt-IdNr.
- Si lo necesita, limite la lista por Clasificación fiscal, País o Estado. Por defecto solo ve los clientes activos.
- Haga clic en Aplicar.
Un clic en el número o en el nombre abre el cliente.
Crear un cliente
- Haga clic en Nuevo cliente.
- En Tipo, elija entre Empresa y Persona física.
- En Datos maestros, rellene al menos Nombre y País. Para facturar necesita además la dirección completa.
- Para empresas de otro país de la UE, introduzca la NIF-IVA (USt-IdNr.).
- En Facturación, fije los valores por defecto de los documentos nuevos.
- Haga clic en Guardar.
En la parte superior del formulario, Kontelio muestra en todo momento la clasificación que resulta de sus datos. El número de cliente lo asigna Kontelio automáticamente al guardar.
| Campo | Significado |
|---|---|
| Correo para facturas | Kontelio envía las facturas a esta dirección. Otros destinatarios van en CC (separado por comas). |
| Idioma de la factura | Idioma de los documentos: alemán, inglés o ambos. A los clientes fuera de los países de habla alemana se les propone inglés. |
| Plazo de pago (días) | Con él Kontelio calcula el vencimiento de cada factura a este cliente. |
| Código fiscal predeterminado | Rellénelo solo si la propuesta basada en la clasificación no encaja con este cliente. |
| Formato de factura electrónica | PDF o una factura electrónica (ZUGFeRD, XRechnung). Se usa por defecto en las facturas nuevas. |
| Referencia del comprador / Leitweg-ID | Para organismos públicos, la Leitweg-ID. Kontelio comprueba su estructura y su dígito de control mientras escribe. |
| Notas internas | Solo para usted y su equipo; nunca aparece en un documento. |
La clasificación fiscal
Kontelio asigna cada cliente a uno de seis grupos, por ejemplo Empresa en Alemania, Empresa en la UE o Consumidor fuera de la UE. La clasificación determina qué código de impuesto propone Kontelio en las facturas. En la vista del cliente, bajo Clasificación fiscal, hay una breve explicación.
Si en un caso especial la clasificación automática no es correcta, haga clic en Sobrescribir clasificación… en la vista del cliente, elija la Clasificación e indique una Motivo (se registra en la auditoría). Para ello necesita el permiso de gestionar la configuración fiscal.
Confirmar la USt-IdNr.
Si el cliente tiene USt-IdNr., la vista del cliente muestra la tarjeta Verificación del NIF-IVA.
- Haga clic en Verificar.
- Kontelio consulta el número en el Bundeszentralamt für Steuern (BZSt, la oficina federal de impuestos) y compara también el nombre y la dirección. Si usted aún no ha registrado su propia USt-IdNr., solo es posible una consulta simple a través de VIES.
- El resultado aparece en la tarjeta; todas las consultas anteriores, con su referencia de protocolo, están en la pestaña Verificaciones de NIF-IVA.
Cada consulta se guarda de forma inalterable y sirve de prueba ante el Finanzamt (la oficina tributaria). Si la última confirmación tiene más de 90 días, Kontelio vuelve a avisarle en las facturas nuevas a la UE.
Trabajar con un cliente
- Nueva factura abre un borrador de factura con el cliente ya seleccionado.
- Editar abre el formulario.
- La pestaña Facturas muestra todas las facturas a este cliente con el importe pendiente.
- Si falta parte de la dirección, verá el aviso La dirección completa es obligatoria para emitir facturas..
Conviene saber
- Un cliente sin facturas emitidas se puede eliminar con Eliminar. Si ya hay facturas emitidas, solo es posible Desactivar: el cliente desaparece de la selección en los documentos nuevos y sus facturas se conservan sin cambios.
- El número de cliente se puede cambiar en Editar, pero solo hasta la primera factura emitida.
- Las facturas emitidas conservan los datos del cliente vigentes al emitirlas. Los cambios posteriores solo afectan a documentos nuevos.
- Ver y editar clientes son permisos distintos. Sin el permiso de edición faltan los botones para crear, modificar y comprobar.
Modo simplificado
En el modo simplificado (con un perfil configurado en Personalizar mi experiencia), el formulario le guía en dos pasos: primero responde a ¿Empresa o persona? y elige el país. Después Kontelio muestra solo los campos importantes para esa combinación, por ejemplo la USt-IdNr. con Guardar y verificar ahora para empresas de otros países de la UE. Los demás campos quedan plegados.