Dokumenty i załączniki

Przesyłaj lub fotografuj dokumenty, zbieraj je w skrzynce dokumentów i ewidencjonuj po kolei jako wydatki.

Sekcja Paragony i dokumenty to skrzynka na Twoje dokumenty zakupowe: faktury, paragony i e-faktury. Przesyłaj pliki od razu, gdy je masz, a później spokojnie ewidencjonuj je jako wydatki. Liczba obok pozycji menu pokazuje, ile dokumentów czeka jeszcze na ewidencję.

Przesyłanie dokumentów

1. Przeciągnij pliki do obszaru Prześlij dowody lub kliknij Wybierz pliki.
2. Na smartfonie dotknij Sfotografuj dowód; otworzy się aparat.
3. Śledź postęp każdego pliku na liście poniżej. Nieudane przesyłanie można uruchomić ponownie.

Dozwolone są pliki PDF, JPG, PNG, HEIC i XML (e-faktura), do 20 plików naraz i maksymalnie 9 MB na plik. Kontelio zmniejsza duże zdjęcia przed przesłaniem. Jeśli ten sam plik został już przesłany, pojawia się komunikat z przyciskiem Otwórz, aby można było znaleźć istniejący dokument.

Przeglądanie skrzynki dokumentów

Karty porządkują dokumenty:

• Do opracowania: jeszcze niezaewidencjonowane.
• Powiązane: już przypisane do wydatku; link prowadzi do wydatku lub wersji roboczej.
• Odrzucone: odłożone, z podanym powodem.
• Wszystkie: wszystkie razem.

Pola Szukaj nazwy pliku, Przesłano od i Przesłano do służą do wyszukiwania. Opcja Tylko E-Rechnungen pokazuje tylko dokumenty z oznaczeniem E-Rechnung. Następnie kliknij Zastosuj.

Ewidencja dokumentu

1. Kliknij Zarejestruj przy dokumencie. Obok formularza widzisz dokument, który możesz powiększyć, obrócić i pobrać; przy e-fakturze przełącz na Widok E-Rechnung.
2. Przy e-fakturze pojawia się dodatkowo karta Dane E-Rechnung. Te wartości pochodzą z pliku XML faktury i są wiążące; przycisk Przenieś do formularza przenosi je do formularza.
3. Uzupełnij lub popraw dostawcę, konto, sposób opodatkowania, kwoty i datę. Pola są takie same jak przy wydatku.
4. Kliknij Zaksięguj i następny (Ctrl+Enter). Wydatek zostaje zaksięgowany i otwiera się następny dokument ze skrzynki.

Nie musisz robić wszystkiego naraz: Zapisz wersję roboczą zapisuje bieżący stan jako wersję roboczą, Następny dowód (Alt+→) przechodzi do następnego dokumentu w skrzynce. Przyciskiem Usuń wersję roboczą usuniesz wersję roboczą; plik wraca wtedy do skrzynki dokumentów. Jeśli dołączono niewłaściwy plik, wymień go przyciskiem Zamień dokument.

Odrzucanie dokumentu

Jeśli plik nie należy do księgowości, np. podwójny skan, kliknij Odrzuć i podaj powód. Plik nie jest usuwany: pozostaje zarchiwizowany do końca ustawowego okresu przechowywania i pojawia się na karcie Odrzucone.

Warto wiedzieć

• Przesyłanie, przeglądanie i ewidencja to osobne uprawnienia; bez uprawnienia do przesyłania brakuje obszaru Prześlij dowody.
• E-fakturę przesłaną tutaj ewidencjonujesz jak każdy inny dokument. Do sprawdzania formatu i treści służy osobna sekcja E-faktury.