Black Deal 50 % de desconto no primeiro ano com pagamento anual – só até 31 de dezembro de 2026. Aproveitar →

Kontelio

ZUGFeRD explicado: estrutura, obrigação e como emitir a fatura

Uma profissional autônoma elaborando uma fatura no laptop

ZUGFeRD é um formato alemão de E-Rechnung (fatura eletrônica). Ele reúne uma fatura em PDF normal e legível e um conjunto de dados XML legível por máquina em um único arquivo. Seu cliente pode, portanto, ler a fatura na tela como de costume, e o software de contabilidade dele lê automaticamente, ao mesmo tempo, o número da fatura, os valores e as alíquotas. Aqui você descobre como o formato é estruturado, quais perfis existem, quando ele se torna obrigatório para você e como, sendo autônomo ou pequena empresa, emitir uma fatura ZUGFeRD correta sem precisar trabalhar com XML.

Em resumo

  • ZUGFeRD significa “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” (Guia Central do Usuário do Fórum de Fatura Eletrônica da Alemanha). É um formato híbrido composto por PDF/A-3 e XML embutido.
  • Um simples PDF não é uma E-Rechnung. No ZUGFeRD, o que vale é a parte XML, e o PDF e o XML precisam ter conteúdo idêntico.
  • Desde 1º de janeiro de 2025, todas as empresas nacionais precisam ser capazes de receber E-Rechnungen. Para o envio, valem prazos de transição.
  • Para faturas na Alemanha, você precisa de um perfil que contenha todos os dados obrigatórios. Na prática, geralmente é o EN 16931 (antigo COMFORT).
  • Você não cria o ZUGFeRD manualmente. Isso fica a cargo do seu software de faturamento ou de contabilidade, e o arquivamento é feito eletronicamente, não em papel.

Índice

O que é ZUGFeRD e de onde vem o nome

Por trás do nome está o Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), uma associação de entidades setoriais, ministérios e empresas que publica e mantém o padrão. Segundo o FeRD, o ZUGFeRD é um formato de dados híbrido, gratuito e intersetorial, que integra dados de fatura estruturados em formato XML a um documento PDF conforme PDF/A-3. Ou seja, você não paga licença pelo formato em si.

Importante para entender: o ZUGFeRD não é um programa que você instala. É uma especificação, ou seja, uma descrição exata de como o arquivo deve ser. Segundo o FeRD, ela precisa ser incorporada ao próprio software, por exemplo a um sistema ERP, a um sistema EDI ou a um software sob medida. Para autônomos, isso significa, na prática: seu software de faturamento precisa dominar o ZUGFeRD, e então você clica em “Criar fatura” como sempre.

Tecnicamente, o ZUGFeRD se baseia na norma europeia EN 16931. Essa norma define quais dados uma fatura eletrônica contém na UE e como eles se chamam. Desde a versão 2.0, o ZUGFeRD também é tecnicamente idêntico ao formato francês Factur-X, que o FeRD desenvolve em conjunto com o fórum parceiro francês FNFE-MPE. Uma fatura ZUGFeRD de Hamburgo pode, portanto, ser processada sem problemas também por um cliente em Lyon.

Segundo o FeRD, o formato é usado em negócios entre empresas (B2B), com clientes particulares (B2C) e, na Alemanha, também em faturas para a administração pública (B2G).

O que é ZUGFeRD e de onde vem o nome — diagrama geral

Uma fatura ZUGFeRD é apenas um PDF?

Não, e é justamente aqui que está o equívoco mais comum. Uma fatura que você escreve no Word e salva como PDF não é, pelo entendimento atual, uma E-Rechnung, e sim uma “outra fatura” (sonstige Rechnung). Um arquivo ZUGFeRD até parece um PDF, mas contém adicionalmente um anexo XML. O FeRD deixa claro que essa parte XML estruturada é a que prevalece para o processamento automatizado. O PDF é a visualização para pessoas; o XML, os dados propriamente ditos para máquinas.

