Black Deal 50 % di sconto il primo anno con pagamento annuale – solo fino al 31 dicembre 2026. Approfittane →

Kontelio

ZUGFeRD spiegato: struttura, obbligo e come creare la fattura

Una lavoratrice autonoma prepara una fattura al laptop

ZUGFeRD è un formato tedesco per la E-Rechnung (fattura elettronica). Racchiude in un unico file una normale fattura PDF leggibile e un set di dati XML leggibile dalle macchine. Il Suo cliente può quindi leggere la fattura come di consueto sullo schermo, mentre il suo software di contabilità estrae contemporaneamente in automatico numero di fattura, importi e aliquote. In questo articolo scoprirà come è strutturato il formato, quali profili esistono, quando diventa obbligatorio per Lei e come, da lavoratore autonomo o piccola impresa, può creare una fattura ZUGFeRD corretta senza dover lavorare personalmente con l'XML.

In breve

  • ZUGFeRD sta per “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” (Guida utente centrale del Forum per la fattura elettronica in Germania). È un formato ibrido composto da PDF/A-3 e XML incorporato.
  • Un semplice PDF non è una E-Rechnung. Con ZUGFeRD conta la parte XML, e PDF e XML devono avere contenuto identico.
  • Dal 1° gennaio 2025 tutte le imprese nazionali devono essere in grado di ricevere E-Rechnungen. Per l'invio valgono periodi transitori.
  • Per le fatture in Germania serve un profilo che contenga tutti i dati obbligatori. Nella pratica si tratta per lo più di EN 16931 (in precedenza COMFORT).
  • ZUGFeRD non si crea a mano. Se ne occupa il Suo software di fatturazione o di contabilità, e l'archiviazione avviene in forma elettronica, non su carta.

Indice

Che cos'è ZUGFeRD e da dove deriva il nome

Dietro il nome c'è il Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), un'associazione di federazioni, ministeri e imprese che pubblica e gestisce lo standard. Secondo il FeRD, ZUGFeRD è un formato di dati ibrido, disponibile gratuitamente e valido per tutti i settori, che integra dati di fattura strutturati in formato XML in un documento PDF conforme a PDF/A-3. Per il formato in sé, quindi, non paga alcuna licenza.

Importante per capire: ZUGFeRD non è un programma da installare. È una specifica, cioè una descrizione precisa di come deve essere il file. Secondo il FeRD va integrata nel proprio software, ad esempio in un sistema ERP, un sistema EDI o un software personalizzato. Per i lavoratori autonomi significa, in pratica: il Suo software di fatturazione deve supportare ZUGFeRD, e poi Lei clicca come sempre su “Crea fattura”.

Dal punto di vista tecnico, ZUGFeRD si basa sulla norma europea EN 16931. Questa norma stabilisce quali dati contiene una fattura elettronica nell'UE e come si chiamano. Dalla versione 2.0 ZUGFeRD è inoltre tecnicamente identico al formato francese Factur-X, che il FeRD sviluppa insieme al forum partner francese FNFE-MPE. Una fattura ZUGFeRD emessa ad Amburgo può quindi essere elaborata senza problemi anche da un cliente a Lione.

Secondo il FeRD, il formato si utilizza nelle transazioni tra imprese (B2B), con i clienti privati (B2C) e, in Germania, anche per le fatture alla pubblica amministrazione (B2G).

Che cos'è ZUGFeRD e da dove deriva il nome — diagramma riassuntivo

Una fattura ZUGFeRD è solo un PDF?

No, ed è proprio qui l'errore più diffuso. Una fattura scritta in Word e salvata come PDF, secondo l'interpretazione attuale, non è una E-Rechnung, bensì una “altra fattura” (sonstige Rechnung). Un file ZUGFeRD ha l'aspetto di un PDF, ma contiene in più un allegato XML. Il FeRD chiarisce che questa parte XML strutturata è determinante per l'elaborazione automatizzata. Il PDF è la visualizzazione per le persone, l'XML contiene i dati veri e propri per le macchine.

