Black Deal yıllık ödemede ilk yıl %50 indirim – yalnızca 31 Aralık 2026 tarihine kadar. Fırsatı yakala →

Kontelio

ZUGFeRD nedir: yapısı, zorunluluk ve fatura oluşturma

Dizüstü bilgisayarında fatura hazırlayan serbest çalışan bir kadın

ZUGFeRD, E-Rechnung (E-fatura) için geliştirilmiş bir Alman formatıdır. Normal, okunabilir bir PDF faturayı ve makine tarafından okunabilen bir XML veri kümesini tek bir dosyada birleştirir. Böylece müşteriniz faturayı her zamanki gibi ekranda okuyabilir, muhasebe yazılımı ise aynı anda fatura numarasını, tutarları ve vergi oranlarını otomatik olarak okur. Bu yazıda formatın nasıl yapılandırıldığını, hangi profillerin bulunduğunu, sizin için ne zaman zorunlu hâle geldiğini ve serbest çalışan ya da küçük bir işletme olarak XML ile kendiniz uğraşmadan nasıl doğru bir ZUGFeRD faturası oluşturacağınızı öğreneceksiniz.

Kısaca

  • ZUGFeRD, “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” (Almanya Elektronik Fatura Forumu Merkezi Kullanıcı Kılavuzu) ifadesinin kısaltmasıdır. PDF/A-3 ve içine gömülü XML'den oluşan hibrit bir formattır.
  • Basit bir PDF, E-Rechnung sayılmaz. ZUGFeRD'de belirleyici olan XML kısmıdır ve PDF ile XML içerik olarak aynı olmalıdır.
  • 1 Ocak 2025'ten bu yana yurt içindeki tüm işletmelerin E-fatura alabilmesi gerekir. Gönderim için geçiş süreleri geçerlidir.
  • Almanya'daki faturalar için tüm zorunlu bilgileri içeren bir profile ihtiyacınız vardır. Uygulamada bu genellikle EN 16931'dir (eski adıyla COMFORT).
  • ZUGFeRD'yi elle oluşturmazsınız. Bunu fatura veya muhasebe yazılımınız yapar; arşivleme ise kâğıt üzerinde değil, elektronik olarak yapılır.

İçindekiler

ZUGFeRD nedir ve adı nereden gelir?

Adın arkasında, standardı yayımlayan ve güncelleyen; derneklerden, bakanlıklardan ve şirketlerden oluşan bir birlik olan Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD – Almanya Elektronik Fatura Forumu) yer alır. FeRD'ye göre ZUGFeRD, XML formatındaki yapılandırılmış fatura verilerini PDF/A-3 standardına uygun bir PDF belgesine entegre eden ücretsiz olarak kullanılabilen, sektörler arası hibrit bir veri formatıdır. Yani formatın kendisi için lisans ücreti ödemezsiniz.

Anlamak için önemli olan şu: ZUGFeRD kurduğunuz bir program değildir. Bir spesifikasyondur, yani dosyanın nasıl görünmesi gerektiğinin ayrıntılı bir tanımıdır. FeRD'ye göre bu spesifikasyonun kendi yazılımınıza, örneğin bir ERP sistemine, bir EDI sistemine veya özel bir yazılıma entegre edilmesi gerekir. Serbest çalışanlar için bu pratikte şu anlama gelir: Fatura yazılımınız ZUGFeRD'yi desteklemelidir; sonra eskisi gibi “Fatura oluştur” düğmesine tıklarsınız.

Teknik olarak ZUGFeRD, Avrupa normu EN 16931 üzerine kuruludur. Bu norm, AB'de bir elektronik faturanın hangi verileri içerdiğini ve bunların nasıl adlandırıldığını belirler. 2.0 sürümünden bu yana ZUGFeRD ayrıca, FeRD'nin Fransız ortak forumu FNFE-MPE ile birlikte geliştirdiği Fransız formatı Factur-X ile teknik olarak aynıdır. Yani Hamburg'dan gelen bir ZUGFeRD faturasını Lyon'daki bir müşteri de sorunsuz işleyebilir.

