Black Deal 50 % rabatu na pierwszy rok przy płatności rocznej – tylko do 31 grudnia 2026. Skorzystaj →

Kontelio

ZUGFeRD wyjaśniony: budowa, obowiązek i wystawianie faktury

Samozatrudniona kobieta przygotowuje fakturę na laptopie

ZUGFeRD (hybrydowy format e-faktury) to niemiecki format dla E-Rechnung (e-faktura ustrukturyzowana). Łączy w jednym pliku zwykłą, czytelną fakturę PDF oraz odczytywalny maszynowo zestaw danych XML. Państwa klient może więc jak zwykle przeczytać fakturę na ekranie, a jego oprogramowanie księgowe jednocześnie automatycznie odczytuje numer faktury, kwoty i stawki podatku. Z tego artykułu dowiedzą się Państwo, jak zbudowany jest ten format, jakie są jego profile, kiedy stanie się dla Państwa obowiązkowy oraz jak jako osoba samozatrudniona lub mała firma wystawić poprawną fakturę ZUGFeRD bez samodzielnej pracy z XML.

W skrócie

  • ZUGFeRD to skrót od „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” (Centralny przewodnik użytkownika Forum Faktury Elektronicznej Niemcy). To hybrydowy format złożony z PDF/A-3 i osadzonego XML.
  • Zwykły PDF nie jest E-Rechnung. W ZUGFeRD liczy się część XML, a PDF i XML muszą mieć identyczną treść.
  • Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie krajowe przedsiębiorstwa muszą być w stanie odbierać E-Rechnungen. Dla wysyłania obowiązują okresy przejściowe.
  • Do faktur w Niemczech potrzebny jest profil zawierający wszystkie obowiązkowe elementy faktury. W praktyce jest to zwykle EN 16931 (dawniej COMFORT).
  • Nie tworzą Państwo ZUGFeRD ręcznie. Robi to Państwa oprogramowanie do fakturowania lub księgowości, a archiwizacja odbywa się elektronicznie, nie na papierze.

Spis treści

Czym jest ZUGFeRD i skąd pochodzi nazwa

Za nazwą stoi Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), zrzeszenie stowarzyszeń, ministerstw i przedsiębiorstw, które wydaje i rozwija ten standard. Według FeRD ZUGFeRD to bezpłatnie dostępny, międzybranżowy hybrydowy format danych, który integruje ustrukturyzowane dane faktury w formacie XML z dokumentem PDF zgodnym z PDF/A-3. Nie płacą więc Państwo żadnej licencji za sam format.

Ważne dla zrozumienia: ZUGFeRD nie jest programem, który się instaluje. To specyfikacja, czyli dokładny opis tego, jak plik musi wyglądać. Według FeRD musi ona zostać wbudowana we własne oprogramowanie, np. w system ERP, system EDI lub oprogramowanie dedykowane. Dla samozatrudnionych oznacza to w praktyce: Państwa program do fakturowania musi obsługiwać ZUGFeRD, a wtedy klikają Państwo jak dotąd „Utwórz fakturę”.

Technicznie ZUGFeRD opiera się na europejskiej normie EN 16931. Norma ta określa, jakie dane zawiera faktura elektroniczna w UE i jak się one nazywają. Od wersji 2.0 ZUGFeRD jest ponadto technicznie identyczny z francuskim formatem Factur-X, który FeRD rozwija wspólnie z francuskim forum partnerskim FNFE-MPE. Fakturę ZUGFeRD z Hamburga może więc bez problemu przetworzyć także klient w Lyonie.

Według FeRD format stosuje się w transakcjach między przedsiębiorstwami (B2B), z klientami prywatnymi (B2C), a w Niemczech także przy fakturach dla administracji publicznej (B2G).

Czym jest ZUGFeRD i skąd pochodzi nazwa — diagram poglądowy

Czy faktura ZUGFeRD to po prostu PDF?

Nie – i właśnie tu tkwi najczęstszy błąd. Faktura napisana w Wordzie i zapisana jako PDF nie jest według dzisiejszego rozumienia E-Rechnung, lecz „inną fakturą” (sonstige Rechnung). Plik ZUGFeRD wygląda wprawdzie jak PDF, ale zawiera dodatkowo załącznik XML. FeRD wyjaśnia, że ta ustrukturyzowana część XML jest wiodąca dla zautomatyzowanego przetwarzania. PDF to widok dla ludzi, XML – właściwe dane dla maszyn.

