الفواتير
إنشاء فواتير العملاء كمسودات وإصدارها وإرسالها وتسجيل سدادها وتصحيحها.
في الفواتير تكتب الفواتير لعملائك وتتابع أيها ما زال مفتوحًا أو متأخرًا. تبدأ الفاتورة كمسودة يمكنك تعديلها كما تشاء. ولا تحصل على رقمها ولا تُقيَّد محاسبيًا إلا عند إصدارها، وبعد ذلك لا يمكن تعديلها.
البحث عن الفواتير
في الأعلى ترى ثلاثة مجاميع باليورو: مفتوح ومتأخر والمُحصل هذا الشهر.
- انقر على حالة واحدة أو أكثر، مثل متأخرة. تعرض القائمة فورًا هذه الفواتير فقط، والنقرة الثانية تزيل المرشح.
- عند الحاجة أدخل كلمة بحث في الرقم أو العميل أو النص، أو اختر العميل أو النشاط أو فترة (من / إلى).
- انقر على تطبيق.
تُحفظ المرشحات في عنوان الصفحة، فيمكنك حفظ الرابط في المفضلة أو مشاركته.
يتيح لك زر الإجراءات (⋮) في نهاية كل سطر الخطوات الأكثر استخدامًا دون فتح الفاتورة: فتح وتنزيل PDF وإرسال وتسجيل دفعة وتكرار وإلغاء الفاتورة. لا تظهر إلا الإجراءات الممكنة لحالة الفاتورة.
إنشاء فاتورة
- انقر على فاتورة جديدة. يُفتح المحرر مع العلامة ENTWURF / DRAFT.
- اختر العميل. إن لم يكن موجودًا بعد، فأنشئه هنا مباشرة بزر الإضافة (عميل جديد). تُؤخذ اللغة والعملة ومهلة السداد والنشاط من بيانات العميل.
- اختر النشاط إن كان لديك أكثر من نشاط.
- تحقق من تاريخ الفاتورة وتاريخ التوريد.
- في البنود املأ البند الأول: اختر منتجًا في منتج / خدمة أو اكتب البيان، ثم الكمية والوحدة والسعر. أضف بنودًا أخرى عبر إضافة بند.
- راجع في قسم الإجماليات المبالغ والتنبيهات.
- انقر على حفظ المسودة. يمكنك متابعة العمل على المسودة في أي وقت، حتى لو كانت ناقصة.
يعرض معاينة ملف PDF كما سيصل إلى العميل، مع علامة مائية للمسودة ودون رقم. عند ذلك يحفظ Kontelio مسودتك، أما ملف المعاينة نفسه فلا يُؤرشف.
| الحقل | المعنى |
|---|---|
| تاريخ التوريد | يوم التسليم أو تقديم الخدمة. الخيار = تاريخ الفاتورة يطبع على الفاتورة ملاحظة بأن تاريخ التوريد هو تاريخ الفاتورة؛ والخيار فترة للخدمات المستمرة، مثل شهر من الدعم. |
| المهلة (أيام) | منه يحسب Kontelio تاريخ الاستحقاق. بعد هذا اليوم تصبح الفاتورة غير المسددة متأخرة. |
| لغة المستند | لغة ملف PDF والبريد الإلكتروني: الألمانية أو الإنجليزية أو كلتاهما معًا. |
| صيغة الفاتورة الإلكترونية | PDF أو فاتورة إلكترونية (ZUGFeRD، XRechnung). القيمة الافتراضية هي إعداد العميل. |
| الأسعار | هل تُدخل أسعار الوحدات صافية أم إجمالية. |
| مراجع إضافية | رقم الطلب والعقد والمشروع، ومرجع المشتري / Leitweg-ID الذي تطلبه الجهات الحكومية في الفواتير الإلكترونية. |
| الرمز الضريبي | يحدد نسبة ضريبة القيمة المضافة للبند. يقترحه Kontelio بناءً على العميل والمنتج؛ وإذا اخترته بنفسك يبقى اختيارك. |
| ملاحظات داخلية | لك ولفريقك فقط، ولا تظهر أبدًا على الفاتورة. |
إصدار الفاتورة
- افتح المسودة وعالج كل التنبيهات الحمراء. ما دامت بيانات إلزامية ناقصة يبقى إصدار معطّلًا.
- في الفاتورة الإلكترونية يمكنك التحقق مسبقًا تحت فحص E-Rechnung بالزر فحص من صلاحية الملف.
- انقر على إصدار.
- في مربع الحوار أكّد كل تنبيه أصفر، ثم أكّد الإصدار.
تحصل الفاتورة الآن على الرقم التالي من سلسلة أرقامها وعلى الحالة صادرة، وتُقيَّد في دفتر اليومية. يُنشأ ملف PDF في الخلفية ويُؤرشف بشكل غير قابل للتعديل؛ وأثناء إنشائه لا يتوفر بعد تنزيل PDF وإرسال.
