Interfaz DATEV

Exportar el lote de asientos para la asesoría fiscal, importar archivos DATEV como datos maestros, saldos de apertura, asientos del año en curso y asientos de nóminas, y anular importaciones.

Disponible en los planes: Business Pro

En DATEV usted intercambia datos con el DATEV de su asesoría fiscal: exporta sus asientos como lote de asientos DATEV, importa clientes, proveedores, nombres de cuentas, saldos de apertura, asientos del año en curso y asientos de nóminas desde archivos DATEV y ve todas las exportaciones e importaciones anteriores. La página tiene las pestañas Exportar, Importar y Historial.

Configure antes los ajustes en Configuración DATEV: sin número de asesor y número de cliente, la exportación muestra un aviso con el enlace Abrir la configuración DATEV.

Exportar asientos

Abra la pestaña Exportar.
En Periodo elija Mes, Trimestre, Año o Periodo libre con Desde y Hasta. El periodo debe estar dentro de un mismo año natural.
En Incluir también elija lo que debe incluirse además (vea la tabla).
Haga clic en Exportar.

Sin extras, recibe el lote de asientos como archivo CSV. Con extras, Kontelio crea un paquete ZIP en segundo plano; una barra de progreso muestra el estado y la descarga empieza sola en cuanto el paquete está listo. Entregue el archivo a su asesoría fiscal.

Opción	Significado
Debitoren/Kreditoren (clientes y proveedores)	Datos maestros de clientes y proveedores. Necesarios si en Configuración DATEV eligió una cuenta por socio comercial.
Sachkontenbeschriftungen (nombres de sus propias cuentas)	Los nombres de sus propias cuentas y subcuentas, para que en DATEV se llamen correctamente.
Documentos (recibos y facturas vinculados a los asientos)	Los archivos de los justificantes, vinculados a los asientos. El paquete será más grande.
Incluir asientos de nóminas	Asientos de nóminas importados. Viene desmarcado, porque suelen proceder ya del despacho de su asesoría fiscal. Márquelo solo si el despacho no le hace las nóminas. Los asientos importados del año en curso siempre se incluyen en la exportación.

Importar archivos DATEV

En la pestaña Importar usted carga archivos DATEV, por ejemplo de su asesoría fiscal o de su anterior software de contabilidad cuando se cambia a Kontelio. Kontelio reconoce por sí mismo el tipo de archivo:

Debitoren/Kreditoren se convierten en clientes y proveedores. Los socios comerciales existentes se reconocen por el número de cuenta DATEV vinculado o por el NIF-IVA (USt-IdNr.) y se actualizan.
Sachkontenbeschriftungen se convierten en asignaciones de cuentas: Kontelio recuerda qué cuenta propia corresponde a una cuenta de DATEV. No se crean cuentas nuevas.
En qué se convierte un Buchungsstapel lo decide usted antes de subirlo, en Un Buchungsstapel contiene (vea la tabla).

Opción	En qué se convierte
Saldos de apertura de un año cerrado	Los saldos de las cuentas de balance al cierre del año se trasladan al primer día siguiente como saldos de apertura. Las cuentas de resultados no se trasladan.
Asientos del año en curso	Cada fila se convierte en un asiento propio del año en curso y se comprueba como cualquier otro asiento.
Asientos de nóminas	El lote de asientos de su programa de nóminas: salarios, Lohnsteuer (retención del impuesto sobre salarios) y seguridad social se convierten en asientos sin IVA.

Proceda así:

En Un Buchungsstapel contiene elija qué contiene el lote de asientos. Para archivos de clientes y proveedores y de nombres de cuentas, la elección no importa.
En Archivo DATEV (CSV o ZIP) elija un archivo CSV o un ZIP con varios archivos DATEV, de 9 MB como máximo. También se lee la exportación DATEV de otro software de contabilidad en formato ZIP.
Haga clic en Ver vista previa. Todavía no se modifica nada. De un ZIP resulta una vista previa por cada archivo contenido.
Revise la vista previa: tipo de archivo, Beraternummer / Mandantennummer, Periodo, Plan de cuentas y cada fila con Acción y Nota.
Solo en los saldos de apertura: las cuentas con Falta la cuenta necesitan una cuenta de Kontelio. Elíjala en la columna Cuenta Kontelio y haga clic en Guardar asignación de cuentas.
Haga clic en Importar y confirme. O descarte la vista previa con Descartar.

Para asientos del año en curso y de nóminas, la vista previa es distinta; la describe la sección siguiente.

Acción	Significado
Crear	Se crea de nuevo (en el lote de asientos: se convierte en saldo de apertura).
Actualizar	Se actualiza un registro existente.
Asignar	La cuenta de DATEV se asigna a una cuenta de Kontelio.
Omitir	La fila no se incorpora.
Error	La fila tiene errores; el motivo figura en Nota.

En Importaciones anteriores ve las importaciones anteriores con su tipo y estado. El mismo archivo solo puede importarse una vez, salvo que la importación se haya anulado. Los extractos bancarios no se cargan aquí, sino mediante la importación bancaria.