O que significa PDF/A-3

PDF/A é uma variante do formato PDF destinada ao arquivamento de longo prazo: as fontes ficam embutidas, e o arquivo terá daqui a dez anos exatamente a mesma aparência de hoje. A versão A-3 permite, além disso, embutir quaisquer arquivos no PDF. É exatamente essa característica que o ZUGFeRD usa para incluir o XML. Por isso, um PDF normal ou uma variante PDF/A mais antiga não é suficiente.

Como reconhecer uma fatura ZUGFeRD

Abra o arquivo em um leitor de PDF comum e observe a barra lateral de anexos (geralmente um ícone de clipe de papel). Nas versões atuais do ZUGFeRD, você normalmente encontra ali um arquivo chamado factur-x.xml; nas versões mais antigas, ele costuma ter “zugferd” no nome. Se não houver esse anexo, você tem em mãos um PDF comum. Mas isso ainda não mostra se o XML está livre de erros: para isso é necessária uma verificação (validação) no seu software ou com uma ferramenta de validação.

Visão geral de perfis e versões

O ZUGFeRD existe em várias versões. A primeira foi lançada em 2014, desde a 2.0 o formato coincide com o Factur-X, e a versão atual é a 2.4. Segundo o FeRD, o ZUGFeRD 2.4 abrange cinco perfis, cada um com seus próprios arquivos de verificação XSD e Schematron, adaptados à EN 16931. Os perfis se diferenciam pela quantidade de dados contida no XML.

Perfil Volume de dados Adequado como E-Rechnung na Alemanha?
MINIMUM Apenas dados de cabeçalho, como número da fatura, data, valor total Não, faltam dados obrigatórios
BASIC WL Dados de cabeçalho e totais, sem itens da fatura Não, faltam dados obrigatórios
BASIC Dados de cabeçalho mais itens simples da fatura Sim, para faturas simples
EN 16931 (antigo COMFORT) Conjunto completo de dados conforme a norma europeia Sim, o padrão usual
EXTENDED Campos adicionais para casos setoriais complexos Sim, para casos especiais

Os dois menores perfis foram pensados como porta de entrada: neles, o PDF traz a fatura completa e o XML apenas um recorte. Como na E-Rechnung o XML é o determinante, eles não bastam para faturas comerciais alemãs. Para autônomos e pequenas empresas, o EN 16931 é a escolha segura, porque praticamente todo software receptor o processa. Além disso, existe um perfil que gera o XML segundo as regras da XRechnung, para casos em que um contratante exige exatamente isso.

ZUGFeRD ou XRechnung: a diferença

Ambos os formatos atendem à EN 16931 e são considerados E-Rechnung na Alemanha. Eles se diferenciam sobretudo na forma.

Característica ZUGFeRD XRechnung
Formato do arquivo PDF/A-3 com XML embutido Arquivo somente XML
Legível por pessoas Sim, diretamente como PDF Apenas com visualizador ou software
Uso típico B2B, também internacional (Factur-X) Faturas para órgãos públicos, cada vez mais B2B
Vantagem para pequenas empresas Clientes sem software de E-Rechnung ainda veem uma fatura normal Enxuto, muitas vezes exigido expressamente por órgãos públicos

Muitos órgãos públicos exigem a XRechnung, frequentemente por meio de um portal ou da rede Peppol. Nos negócios com outras empresas, o ZUGFeRD é popular porque o destinatário recebe uma fatura familiar mesmo sem nova tecnologia. Como os formatos e o Peppol funcionam em conjunto, explicamos em detalhes no guia sobre XRechnung, ZUGFeRD e Peppol.

