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ZUGFeRD explicado: estructura, obligación y cómo crear la factura

Una trabajadora autónoma elabora una factura en su portátil

ZUGFeRD es un formato alemán para la E-Rechnung (factura electrónica). Reúne en un único archivo una factura PDF normal y legible y un conjunto de datos XML legible por máquina. Su cliente puede, por tanto, leer la factura como siempre en la pantalla y, al mismo tiempo, su software de contabilidad extrae automáticamente el número de factura, los importes y los tipos impositivos. Aquí descubrirá cómo está estructurado el formato, qué perfiles existen, cuándo pasa a ser obligatorio para usted y cómo, como autónomo o pequeña empresa, puede crear una factura ZUGFeRD correcta sin tener que trabajar usted mismo con XML.

En resumen

  • ZUGFeRD significa «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland» (Guía central de usuario del Foro de Factura Electrónica de Alemania). Es un formato híbrido compuesto por PDF/A-3 y XML incrustado.
  • Un simple PDF no es una E-Rechnung. En ZUGFeRD lo que cuenta es la parte XML, y el PDF y el XML deben tener un contenido idéntico.
  • Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas nacionales deben poder recibir E-Rechnungen. Para el envío rigen periodos transitorios.
  • Para facturas en Alemania necesita un perfil que contenga todos los datos obligatorios. En la práctica, suele ser EN 16931 (antes COMFORT).
  • ZUGFeRD no se crea a mano. De ello se encarga su software de facturación o contabilidad, y el archivo se conserva en formato electrónico, no en papel.

Índice

Qué es ZUGFeRD y de dónde viene su nombre

Detrás del nombre está el Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD, Foro de Factura Electrónica de Alemania), una agrupación de asociaciones, ministerios y empresas que publica y mantiene el estándar. Según FeRD, ZUGFeRD es un formato de datos híbrido, gratuito e intersectorial, que integra datos de factura estructurados en formato XML en un documento PDF conforme a PDF/A-3. Es decir, no paga ninguna licencia por el formato en sí.

Algo importante para entenderlo: ZUGFeRD no es un programa que se instale. Es una especificación, es decir, una descripción exacta de cómo debe ser el archivo. Según FeRD, debe integrarse en el propio software, por ejemplo en un sistema ERP, un sistema EDI o un software a medida. Para los autónomos, esto significa en la práctica: su software de facturación debe dominar ZUGFeRD, y entonces usted hace clic, como hasta ahora, en «Crear factura».

Técnicamente, ZUGFeRD se basa en la norma europea EN 16931. Esta norma establece qué datos contiene una factura electrónica en la UE y cómo se denominan. Además, desde la versión 2.0, ZUGFeRD es técnicamente idéntico al formato francés Factur-X, que FeRD desarrolla conjuntamente con el foro asociado francés FNFE-MPE. Así, una factura ZUGFeRD de Hamburgo también puede procesarla sin problemas un cliente de Lyon.

Según FeRD, el formato se utiliza en operaciones entre empresas (B2B), con clientes particulares (B2C) y, en Alemania, también en facturas a la administración pública (B2G).

Qué es ZUGFeRD y de dónde viene su nombre — diagrama general

¿Es una factura ZUGFeRD simplemente un PDF?

No, y precisamente aquí está el error más frecuente. Una factura que usted redacta en Word y guarda como PDF no es, según el criterio actual, una E-Rechnung, sino una «otra factura» («sonstige Rechnung»). Un archivo ZUGFeRD parece un PDF, pero contiene además un anexo XML. FeRD aclara que esta parte XML estructurada es la determinante para el procesamiento automatizado. El PDF es la vista para las personas; el XML, los datos propiamente dichos para las máquinas.

Qué significa PDF/A-3

PDF/A es una variante del formato PDF pensada para el archivo a largo plazo: las fuentes están incrustadas y el archivo se verá dentro de diez años exactamente igual que hoy. La versión A-3 permite, además, incrustar cualquier archivo en el PDF. ZUGFeRD aprovecha precisamente esta característica para incluir el XML. Por eso no basta con un PDF normal ni con una variante PDF/A anterior.

Cómo reconocer una factura ZUGFeRD

Abra el archivo en un lector de PDF habitual y mire en la barra lateral de adjuntos (normalmente un icono de clip). En las versiones actuales de ZUGFeRD encontrará allí, por lo general, un archivo llamado factur-x.xml; en versiones anteriores, suele llevar «zugferd» en el nombre. Si falta un adjunto de este tipo, tiene en sus manos un PDF corriente. Eso sí, con ello todavía no sabe si el XML está libre de errores: para eso hace falta una comprobación (validación) en su software o con una herramienta de validación.