FeRD'ye göre format; işletmeler arası işlemlerde (B2B), bireysel müşterilerle (B2C) ve Almanya'da kamu idaresine kesilen faturalarda da (B2G) kullanılır.

ZUGFeRD nedir ve adı nereden gelir — genel bakış şeması

ZUGFeRD faturası sadece bir PDF mi?

Hayır, en yaygın yanılgı da tam olarak budur. Word'de yazıp PDF olarak kaydettiğiniz bir fatura, bugünkü anlayışa göre E-Rechnung değil, “diğer fatura” (sonstige Rechnung) sayılır. Bir ZUGFeRD dosyası PDF gibi görünür, ancak ek olarak bir XML eki içerir. FeRD, bu yapılandırılmış XML kısmının otomatik işleme için esas olduğunu açıkça belirtir. PDF insanlar için görünümdür, XML ise makineler için asıl veridir.

PDF/A-3 ne anlama gelir?

PDF/A, uzun süreli arşivleme için tasarlanmış bir PDF formatı türüdür: Yazı tipleri gömülüdür, dosya on yıl sonra da bugünkü gibi görünür. A-3 sürümü buna ek olarak PDF'nin içine herhangi bir dosyanın gömülmesine izin verir. ZUGFeRD, XML'i birlikte göndermek için tam olarak bu özelliği kullanır. Bu nedenle normal bir PDF veya daha eski bir PDF/A türü yeterli değildir.

Bir ZUGFeRD faturasını nasıl tanırsınız?

Dosyayı yaygın bir PDF okuyucuda açın ve ekler için kenar çubuğuna bakın (genellikle ataş simgesi). Güncel ZUGFeRD sürümlerinde orada genellikle factur-x.xml adlı bir dosya bulursunuz; eski sürümlerde dosya adında çoğunlukla “zugferd” geçer. Böyle bir ek yoksa elinizde sıradan bir PDF vardır. Ancak bu şekilde XML'in hatasız olup olmadığını henüz göremezsiniz: Bunun için yazılımınızda veya bir doğrulama aracıyla bir kontrol (validasyon) gerekir.

Profillere ve sürümlere genel bakış

ZUGFeRD'nin birkaç sürümü vardır. İlki 2014'te yayımlandı, 2.0'dan bu yana format Factur-X ile örtüşür ve güncel sürüm 2.4'tür. FeRD'ye göre ZUGFeRD 2.4 beş profil içerir; her biri için EN 16931'e uyarlanmış ayrı XSD ve Schematron kontrol dosyaları bulunur. Profiller, XML'de ne kadar veri bulunduğuna göre farklılaşır.

Profil Veri kapsamı Almanya'da E-Rechnung olarak uygun mu?
MINIMUM Yalnızca fatura numarası, tarih, toplam tutar gibi başlık verileri Hayır, zorunlu bilgiler eksik
BASIC WL Başlık ve toplam verileri, fatura kalemleri yok Hayır, zorunlu bilgiler eksik
BASIC Başlık verileri ve basit fatura kalemleri Evet, basit faturalar için
EN 16931 (eski adıyla COMFORT) Avrupa normuna göre eksiksiz veri kümesi Evet, olağan standart
EXTENDED Karmaşık sektörel durumlar için ek alanlar Evet, özel durumlar için

En küçük iki profil başlangıç için tasarlanmıştı: Bunlarda PDF faturanın tamamını, XML ise yalnızca bir bölümünü taşır. Ancak bir E-Rechnung'da belirleyici olan XML olduğundan, Alman ticari faturaları için yeterli değildir. Serbest çalışanlar ve küçük işletmeler için EN 16931 güvenli seçimdir, çünkü neredeyse her alıcı yazılımı bunu işleyebilir. Bunun yanında, bir iş verenin tam olarak bunu talep ettiği durumlar için XML'i XRechnung kurallarına göre oluşturan bir profil de vardır.