Quando o ZUGFeRD se torna obrigatório para você

A rigor, nenhuma lei prescreve o ZUGFeRD. Obrigatória é a E-Rechnung, e o ZUGFeRD a partir do perfil EN 16931 é uma forma permitida dela, assim como a XRechnung. Os pontos mais importantes:

  • Recebimento: Desde 1º de janeiro de 2025, empresas nacionais precisam ser capazes de receber E-Rechnungen. Isso também se aplica a Kleinunternehmer (pequenos empresários). Uma caixa de e-mail basta para o recebimento, mas você precisa conseguir ler o arquivo e guardá-lo corretamente.
  • Envio: Para a emissão, valem prazos de transição até 2027 ou 2028, dependendo do faturamento do ano anterior. Nesse período, sob determinadas condições, ainda são possíveis faturas em papel e em PDF. Reunimos as etapas e os limites no nosso guia sobre a obrigação de E-Rechnung em 2025, 2027 e 2028.
  • Clientes particulares: Em faturas para consumidores, não há obrigação de E-Rechnung. Mas o ZUGFeRD não atrapalha aqui, porque o cliente vê um PDF normal.

Se você não tiver certeza se o seu faturamento se enquadra em uma regra de transição ou se os seus serviços geram casos especiais, esclareça isso com seu Steuerberater (consultor tributário) antes de mudar o envio de faturas.

Requisitos de uma fatura ZUGFeRD e guarda

Do ponto de vista da Umsatzsteuer (IVA), uma fatura ZUGFeRD é uma fatura totalmente normal. Segundo o FeRD, o PDF e o XML precisam cumprir as exigências do § 14 Abs. 4 UStG e ser vias de conteúdo idêntico da mesma fatura. Valem, portanto, os mesmos dados obrigatórios de sempre: nome e endereço de ambas as partes, Steuernummer (número fiscal) ou USt-IdNr. (número de identificação de IVA), data da fatura, número sequencial da fatura, quantidade e tipo do serviço, data da prestação, valor por alíquota, valor do imposto. A lista completa com exemplos está no nosso artigo sobre os dados obrigatórios ao emitir faturas e, para Kleinunternehmer, no artigo sobre a fatura do Kleinunternehmer.

Visão geral dos dados obrigatórios em uma fatura

“Conteúdo idêntico” é o ponto delicado. Se o PDF mostra um desconto que falta no XML, ou se o valor do imposto difere em um centavo, você gerou duas faturas diferentes. A administração fiscal não prescreve verificações técnicas específicas para isso. Segundo o FeRD, a responsabilidade é do emissor e do destinatário da fatura, que devem estabelecer seus próprios mecanismos de verificação. O mais seguro é que o PDF e o XML sejam gerados a partir dos mesmos dados em uma única etapa, em vez de “equipar” posteriormente um PDF pronto com XML.

Quanto à guarda, o FeRD indica um prazo de oito anos para faturas. Imprimir e arquivar em pasta não é permitido para E-Rechnungen: elas precisam ser arquivadas eletronicamente no formato original e de forma processável por máquina. A IHK München ressalta que, para isso, as faturas precisam ser armazenadas em formato XML. No ZUGFeRD, isso significa: guardar o arquivo completo com o XML embutido, sem alterações. Quais prazos valem para quais documentos você lê na nossa visão geral sobre GoBD (princípios de escrituração eletrônica) e prazos de guarda.

Emitir uma fatura ZUGFeRD: passo a passo

Você precisa de três coisas: um software que gere ZUGFeRD no perfil EN 16931, dados cadastrais completos e uma forma de verificar o resultado. O processo é assim:

  1. Cadastrar os dados completos. Seu próprio endereço, Steuernummer ou USt-IdNr., dados bancários e os dados dos clientes. Campos faltantes são o motivo mais comum para uma verificação falhar.
  2. Definir o perfil. Escolha o EN 16931 como padrão. O EXTENDED apenas se um cliente exigir campos adicionais; o perfil XRechnung ou uma XRechnung pura, se um contratante público exigir.
  3. Escrever a fatura como de costume. Itens, quantidades, preços unitários, alíquotas, data da prestação. O software calcula os totais e o imposto.
  4. Completar os dados do cliente. Muitas empresas indicam um número de pedido ou uma referência. Insira-os no campo previsto para isso, para que constem também no XML.
  5. Gerar e verificar o arquivo. O software cria o PDF/A-3 e o XML a partir dos mesmos dados e valida o XML contra as regras do perfil.
  6. Enviar. Geralmente por e-mail, como anexo. Envie o arquivo original, não uma impressão nem uma exportação salva novamente.
  7. Arquivar. Guardar o arquivo enviado sem alterações e localizável durante todo o prazo.