Perfiles y versiones de un vistazo

ZUGFeRD existe en varias versiones. La primera apareció en 2014; desde la 2.0, el formato coincide con Factur-X, y la versión actual es la 2.4. Según FeRD, ZUGFeRD 2.4 comprende cinco perfiles, cada uno con sus propios archivos de validación XSD y Schematron, adaptados a la EN 16931. Los perfiles se diferencian en la cantidad de datos que contiene el XML.

Perfil Volumen de datos ¿Válido como E-Rechnung en Alemania?
MINIMUM Solo datos de cabecera, como número de factura, fecha e importe total No, faltan datos obligatorios
BASIC WL Datos de cabecera y totales, sin líneas de factura No, faltan datos obligatorios
BASIC Datos de cabecera más líneas de factura sencillas Sí, para facturas sencillas
EN 16931 (antes COMFORT) Conjunto de datos completo según la norma europea Sí, el estándar habitual
EXTENDED Campos adicionales para casos sectoriales complejos Sí, para casos especiales

Los dos perfiles más pequeños se concibieron como punto de entrada: en ellos, el PDF contiene la factura completa y el XML solo un extracto. Pero como en una E-Rechnung lo determinante es el XML, no bastan para las facturas comerciales alemanas. Para autónomos y pequeñas empresas, EN 16931 es la opción segura, porque prácticamente cualquier software receptor lo procesa. Además, existe un perfil que genera el XML según las reglas de la XRechnung, para los casos en que un cliente exige exactamente eso.

ZUGFeRD o XRechnung: la diferencia

Ambos formatos cumplen la EN 16931 y se consideran E-Rechnung en Alemania. Se diferencian sobre todo en la forma.

Característica ZUGFeRD XRechnung
Tipo de archivo PDF/A-3 con XML incrustado Archivo XML puro
Legible para personas Sí, directamente como PDF Solo con visor o software
Uso típico B2B, también internacional (Factur-X) Facturas a organismos públicos, cada vez más en B2B
Ventaja para pequeñas empresas Los clientes sin software de E-Rechnung ven igualmente una factura normal Ligero, a menudo exigido expresamente por los organismos públicos

Muchos organismos públicos exigen la XRechnung, a menudo a través de un portal o de la red Peppol. En las operaciones con otras empresas, ZUGFeRD es popular porque el destinatario recibe una factura familiar incluso sin tecnología nueva. Cómo encajan los formatos y Peppol lo explicamos en detalle en la guía sobre XRechnung, ZUGFeRD y Peppol.

Cuándo pasa ZUGFeRD a ser obligatorio para usted

En sentido estricto, ninguna ley impone ZUGFeRD. Lo obligatorio es la E-Rechnung, y ZUGFeRD a partir del perfil EN 16931 es una forma permitida de ella, al igual que la XRechnung. Los puntos más importantes:

  • Recepción: Desde el 1 de enero de 2025, las empresas nacionales deben poder recibir E-Rechnungen. Esto afecta también a los Kleinunternehmer (pequeños empresarios). Para la recepción basta con un buzón de correo electrónico, pero usted debe poder leer el archivo y conservarlo correctamente.
  • Envío: Para la emisión rigen periodos transitorios hasta 2027 o 2028, según la facturación del año anterior. Durante ese tiempo, en determinadas condiciones, todavía se admiten facturas en papel y en PDF. Hemos recopilado las fases y los umbrales en nuestra guía sobre la obligación de E-Rechnung en 2025, 2027 y 2028.
  • Clientes particulares: En las facturas a consumidores no existe obligación de E-Rechnung. Sin embargo, ZUGFeRD no perjudica en este caso, porque el cliente ve un PDF normal.

Si no está seguro de si su facturación entra en una regla transitoria o de si sus servicios dan lugar a casos especiales, aclárelo con su asesoría fiscal antes de cambiar el envío de facturas.

Requisitos de una factura ZUGFeRD y conservación

A efectos de la Umsatzsteuer (IVA), una factura ZUGFeRD es una factura totalmente normal. Según FeRD, el PDF y el XML deben cumplir los requisitos del § 14 Abs. 4 UStG y ser ejemplares de contenido idéntico de la misma factura. Por tanto, se aplican los mismos datos obligatorios de siempre: nombre y dirección de ambas partes, Steuernummer (número fiscal) o USt-IdNr. (número de identificación de IVA), fecha de la factura, número de factura correlativo, cantidad y tipo de la prestación, fecha de la prestación, importe desglosado por tipos impositivos y cuota del impuesto. Encontrará la lista completa con ejemplos en nuestro artículo sobre los datos obligatorios al redactar facturas y, para Kleinunternehmer, en el artículo sobre la factura de Kleinunternehmer.