Co oznacza PDF/A-3

PDF/A to wariant formatu PDF przeznaczony do długoterminowej archiwizacji: czcionki są osadzone, a plik za dziesięć lat wygląda dokładnie tak samo jak dziś. Wersja A-3 pozwala dodatkowo osadzać w pliku PDF dowolne pliki. Właśnie z tej właściwości korzysta ZUGFeRD, aby dołączyć XML. Dlatego zwykły PDF lub starszy wariant PDF/A nie wystarczy.

Jak rozpoznać fakturę ZUGFeRD

Proszę otworzyć plik w popularnym czytniku PDF i zajrzeć do panelu bocznego z załącznikami (zwykle ikona spinacza). W aktualnych wersjach ZUGFeRD znajdą tam Państwo z reguły plik o nazwie factur-x.xml, w starszych wersjach często ma on w nazwie „zugferd”. Jeśli takiego załącznika brak, mają Państwo do czynienia ze zwykłym plikiem PDF. Nie widać w ten sposób jednak jeszcze, czy XML jest bezbłędny: do tego potrzebna jest weryfikacja (walidacja) w Państwa oprogramowaniu lub za pomocą narzędzia walidacyjnego.

Przegląd profili i wersji

ZUGFeRD istnieje w kilku wersjach. Pierwsza ukazała się w 2014 r., od wersji 2.0 format jest zgodny z Factur-X, a aktualna jest wersja 2.4. Według FeRD ZUGFeRD 2.4 obejmuje pięć profili, dla których istnieją osobne pliki walidacyjne XSD i Schematron, dostosowane do EN 16931. Profile różnią się tym, ile danych zawiera XML.

Profil Zakres danych Odpowiedni jako E-Rechnung w Niemczech?
MINIMUM Tylko dane nagłówkowe, takie jak numer faktury, data, kwota łączna Nie, brakuje obowiązkowych elementów
BASIC WL Dane nagłówkowe i sumy, bez pozycji faktury Nie, brakuje obowiązkowych elementów
BASIC Dane nagłówkowe plus proste pozycje faktury Tak, dla prostych faktur
EN 16931 (dawniej COMFORT) Pełny zestaw danych zgodny z normą europejską Tak, typowy standard
EXTENDED Dodatkowe pola dla złożonych przypadków branżowych Tak, dla przypadków szczególnych

Dwa najmniejsze profile pomyślano jako punkt wejścia: PDF zawiera w nich pełną fakturę, a XML tylko jej fragment. Ponieważ jednak w E-Rechnung decydujący jest XML, nie wystarczają one do niemieckich faktur biznesowych. Dla samozatrudnionych i małych firm EN 16931 jest bezpiecznym wyborem, bo przetwarza go praktycznie każde oprogramowanie odbiorcy. Oprócz tego istnieje profil, który generuje XML według zasad XRechnung (niemiecki format e-faktury XML) – na wypadek, gdy zleceniodawca wymaga właśnie tego.

ZUGFeRD czy XRechnung: różnica

Oba formaty spełniają normę EN 16931 i w Niemczech są uznawane za E-Rechnung. Różnią się przede wszystkim formą.

Cecha ZUGFeRD XRechnung
Forma pliku PDF/A-3 z osadzonym XML Czysty plik XML
Czytelny dla ludzi Tak, bezpośrednio jako PDF Tylko za pomocą przeglądarki lub oprogramowania
Typowe zastosowanie B2B, także międzynarodowo (Factur-X) Faktury dla urzędów, coraz częściej B2B
Zaleta dla małych firm Klienci bez oprogramowania do E-Rechnung i tak widzą zwykłą fakturę Odchudzony, często wprost wymagany przez urzędy

Wiele urzędów wymaga XRechnung, często za pośrednictwem portalu lub sieci Peppol. W relacjach z innymi przedsiębiorstwami popularny jest ZUGFeRD, ponieważ odbiorca także bez nowej technologii otrzymuje znajomą fakturę. Jak współdziałają te formaty i Peppol, szczegółowo wyjaśniamy w poradniku o XRechnung, ZUGFeRD i Peppol.

