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ZUGFeRD expliqué : structure, obligation et création de facture

Une indépendante établit une facture sur son ordinateur portable

ZUGFeRD (format hybride) est un format allemand de E-Rechnung (facture électronique structurée). Il réunit dans un seul fichier une facture PDF normale et lisible et un jeu de données XML lisible par machine. Votre client peut donc lire la facture comme d'habitude à l'écran, tandis que son logiciel de comptabilité extrait automatiquement le numéro de facture, les montants et les taux de TVA. Vous découvrirez ici comment le format est structuré, quels profils existent, quand il devient obligatoire pour vous et comment, en tant qu'indépendant ou petite entreprise, vous pouvez créer une facture ZUGFeRD correcte sans manipuler vous-même le XML.

En bref

  • ZUGFeRD signifie « Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland » (guide utilisateur central du Forum allemand de la facture électronique). C'est un format hybride composé d'un PDF/A-3 et d'un XML intégré.
  • Un simple PDF n'est pas une E-Rechnung. Avec ZUGFeRD, c'est la partie XML qui compte, et le PDF et le XML doivent avoir un contenu identique.
  • Depuis le 1er janvier 2025, toutes les entreprises établies en Allemagne doivent être en mesure de recevoir des E-Rechnungen. Pour l'émission, des périodes de transition s'appliquent.
  • Pour les factures en Allemagne, il vous faut un profil qui contient toutes les mentions obligatoires. En pratique, il s'agit le plus souvent d'EN 16931 (anciennement COMFORT).
  • Vous ne créez pas un fichier ZUGFeRD à la main. Votre logiciel de facturation ou de comptabilité s'en charge, et l'archivage se fait électroniquement, pas sur papier.

Sommaire

Ce qu'est ZUGFeRD et l'origine de son nom

Derrière ce nom se trouve le Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), une association regroupant des fédérations, des ministères et des entreprises, qui publie et maintient la norme. Selon le FeRD, ZUGFeRD est un format de données hybride, gratuit et intersectoriel, qui intègre des données de facturation structurées au format XML dans un document PDF conforme à la norme PDF/A-3. Vous ne payez donc aucune licence pour le format lui-même.

Point important pour bien comprendre : ZUGFeRD n'est pas un programme que vous installez. C'est une spécification, c'est-à-dire une description précise de la forme que doit avoir le fichier. Selon le FeRD, elle doit être intégrée dans votre propre logiciel, par exemple un système ERP, un système EDI ou un logiciel sur mesure. Concrètement, pour les indépendants, cela signifie : votre logiciel de facturation doit maîtriser ZUGFeRD, et vous cliquez ensuite comme auparavant sur « Créer une facture ».

Sur le plan technique, ZUGFeRD repose sur la norme européenne EN 16931. Cette norme définit quelles données une facture électronique contient dans l'UE et comment elles s'appellent. Depuis la version 2.0, ZUGFeRD est en outre techniquement identique au format français Factur-X, que le FeRD développe conjointement avec son forum partenaire français, le FNFE-MPE. Une facture ZUGFeRD émise à Hambourg peut donc être traitée sans problème par un client à Lyon.

Selon le FeRD, le format est utilisé dans les échanges entre entreprises (B2B), avec les particuliers (B2C) et, en Allemagne, également pour les factures adressées à l'administration publique (B2G).

Ce qu'est ZUGFeRD et l'origine de son nom — schéma récapitulatif

Une facture ZUGFeRD est-elle simplement un PDF ?

Non, et c'est précisément là que se situe l'erreur la plus fréquente. Une facture que vous rédigez dans Word et enregistrez en PDF n'est pas, selon la conception actuelle, une E-Rechnung, mais une « autre facture » (sonstige Rechnung). Un fichier ZUGFeRD ressemble certes à un PDF, mais il contient en plus une pièce jointe XML. Le FeRD précise que cette partie XML structurée fait foi pour le traitement automatisé. Le PDF est la vue destinée aux humains, le XML contient les véritables données destinées aux machines.