ZUGFeRD mi XRechnung mu: farkı nedir?

Her iki format da EN 16931'e uygundur ve Almanya'da E-Rechnung kabul edilir. Asıl farkları biçimlerindedir.

Özellik ZUGFeRD XRechnung
Dosya biçimi İçine XML gömülü PDF/A-3 Yalnızca XML dosyası
İnsanlar tarafından okunabilir Evet, doğrudan PDF olarak Yalnızca bir görüntüleyici veya yazılımla
Tipik kullanım B2B, uluslararası da (Factur-X) Kamu kurumlarına faturalar, giderek artan şekilde B2B
Küçük firmalar için avantajı E-fatura yazılımı olmayan müşteriler de normal bir fatura görür Sade, kamu kurumları tarafından çoğu zaman açıkça talep edilir

Birçok kamu kurumu XRechnung'u, çoğu zaman bir portal veya Peppol ağı üzerinden talep eder. Diğer işletmelerle yapılan işlerde ZUGFeRD popülerdir, çünkü alıcı yeni bir teknolojiye ihtiyaç duymadan alışık olduğu bir fatura alır. Formatların ve Peppol'ün birlikte nasıl çalıştığını XRechnung, ZUGFeRD ve Peppol rehberimizde ayrıntılı olarak açıklıyoruz.

ZUGFeRD sizin için ne zaman zorunlu hâle gelir?

Kesin konuşmak gerekirse hiçbir kanun ZUGFeRD'yi şart koşmaz. Zorunlu olan E-Rechnung'dur; EN 16931 profilinden itibaren ZUGFeRD ise, tıpkı XRechnung gibi, bunun izin verilen bir biçimidir. En önemli noktalar:

  • Alma: 1 Ocak 2025'ten bu yana yurt içindeki işletmelerin E-fatura alabilmesi gerekir. Bu, Kleinunternehmer'leri (küçük işletme rejimindeki girişimciler) de kapsar. Almak için bir e-posta kutusu yeterlidir, ancak dosyayı okuyabilmeniz ve doğru şekilde saklayabilmeniz gerekir.
  • Gönderme: Fatura düzenlemek için, önceki yılın cirosuna bağlı olarak 2027 veya 2028'e kadar geçiş süreleri geçerlidir. Bu süre zarfında belirli koşullar altında kâğıt ve PDF faturalar hâlâ mümkündür. Aşamaları ve eşikleri 2025, 2027 ve 2028 E-fatura zorunluluğu rehberimizde derledik.
  • Bireysel müşteriler: Tüketicilere kesilen faturalarda E-fatura zorunluluğu yoktur. Ancak ZUGFeRD burada zarar vermez, çünkü müşteri normal bir PDF görür.

Cironuzun bir geçiş kuralına girip girmediğinden veya hizmetlerinizin özel durumlar doğurup doğurmadığından emin değilseniz, fatura gönderiminizi değiştirmeden önce bunu mali müşavirinizle netleştirin.

ZUGFeRD faturasına ilişkin gereklilikler ve saklama

Bir ZUGFeRD faturası, Umsatzsteuer (katma değer vergisi, KDV) açısından tamamen normal bir faturadır. FeRD'ye göre PDF ve XML, § 14 Abs. 4 UStG hükümlerini karşılamalıdır ve aynı faturanın içerik olarak özdeş nüshaları olmalıdır. Dolayısıyla her zamanki zorunlu bilgiler geçerlidir: her iki tarafın adı ve adresi, Steuernummer (vergi numarası) veya USt-IdNr. (KDV kimlik numarası), fatura tarihi, sıralı fatura numarası, hizmetin miktarı ve türü, hizmet/teslim tarihi, vergi oranlarına göre bedel, vergi tutarı. Örneklerle birlikte tam listeyi fatura yazarken zorunlu bilgiler yazımızda, Kleinunternehmer'ler için ise Kleinunternehmer faturası makalesinde bulabilirsiniz.