Kiedy ZUGFeRD stanie się dla Państwa obowiązkowy

Ściśle rzecz biorąc, żadna ustawa nie nakazuje stosowania ZUGFeRD. Obowiązkowa jest E-Rechnung, a ZUGFeRD od profilu EN 16931 jest jej dopuszczalną formą, podobnie jak XRechnung. Najważniejsze punkty:

  • Odbiór: Od 1 stycznia 2025 r. krajowe przedsiębiorstwa muszą być w stanie odbierać E-Rechnungen. Dotyczy to także Kleinunternehmer (małych przedsiębiorców). Do odbioru wystarczy skrzynka e-mail, ale muszą Państwo umieć odczytać plik i prawidłowo go przechowywać.
  • Wysyłka: Dla wystawiania obowiązują okresy przejściowe do 2027 lub 2028 r., w zależności od obrotu z poprzedniego roku. W tym czasie pod pewnymi warunkami nadal możliwe są faktury papierowe i PDF. Etapy i progi zebraliśmy w naszym poradniku o obowiązku E-Rechnung 2025, 2027 i 2028.
  • Klienci prywatni: Przy fakturach dla konsumentów nie ma obowiązku E-Rechnung. ZUGFeRD jednak tu nie szkodzi, ponieważ klient widzi zwykły PDF.

Jeśli nie mają Państwo pewności, czy Państwa obrót podlega regule przejściowej lub czy Państwa usługi stanowią przypadki szczególne, proszę wyjaśnić to z doradcą podatkowym (Steuerberater), zanim zmienią Państwo sposób wysyłania faktur.

Wymagania wobec faktury ZUGFeRD i przechowywanie

Faktura ZUGFeRD jest z punktu widzenia Umsatzsteuer (podatek od wartości dodanej, VAT) zupełnie zwykłą fakturą. Według FeRD PDF i XML muszą spełniać wymogi § 14 Abs. 4 UStG i stanowić identyczne treściowo egzemplarze tej samej faktury. Obowiązują więc te same obowiązkowe elementy faktury co zawsze: nazwa i adres obu stron, Steuernummer (numer podatkowy) lub USt-IdNr. (numer identyfikacyjny VAT UE), data faktury, kolejny numer faktury, ilość i rodzaj świadczenia, data wykonania usługi, wynagrodzenie w podziale na stawki podatku, kwota podatku. Pełną listę z przykładami znajdą Państwo w naszym artykule o obowiązkowych elementach przy wystawianiu faktur, a dla Kleinunternehmer w artykule o fakturze Kleinunternehmer.

Przegląd obowiązkowych elementów faktury

Punktem newralgicznym jest „identyczna treść”. Jeśli w PDF widnieje rabat, którego brakuje w XML, albo kwota podatku różni się o jeden cent, wygenerowali Państwo dwie różne faktury. Administracja skarbowa nie określa w tym zakresie konkretnych kontroli technicznych. Według FeRD odpowiedzialność spoczywa na wystawcy i odbiorcy faktury, którzy powinni wdrożyć własne mechanizmy kontroli. Najbezpieczniej jest, gdy PDF i XML powstają z tych samych danych w jednym kroku, zamiast „doposażać” gotowy PDF w XML.

W kwestii przechowywania FeRD podaje termin ośmiu lat dla faktur. W przypadku E-Rechnungen drukowanie i wpinanie do segregatora jest niedozwolone: muszą być one archiwizowane elektronicznie w oryginalnym formacie i w sposób umożliwiający przetwarzanie maszynowe. IHK München zwraca uwagę, że faktury muszą być w tym celu zapisane w formacie XML. W przypadku ZUGFeRD oznacza to: przechowywać cały plik z osadzonym XML w niezmienionej postaci. Jakie terminy obowiązują dla jakich dokumentów, przeczytają Państwo w naszym przeglądzie GoBD (zasady prawidłowego prowadzenia ksiąg elektronicznych) i terminów przechowywania.

Wystawianie faktury ZUGFeRD krok po kroku

Potrzebują Państwo trzech rzeczy: oprogramowania, które generuje ZUGFeRD w profilu EN 16931, kompletnych danych podstawowych oraz możliwości sprawdzenia wyniku. Tak to przebiega:

  1. Kompletne uzupełnienie danych podstawowych. Własny adres, Steuernummer lub USt-IdNr., dane bankowe oraz dane klientów. Brakujące pola to najczęstszy powód niepowodzenia walidacji.
  2. Wybór profilu. Jako standard proszę wybrać EN 16931. EXTENDED tylko wtedy, gdy klient wymaga dodatkowych pól, a profil XRechnung lub czystą XRechnung – gdy żąda tego zleceniodawca publiczny.
  3. Wystawienie faktury jak zwykle. Pozycje, ilości, ceny jednostkowe, stawki podatku, data wykonania usługi. Oprogramowanie oblicza sumy i podatek.
  4. Uzupełnienie danych klienta. Wiele firm podaje numer zamówienia lub referencję. Proszę wpisać ją w przewidziane do tego pole, aby znalazła się również w XML.
  5. Wygenerowanie i sprawdzenie pliku. Oprogramowanie tworzy PDF/A-3 i XML z tych samych danych i waliduje XML według reguł profilu.
  6. Wysyłka. Zwykle e-mailem jako załącznik. Proszę wysłać oryginalny plik, a nie wydruk ani ponownie zapisany eksport.
  7. Archiwizacja. Wysłany plik należy przechowywać w niezmienionej postaci i w sposób umożliwiający jego odnalezienie przez cały okres przechowywania.