Resumen de los datos obligatorios de una factura

«De contenido idéntico» es el punto delicado. Si en el PDF figura un descuento que falta en el XML, o si la cuota del impuesto difiere en un céntimo, habrá generado dos facturas distintas. La administración tributaria no prescribe comprobaciones técnicas concretas para ello. Según FeRD, la responsabilidad recae en el emisor y el receptor de la factura, que deben establecer sus propios mecanismos de control. Lo más seguro es que el PDF y el XML se generen a partir de los mismos datos en un solo paso, en lugar de «completar» posteriormente con XML un PDF ya terminado.

En cuanto a la conservación, FeRD indica un plazo de ocho años para las facturas. Imprimir y archivar en papel no está permitido en las E-Rechnungen: deben archivarse en su formato original, de forma electrónica y procesable por máquina. La IHK de Múnich señala que, para ello, las facturas deben guardarse en formato XML. En el caso de ZUGFeRD, esto significa archivar sin modificaciones el archivo completo con el XML incrustado. Qué plazos se aplican a qué documentos lo puede consultar en nuestro resumen sobre GoBD (principios de contabilidad electrónica) y plazos de conservación.

Crear una factura ZUGFeRD: paso a paso

Necesita tres cosas: un software que genere ZUGFeRD en el perfil EN 16931, datos maestros completos y una forma de comprobar el resultado. Así funciona:

  1. Completar los datos maestros. Su propia dirección, Steuernummer o USt-IdNr., datos bancarios y los datos del cliente. Los campos que faltan son el motivo más frecuente por el que falla una validación.
  2. Definir el perfil. Elija EN 16931 como estándar. EXTENDED solo si un cliente exige campos adicionales; el perfil XRechnung o una XRechnung pura, si lo exige un cliente público.
  3. Redactar la factura como siempre. Líneas, cantidades, precios unitarios, tipos impositivos, fecha de la prestación. El software calcula los totales y el impuesto.
  4. Añadir los datos del cliente. Muchas empresas indican un número de pedido o una referencia. Introdúzcalo en el campo previsto para ello, para que también figure en el XML.
  5. Generar y comprobar el archivo. El software crea el PDF/A-3 y el XML a partir de los mismos datos y valida el XML según las reglas del perfil.
  6. Enviar. Normalmente por correo electrónico como adjunto. Envíe el archivo original, no una impresión ni una exportación guardada de nuevo.
  7. Archivar. Guarde el archivo enviado sin modificaciones y localizable durante todo el plazo.

Quien emite muchas facturas similares se beneficia de generar la factura directamente a partir de los datos de operaciones existentes, en lugar de teclear de nuevo cada línea. Cómo organizarlo en la práctica lo muestra este artículo sobre facturas automáticas a partir de asientos contables. Los formatos estructurados como ZUGFeRD están hechos precisamente para estos procesos continuos.

Así es un modelo de factura ZUGFeRD

Visualmente, una factura ZUGFeRD no se diferencia de su factura actual: logotipo, direcciones, tabla de líneas, totales, plazo de pago. La diferencia está en el adjunto. Allí figuran los mismos datos como campos de datos etiquetados. De forma simplificada, corresponde aproximadamente a esta asignación:

Dato en el PDF Equivalente en el XML (simplificado)
Número de factura 2026-0147 Identificador del documento
Fecha de factura 26.10.2026 Fecha de emisión
Servicio: diseño web, 12 h a 85,00 € Línea de factura con cantidad, unidad y precio unitario
Neto 1.020,00 €, IVA 19 % 193,80 € Categoría impositiva, tipo impositivo, cuota del impuesto
Importe total 1.213,80 € Importe a pagar
IBAN, plazo de pago 14 días Datos de pago

Los valores de este ejemplo son ficticios. FeRD ofrece facturas modelo oficiales para cada uno de los cinco perfiles en el paquete de cada versión. Están pensadas sobre todo para desarrolladores de software, pero también sirven para echar un vistazo a un archivo ZUGFeRD real.

Cómo reconocer un buen software ZUGFeRD

Para crear y recibir facturas se plantean, a grandes rasgos, tres tipos de soluciones: generadores en línea gratuitos para facturas sueltas, programas de facturación y contabilidad para autónomos y pequeñas empresas, y grandes sistemas ERP para empresas con departamento de TI propio. Los generadores bastan para alguna factura ocasional, pero no resuelven ni el archivo ni la recepción. Los sistemas ERP están sobredimensionados para la mayoría de las pequeñas empresas. En medio se sitúa el software de contabilidad, que une factura, justificante, archivo e impuestos en un solo proceso.