Bir faturadaki zorunlu bilgilere genel bakış

“İçerik olarak özdeş” ifadesi hassas noktadır. PDF'de XML'de olmayan bir indirim yer alıyorsa veya vergi tutarı bir sent farklıysa, iki farklı fatura oluşturmuş olursunuz. Maliye idaresi bunun için belirli teknik kontroller öngörmez. FeRD'ye göre kendi kontrol mekanizmalarını kurma sorumluluğu faturayı gönderen ve alana aittir. En güvenlisi, hazır bir PDF'ye sonradan XML “eklemek” yerine, PDF ve XML'in aynı verilerden tek adımda oluşturulmasıdır.

Saklama konusunda FeRD, faturalar için sekiz yıllık bir süre belirtir. E-faturalarda yazdırıp dosyalamak kabul edilmez: Orijinal formatlarında elektronik olarak ve makine tarafından değerlendirilebilir şekilde arşivlenmeleri gerekir. IHK München, bunun için faturaların XML formatında saklanması gerektiğine dikkat çeker. ZUGFeRD'de bu şu anlama gelir: Gömülü XML içeren dosyanın tamamını değiştirmeden saklayın. Hangi belgeler için hangi sürelerin geçerli olduğunu GoBD (elektronik defter tutma ilkeleri) ve saklama süreleri genel bakışımızda okuyabilirsiniz.

ZUGFeRD faturası oluşturma: adım adım

Üç şeye ihtiyacınız var: EN 16931 profilinde ZUGFeRD oluşturan bir yazılım, eksiksiz ana veriler ve sonucu kontrol etme imkânı. Süreç şöyle işler:

  1. Ana verileri eksiksiz girin. Kendi adresiniz, Steuernummer veya USt-IdNr., banka bilgileriniz ve müşteri verileri. Eksik alanlar, bir kontrolün başarısız olmasının en yaygın nedenidir.
  2. Profili belirleyin. Standart olarak EN 16931'i seçin. EXTENDED'i yalnızca bir müşteri ek alanlar talep ettiğinde, XRechnung profilini veya saf bir XRechnung'u ise bir kamu iş vereni bunu istediğinde kullanın.
  3. Faturayı her zamanki gibi yazın. Kalemler, miktarlar, birim fiyatlar, vergi oranları, hizmet tarihi. Toplamları ve vergiyi yazılım hesaplar.
  4. Müşteri bilgilerini tamamlayın. Birçok işletme bir sipariş numarası veya referans belirtir. Bunu, XML'de de yer alması için ilgili alana girin.
  5. Dosyayı oluşturun ve kontrol edin. Yazılım PDF/A-3 ve XML'i aynı verilerden oluşturur ve XML'i profilin kurallarına göre doğrular.
  6. Gönderin. Genellikle e-posta eki olarak. Bir çıktıyı veya yeniden kaydedilmiş bir dışa aktarımı değil, orijinal dosyayı gönderin.
  7. Arşivleyin. Gönderilen dosyayı değiştirmeden ve tüm süre boyunca bulunabilir şekilde saklayın.

Çok sayıda benzer fatura yazanlar, her kalemi yeniden yazmak yerine faturayı mevcut işlem verilerinden doğrudan oluşturmaktan fayda sağlar. Bunun pratikte nasıl kurulabileceğini, muhasebe kayıtlarından otomatik fatura oluşturma hakkındaki bu yazı gösteriyor. ZUGFeRD gibi yapılandırılmış formatlar tam da bu tür kesintisiz süreçler için tasarlanmıştır.

Bir ZUGFeRD fatura örneği nasıl görünür?