Importar asientos del año en curso y de nóminas

Con Asientos del año en curso o Asientos de nóminas, cada fila del archivo se convierte en un asiento propio en el diario. Todas las filas deben estar en el año del archivo, en meses que sigan abiertos. Para un año cerrado, elija Saldos de apertura de un año cerrado.

Revisar la vista previa

Lea los contadores encima de la tabla: cuántas filas están listas, necesitan una clave fiscal, son posibles duplicados o errores, y cuántas se contabilizarán, se han omitido o siguen pendientes.
Si una cuenta de DATEV todavía no tiene cuenta de Kontelio, aparece una lista con Cuenta DATEV y Cuenta Kontelio. Elija una cuenta de Kontelio para cada una y haga clic en Guardar asignación de cuentas. Kontelio recuerda la asignación para futuras importaciones y vuelve a comprobar las filas.
Si tiene varias actividades, elija en Actividad predeterminada la actividad para todas las filas cuyo centro de coste (KOST1) no coincide con ninguna de sus actividades. KOST1 se compara con el nombre o con el prefijo de factura de la actividad.
En Efecto por mes (UStVA/EÜR) compruebe lo que llega cada mes a la Umsatzsteuer-Voranmeldung (declaración periódica del IVA) y a la EÜR (cálculo del beneficio por criterio de caja): Ingresos (neto), IVA repercutido, Compras (neto) y IVA soportado.
Decida las filas pendientes (vea la tabla). Con Mostrar muestra solo las filas de un estado.

Estados de las filas

Estado	Qué hacer
Lista	La fila se contabilizará (Se contabilizará). No tiene que hacer nada; con Omitir la deja fuera.
Falta el código de impuesto	El BU-Schlüssel es desconocido o corresponde a varias claves fiscales. En la columna Decisión elija una clave fiscal en Elija el código de impuesto…; las claves Compatibles con el BU-Schlüssel aparecen primero. O bien omita la fila.
Posible duplicado	Una fila igual (fecha, cuentas, importe, BU-Schlüssel, Belegfeld 1) ya se importó con otro archivo. Haga clic en Contabilizar igualmente solo si de verdad es un segundo asiento; si no, haga clic en Omitir.
Error	La fila no se puede importar. Solo puede omitirla.

Al omitir una fila, Kontelio pide un motivo; se guarda con la importación. Encima de la tabla, un botón omite todas las filas con error de una vez, con un motivo común.

Motivos frecuentes de Error:

Motivo	Significado
El Kontokorrent (partidas abiertas) no se importa: registre la factura o el gasto en Kontelio	Las cuentas de clientes y proveedores (Kontokorrent, partidas abiertas) no se importan.
El inmovilizado y la amortización van en el módulo de activos	Registre el bien en Inmovilizado; allí se genera también la amortización.
El mes está cerrado o bloqueado	Por ejemplo, después de presentar la declaración periódica del IVA. Vea Periodos.
Cuenta DATEV sin cuenta Kontelio	Guarde la asignación de cuentas (paso 2 anterior).
Fecha fuera del año del archivo	El archivo contiene filas de otro año.
No se admite moneda extranjera	Solo se importan asientos en euros.
Las filas de nóminas no pueden tener BU-Schlüssel	Los asientos de nóminas siempre van sin IVA.

Importar

En cuanto no quede ninguna fila pendiente, todas las cuentas estén asignadas y, si se pide, esté elegida la actividad por defecto, haga clic en Importar y confirme.
Kontelio comprueba cada asiento como cualquier otro asiento. Es todo o nada: si se rechaza una fila, no se contabiliza nada, el mensaje indica la fila y la importación sigue en la vista previa.
Los archivos grandes se contabilizan en segundo plano; una barra de progreso muestra el estado. Si falla una parte, lo ya contabilizado se anula y la importación vuelve a la vista previa. El diario muestra entonces el asiento y su anulación uno junto a otro; no queda nada contabilizado.

El historial

La pestaña Historial lista cada exportación con Creado, Tipo, Periodo, Filas, nombre del archivo con suma de comprobación y Notas. Una nueva exportación de un periodo está marcada con Sustituye una exportación anterior. El historial no se puede modificar ni eliminar.

En Importaciones figuran las importaciones con Contenido y Estado. Para deshacer una importación de asientos del año en curso o de nóminas:

Haga clic en Anular importación en su fila y confirme.
Cada asiento de la importación se anula en segundo plano con un asiento de anulación; no se elimina nada. Después, la importación tiene el estado Anulada.
A continuación puede volver a importar el mismo archivo, por ejemplo con otras decisiones.

Conviene saber

La interfaz DATEV forma parte del plan Business.
Pueden exportar y ver el historial los usuarios con permiso de exportación de datos; importar y anular, solo los usuarios con permiso de importación de datos (propietarios, administradores y contables). Usted solo ve las pestañas para las que tiene permiso.
Kontelio genera archivos que su asesoría fiscal carga en DATEV. No existe una transmisión directa a DATEV.
No se importan las partidas abiertas de clientes y proveedores (Kontokorrent) ni el inmovilizado. Registre facturas y gastos en Kontelio y los bienes en Inmovilizado.
Un asiento importado no es un justificante. Kontelio conserva el archivo original sin posibilidad de modificación; los justificantes quedan en su poder o en su software anterior.