Quem emite muitas faturas semelhantes se beneficia de gerar a fatura diretamente a partir dos dados de operações já existentes, em vez de digitar cada item de novo. Como organizar isso na prática é mostrado neste artigo sobre faturas geradas automaticamente a partir de lançamentos. Formatos estruturados como o ZUGFeRD foram feitos exatamente para esses fluxos contínuos.

Como é um modelo de fatura ZUGFeRD

Visualmente, uma fatura ZUGFeRD não se diferencia da sua fatura atual: logotipo, endereços, tabela de itens, totais, prazo de pagamento. A diferença está no anexo. Lá constam os mesmos dados como campos identificados. De forma simplificada, isso corresponde aproximadamente a esta associação:

Dado no PDF Correspondente no XML (simplificado)
Número da fatura 2026-0147 Identificador do documento
Data da fatura 26.10.2026 Data de emissão
Serviço: web design, 12 h a 85,00 € Item da fatura com quantidade, unidade, preço unitário
Líquido 1.020,00 €, USt 19 % 193,80 € Categoria do imposto, alíquota, valor do imposto
Valor total 1.213,80 € Valor a pagar
IBAN, prazo de pagamento 14 dias Dados de pagamento

Os valores deste exemplo são fictícios. O FeRD disponibiliza faturas-modelo oficiais para cada um dos cinco perfis no respectivo pacote de lançamento. Elas se destinam sobretudo a desenvolvedores de software, mas também servem para dar uma olhada em um arquivo ZUGFeRD real.

Como reconhecer um bom software ZUGFeRD

Para emitir e receber, há basicamente três tipos de solução: geradores online gratuitos para faturas avulsas, programas de faturamento e contabilidade para autônomos e pequenas empresas, e grandes sistemas ERP para empresas com TI própria. Os geradores bastam para faturas avulsas ocasionais, mas não resolvem nem o arquivamento nem o recebimento. Os sistemas ERP são superdimensionados para a maioria dos pequenos negócios. Entre eles está o software de contabilidade, que une fatura, comprovante, arquivo e impostos em um único fluxo.

Avalie cada solução segundo estes critérios:

  • Perfil EN 16931: O software gera ZUGFeRD em um perfil que vale como E-Rechnung, e não apenas MINIMUM ou BASIC WL?
  • XRechnung adicionalmente: Você pode, se necessário, gerar também uma XRechnung pura?
  • Um conjunto de dados, duas representações: O PDF e o XML são gerados a partir dos mesmos dados?
  • Validação: O software verifica o XML antes do envio?
  • Recebimento: Ele consegue ler arquivos ZUGFeRD e XRechnung recebidos e exibi-los de forma compreensível?
  • Arquivo: Os arquivos originais são guardados sem alterações e em conformidade com a GoBD?
  • Processamento posterior: Os dados alimentam a EÜR (apuração simplificada do lucro) e a Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA, declaração antecipada de IVA), em vez de você ter que digitá-los?

Uma comparação detalhada por critérios está no nosso guia sobre a escolha de um software de contabilidade. Nosso checklist de E-Rechnung ajuda você a concluir a transição ponto a ponto.