العمل على فاتورة صادرة
انقر على رقم الفاتورة في القائمة. يعرض العرض الفاتورة تمامًا كما صدرت.
| الزر | ما الذي يحدث |
|---|---|
| تنزيل PDF | ينزّل ملف PDF المؤرشف، وهو دائمًا المستند الذي صدر بالضبط. |
| إرسال | يفتح رسالة بريد إلكتروني فيها المستلم ونسخة CC والموضوع والنص بلغة المستند، ويُرفق ملف PDF. تظهر نتيجة الإرسال تحت السجل الزمني. |
| تسجيل دفعة | يفتح تسجيل الدفعة في الدفعات مع تعبئة العميل والفاتورة مسبقًا. |
| تكرار | ينشئ مسودة جديدة بالبيانات نفسها، مثلًا لفاتورة الشهر التالي. |
يعرض قسم المدفوعات والإشعارات الدائنة المبلغ المسدد والمصحَّح والمتبقي، ويقودك عرض القيد المحاسبي إلى القيد في دفتر اليومية. وتبيّن بطاقة الأثر الضريبي في أي إقرار لضريبة القيمة المضافة وفي أي Anlage EÜR تدخل الفاتورة. وفي تبويب E-Rechnung تنشئ النسخة الإلكترونية من الفاتورة أو تنزّل ملف XML الخاص بها.
تصحيح فاتورة أو إلغاؤها
- تصحيح جزئي: انقر على إشعار دائن، واختر السبب والتاريخ، وأدخل لكل بند الكمية المراد قيدها. ينشئ إنشاء مسودة التصحيح كمسودة، تراجعها وتصدرها في إشعارات دائنة.
- إلغاء كامل: انقر على إلغاء الفاتورة. ينشئ Kontelio فاتورة إلغاء بكامل المبلغ ويصدرها فورًا. ومع إلغاء وإنشاء فاتورة مصححة (مسودة جديدة) تحصل في الوقت نفسه على مسودة جديدة ببيانات الفاتورة القديمة، تصححها ثم تصدرها من جديد.
في الحالتين تبقى الفاتورة الأصلية دون تغيير. ولا يمكن الإلغاء إلا إذا لم يوجد تصحيح جزئي بعد. وإذا كانت الفاتورة قد سُددت، تظهر بعلامة مستحق الرد.
الحالات
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| مسودة | بلا رقم ولا قيد بعد؛ يمكن تعديلها وحذفها عبر حذف. |
| صادرة | صدرت وقُيّدت، ولا دفعات بعد. |
| مدفوعة جزئيًا | تم تحصيل جزء من المبلغ. |
| مدفوعة | سُددت بالكامل. |
| متأخرة | انقضى تاريخ الاستحقاق وما زال هناك مبلغ مفتوح. يتحقق Kontelio من ذلك كل ليلة. |
| ملغاة | أُلغيت بالكامل بفاتورة إلغاء. |
| مُقيدة دائنًا | صُححت بكامل مبلغها بمستندات تصحيح. |
لا تغيّر الحالة يدويًا: فهي تنتج عن الإصدار والدفعات المخصصة والتصحيحات.
معلومات مفيدة
- لكل نشاط سلسلة أرقام خاصة به لكل سنة، بلا فجوات. تحدد صيغتها وبادئتها في سلاسل ترقيم الفواتير، والشعار والنصوص القياسية في تصميم الفاتورة ونصوصها.
- إذا وقع تاريخ الفاتورة في فترة مقفلة فلا يمكن إصدارها.
- في الفاتورة بعملة أجنبية يعرض Kontelio ضريبة القيمة المضافة باليورو أيضًا، بسعر التحويل الرسمي لتاريخ التوريد. وإذا لم يُنشر هذا السعر بعد فلا يمكن إصدار الفاتورة بعد.
- إذا تعذر إنشاء ملف PDF يظهر إعادة إنشاء PDF. يُنشأ الملف الجديد من البيانات المحفوظة نفسها ويكون محتواه مطابقًا.
- تعتمد الأزرار التي تراها على صلاحياتك: تحرير المسودات، وإصدار الفواتير وإرسالها، وتسجيل الدفعات صلاحيات منفصلة.
الوضع المبسّط
إذا كنت تستخدم الوضع المبسّط وأعددت ملفك في تخصيص تجربتي، تبدو الشاشة مختلفة قليلًا:
- تحتوي القائمة على تبويب إضافي إشعارات دائنة.
- يُقسَّم المحرر إلى لمن وماذا ومتى، والحقول قليلة الاستخدام مطوية في البداية. وبدل زر واحد يوجد إصدار وتنزيل PDF وإصدار وإرسال بالبريد الإلكتروني.
- في الفاتورة الصادرة تسجّل الدفعة عبر استلمت الدفعة مباشرة في مربع حوار. ويرشدك تصحيح الفاتورة خلال الإلغاء وإنشاء نسخة جديدة؛ أما التصحيح الجزئي والإلغاء وحده ففي إجراءات أخرى.