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ZUGFeRD erklärt: Aufbau, Pflicht und Rechnung erstellen

Eine Selbstständige fertigt am Laptop eine Rechnung an

ZUGFeRD ist ein deutsches Format für die E-Rechnung. Es packt eine normale, lesbare PDF-Rechnung und einen maschinenlesbaren XML-Datensatz in eine einzige Datei. Ihr Kunde kann die Rechnung also wie gewohnt am Bildschirm lesen, und seine Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze automatisch aus. Hier lesen Sie, wie das Format aufgebaut ist, welche Profile es gibt, wann es für Sie zur Pflicht wird und wie Sie als Selbstständiger oder kleines Unternehmen eine korrekte ZUGFeRD-Rechnung erstellen, ohne selbst mit XML zu arbeiten.

Kurz gesagt

  • ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein hybrides Format aus PDF/A-3 und eingebettetem XML.
  • Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Bei ZUGFeRD zählt der XML-Teil, und PDF und XML müssen inhaltlich identisch sein.
  • Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen.
  • Für Rechnungen in Deutschland brauchen Sie ein Profil, das alle Pflichtangaben enthält. In der Praxis ist das meist EN 16931 (früher COMFORT).
  • Sie erstellen ZUGFeRD nicht von Hand. Das erledigt Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, und archiviert wird elektronisch, nicht auf Papier.

Inhaltsverzeichnis

Was ZUGFeRD ist und woher der Name kommt

Hinter dem Namen steht das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), ein Zusammenschluss aus Verbänden, Ministerien und Unternehmen, der den Standard herausgibt und pflegt. Laut FeRD ist ZUGFeRD ein kostenfrei verfügbares, branchenübergreifendes hybrides Datenformat, das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument nach PDF/A-3 integriert. Sie zahlen also keine Lizenz für das Format selbst.

Wichtig für das Verständnis: ZUGFeRD ist kein Programm, das Sie installieren. Es ist eine Spezifikation, also eine genaue Beschreibung, wie die Datei aussehen muss. Sie muss laut FeRD in die eigene Software eingebaut werden, etwa in ein ERP-System, ein EDI-System oder eine Individualsoftware. Für Selbstständige heißt das ganz praktisch: Ihre Rechnungssoftware muss ZUGFeRD beherrschen, dann klicken Sie wie bisher auf „Rechnung erstellen“.

Technisch baut ZUGFeRD auf der europäischen Norm EN 16931 auf. Diese Norm legt fest, welche Daten eine elektronische Rechnung in der EU enthält und wie sie heißen. Seit Version 2.0 ist ZUGFeRD außerdem technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X, das FeRD gemeinsam mit dem französischen Partnerforum FNFE-MPE weiterentwickelt. Eine ZUGFeRD-Rechnung aus Hamburg kann also auch ein Kunde in Lyon problemlos verarbeiten.

Eingesetzt wird das Format laut FeRD bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B), mit Privatkunden (B2C) und in Deutschland auch bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G).

Was ZUGFeRD ist und woher der Name kommt — overview diagram

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung einfach nur ein PDF?

Nein, und genau hier liegt der häufigste Irrtum. Eine Rechnung, die Sie in Word schreiben und als PDF speichern, ist nach heutigem Verständnis keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Eine ZUGFeRD-Datei sieht zwar aus wie ein PDF, enthält aber zusätzlich einen XML-Anhang. FeRD stellt klar, dass dieser strukturierte XML-Teil für die automatisierte Verarbeitung führend ist. Das PDF ist die Ansicht für Menschen, das XML die eigentlichen Daten für Maschinen.

Was PDF/A-3 bedeutet

PDF/A ist eine Variante des PDF-Formats, die für die Langzeitarchivierung gedacht ist: Schriften sind eingebettet, die Datei sieht in zehn Jahren noch genauso aus wie heute. Die Version A-3 erlaubt zusätzlich, beliebige Dateien in das PDF einzubetten. Genau diese Eigenschaft nutzt ZUGFeRD, um das XML mitzuliefern. Ein normales PDF oder eine ältere PDF/A-Variante reicht deshalb nicht.