Ce que signifie PDF/A-3

Le PDF/A est une variante du format PDF conçue pour l'archivage à long terme : les polices sont intégrées, et le fichier aura exactement le même aspect dans dix ans qu'aujourd'hui. La version A-3 permet en outre d'intégrer n'importe quel fichier dans le PDF. C'est précisément cette propriété qu'utilise ZUGFeRD pour joindre le XML. Un PDF normal ou une ancienne variante de PDF/A ne suffit donc pas.

Comment reconnaître une facture ZUGFeRD

Ouvrez le fichier dans un lecteur PDF courant et regardez dans la barre latérale des pièces jointes (généralement une icône en forme de trombone). Pour les versions récentes de ZUGFeRD, vous y trouverez en règle générale un fichier nommé factur-x.xml ; pour les versions plus anciennes, son nom contient souvent « zugferd ». En l'absence d'une telle pièce jointe, vous avez entre les mains un PDF ordinaire. Cela ne vous indique toutefois pas encore si le XML est exempt d'erreurs : pour cela, une vérification (validation) dans votre logiciel ou à l'aide d'un outil de validation est nécessaire.

Aperçu des profils et des versions

ZUGFeRD existe en plusieurs versions. La première est parue en 2014, depuis la version 2.0 le format est identique à Factur-X, et la version actuelle est la 2.4. Selon le FeRD, ZUGFeRD 2.4 comprend cinq profils, chacun disposant de ses propres fichiers de validation XSD et Schematron, adaptés à la norme EN 16931. Les profils se distinguent par la quantité de données contenues dans le XML.

Profil Étendue des données Valable comme E-Rechnung en Allemagne ?
MINIMUM Uniquement les données d'en-tête comme le numéro de facture, la date, le montant total Non, des mentions obligatoires manquent
BASIC WL Données d'en-tête et totaux, sans lignes de facture Non, des mentions obligatoires manquent
BASIC Données d'en-tête plus lignes de facture simples Oui, pour les factures simples
EN 16931 (anciennement COMFORT) Jeu de données complet selon la norme européenne Oui, la norme habituelle
EXTENDED Champs supplémentaires pour des cas sectoriels complexes Oui, pour les cas particuliers

Les deux plus petits profils étaient conçus comme point d'entrée : le PDF y porte la facture complète, le XML seulement un extrait. Or, comme c'est le XML qui fait foi pour une E-Rechnung, ils ne suffisent pas pour les factures commerciales allemandes. Pour les indépendants et les petites entreprises, EN 16931 est le choix le plus sûr, car pratiquement tous les logiciels destinataires le traitent. Il existe en outre un profil qui génère le XML selon les règles de la XRechnung (format allemand de facture électronique), pour les cas où un donneur d'ordre exige précisément cela.

ZUGFeRD ou XRechnung : la différence

Les deux formats sont conformes à la norme EN 16931 et sont considérés en Allemagne comme des E-Rechnungen. Ils se distinguent surtout par leur forme.

Caractéristique ZUGFeRD XRechnung
Forme du fichier PDF/A-3 avec XML intégré Fichier XML pur
Lisible par un humain Oui, directement en PDF Uniquement avec une visionneuse ou un logiciel
Utilisation typique B2B, y compris à l'international (Factur-X) Factures aux administrations, de plus en plus en B2B
Avantage pour les petites entreprises Les clients sans logiciel de E-Rechnung voient malgré tout une facture normale Léger, souvent expressément exigé par les administrations

De nombreuses administrations exigent la XRechnung, souvent via un portail ou le réseau Peppol. Dans les relations avec d'autres entreprises, ZUGFeRD est apprécié, car le destinataire reçoit une facture familière même sans nouvelle technologie. Nous expliquons en détail comment les formats et Peppol s'articulent dans notre guide sur XRechnung, ZUGFeRD et Peppol.

