Klienci
Zakładaj i aktualizuj klientów, sprawdzaj ich klasyfikację podatkową i potwierdzaj numer USt-IdNr.
W sekcji Klienci zarządzasz wszystkimi, do których wysyłasz faktury. Kontelio przenosi dane klienta do każdego nowego dokumentu i na podstawie kraju, rodzaju i numeru USt-IdNr. ustala, jak opodatkowane są Twoje faktury dla tego klienta.
Wyszukiwanie klientów
- Wpisz w pole Nazwa, numer lub NIP UE nazwę, numer klienta lub numer USt-IdNr.
- W razie potrzeby zawęź listę polem Klasyfikacja podatkowa, Kraj lub Status. Domyślnie widzisz tylko aktywnych klientów.
- Kliknij Zastosuj.
Kliknięcie numeru lub nazwy otwiera klienta.
Zakładanie klienta
- Kliknij Nowy klient.
- W polu Typ wybierz Firma lub Osoba prywatna.
- W sekcji Dane podstawowe wypełnij co najmniej pola Nazwa i Kraj. Do faktur potrzebny jest też pełny adres.
- Dla firm z innego kraju UE wpisz NIP UE (USt-IdNr.).
- W sekcji Fakturowanie ustaw wartości domyślne dla nowych dokumentów.
- Kliknij Zapisz.
U góry formularza Kontelio na bieżąco pokazuje klasyfikację wynikającą z Twoich danych. Numer klienta Kontelio nadaje automatycznie przy zapisie.
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| E-mail do faktur | Na ten adres Kontelio wysyła faktury. Dodatkowych odbiorców wpisz w polu DW (oddzielone przecinkami). |
| Język faktury | Język dokumentów: niemiecki, angielski lub oba. Klientom spoza krajów niemieckojęzycznych proponowany jest angielski. |
| Termin płatności (dni) | Na tej podstawie Kontelio wylicza termin płatności każdej faktury dla tego klienta. |
| Domyślny kod podatkowy | Wypełnij tylko wtedy, gdy propozycja wynikająca z klasyfikacji nie pasuje do tego klienta. |
| Format e-faktury | PDF lub e-faktura (ZUGFeRD, XRechnung). Używane domyślnie w nowych fakturach. |
| Referencja nabywcy / Leitweg-ID | Dla urzędów: Leitweg-ID. Kontelio sprawdza budowę i cyfrę kontrolną już podczas wpisywania. |
| Notatki wewnętrzne | Tylko dla Ciebie i Twojego zespołu; nigdy nie pojawia się na dokumencie. |
Klasyfikacja podatkowa
Kontelio przypisuje każdego klienta do jednej z sześciu grup, np. Firma w Niemczech, Firma w UE lub Konsument spoza UE. Klasyfikacja decyduje, jaki klucz podatkowy Kontelio proponuje na fakturach. W widoku klienta pod Klasyfikacja podatkowa znajdziesz krótkie wyjaśnienie.
Jeśli w szczególnym przypadku automatyczna klasyfikacja jest błędna, kliknij w widoku klienta Zmień klasyfikację…, wybierz Klasyfikacja i podaj Powód (zapisywany w dzienniku audytu). Wymaga to uprawnienia do zarządzania ustawieniami podatkowymi.
Potwierdzanie numeru USt-IdNr.
Jeśli klient ma numer USt-IdNr., widok klienta pokazuje kartę Weryfikacja numeru VAT.
- Kliknij Sprawdź.
- Kontelio sprawdza numer w Bundeszentralamt für Steuern (BZSt, federalny urząd skarbowy) i porównuje też nazwę oraz adres. Jeśli nie zapisano jeszcze Twojego własnego numeru USt-IdNr., możliwe jest tylko proste zapytanie przez VIES.
- Wynik pojawia się na karcie; wszystkie wcześniejsze zapytania z numerem protokołu są na karcie Weryfikacje numeru VAT.
Każde zapytanie jest zapisywane bez możliwości zmiany i służy jako dowód dla Finanzamt (urzędu skarbowego). Jeśli ostatnie potwierdzenie ma ponad 90 dni, Kontelio ponownie przypomina o nim przy nowych fakturach unijnych.
Praca z klientem
- Nowa faktura otwiera szkic faktury z już wybranym klientem.
- Edytuj otwiera formularz.
- Karta Faktury pokazuje wszystkie faktury dla tego klienta z kwotą do zapłaty.
- Jeśli brakuje części adresu, zobaczysz komunikat Do wystawiania faktur wymagany jest pełny adres..
Warto wiedzieć
- Klienta bez wystawionych faktur możesz usunąć przyciskiem Usuń. Jeśli są już wystawione faktury, możliwe jest tylko Dezaktywuj: klient znika z wyboru w nowych dokumentach, a jego faktury pozostają bez zmian.
- Numer klienta możesz zmienić przez Edytuj, ale tylko do wystawienia pierwszej faktury.
- Wystawione faktury zachowują dane klienta obowiązujące w chwili wystawienia. Późniejsze zmiany dotyczą tylko nowych dokumentów.
- Przeglądanie i edycja klientów to osobne uprawnienia. Bez uprawnienia do edycji brakuje przycisków zakładania, zmiany i sprawdzania.
Tryb uproszczony
W trybie uproszczonym (z profilem skonfigurowanym w Dostosuj moje środowisko) formularz prowadzi przez dwa kroki: najpierw odpowiadasz na pytanie Firma czy osoba prywatna? i wybierasz kraj. Potem Kontelio pokazuje tylko pola ważne dla tej kombinacji, np. numer USt-IdNr. z przyciskiem Zapisz i sprawdź teraz dla firm z innych krajów UE. Pozostałe pola są zwinięte.