Che cosa significa PDF/A-3

PDF/A è una variante del formato PDF pensata per l'archiviazione a lungo termine: i caratteri sono incorporati e tra dieci anni il file avrà esattamente lo stesso aspetto di oggi. La versione A-3 consente inoltre di incorporare qualsiasi file nel PDF. ZUGFeRD sfrutta proprio questa caratteristica per includere l'XML. Un normale PDF o una variante PDF/A più vecchia, quindi, non basta.

Come riconoscere una fattura ZUGFeRD

Apra il file in un comune lettore PDF e guardi nella barra laterale degli allegati (di solito un simbolo a forma di graffetta). Nelle versioni ZUGFeRD attuali vi troverà di norma un file chiamato factur-x.xml, nelle versioni precedenti il nome contiene spesso “zugferd”. Se manca un allegato di questo tipo, ha tra le mani un normale PDF. Questo però non Le dice ancora se l'XML è privo di errori: per saperlo serve una verifica (validazione) nel Suo software o con uno strumento di validazione.

Profili e versioni in sintesi

ZUGFeRD esiste in diverse versioni. La prima è uscita nel 2014, dalla 2.0 il formato coincide con Factur-X e la versione attuale è la 2.4. Secondo il FeRD, ZUGFeRD 2.4 comprende cinque profili, per ciascuno dei quali esistono file di verifica XSD e Schematron specifici, adattati alla EN 16931. I profili si differenziano per la quantità di dati contenuti nell'XML.

Profilo Contenuto dei dati Idoneo come E-Rechnung in Germania?
MINIMUM Solo dati di intestazione come numero di fattura, data, importo totale No, mancano dati obbligatori
BASIC WL Dati di intestazione e totali, nessuna riga di fattura No, mancano dati obbligatori
BASIC Dati di intestazione più semplici righe di fattura Sì, per fatture semplici
EN 16931 (in precedenza COMFORT) Set di dati completo secondo la norma europea Sì, lo standard abituale
EXTENDED Campi aggiuntivi per casi settoriali complessi Sì, per casi particolari

I due profili più ridotti erano pensati come punto di partenza: in essi il PDF riporta la fattura completa, l'XML solo un estratto. Poiché però in una E-Rechnung è determinante l'XML, non sono sufficienti per le fatture commerciali tedesche. Per lavoratori autonomi e piccole imprese EN 16931 è la scelta sicura, perché praticamente qualsiasi software del destinatario lo elabora. Esiste inoltre un profilo che genera l'XML secondo le regole della XRechnung, per i casi in cui un committente richieda esattamente questo.

ZUGFeRD o XRechnung: la differenza

Entrambi i formati sono conformi alla EN 16931 e in Germania valgono come E-Rechnung. Si differenziano soprattutto nella forma.

Caratteristica ZUGFeRD XRechnung
Forma del file PDF/A-3 con XML incorporato Solo file XML
Leggibile dalle persone Sì, direttamente come PDF Solo con un visualizzatore o un software
Utilizzo tipico B2B, anche internazionale (Factur-X) Fatture alle autorità pubbliche, sempre più anche B2B
Vantaggio per le piccole imprese I clienti senza software per E-Rechnung vedono comunque una normale fattura Snello, spesso richiesto espressamente dalle autorità

Molte autorità pubbliche richiedono la XRechnung, spesso tramite un portale o la rete Peppol. Nelle transazioni con altre imprese ZUGFeRD è apprezzato perché il destinatario riceve una fattura familiare anche senza nuova tecnologia. Come interagiscono i formati e Peppol lo spieghiamo in dettaglio nella guida su XRechnung, ZUGFeRD e Peppol.

