Faturas
Criar como rascunho, emitir, enviar, dar baixa no pagamento e corrigir as faturas que você envia aos clientes.
Em Faturas você cria as faturas para os seus clientes e acompanha quais ainda estão em aberto ou vencidas. Uma fatura começa como rascunho, que você pode alterar quantas vezes quiser. Só ao ser emitida ela recebe o número e é contabilizada; a partir daí não pode mais ser alterada.
Encontrar faturas
No topo aparecem três totais em euros: Em aberto, Vencido e Recebido no mês.
- Clique em um ou mais status, por exemplo Vencida. A lista passa a mostrar só essas faturas; um segundo clique remove o filtro.
- Se precisar, digite um termo em Número, cliente ou texto, escolha um Cliente, uma Atividade ou um período (De / Até).
- Clique em Aplicar.
Os filtros ficam no endereço da página. Você pode salvar o link nos favoritos ou compartilhá-lo.
O botão Ações (⋮) no fim de cada linha dá acesso aos passos mais comuns sem abrir a fatura: Abrir, Baixar PDF, Enviar, Registrar pagamento, Duplicar e Cancelar fatura. Só aparecem as ações possíveis para o status da fatura.
Criar uma fatura
- Clique em Nova fatura. O editor abre com a marca ENTWURF / DRAFT.
- Escolha o Cliente. Se ele ainda não existir, cadastre-o aqui mesmo com o botão de mais (Novo cliente). Idioma, moeda, prazo de pagamento e atividade vêm do cadastro do cliente.
- Escolha a Atividade, se você tiver mais de uma.
- Confira Data da fatura e Data da prestação.
- Em Itens, preencha o primeiro item: escolha um produto em Produto / serviço ou digite uma Descrição, depois quantidade, unidade e preço. Adicione mais itens com Adicionar item.
- Confira, no painel Totais, os valores e os avisos.
- Clique em Salvar rascunho. Você pode continuar editando o rascunho a qualquer momento, mesmo incompleto.
Pré-visualizar mostra o PDF como o cliente vai recebê-lo, com a marca d'água de rascunho e sem número. Nesse momento o Kontelio salva o seu rascunho; o PDF de pré-visualização em si não é arquivado.
| Campo | Significado |
|---|---|
| Data da prestação | Dia da entrega ou da prestação do serviço. = data da fatura imprime na fatura a observação de que a data da prestação é a data da fatura; Período serve para serviços contínuos, por exemplo um mês de suporte. |
| Prazo (dias) | A partir dele o Kontelio calcula o Vencimento. Depois desse dia, uma fatura não paga fica vencida. |
| Idioma do documento | Idioma do PDF e do e-mail: alemão, inglês ou os dois lado a lado. |
| Formato de e-fatura | PDF ou uma fatura eletrônica (ZUGFeRD, XRechnung). O padrão é a configuração do cliente. |
| Preços | Se você digita os preços unitários líquidos ou brutos. |
| Mais referências | Número do pedido, do contrato e do projeto, e a Referência do comprador / Leitweg-ID que órgãos públicos exigem nas faturas eletrônicas. |
| Código fiscal | Define a alíquota do item. O Kontelio sugere o código a partir do cliente e do produto; se você o escolher, a sua escolha é mantida. |
| Notas internas | Só para você e sua equipe; nunca aparece na fatura. |
Emitir a fatura
- Abra o rascunho e resolva todos os avisos vermelhos. Enquanto faltarem dados obrigatórios, Emitir fica desativado.
- Numa fatura eletrônica, você pode verificar antes, em Verificar E-Rechnung com Verificar, se o arquivo seria válido.
- Clique em Emitir.
- No diálogo, confirme cada aviso amarelo e depois a emissão.
A fatura recebe então o próximo número da sua série, o status Emitida e é lançada no diário. O PDF é gerado em segundo plano e arquivado de forma inalterável; enquanto ele é gerado, Baixar PDF e Enviar ainda ficam bloqueados.