Quand ZUGFeRD devient obligatoire pour vous

À proprement parler, aucune loi n'impose ZUGFeRD. C'est la E-Rechnung qui est obligatoire, et ZUGFeRD à partir du profil EN 16931 en est une forme autorisée, tout comme la XRechnung. Les points essentiels :

  • Réception : Depuis le 1er janvier 2025, les entreprises établies en Allemagne doivent être en mesure de recevoir des E-Rechnungen. Cela concerne également les Kleinunternehmer (entreprises relevant de la franchise en base de TVA). Une boîte e-mail suffit pour la réception, mais vous devez pouvoir lire le fichier et le conserver correctement.
  • Émission : Pour l'émission, des périodes de transition s'appliquent jusqu'en 2027 ou 2028, selon le chiffre d'affaires de l'année précédente. Pendant cette période, les factures papier et PDF restent possibles sous certaines conditions. Nous avons récapitulé les étapes et les seuils dans notre guide sur l'obligation de E-Rechnung en 2025, 2027 et 2028.
  • Particuliers : Pour les factures adressées à des consommateurs, il n'existe aucune obligation de E-Rechnung. ZUGFeRD ne pose toutefois aucun problème ici, car le client voit un PDF normal.

Si vous ne savez pas avec certitude si votre chiffre d'affaires relève d'une règle de transition ou si vos prestations entraînent des cas particuliers, clarifiez ce point avec votre Steuerberater (conseiller fiscal / expert-comptable agréé) avant de modifier votre processus de facturation.

Exigences applicables à une facture ZUGFeRD et conservation

Du point de vue de la Umsatzsteuer (TVA), une facture ZUGFeRD est une facture tout à fait normale. Selon le FeRD, le PDF et le XML doivent satisfaire aux exigences du § 14 Abs. 4 UStG et constituer des exemplaires multiples de même contenu d'une même facture. Les mentions obligatoires habituelles s'appliquent donc : nom et adresse des deux parties, Steuernummer (numéro fiscal) ou USt-IdNr. (numéro de TVA intracommunautaire), date de facture, numéro de facture séquentiel, quantité et nature de la prestation, date de la prestation, rémunération ventilée par taux de TVA, montant de la TVA. Vous trouverez la liste complète avec des exemples dans notre article sur les mentions obligatoires lors de la rédaction d'une facture, et pour les Kleinunternehmer dans l'article sur la facture de Kleinunternehmer.

Aperçu des mentions obligatoires sur une facture

« De contenu identique » est le point délicat. Si le PDF mentionne une remise absente du XML, ou si le montant de la TVA diffère d'un centime, vous avez produit deux factures différentes. L'administration fiscale ne prescrit pas de contrôles techniques particuliers à cet égard. Selon le FeRD, il incombe à l'émetteur et au destinataire de la facture de mettre en place leurs propres mécanismes de contrôle. La solution la plus sûre consiste à générer le PDF et le XML à partir des mêmes données en une seule étape, plutôt que d'« équiper » après coup un PDF déjà finalisé d'un XML.

Concernant la conservation, le FeRD indique un délai de huit ans pour les factures. Imprimer et classer n'est pas autorisé pour les E-Rechnungen : elles doivent être archivées électroniquement dans leur format d'origine, de manière exploitable par machine. L'IHK de Munich souligne que les factures doivent pour cela être enregistrées au format XML. Pour ZUGFeRD, cela signifie : conserver le fichier complet avec le XML intégré, sans modification. Vous trouverez quels délais s'appliquent à quels documents dans notre aperçu sur la GoBD (principes de tenue et conservation des documents électroniques) et les délais de conservation.

Créer une facture ZUGFeRD : pas à pas

Il vous faut trois choses : un logiciel qui génère ZUGFeRD au profil EN 16931, des données de base complètes et un moyen de vérifier le résultat. Voici comment procéder :

  1. Saisir des données de base complètes. Votre propre adresse, Steuernummer ou USt-IdNr., coordonnées bancaires et les données du client. Les champs manquants sont la cause la plus fréquente d'échec d'une validation.
  2. Définir le profil. Choisissez EN 16931 par défaut. EXTENDED uniquement si un client exige des champs supplémentaires, le profil XRechnung ou une XRechnung pure si un donneur d'ordre public l'exige.
  3. Rédiger la facture comme d'habitude. Lignes, quantités, prix unitaires, taux de TVA, date de la prestation. Le logiciel calcule les totaux et la TVA.
  4. Compléter les indications du client. De nombreuses entreprises imposent un numéro de commande ou une référence. Saisissez-le dans le champ prévu à cet effet, afin qu'il figure aussi dans le XML.
  5. Générer et vérifier le fichier. Le logiciel crée le PDF/A-3 et le XML à partir des mêmes données et valide le XML selon les règles du profil.
  6. Envoyer. Généralement par e-mail en pièce jointe. Envoyez le fichier original, et non une impression ou un export réenregistré.
  7. Archiver. Conserver le fichier envoyé sans modification et de façon retrouvable pendant toute la durée du délai.