Quando ZUGFeRD diventa obbligatorio per Lei

A rigore, nessuna legge prescrive ZUGFeRD. Obbligatoria è la E-Rechnung, e ZUGFeRD a partire dal profilo EN 16931 ne è una forma ammessa, così come la XRechnung. I punti principali:

  • Ricezione: dal 1° gennaio 2025 le imprese nazionali devono essere in grado di ricevere E-Rechnungen. Ciò riguarda anche i Kleinunternehmer (piccoli imprenditori). Per la ricezione basta una casella e-mail, ma Lei deve poter leggere il file e conservarlo correttamente.
  • Invio: per l'emissione valgono periodi transitori fino al 2027 o al 2028, a seconda del fatturato dell'anno precedente. In questo periodo, a determinate condizioni, sono ancora possibili fatture cartacee e in PDF. Fasi e soglie sono riassunte nella nostra guida sull'obbligo di E-Rechnung 2025, 2027 e 2028.
  • Clienti privati: per le fatture ai consumatori non esiste alcun obbligo di E-Rechnung. ZUGFeRD qui però non nuoce, perché il cliente vede un normale PDF.

Se non è sicuro che il Suo fatturato rientri in una regola transitoria o che le Sue prestazioni comportino casi particolari, ne parli con il Suo consulente fiscale prima di modificare l'invio delle fatture.

Requisiti di una fattura ZUGFeRD e conservazione

Ai fini della Umsatzsteuer (IVA), una fattura ZUGFeRD è una fattura del tutto normale. Secondo il FeRD, PDF e XML devono soddisfare i requisiti del § 14 Abs. 4 UStG ed essere esemplari multipli di contenuto identico della stessa fattura. Valgono quindi gli stessi dati obbligatori di sempre: nome e indirizzo di entrambe le parti, Steuernummer (numero fiscale) o USt-IdNr. (numero di identificazione IVA), data della fattura, numero di fattura progressivo, quantità e tipo della prestazione, data della prestazione, corrispettivo suddiviso per aliquota, importo dell'imposta. L'elenco completo con esempi si trova nel nostro articolo sui dati obbligatori nella redazione delle fatture, per i Kleinunternehmer nell'articolo sulla fattura del Kleinunternehmer.

Panoramica dei dati obbligatori in una fattura

“Di contenuto identico” è il punto delicato. Se nel PDF compare uno sconto che manca nell'XML, o se l'importo dell'imposta differisce di un centesimo, ha generato due fatture diverse. L'amministrazione finanziaria non prescrive per questo verifiche tecniche specifiche. Secondo il FeRD, la responsabilità spetta a chi emette e a chi riceve la fattura, che devono predisporre propri meccanismi di controllo. La soluzione più sicura è generare PDF e XML dagli stessi dati in un unico passaggio, invece di “completare” successivamente con l'XML un PDF già pronto.

Per la conservazione il FeRD indica un termine di otto anni per le fatture. Stampare e archiviare in un raccoglitore non è ammesso per le E-Rechnungen: devono essere archiviate elettronicamente nel formato originale e in modo analizzabile meccanicamente. La IHK di Monaco sottolinea che a tal fine le fatture devono essere salvate in formato XML. Per ZUGFeRD ciò significa archiviare senza modifiche il file completo con l'XML incorporato. Quali termini valgono per quali documenti lo trova nella nostra panoramica su GoBD (principi di contabilità elettronica) e termini di conservazione.

Creare una fattura ZUGFeRD: passo dopo passo

Le servono tre cose: un software che generi ZUGFeRD nel profilo EN 16931, dati anagrafici completi e la possibilità di verificare il risultato. Ecco come si procede:

  1. Inserire i dati anagrafici in modo completo. Il Suo indirizzo, la Steuernummer o USt-IdNr., le coordinate bancarie e i dati del cliente. I campi mancanti sono il motivo più frequente per cui una verifica non va a buon fine.
  2. Stabilire il profilo. Scelga EN 16931 come standard. EXTENDED solo se un cliente richiede campi aggiuntivi, il profilo XRechnung o una XRechnung pura se lo richiede un committente pubblico.
  3. Scrivere la fattura come di consueto. Righe, quantità, prezzi unitari, aliquote, data della prestazione. Il software calcola totali e imposta.
  4. Aggiungere i riferimenti del cliente. Molte imprese indicano un numero d'ordine o un riferimento. Lo inserisca nell'apposito campo, in modo che compaia anche nell'XML.
  5. Generare e verificare il file. Il software crea PDF/A-3 e XML dagli stessi dati e convalida l'XML rispetto alle regole del profilo.
  6. Inviare. Di solito via e-mail come allegato. Invii il file originale, non una stampa o un'esportazione salvata di nuovo.
  7. Archiviare. Conservare il file inviato senza modifiche e reperibile per l'intero termine.

