Clientes
Cadastrar e manter clientes, conferir a classificação fiscal e confirmar a USt-IdNr.
Em Clientes você gerencia todos para quem envia faturas. O Kontelio copia os dados do cliente para cada documento novo e deduz, a partir do país, do tipo e da USt-IdNr., como as suas faturas para ele são tributadas.
Encontrar clientes
- Digite em Nome, número ou USt-IdNr. um nome, um número de cliente ou uma USt-IdNr.
- Se precisar, restrinja a lista por Classificação fiscal, País ou Status. Por padrão, você vê só os clientes ativos.
- Clique em Aplicar.
Um clique no número ou no nome abre o cliente.
Cadastrar um cliente
- Clique em Novo cliente.
- Em Tipo, escolha entre Empresa e Pessoa física.
- Em Dados cadastrais, preencha pelo menos Nome e País. Para faturar, você também precisa do endereço completo.
- Para empresas de outro país da UE, informe a USt-IdNr. / VAT ID.
- Em Faturamento, defina os padrões para documentos novos.
- Clique em Salvar.
No topo do formulário, o Kontelio mostra o tempo todo a classificação que resulta dos seus dados. O número do cliente é atribuído automaticamente ao salvar.
| Campo | Significado |
|---|---|
| E-mail de faturamento | O Kontelio envia faturas para este endereço. Outros destinatários vão em CC (separado por vírgula). |
| Idioma da fatura | Idioma dos documentos: alemão, inglês ou os dois. Clientes fora dos países de língua alemã recebem inglês como sugestão. |
| Prazo de pagamento (dias) | Com ele o Kontelio calcula o vencimento de cada fatura para este cliente. |
| Código fiscal padrão | Preencha só se a sugestão baseada na classificação não servir para este cliente. |
| Formato de e-fatura | PDF ou uma fatura eletrônica (ZUGFeRD, XRechnung). Vale como padrão para faturas novas. |
| Referência do comprador / Leitweg-ID | Para órgãos públicos, a Leitweg-ID. O Kontelio confere a estrutura e o dígito verificador enquanto você digita. |
| Notas internas | Só para você e a sua equipe; nunca aparece num documento. |
A classificação fiscal
O Kontelio coloca cada cliente em um de seis grupos, por exemplo Empresa na Alemanha, Empresa na UE ou Consumidor fora da UE. A classificação define qual código de imposto o Kontelio sugere nas faturas. Na tela do cliente, em Classificação fiscal, há uma explicação curta.
Se num caso especial a classificação automática não estiver certa, clique em Sobrescrever classificação… na tela do cliente, escolha a Classificação e informe uma Motivo (registrado na auditoria). Para isso você precisa da permissão de gerenciar configurações fiscais.
Confirmar a USt-IdNr.
Se o cliente tem USt-IdNr., a tela do cliente mostra o cartão Verificação da USt-IdNr..
- Clique em Verificar.
- O Kontelio consulta o número no Bundeszentralamt für Steuern (BZSt, a autoridade fiscal federal) e compara também nome e endereço. Se você ainda não cadastrou a sua própria USt-IdNr., só é possível uma consulta simples pelo VIES.
- O resultado aparece no cartão; todas as consultas anteriores, com a referência do protocolo, ficam na aba Verificações de USt-IdNr..
Cada consulta é guardada sem possibilidade de alteração e serve de comprovante perante o Finanzamt (a repartição fiscal). Se a última confirmação tiver mais de 90 dias, o Kontelio volta a avisar nas faturas novas para a UE.
Trabalhar com um cliente
- Nova fatura abre um rascunho de fatura com o cliente já selecionado.
- Editar abre o formulário.
- A aba Faturas lista todas as faturas deste cliente com o valor em aberto.
- Se faltar parte do endereço, aparece o aviso O endereço completo é obrigatório para emitir faturas..
Bom saber
- Um cliente sem faturas emitidas pode ser removido com Excluir. Havendo faturas emitidas, só é possível Desativar: o cliente some da seleção nos documentos novos e as faturas dele continuam intactas.
- O número do cliente pode ser alterado em Editar, mas só até a primeira fatura emitida.
- Faturas emitidas guardam os dados do cliente que valiam na emissão. Alterações posteriores só afetam documentos novos.
- Ver e editar clientes são permissões separadas. Sem a permissão de edição, faltam os botões de cadastrar, alterar e consultar.
Modo simplificado
No modo simplificado (com um perfil configurado em Personalizar minha experiência), o formulário guia o cadastro em dois passos: primeiro você responde Empresa ou pessoa? e escolhe o país. Depois o Kontelio mostra só os campos que importam para essa combinação, por exemplo a USt-IdNr. com Salvar e verificar agora para empresas de outros países da UE. Os demais campos ficam recolhidos.