Kto wystawia wiele podobnych faktur, zyskuje, generując fakturę bezpośrednio z istniejących danych transakcji, zamiast wpisywać każdą pozycję od nowa. Jak można to zorganizować w praktyce, pokazuje ten artykuł o automatycznym tworzeniu faktur z księgowań. Formaty ustrukturyzowane, takie jak ZUGFeRD, są stworzone właśnie do takich spójnych procesów.

Jak wygląda wzór faktury ZUGFeRD

Wizualnie faktura ZUGFeRD nie różni się od Państwa dotychczasowej faktury: logo, adresy, tabela pozycji, sumy, termin płatności. Różnica tkwi w załączniku. Znajdują się tam te same informacje w postaci opisanych pól danych. W uproszczeniu odpowiada to mniej więcej takiemu przyporządkowaniu:

Informacja w PDF Odpowiednik w XML (w uproszczeniu)
Numer faktury 2026-0147 Identyfikator dokumentu
Data faktury 26.10.2026 Data wystawienia
Usługa: projektowanie stron WWW, 12 godz. po 85,00 € Pozycja faktury z ilością, jednostką, ceną jednostkową
Netto 1.020,00 €, USt 19 % 193,80 € Kategoria podatku, stawka podatku, kwota podatku
Kwota łączna 1.213,80 € Kwota do zapłaty
IBAN, termin płatności 14 dni Dane płatności

Wartości w tym przykładzie zostały przyjęte dowolnie. Oficjalne wzory faktur dla każdego z pięciu profili FeRD udostępnia w danym pakiecie wydania. Są one przeznaczone przede wszystkim dla programistów, ale nadają się też do tego, by zajrzeć do prawdziwego pliku ZUGFeRD.

Jak rozpoznać dobre oprogramowanie ZUGFeRD

Do tworzenia i odbierania faktur wchodzą w grę z grubsza trzy rodzaje rozwiązań: bezpłatne generatory online do pojedynczych faktur, programy do fakturowania i księgowości dla samozatrudnionych i małych firm oraz duże systemy ERP dla przedsiębiorstw z własnym działem IT. Generatory wystarczą do okazjonalnych pojedynczych faktur, ale nie rozwiązują ani kwestii archiwizacji, ani odbioru. Systemy ERP są dla większości małych firm przewymiarowane. Pomiędzy nimi znajduje się oprogramowanie księgowe, które łączy fakturę, dokument źródłowy, archiwum i podatki w jednym procesie.

Proszę sprawdzić każde rozwiązanie pod kątem następujących kryteriów:

  • Profil EN 16931: Czy oprogramowanie generuje ZUGFeRD w profilu uznawanym za E-Rechnung, a nie tylko MINIMUM lub BASIC WL?
  • Dodatkowo XRechnung: Czy w razie potrzeby mogą Państwo wygenerować także czystą XRechnung?
  • Jeden zestaw danych, dwie prezentacje: Czy PDF i XML powstają z tych samych danych?
  • Walidacja: Czy oprogramowanie sprawdza XML przed wysłaniem?
  • Odbiór: Czy potrafi odczytać przychodzące pliki ZUGFeRD i XRechnung oraz wyświetlić je w zrozumiały sposób?
  • Archiwum: Czy oryginalne pliki są przechowywane w niezmienionej postaci i zgodnie z GoBD?
  • Dalsze przetwarzanie: Czy dane trafiają do EÜR (uproszczone rozliczenie dochodu kasowego) i Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA, wstępna deklaracja VAT), zamiast żeby musieli je Państwo przepisywać?

Szczegółowe porównanie według kryteriów znajdą Państwo w naszym poradniku o wyborze oprogramowania księgowego. Nasza lista kontrolna E-Rechnung pomoże Państwu odhaczać kolejne punkty przejścia na nowy system.