Chi emette molte fatture simili trae vantaggio dal generarle direttamente dai dati delle operazioni già esistenti, invece di digitare ogni riga da capo. Come organizzarlo nella pratica lo mostra questo articolo sulle fatture generate automaticamente dalle registrazioni contabili. I formati strutturati come ZUGFeRD sono fatti proprio per questi flussi continui.

Ecco come si presenta un modello di fattura ZUGFeRD

Visivamente una fattura ZUGFeRD non si distingue dalla Sua fattura abituale: logo, indirizzi, tabella delle righe, totali, termine di pagamento. La differenza è nell'allegato. Lì si trovano gli stessi dati come campi etichettati. In modo semplificato, la corrispondenza è più o meno questa:

Dato sul PDF Corrispondente nell'XML (semplificato)
Numero di fattura 2026-0147 Identificativo del documento
Data della fattura 26.10.2026 Data di emissione
Prestazione: web design, 12 ore a 85,00 € Riga di fattura con quantità, unità, prezzo unitario
Netto 1.020,00 €, IVA 19 % 193,80 € Categoria d'imposta, aliquota, importo dell'imposta
Importo totale 1.213,80 € Importo da pagare
IBAN, termine di pagamento 14 giorni Dati di pagamento

I valori di questo esempio sono di fantasia. Il FeRD mette a disposizione fatture di esempio ufficiali per ciascuno dei cinque profili nel rispettivo pacchetto di rilascio. Sono pensate soprattutto per gli sviluppatori di software, ma sono utili anche per dare un'occhiata a un vero file ZUGFeRD.

Come riconoscere un buon software ZUGFeRD

Per creare e ricevere fatture entrano in gioco, a grandi linee, tre tipi di soluzioni: generatori online gratuiti per singole fatture, programmi di fatturazione e contabilità per lavoratori autonomi e piccole imprese, e grandi sistemi ERP per aziende con un proprio reparto IT. I generatori bastano per fatture singole occasionali, ma non risolvono né l'archiviazione né la ricezione. I sistemi ERP sono sovradimensionati per la maggior parte delle piccole attività. In mezzo c'è il software di contabilità, che collega fattura, giustificativo, archivio e imposte in un unico flusso.

Valuti ogni soluzione in base a questi criteri:

  • Profilo EN 16931: il software genera ZUGFeRD in un profilo che vale come E-Rechnung, e non solo MINIMUM o BASIC WL?
  • Anche XRechnung: all'occorrenza può generare anche una XRechnung pura?
  • Un set di dati, due rappresentazioni: PDF e XML vengono generati dagli stessi dati?
  • Validazione: il software verifica l'XML prima dell'invio?
  • Ricezione: è in grado di leggere i file ZUGFeRD e XRechnung in entrata e di visualizzarli in modo comprensibile?
  • Archivio: i file originali vengono conservati senza modifiche e in conformità alle GoBD?
  • Elaborazione successiva: i dati confluiscono nella EÜR (rendiconto semplificato entrate-uscite) e nella Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA, dichiarazione periodica IVA), invece di doverli ridigitare?

Un confronto dettagliato per criteri si trova nella nostra guida alla scelta di un software di contabilità. La nostra checklist per la E-Rechnung La aiuta a spuntare il passaggio punto per punto.

Il nostro punto di vista: per le piccole imprese ZUGFeRD è la E-Rechnung più semplice

Ogni giorno parliamo con lavoratori autonomi e fondatori che sobbalzano alla parola “XML”. La nostra esperienza: la preoccupazione è di solito più grande del compito. ZUGFeRD è un buon punto di partenza proprio perché il Suo cliente continua a ricevere una fattura che può leggere, controllare e pagare, anche se la sua contabilità non è ancora pronta. Allo stesso tempo, con il profilo giusto, soddisfa già oggi i requisiti che La attendono alla fine dei periodi transitori.