Si vous rédigez de nombreuses factures similaires, vous avez intérêt à générer la facture directement à partir de données d'opérations existantes, plutôt que de ressaisir chaque ligne. Cet article sur les factures générées automatiquement à partir des écritures montre comment mettre cela en place en pratique. Les formats structurés comme ZUGFeRD sont conçus précisément pour de tels processus continus.

À quoi ressemble un modèle de facture ZUGFeRD

Visuellement, une facture ZUGFeRD ne se distingue pas de votre facture habituelle : logo, adresses, tableau des lignes, totaux, délai de paiement. La différence se trouve dans la pièce jointe. Les mêmes informations y figurent sous forme de champs de données étiquetés. De manière simplifiée, cela correspond à peu près à cette correspondance :

Information sur le PDF Équivalent dans le XML (simplifié)
Numéro de facture 2026-0147 Identifiant du document
Date de facture 26.10.2026 Date d'émission
Prestation : webdesign, 12 h à 85,00 € Ligne de facture avec quantité, unité, prix unitaire
Net 1.020,00 €, TVA 19 % 193,80 € Catégorie de TVA, taux de TVA, montant de TVA
Montant total 1.213,80 € Montant à payer
IBAN, délai de paiement 14 jours Informations de paiement

Les valeurs de cet exemple sont fictives. Le FeRD met à disposition des factures modèles officielles pour chacun des cinq profils dans le paquet de publication correspondant. Elles sont surtout destinées aux développeurs de logiciels, mais conviennent aussi pour jeter un œil à l'intérieur d'un véritable fichier ZUGFeRD.

Comment reconnaître un bon logiciel ZUGFeRD

Pour la création et la réception, trois types de solutions entrent grossièrement en ligne de compte : les générateurs en ligne gratuits pour des factures isolées, les logiciels de facturation et de comptabilité pour indépendants et petites entreprises, ainsi que les grands systèmes ERP pour les entreprises disposant de leur propre service informatique. Les générateurs suffisent pour des factures ponctuelles, mais ne règlent ni l'archivage ni la réception. Les systèmes ERP sont surdimensionnés pour la plupart des petites entreprises. Entre les deux se trouve le logiciel de comptabilité, qui relie facture, pièce justificative, archive et fiscalité dans un même processus.

Évaluez chaque solution selon ces critères :

  • Profil EN 16931 : le logiciel génère-t-il ZUGFeRD dans un profil valable comme E-Rechnung, et pas seulement MINIMUM ou BASIC WL ?
  • XRechnung en complément : pouvez-vous également générer une XRechnung pure si nécessaire ?
  • Un jeu de données, deux représentations : le PDF et le XML sont-ils générés à partir des mêmes données ?
  • Validation : le logiciel vérifie-t-il le XML avant l'envoi ?
  • Réception : peut-il lire les fichiers ZUGFeRD et XRechnung entrants et les afficher de manière compréhensible ?
  • Archive : les fichiers originaux sont-ils conservés sans modification et conformément à la GoBD ?
  • Traitement ultérieur : les données alimentent-elles l'EÜR (comptabilité de caisse simplifiée) et l'Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA, déclaration provisoire de TVA), au lieu que vous deviez les ressaisir ?

Vous trouverez une comparaison détaillée par critères dans notre guide sur le choix d'un logiciel de comptabilité. Notre checklist E-Rechnung vous aide à cocher la transition point par point.