Nasze zdanie: ZUGFeRD to najprzyjaźniejsza E-Rechnung dla małych firm

Codziennie rozmawiamy z samozatrudnionymi i założycielami firm, którzy wzdrygają się na słowo „XML”. Nasze doświadczenie: obawa jest zwykle większa niż samo zadanie. ZUGFeRD jest dobrym punktem wyjścia właśnie dlatego, że Państwa klient nadal otrzymuje fakturę, którą może przeczytać, sprawdzić i opłacić, nawet jeśli jego własna księgowość nie jest jeszcze na to gotowa. Jednocześnie, korzystając z właściwego profilu, już dziś spełniają Państwo wymagania, które pojawią się wraz z końcem okresów przejściowych.

Błąd, który widzimy najczęściej, nie jest techniczny, lecz organizacyjny: faktury wystawia się w jednym programie, dokumenty zbiera w drugim, a podatki przygotowuje w trzecim. Przy każdym przekazaniu PDF i dane mogą się rozjechać. Dlatego zbudowaliśmy Kontelio tak, aby faktury, wydatki, archiwum, EÜR i Umsatzsteuer opierały się na tych samych danych, a deklaracja podatkowa trafiała bezpośrednio przez ELSTER (system elektronicznych deklaracji podatkowych). A ponieważ wielu naszych użytkowników nie myśli po niemiecku, gdy liczy, Kontelio można obsługiwać w języku, w którym czują się Państwo pewnie. Sama faktura pozostaje przy tym formalnie poprawna.

Nasza rada: proszę nie czekać ze zmianą, aż zacznie gonić termin. Proszę już kolejne faktury wystawiać jako ZUGFeRD – wtedy przejście będą mieli Państwo za sobą, zanim stanie się obowiązkowe.

— Paulo

Faktury ZUGFeRD z Kontelio

Z Kontelio tworzą Państwo E-Rechnungen jako ZUGFeRD i XRechnung bezpośrednio z danych faktury, archiwizują dokumenty zgodnie z prawem i otrzymują przypomnienia o terminach. Dokumenty przychodzące mogą Państwo rejestrować także za pomocą zdjęcia, a ze wszystkiego powstają EÜR i Umsatzsteuer-Voranmeldung, które składają Państwo przez ELSTER.

Mogą Państwo testować Kontelio przez 30 dni bezpłatnie i bez karty kredytowej. Następnie taryfa Start kosztuje od 9,90 € miesięcznie lub 99 € rocznie, Business 22,90 € miesięcznie lub 199 € rocznie, Pro 32,90 € miesięcznie lub 299 € rocznie. Wszystkie szczegóły znajdują się na naszej stronie z cennikiem, a funkcje do faktur elektronicznych na stronie oprogramowania do E-Rechnung.

Najczęstsze pytania o ZUGFeRD

Czy mogę wysłać fakturę ZUGFeRD klientom, którzy nie przetwarzają E-Rechnung?

Tak. Odbiorca otwiera plik jak każdy PDF i widzi kompletną fakturę. Jego program po prostu ignoruje załącznik XML. Dzięki temu ZUGFeRD jest najmniej skomplikowaną formą E-Rechnung dla zróżnicowanego grona klientów.

Czy mogę później przekonwertować zwykły PDF na ZUGFeRD?

Nie ma to sensu. Narzędzie musiałoby odczytać dane z pliku PDF, a przy tym łatwo powstają rozbieżności między PDF a XML. Lepiej od początku tworzyć fakturę w oprogramowaniu, które generuje obie części z tych samych danych.

Czy wystarczy wydrukować fakturę ZUGFeRD i wpiąć ją do segregatora?

Nie. E-Rechnungen muszą być przechowywane elektronicznie w oryginalnym formacie i w sposób umożliwiający przetwarzanie maszynowe. Wydruk nie zawiera XML i dlatego nie zastępuje pliku.

Jaki profil ZUGFeRD powinienem wybrać?

Dla większości samozatrudnionych i małych firm właściwy jest EN 16931 (dawniej COMFORT). Zawiera wszystkie obowiązkowe elementy faktury i jest przetwarzany przez praktycznie każde oprogramowanie odbiorcy. MINIMUM i BASIC WL nie wystarczają do niemieckich E-Rechnungen.

Czy ZUGFeRD to to samo co Factur-X?

Od wersji 2.0 tak – technicznie oba formaty są identyczne. ZUGFeRD to niemiecka, a Factur-X francuska nazwa tego samego formatu, który fora obu krajów rozwijają wspólnie.

Źródła

Polecane

Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo z języka niemieckiego. Wiążąca jest tylko wersja niemiecka.

Kontelio zrobi to za Ciebie

Faktury, dokumenty, VAT i EÜR w jednym programie – prosto do ELSTER. 30 dni za darmo, bez karty kredytowej.

Wypróbuj za darmo przez 30 dni