L'errore che vediamo più spesso non è tecnico, ma organizzativo: le fatture vengono scritte in un programma, i giustificativi raccolti in un secondo e le imposte preparate in un terzo. A ogni passaggio PDF e dati possono divergere. Per questo abbiamo costruito Kontelio in modo che fattura, spese, archivio, EÜR e Umsatzsteuer si basino sugli stessi dati e la dichiarazione fiscale venga inviata direttamente tramite ELSTER (portale di dichiarazione elettronica). E poiché molti dei nostri utenti non pensano in tedesco quando fanno i conti, Kontelio si può usare nella lingua in cui ci si sente sicuri. La fattura stessa resta formalmente corretta.

Il nostro consiglio: non aspetti che la scadenza incalzi per cambiare. Emetta già le prossime fatture in formato ZUGFeRD, così avrà completato il passaggio prima che diventi obbligatorio.

— Paulo

Fatture ZUGFeRD con Kontelio

Con Kontelio crea E-Rechnungen in formato ZUGFeRD e XRechnung direttamente dai Suoi dati di fatturazione, archivia i giustificativi in modo giuridicamente sicuro e riceve promemoria per le scadenze. I giustificativi in entrata si possono acquisire anche tramite foto, e da tutto questo nascono la EÜR e la Umsatzsteuer-Voranmeldung, che Lei invia tramite ELSTER.

Può provare Kontelio gratuitamente per 30 giorni e senza carta di credito. Successivamente la tariffa Start parte da 9,90 € al mese o 99 € all'anno, Business costa 22,90 € al mese o 199 € all'anno, Pro 32,90 € al mese o 299 € all'anno. Tutti i dettagli sono sulla nostra pagina dei prezzi, le funzioni per le fatture elettroniche sulla pagina del software per E-Rechnung.

Domande frequenti su ZUGFeRD

Posso inviare una fattura ZUGFeRD a clienti che non elaborano E-Rechnungen?

Sì. Il destinatario apre il file come qualsiasi PDF e vede una fattura completa. Il suo programma semplicemente ignora l'allegato XML. Questo rende ZUGFeRD la forma di E-Rechnung più semplice per una clientela mista.

Posso convertire successivamente un normale PDF in ZUGFeRD?

Non ha senso. Uno strumento dovrebbe estrarre i dati dal PDF, e in questo modo si creano facilmente discrepanze tra PDF e XML. È meglio generare la fattura fin dall'inizio in un software che crei entrambe le parti dagli stessi dati.

Basta stampare la fattura ZUGFeRD e archiviarla in un raccoglitore?

No. Le E-Rechnungen devono essere conservate elettronicamente nel formato originale e in modo analizzabile meccanicamente. La stampa non contiene l'XML e quindi non sostituisce il file.

Quale profilo ZUGFeRD dovrei scegliere?

Per la maggior parte dei lavoratori autonomi e delle piccole imprese la scelta giusta è EN 16931 (in precedenza COMFORT). Contiene tutti i dati obbligatori ed è elaborato praticamente da qualsiasi software del destinatario. MINIMUM e BASIC WL non sono sufficienti per le E-Rechnungen tedesche.

ZUGFeRD è la stessa cosa di Factur-X?

Dalla versione 2.0 sì, tecnicamente sono identici. ZUGFeRD è il nome tedesco, Factur-X quello francese dello stesso formato, che i forum dei due Paesi sviluppano insieme.

Fonti

Consigli di lettura

Questo articolo è stato tradotto automaticamente dal tedesco. Fa fede solo la versione tedesca.

Kontelio lo fa per te

Fatture, giustificativi, IVA ed EÜR in un unico programma – direttamente a ELSTER. 30 giorni gratis, senza carta di credito.

Prova gratis per 30 giorni