Woran Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erkennen

Öffnen Sie die Datei in einem gängigen PDF-Reader und schauen Sie in die Seitenleiste für Anhänge (meist ein Büroklammer-Symbol). Bei aktuellen ZUGFeRD-Versionen finden Sie dort in der Regel eine Datei namens factur-x.xml, bei älteren Versionen trägt sie häufig „zugferd“ im Namen. Fehlt ein solcher Anhang, halten Sie ein gewöhnliches PDF in der Hand. Ob das XML auch fehlerfrei ist, sehen Sie damit allerdings noch nicht: Dafür braucht es eine Prüfung (Validierung) in Ihrer Software oder mit einem Validierungswerkzeug.

Profile und Versionen im Überblick

ZUGFeRD gibt es in mehreren Versionen. Die erste erschien 2014, seit 2.0 ist das Format mit Factur-X deckungsgleich, und aktuell ist Version 2.4. Laut FeRD umfasst ZUGFeRD 2.4 fünf Profile, für die es jeweils eigene XSD- und Schematron-Prüfdateien gibt, die an die EN 16931 angepasst wurden. Profile unterscheiden sich darin, wie viele Daten im XML stecken.

Profil Datenumfang Als E-Rechnung in Deutschland geeignet?
MINIMUM Nur Kopfdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag Nein, es fehlen Pflichtangaben
BASIC WL Kopf- und Summendaten, keine Rechnungspositionen Nein, es fehlen Pflichtangaben
BASIC Kopfdaten plus einfache Rechnungspositionen Ja, für einfache Rechnungen
EN 16931 (früher COMFORT) Vollständiger Datensatz nach europäischer Norm Ja, der übliche Standard
EXTENDED Zusätzliche Felder für komplexe Branchenfälle Ja, für Sonderfälle

Die beiden kleinsten Profile waren als Einstieg gedacht: Das PDF trägt dort die vollständige Rechnung, das XML nur einen Ausschnitt. Weil bei einer E-Rechnung aber das XML maßgeblich ist, reichen sie für deutsche Geschäftsrechnungen nicht aus. Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist EN 16931 die sichere Wahl, weil praktisch jede Empfängersoftware es verarbeitet. Daneben gibt es ein Profil, das XML nach den Regeln der XRechnung erzeugt, für Fälle, in denen ein Auftraggeber genau das verlangt.

ZUGFeRD oder XRechnung: der Unterschied

Beide Formate erfüllen die EN 16931 und gelten in Deutschland als E-Rechnung. Sie unterscheiden sich vor allem in der Form.

Merkmal ZUGFeRD XRechnung
Dateiform PDF/A-3 mit eingebettetem XML Reine XML-Datei
Für Menschen lesbar Ja, direkt als PDF Nur mit Viewer oder Software
Typischer Einsatz B2B, auch international (Factur-X) Rechnungen an Behörden, zunehmend B2B
Vorteil für kleine Firmen Kunden ohne E-Rechnungs-Software sehen trotzdem eine normale Rechnung Schlank, von Behörden oft ausdrücklich gefordert

Viele Behörden verlangen die XRechnung, oft über ein Portal oder das Netzwerk Peppol. Im Geschäft mit anderen Unternehmen ist ZUGFeRD beliebt, weil der Empfänger auch ohne neue Technik eine vertraute Rechnung bekommt. Wie die Formate und Peppol zusammenspielen, erklären wir ausführlich im Ratgeber zu XRechnung, ZUGFeRD und Peppol.