Görsel olarak bir ZUGFeRD faturası şimdiye kadarki faturanızdan farklı değildir: logo, adresler, kalem tablosu, toplamlar, ödeme vadesi. Fark ektedir. Orada aynı bilgiler etiketli veri alanları olarak yer alır. Basitleştirilmiş hâliyle bu, kabaca şu eşleştirmeye karşılık gelir:

PDF'deki bilgi XML'deki karşılığı (basitleştirilmiş)
Fatura numarası 2026-0147 Belge kimliği
Fatura tarihi 26.10.2026 Düzenleme tarihi
Hizmet: Web tasarımı, 12 saat × 85,00 € Miktar, birim ve birim fiyat içeren fatura kalemi
Net 1.020,00 €, KDV %19 193,80 € Vergi kategorisi, vergi oranı, vergi tutarı
Toplam tutar 1.213,80 € Ödenecek tutar
IBAN, ödeme vadesi 14 gün Ödeme bilgileri

Bu örnekteki değerler serbestçe seçilmiştir. FeRD, beş profilin her biri için resmi örnek faturaları ilgili sürüm paketinde sunar. Bunlar özellikle yazılım geliştiriciler için tasarlanmıştır, ancak gerçek bir ZUGFeRD dosyasının içine bir kez göz atmak için de uygundur.

İyi bir ZUGFeRD yazılımını nasıl tanırsınız?

Oluşturma ve alma için kabaca üç tür çözüm söz konusudur: tek tek faturalar için ücretsiz çevrimiçi oluşturucular, serbest çalışanlar ve küçük firmalar için fatura ve muhasebe programları ile kendi BT ekibi olan şirketler için büyük ERP sistemleri. Oluşturucular ara sıra kesilen tekil faturalar için yeterlidir, ancak ne arşivlemeyi ne de almayı çözer. ERP sistemleri çoğu küçük işletme için gereğinden büyüktür. Arada ise faturayı, belgeyi, arşivi ve vergiyi tek bir süreçte birleştiren muhasebe yazılımı yer alır.

Her çözümü şu kriterlere göre değerlendirin:

  • EN 16931 profili: Yazılım ZUGFeRD'yi yalnızca MINIMUM veya BASIC WL olarak değil, E-Rechnung sayılan bir profilde mi oluşturuyor?
  • Ek olarak XRechnung: Gerektiğinde saf bir XRechnung da oluşturabiliyor musunuz?
  • Tek veri kümesi, iki görünüm: PDF ve XML aynı verilerden mi oluşuyor?
  • Doğrulama: Yazılım XML'i göndermeden önce kontrol ediyor mu?
  • Alma: Gelen ZUGFeRD ve XRechnung dosyalarını okuyup anlaşılır şekilde gösterebiliyor mu?
  • Arşiv: Orijinal dosyalar değiştirilmeden ve GoBD'ye uygun şekilde saklanıyor mu?
  • Sonraki işlemler: Veriler, sizin elle girmenize gerek kalmadan EÜR'ye (basitleştirilmiş kâr hesaplaması) ve Umsatzsteuer-Voranmeldung'a (KDV ön beyannamesi) aktarılıyor mu?

Kriterlere göre ayrıntılı bir karşılaştırmayı muhasebe yazılımı seçimi rehberimizde bulabilirsiniz. E-fatura kontrol listemiz, geçişi madde madde tamamlamanıza yardımcı olur.

Bizim görüşümüz: ZUGFeRD küçük işletmeler için en kullanıcı dostu E-fatura

Her gün “XML” kelimesini duyunca irkilen serbest çalışanlar ve girişimcilerle konuşuyoruz. Deneyimimiz şu: Endişe çoğu zaman işin kendisinden büyüktür. ZUGFeRD tam da bu yüzden iyi bir başlangıçtır, çünkü müşteriniz kendi muhasebesi henüz hazır olmasa bile okuyabileceği, kontrol edebileceği ve ödeyebileceği bir fatura almaya devam eder. Aynı zamanda doğru profille, geçiş sürelerinin sona ermesiyle karşınıza çıkacak gereklilikleri bugünden karşılamış olursunuz.