Nossa visão: o ZUGFeRD é a E-Rechnung mais amigável para pequenas empresas

Conversamos todos os dias com autônomos e fundadores que se assustam com a palavra “XML”. Nossa experiência: a preocupação costuma ser maior do que a tarefa. O ZUGFeRD é um bom começo justamente porque seu cliente continua recebendo uma fatura que pode ler, conferir e pagar, mesmo que a contabilidade dele ainda não esteja preparada. Ao mesmo tempo, com o perfil certo, você já cumpre hoje os requisitos que chegarão com o fim dos prazos de transição.

O erro que mais vemos não é técnico, e sim organizacional: as faturas são escritas em um programa, os comprovantes reunidos em um segundo e os impostos preparados em um terceiro. A cada transferência, o PDF e os dados podem divergir. Por isso, construímos o Kontelio de forma que fatura, despesas, arquivo, EÜR e Umsatzsteuer se baseiem nos mesmos dados e a declaração de impostos seja enviada diretamente pelo ELSTER (portal de declaração eletrônica). E como muitos dos nossos usuários não pensam em alemão quando fazem contas, o Kontelio pode ser usado no idioma em que a pessoa se sente segura. A fatura em si continua formalmente correta.

Nosso conselho: não espere o prazo apertar para fazer a mudança. Emita as próximas faturas já como ZUGFeRD; assim, a transição estará concluída antes de se tornar obrigatória.

— Paulo

Faturas ZUGFeRD com o Kontelio

Com o Kontelio, você cria E-Rechnungen em ZUGFeRD e XRechnung diretamente a partir dos dados das suas faturas, arquiva comprovantes com segurança jurídica e recebe lembretes de prazos. Comprovantes de entrada também podem ser registrados por foto, e a partir de tudo isso são geradas a EÜR e a Umsatzsteuer-Voranmeldung, que você envia pelo ELSTER.

Você pode testar o Kontelio gratuitamente por 30 dias, sem cartão de crédito. Depois, o plano Start começa em 9,90 € por mês ou 99 € por ano; o Business custa 22,90 € por mês ou 199 € por ano; o Pro, 32,90 € por mês ou 299 € por ano. Todos os detalhes estão na nossa página de preços, e as funções para faturas eletrônicas, na página do software de E-Rechnung.

Perguntas frequentes sobre ZUGFeRD

Posso enviar uma fatura ZUGFeRD a clientes que não processam E-Rechnungen?

Sim. O destinatário abre o arquivo como qualquer PDF e vê uma fatura completa. O programa dele simplesmente ignora o anexo XML. Isso torna o ZUGFeRD a forma mais descomplicada de E-Rechnung para carteiras de clientes mistas.

Posso converter posteriormente um PDF normal em ZUGFeRD?

Não faz sentido. Uma ferramenta teria que extrair os dados do PDF, e nesse processo surgem facilmente divergências entre o PDF e o XML. É melhor gerar a fatura desde o início em um software que crie as duas partes a partir dos mesmos dados.

Basta imprimir a fatura ZUGFeRD e arquivá-la em pasta?

Não. E-Rechnungen precisam ser guardadas eletronicamente, no formato original e de forma processável por máquina. A impressão não contém o XML e, por isso, não substitui o arquivo.

Qual perfil ZUGFeRD devo escolher?

Para a maioria dos autônomos e pequenas empresas, o EN 16931 (antigo COMFORT) é o correto. Ele contém todos os dados obrigatórios e é processado por praticamente todo software receptor. MINIMUM e BASIC WL não bastam para E-Rechnungen alemãs.

ZUGFeRD é o mesmo que Factur-X?

Desde a versão 2.0, sim: tecnicamente, os dois são idênticos. ZUGFeRD é o nome alemão e Factur-X o nome francês do mesmo formato, que os fóruns dos dois países desenvolvem em conjunto.

Fontes

Recomendações

Este artigo foi traduzido automaticamente do alemão. Só a versão alemã é a de referência.

O Kontelio faz isso por você

Faturas, comprovantes, IVA e EÜR num só programa – direto ao ELSTER. 30 dias grátis, sem cartão de crédito.

Testar grátis por 30 dias