Trabalhar com uma fatura emitida
Clique no número da fatura na lista. A tela mostra a fatura exatamente como foi emitida.
| Botão | O que acontece |
|---|---|
| Baixar PDF | Baixa o PDF arquivado — sempre exatamente o documento que foi emitido. |
| Enviar | Abre um e-mail com destinatário, CC, assunto e texto no idioma do documento; o PDF vai anexado. Se o envio deu certo, aparece em Linha do tempo. |
| Registrar pagamento | Abre o registro de pagamento em Pagamentos, já preenchido com o cliente e a fatura. |
| Duplicar | Cria um novo rascunho com os mesmos dados, por exemplo para a fatura do mês seguinte. |
O painel Pagamentos e créditos mostra quanto foi pago, corrigido e ainda está em aberto, e Ver lançamento contábil leva ao lançamento no diário. O cartão Impacto fiscal mostra em qual declaração de IVA e em qual Anlage EÜR a fatura entra. Na aba E-Rechnung você gera a versão eletrônica da fatura ou baixa o XML dela.
Corrigir ou cancelar uma fatura
- Corrigir uma parte: clique em Nota de crédito, escolha motivo e data e informe, em cada item, a Quantidade a creditar. Criar rascunho cria a correção como rascunho, que você confere e emite em Notas de crédito.
- Cancelar por completo: clique em Cancelar fatura. O Kontelio cria e emite na hora uma fatura de cancelamento pelo valor total. Com Cancelar e criar uma fatura corrigida (novo rascunho) você recebe ao mesmo tempo um novo rascunho com os dados da fatura antiga, para corrigir e emitir de novo.
Nos dois casos a fatura original continua inalterada. O cancelamento só é possível enquanto não houver correção parcial. Se a fatura já tinha sido paga, ela aparece como a reembolsar.
Status
| Status | Significado |
|---|---|
| Rascunho | Ainda sem número e sem lançamento; pode ser alterada e excluída com Excluir. |
| Emitida | Emitida e lançada, ainda sem pagamento. |
| Parcialmente paga | Parte do valor já foi recebida. |
| Paga | Paga por completo. |
| Vencida | O vencimento passou e ainda há valor em aberto. O Kontelio verifica isso todas as noites. |
| Cancelada | Anulada por completo por uma fatura de cancelamento. |
| Creditada | Corrigida no valor total por documentos de correção. |
Você não muda o status manualmente: ele resulta da emissão, dos pagamentos alocados e das correções.
Bom saber
- Cada atividade tem, por ano, uma série de numeração própria e sem lacunas. O formato e o prefixo são definidos em Séries de numeração; o logotipo e os textos padrão, em Layout e textos da fatura.
- Se a data da fatura cair num período bloqueado, a fatura não pode ser emitida.
- Numa fatura em moeda estrangeira, o Kontelio mostra o IVA também em euros, com a taxa de conversão oficial da data da prestação. Se essa taxa ainda não foi publicada, a fatura ainda não pode ser emitida.
- Se o PDF não pôde ser gerado, aparece Gerar PDF novamente. O novo PDF é gerado a partir dos mesmos dados armazenados e tem conteúdo idêntico.
- Os botões que você vê dependem das suas permissões: editar rascunhos, emitir e enviar faturas e registrar pagamentos são direitos separados.
Modo simplificado
Se você usa o modo simplificado e configurou o seu perfil em Personalizar minha experiência, a tela fica um pouco diferente:
- A lista tem a aba adicional Notas de crédito.
- O editor é dividido em Para quem, O quê e Quando; os campos pouco usados começam recolhidos. Em vez de um único botão, há Emitir e baixar PDF e Emitir e enviar por e-mail.
- Numa fatura emitida, você registra um pagamento com Recebi o pagamento direto num diálogo. Corrigir fatura conduz você pelo cancelamento e pela criação de uma nova cópia; a correção parcial e o cancelamento simples ficam em Mais ações.