Evalúe cada solución según estos criterios:

  • Perfil EN 16931: ¿Genera el software ZUGFeRD en un perfil que se considere E-Rechnung, y no solo MINIMUM o BASIC WL?
  • XRechnung adicional: ¿Puede generar también una XRechnung pura cuando sea necesario?
  • Un conjunto de datos, dos representaciones: ¿Se generan el PDF y el XML a partir de los mismos datos?
  • Validación: ¿Comprueba el software el XML antes del envío?
  • Recepción: ¿Puede leer los archivos ZUGFeRD y XRechnung recibidos y mostrarlos de forma comprensible?
  • Archivo: ¿Se conservan los archivos originales sin modificaciones y conforme a las GoBD?
  • Procesamiento posterior: ¿Pasan los datos a la EÜR (cálculo simplificado del beneficio) y a la Umsatzsteuer-Voranmeldung (declaración anticipada de IVA), en lugar de tener que teclearlos usted?

Encontrará una comparación detallada por criterios en nuestra guía para elegir un software de contabilidad. Nuestra lista de comprobación de E-Rechnung le ayuda a completar el cambio punto por punto.

Nuestra opinión: ZUGFeRD es la E-Rechnung más amigable para las pequeñas empresas

Hablamos cada día con autónomos y emprendedores que se estremecen al oír la palabra «XML». Nuestra experiencia: la preocupación suele ser mayor que la tarea. ZUGFeRD es un buen punto de partida precisamente porque su cliente sigue recibiendo una factura que puede leer, comprobar y pagar, aunque su propia contabilidad todavía no esté preparada. Al mismo tiempo, con el perfil adecuado ya cumple hoy los requisitos que le llegarán con el fin de los periodos transitorios.

El error que vemos con más frecuencia no es técnico, sino organizativo: las facturas se redactan en un programa, los justificantes se recopilan en un segundo y los impuestos se preparan en un tercero. En cada traspaso, el PDF y los datos pueden dejar de coincidir. Por eso hemos construido Kontelio de forma que la factura, los gastos, el archivo, la EÜR y la Umsatzsteuer se basen en los mismos datos y la declaración se envíe directamente a través de ELSTER (portal de declaración electrónica). Y como muchos de nuestros usuarios no piensan en alemán cuando hacen cuentas, Kontelio se puede usar en el idioma en el que uno se siente seguro. La factura en sí sigue siendo formalmente correcta.

Nuestro consejo: no espere a cambiar cuando el plazo apremie. Emita ya sus próximas facturas como ZUGFeRD; así habrá completado el cambio antes de que sea obligatorio.

— Paulo

Facturas ZUGFeRD con Kontelio

Con Kontelio crea E-Rechnungen en ZUGFeRD y XRechnung directamente a partir de sus datos de facturación, archiva justificantes con seguridad jurídica y recibe recordatorios de plazos. Los justificantes de entrada también puede registrarlos mediante una foto, y con todo ello se generan la EÜR y la Umsatzsteuer-Voranmeldung, que usted presenta a través de ELSTER.

Puede probar Kontelio gratis durante 30 días y sin tarjeta de crédito. Después, la tarifa Start comienza en 9,90 € al mes o 99 € al año; Business cuesta 22,90 € al mes o 199 € al año, y Pro 32,90 € al mes o 299 € al año. Todos los detalles están en nuestra página de precios, y las funciones para facturas electrónicas, en la página del software de E-Rechnung.

Preguntas frecuentes sobre ZUGFeRD

¿Puedo enviar una factura ZUGFeRD a clientes que no procesan E-Rechnungen?

Sí. El destinatario abre el archivo como cualquier PDF y ve una factura completa. Su programa simplemente ignora el adjunto XML. Esto convierte a ZUGFeRD en la forma más sencilla de E-Rechnung para carteras de clientes mixtas.

¿Puedo convertir posteriormente un PDF normal en ZUGFeRD?

No tiene sentido. Una herramienta tendría que extraer los datos del PDF, y en ese proceso surgen fácilmente diferencias entre el PDF y el XML. Es mejor generar la factura desde el principio en un software que cree ambas partes a partir de los mismos datos.

¿Basta con imprimir la factura ZUGFeRD y archivarla en papel?

No. Las E-Rechnungen deben conservarse de forma electrónica, en su formato original y procesables por máquina. La impresión no contiene el XML y, por tanto, no sustituye al archivo.

¿Qué perfil ZUGFeRD debería elegir?

Para la mayoría de los autónomos y pequeñas empresas, lo correcto es EN 16931 (antes COMFORT). Contiene todos los datos obligatorios y lo procesa prácticamente cualquier software receptor. MINIMUM y BASIC WL no bastan para las E-Rechnungen alemanas.

¿Es ZUGFeRD lo mismo que Factur-X?

Desde la versión 2.0, sí; técnicamente ambos son idénticos. ZUGFeRD es el nombre alemán y Factur-X el francés del mismo formato, que los foros de ambos países desarrollan conjuntamente.

Fuentes

Recomendaciones

Este artículo se ha traducido automáticamente del alemán. Solo la versión alemana es la de referencia.

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