Notre point de vue : ZUGFeRD est la E-Rechnung la plus accessible pour les petites entreprises

Nous parlons chaque jour avec des indépendants et des créateurs d'entreprise qui sursautent en entendant le mot « XML ». Notre expérience : l'inquiétude est généralement plus grande que la tâche. ZUGFeRD est justement un bon point de départ, car votre client continue de recevoir une facture qu'il peut lire, vérifier et payer, même si sa propre comptabilité n'est pas encore prête. Parallèlement, avec le bon profil, vous remplissez dès aujourd'hui les exigences qui vous attendent à la fin des périodes de transition.

L'erreur que nous voyons le plus souvent n'est pas technique, mais organisationnelle : les factures sont rédigées dans un programme, les pièces justificatives rassemblées dans un deuxième et la fiscalité préparée dans un troisième. À chaque transfert, le PDF et les données peuvent diverger. C'est pourquoi nous avons conçu Kontelio de sorte que facture, dépenses, archive, EÜR et Umsatzsteuer reposent sur les mêmes données et que la déclaration fiscale soit transmise directement via ELSTER (portail officiel de télédéclaration). Et comme beaucoup de nos utilisateurs ne pensent pas en allemand lorsqu'ils font leurs comptes, Kontelio peut être utilisé dans la langue dans laquelle on se sent à l'aise. La facture elle-même reste formellement correcte.

Notre conseil : n'attendez pas que l'échéance approche pour faire la transition. Rédigez dès vos prochaines factures au format ZUGFeRD : vous aurez ainsi achevé la transition avant qu'elle ne devienne obligatoire.

— Paulo

Factures ZUGFeRD avec Kontelio

Avec Kontelio, vous créez des E-Rechnungen au format ZUGFeRD et XRechnung directement à partir de vos données de facturation, archivez vos pièces justificatives en toute sécurité juridique et recevez des rappels d'échéances. Vous pouvez aussi saisir vos pièces entrantes par photo, et l'ensemble permet d'établir l'EÜR et l'UStVA, que vous transmettez via ELSTER.

Vous pouvez tester Kontelio gratuitement pendant 30 jours, sans carte bancaire. Ensuite, la formule Start commence à 9,90 € par mois ou 99 € par an, Business coûte 22,90 € par mois ou 199 € par an, Pro 32,90 € par mois ou 299 € par an. Tous les détails figurent sur notre page des tarifs, et les fonctionnalités pour les factures électroniques sur la page consacrée au logiciel de E-Rechnung.

Questions fréquentes sur ZUGFeRD

Puis-je envoyer une facture ZUGFeRD à des clients qui ne traitent pas de E-Rechnung ?

Oui. Le destinataire ouvre le fichier comme n'importe quel PDF et voit une facture complète. Son programme ignore tout simplement la pièce jointe XML. Cela fait de ZUGFeRD la forme de E-Rechnung la plus simple pour une clientèle mixte.

Puis-je convertir après coup un PDF normal en ZUGFeRD ?

Ce n'est pas judicieux. Un outil devrait extraire les données du PDF, ce qui entraîne facilement des écarts entre le PDF et le XML. Il vaut mieux générer la facture dès le départ dans un logiciel qui crée les deux parties à partir des mêmes données.

Suffit-il d'imprimer et de classer la facture ZUGFeRD ?

Non. Les E-Rechnungen doivent être conservées électroniquement dans leur format d'origine et de manière exploitable par machine. L'impression ne contient pas le XML et ne remplace donc pas le fichier.

Quel profil ZUGFeRD dois-je choisir ?

Pour la plupart des indépendants et des petites entreprises, EN 16931 (anciennement COMFORT) est le bon choix. Il contient toutes les mentions obligatoires et est traité par pratiquement tous les logiciels destinataires. MINIMUM et BASIC WL ne suffisent pas pour les E-Rechnungen allemandes.

ZUGFeRD est-il la même chose que Factur-X ?

Oui, depuis la version 2.0 : techniquement, les deux sont identiques. ZUGFeRD est le nom allemand et Factur-X le nom français d'un même format, que les forums des deux pays développent conjointement.

Sources

Recommandations

Cet article a été traduit automatiquement de l’allemand. Seule la version allemande fait foi.

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