En sık gördüğümüz hata teknik değil, organizasyoneldir: Faturalar bir programda yazılır, belgeler ikinci bir programda toplanır ve vergi üçüncü bir programda hazırlanır. Her aktarımda PDF ile veriler birbirinden ayrışabilir. Bu yüzden Kontelio'yu; faturanın, giderlerin, arşivin, EÜR'nün ve Umsatzsteuer'in aynı verilere dayandığı ve vergi beyannamesinin doğrudan ELSTER (elektronik beyanname portalı) üzerinden gönderildiği şekilde geliştirdik. Ve kullanıcılarımızın çoğu hesap yaparken Almanca düşünmediği için Kontelio'yu kendinizi güvende hissettiğiniz dilde kullanabilirsiniz. Faturanın kendisi ise biçimsel olarak doğru kalır.

Tavsiyemiz: Süre daralana kadar geçişi ertelemeyin. Sonraki faturalarınızı şimdiden ZUGFeRD olarak yazın; böylece geçiş zorunlu hâle gelmeden önce bu işi tamamlamış olursunuz.

— Paulo

Kontelio ile ZUGFeRD faturaları

Kontelio ile E-faturaları doğrudan fatura verilerinizden ZUGFeRD ve XRechnung olarak oluşturur, belgeleri hukuken güvenli şekilde arşivler ve son tarihler için hatırlatma alırsınız. Gelen belgeleri fotoğrafla da kaydedebilirsiniz; tüm bunlardan ELSTER üzerinden gönderdiğiniz EÜR ve Umsatzsteuer-Voranmeldung oluşur.

Kontelio'yu 30 gün boyunca ücretsiz ve kredi kartı olmadan deneyebilirsiniz. Ardından Start paketi aylık 9,90 € veya yıllık 99 €'dan başlar; Business aylık 22,90 € veya yıllık 199 €, Pro aylık 32,90 € veya yıllık 299 €'dur. Tüm ayrıntılar fiyatlar sayfamızda, elektronik faturalara yönelik özellikler ise E-fatura yazılımı sayfasında yer alır.

ZUGFeRD hakkında sık sorulan sorular

E-fatura işlemeyen müşterilere ZUGFeRD faturası gönderebilir miyim?

Evet. Alıcı dosyayı her PDF gibi açar ve eksiksiz bir fatura görür. Programı XML ekini basitçe yok sayar. Bu da ZUGFeRD'yi karma müşteri kitleleri için E-faturanın en zahmetsiz biçimi yapar.

Normal bir PDF'yi sonradan ZUGFeRD'ye dönüştürebilir miyim?

Mantıklı değil. Bir aracın verileri PDF'den okuması gerekir ve bu sırada PDF ile XML arasında kolayca farklılıklar oluşur. Faturayı en baştan, her iki kısmı da aynı verilerden oluşturan bir yazılımda hazırlamanız daha iyidir.

ZUGFeRD faturasını yazdırıp dosyalamak yeterli mi?

Hayır. E-faturalar orijinal formatlarında elektronik olarak ve makine tarafından değerlendirilebilir şekilde saklanmalıdır. Çıktı XML'i içermez ve bu nedenle dosyanın yerini tutmaz.

Hangi ZUGFeRD profilini seçmeliyim?

Serbest çalışanların ve küçük işletmelerin çoğu için doğru seçim EN 16931'dir (eski adıyla COMFORT). Tüm zorunlu bilgileri içerir ve neredeyse her alıcı yazılımı tarafından işlenir. MINIMUM ve BASIC WL, Alman E-faturaları için yeterli değildir.

ZUGFeRD ile Factur-X aynı şey mi?

2.0 sürümünden bu yana evet, ikisi teknik olarak aynıdır. ZUGFeRD, iki ülkenin forumlarının birlikte geliştirdiği aynı formatın Almanca, Factur-X ise Fransızca adıdır.

Kaynaklar

Öneriler

Bu yazı Almancadan makine çevirisiyle çevrilmiştir. Yalnızca Almanca sürüm esastır.

Kontelio bunu sizin için halleder

Faturalar, fişler, KDV ve EÜR tek bir programda – doğrudan ELSTER’e. 30 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez.

30 gün ücretsiz deneyin