Wann ZUGFeRD für Sie zur Pflicht wird

Streng genommen schreibt kein Gesetz ZUGFeRD vor. Pflicht ist die E-Rechnung, und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 ist eine erlaubte Form davon, ebenso wie die XRechnung. Die wichtigsten Punkte:

  • Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt zum Empfang, aber Sie müssen die Datei lesen und richtig aufbewahren können.
  • Versand: Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028, abhängig vom Vorjahresumsatz. In dieser Zeit sind unter bestimmten Bedingungen noch Papier- und PDF-Rechnungen möglich. Die Stufen und Schwellen haben wir in unserem Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht 2025, 2027 und 2028 zusammengestellt.
  • Privatkunden: Bei Rechnungen an Verbraucher besteht keine E-Rechnungs-Pflicht. ZUGFeRD schadet hier aber nicht, weil der Kunde ein normales PDF sieht.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Umsatz unter eine Übergangsregel fällt oder ob Ihre Leistungen Sonderfälle auslösen, klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie den Rechnungsversand umstellen.

Anforderungen an eine ZUGFeRD-Rechnung und Aufbewahrung

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist umsatzsteuerlich eine ganz normale Rechnung. Laut FeRD müssen PDF und XML die Vorgaben des § 14 Abs. 4 UStG erfüllen und inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung sein. Es gelten also dieselben Pflichtangaben wie immer: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuerbetrag. Die vollständige Liste mit Beispielen finden Sie in unserem Beitrag zu den Pflichtangaben beim Rechnungschreiben, für Kleinunternehmer im Artikel zur Kleinunternehmer-Rechnung.

Übersicht der Pflichtangaben auf einer Rechnung

„Inhaltlich identisch“ ist der heikle Punkt. Steht im PDF ein Rabatt, der im XML fehlt, oder weicht der Steuerbetrag um einen Cent ab, haben Sie zwei unterschiedliche Rechnungen erzeugt. Die Finanzverwaltung gibt dafür keine bestimmten technischen Prüfungen vor. Nach FeRD liegt die Verantwortung bei Rechnungssender und -empfänger, eigene Prüfmechanismen einzurichten. Am sichersten fahren Sie, wenn PDF und XML aus denselben Daten in einem Schritt erzeugt werden, statt ein fertiges PDF nachträglich mit XML zu „bestücken“.

Zur Aufbewahrung nennt FeRD eine Frist von acht Jahren für Rechnungen. Ausdrucken und abheften ist bei E-Rechnungen nicht zulässig: Sie müssen im Originalformat elektronisch und maschinell auswertbar archiviert werden. Die IHK München weist darauf hin, dass die Rechnungen dafür im XML-Format gespeichert werden müssen. Bei ZUGFeRD heißt das: die komplette Datei mit eingebettetem XML unverändert ablegen. Welche Fristen für welche Unterlagen gelten, lesen Sie in unserem Überblick zu GoBD und Aufbewahrungsfristen.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt

Sie brauchen drei Dinge: eine Software, die ZUGFeRD im Profil EN 16931 erzeugt, vollständige Stammdaten und eine Möglichkeit, das Ergebnis zu prüfen. So läuft es ab:

  1. Stammdaten vollständig anlegen. Ihre eigene Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung und die Kundendaten. Fehlende Felder sind der häufigste Grund, warum eine Prüfung scheitert.
  2. Profil festlegen. Wählen Sie EN 16931 als Standard. EXTENDED nur, wenn ein Kunde zusätzliche Felder verlangt, das XRechnung-Profil oder eine reine XRechnung, wenn ein öffentlicher Auftraggeber es fordert.
  3. Rechnung wie gewohnt schreiben. Positionen, Mengen, Einzelpreise, Steuersätze, Leistungsdatum. Die Software rechnet Summen und Steuer.
  4. Kundenangaben ergänzen. Viele Unternehmen geben eine Bestellnummer oder Referenz vor. Tragen Sie sie in das dafür vorgesehene Feld ein, damit sie auch im XML steht.
  5. Datei erzeugen und prüfen. Die Software erstellt PDF/A-3 und XML aus denselben Daten und validiert das XML gegen die Regeln des Profils.
  6. Versenden. Meist per E-Mail als Anhang. Verschicken Sie die Originaldatei, nicht einen Ausdruck oder einen erneut gespeicherten Export.
  7. Archivieren. Die versandte Datei unverändert und auffindbar für die gesamte Frist ablegen.

Wer viele gleichartige Rechnungen schreibt, profitiert davon, die Rechnung direkt aus vorhandenen Vorgangsdaten zu erzeugen, statt jede Position neu zu tippen. Wie sich das in der Praxis aufziehen lässt, zeigt dieser Beitrag über Rechnungen automatisch aus Buchungen. Strukturierte Formate wie ZUGFeRD sind genau für solche durchgängigen Abläufe gemacht.

So sieht ein ZUGFeRD-Rechnungsmuster aus

Optisch unterscheidet sich eine ZUGFeRD-Rechnung nicht von Ihrer bisherigen Rechnung: Logo, Anschriften, Positionstabelle, Summen, Zahlungsziel. Der Unterschied steckt im Anhang. Dort stehen dieselben Angaben als beschriftete Datenfelder. Vereinfacht entspricht das etwa dieser Zuordnung:

Angabe auf dem PDF Gegenstück im XML (vereinfacht)
Rechnungsnummer 2026-0147 Dokumentkennung
Rechnungsdatum 26.10.2026 Ausstellungsdatum
Leistung: Webdesign, 12 Std. à 85,00 € Rechnungsposition mit Menge, Einheit, Einzelpreis
Netto 1.020,00 €, USt 19 % 193,80 € Steuerkategorie, Steuersatz, Steuerbetrag
Gesamtbetrag 1.213,80 € Zahlbetrag
IBAN, Zahlungsziel 14 Tage Zahlungsangaben

Die Werte in diesem Beispiel sind frei gewählt. Offizielle Musterrechnungen für jedes der fünf Profile stellt FeRD im jeweiligen Release-Paket bereit. Sie sind vor allem für Softwareentwickler gedacht, eignen sich aber auch, um einmal in eine echte ZUGFeRD-Datei hineinzuschauen.

Woran Sie gute ZUGFeRD-Software erkennen

Für das Erstellen und Empfangen kommen grob drei Arten von Lösungen infrage: kostenlose Online-Generatoren für einzelne Rechnungen, Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme für Selbstständige und kleine Firmen sowie große ERP-Systeme für Unternehmen mit eigener IT. Generatoren genügen für gelegentliche Einzelrechnungen, lösen aber weder Archivierung noch Empfang. ERP-Systeme sind für die meisten Kleinbetriebe überdimensioniert. Dazwischen liegt die Buchhaltungssoftware, die Rechnung, Beleg, Archiv und Steuer in einem Ablauf verbindet.

Prüfen Sie jede Lösung an diesen Kriterien:

  • Profil EN 16931: Erzeugt die Software ZUGFeRD in einem Profil, das als E-Rechnung gilt, und nicht nur MINIMUM oder BASIC WL?
  • XRechnung zusätzlich: Können Sie bei Bedarf auch eine reine XRechnung erzeugen?
  • Ein Datensatz, zwei Darstellungen: Entstehen PDF und XML aus denselben Daten?
  • Validierung: Prüft die Software das XML vor dem Versand?
  • Empfang: Kann sie eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien lesen und verständlich anzeigen?
  • Archiv: Werden Originaldateien unverändert und GoBD-konform aufbewahrt?
  • Weiterverarbeitung: Fließen die Daten in EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung ein, statt dass Sie sie abtippen?

Einen ausführlichen Vergleich nach Kriterien finden Sie in unserem Ratgeber zur Auswahl einer Buchhaltungssoftware. Unsere E-Rechnung-Checkliste hilft Ihnen, die Umstellung Punkt für Punkt abzuhaken.

Unsere Sicht: ZUGFeRD ist für kleine Unternehmen die freundlichste E-Rechnung

Wir sprechen jeden Tag mit Selbstständigen und Gründern, die beim Wort „XML“ zusammenzucken. Unsere Erfahrung: Die Sorge ist meist größer als die Aufgabe. ZUGFeRD ist gerade deshalb ein guter Einstieg, weil Ihr Kunde weiterhin eine Rechnung bekommt, die er lesen, prüfen und bezahlen kann, auch wenn seine eigene Buchhaltung noch nicht so weit ist. Gleichzeitig erfüllen Sie mit dem richtigen Profil schon heute die Anforderungen, die mit dem Ende der Übergangsfristen auf Sie zukommen.

Der Fehler, den wir am häufigsten sehen, ist kein technischer, sondern ein organisatorischer: Rechnungen werden in einem Programm geschrieben, Belege in einem zweiten gesammelt und die Steuer in einem dritten vorbereitet. An jeder Übergabe können PDF und Daten auseinanderlaufen. Deshalb haben wir Kontelio so gebaut, dass Rechnung, Ausgaben, Archiv, EÜR und Umsatzsteuer auf denselben Daten beruhen und die Steuererklärung direkt über ELSTER rausgeht. Und weil viele unserer Nutzer nicht auf Deutsch denken, wenn sie rechnen, kann man Kontelio in der Sprache bedienen, in der man sich sicher fühlt. Die Rechnung selbst bleibt dabei formal korrekt.

Unser Rat: Stellen Sie nicht erst um, wenn die Frist drückt. Schreiben Sie die nächsten Rechnungen bereits als ZUGFeRD, dann haben Sie die Umstellung hinter sich, bevor sie Pflicht wird.

— Paulo

ZUGFeRD-Rechnungen mit Kontelio

Mit Kontelio erstellen Sie E-Rechnungen als ZUGFeRD und XRechnung direkt aus Ihren Rechnungsdaten, archivieren Belege rechtssicher und lassen sich an Fristen erinnern. Eingangsbelege erfassen Sie auch per Foto, und aus allem entstehen EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Sie über ELSTER einreichen.

Sie können Kontelio 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Danach beginnt der Tarif Start bei 9,90 € im Monat oder 99 € im Jahr, Business kostet 22,90 € im Monat oder 199 € im Jahr, Pro 32,90 € im Monat oder 299 € im Jahr. Alle Details stehen auf unserer Preisseite, die Funktionen für elektronische Rechnungen auf der Seite zur E-Rechnung-Software.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD

Darf ich eine ZUGFeRD-Rechnung an Kunden schicken, die keine E-Rechnung verarbeiten?

Ja. Der Empfänger öffnet die Datei wie jedes PDF und sieht eine vollständige Rechnung. Den XML-Anhang ignoriert sein Programm einfach. Das macht ZUGFeRD zur unkompliziertesten Form der E-Rechnung für gemischte Kundenkreise.

Kann ich ein normales PDF nachträglich in ZUGFeRD umwandeln?

Nicht sinnvoll. Ein Werkzeug müsste die Daten aus dem PDF herauslesen, und dabei entstehen leicht Abweichungen zwischen PDF und XML. Erzeugen Sie die Rechnung besser von Anfang an in einer Software, die beide Teile aus denselben Daten erstellt.

Reicht es, die ZUGFeRD-Rechnung auszudrucken und abzuheften?

Nein. E-Rechnungen müssen elektronisch im Originalformat und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Der Ausdruck enthält das XML nicht und ersetzt die Datei deshalb nicht.

Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich wählen?

Für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist EN 16931 (früher COMFORT) richtig. Es enthält alle Pflichtangaben und wird von praktisch jeder Empfängersoftware verarbeitet. MINIMUM und BASIC WL genügen für deutsche E-Rechnungen nicht.

Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?

Seit Version 2.0 ja, technisch sind beide identisch. ZUGFeRD ist der deutsche, Factur-X der französische Name desselben Formats, das beide Länderforen gemeinsam weiterentwickeln.

Quellen

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