Despesas

Lançar, contabilizar e pagar faturas de fornecedores, recibos e comprovantes próprios, e estorná-los ou corrigi-los quando preciso.

Em Despesas você lança tudo o que a sua empresa compra e paga: faturas de fornecedores, cupons de caixa, documentos aduaneiros e comprovantes próprios. O Kontelio contabiliza cada despesa com o imposto a recuperar e mostra quanto ainda está em aberto. Se você tem muitos documentos, o caminho por Comprovantes e documentos costuma ser mais rápido.

Encontrar despesas

1. Restrinja a lista com De e Até, Situação, Pagamento ou Fornecedor, ou digite um termo em Pesquisar.
2. Clique em Aplicar.

A coluna Em aberto mostra o que ainda não foi pago de uma despesa lançada. Rascunhos ainda não têm número e aparecem como Rascunho.

Para pagar juntas várias despesas em aberto do mesmo fornecedor, marque cada uma e clique no botão "Registrar pagamento" que aparece acima da lista. O registro de pagamento se abre com essas despesas.

Lançar uma despesa

1. Clique em Nova despesa.
2. Em Anexar o recibo, anexe o comprovante: com Escolher arquivo, Tirar foto ou Escolher da caixa de documentos.
3. Escolha o Tipo de documento e informe o Número da fatura do fornecedor.
4. Escolha o Fornecedor. Para um destinatário eventual sem cadastro, como um parquímetro, digite um Beneficiário. Os valores padrão do fornecedor são aplicados.
5. Escolha a Conta ou clique em Categoria para escolher entre as categorias principais. Depois escolha o Tratamento fiscal.
6. Informe os valores. Se o comprovante tiver várias alíquotas, crie um item por alíquota com Adicionar linha (outra alíquota de IVA).
7. Confira Data do documento e Vencimento.
8. Se o comprovante já foi pago, por exemplo em dinheiro ou com cartão, deixe Pago agora ligado e escolha o caixa ou a conta bancária em Pago com. Se for pagar depois, desligue; a despesa fica então em aberto.
9. Confira em Resultado o que será lançado: despesa operacional, imposto a recuperar e, se houver, parte privada.
10. Clique em Contabilizar (Ctrl+Enter) ou salve um rascunho com Salvar rascunho para terminar depois.

Ao ser lançada, a despesa recebe o número interno e os arquivos do comprovante são arquivados de forma que não possam ser alterados.

Casos especiais ao lançar

• Sem comprovante: se o comprovante sumiu, escolha Comprovante próprio (Eigenbeleg). Explique em Por que não há comprovante externo?, com pelo menos 20 caracteres, por quê, e confirme Declaro que as informações estão corretas.. Ao lançar, o Kontelio gera um PDF com isso.
• Fornecedor estrangeiro: se um fornecedor de outro país da UE fatura sem IVA, o Kontelio sugere o tratamento fiscal adequado para o Reverse-Charge-Verfahren; Aplicar o aplica.
• Refeições de negócios: numa conta de despesas de representação, o Kontelio pede Motivo da refeição de negócios e Participantes. 70 % são dedutíveis como despesa, o imposto a recuperar integralmente.
• Compras de equipamentos: se um item numa conta de equipamentos passar de € 250 líquidos, o Kontelio pergunta: Trata-se de um bem do ativo imobilizado? Escolha Despesa normal, Bem de pequeno valor (GWG) (até € 800 líquidos) ou Ativo imobilizado (depreciação). Depois de lançar, você cria o bem do ativo a partir da despesa com Cadastrar como ativo imobilizado. Um veículo a partir de € 800 líquidos é lançado 100 % como empresarial; um aviso lembra o uso privado, que você lança no veículo em Ativo imobilizado.
• Importação: na categoria IVA de importação você informa o valor do documento da alfândega. Com o botão Adicionar outros custos de importação você acrescenta à mesma despesa um segundo item na categoria Tarifas aduaneiras e despacho com 19 %, por exemplo as taxas do despachante.
• Despesas privadas: se a conta da empresa pagou a sua própria previdência ou seguros privados, escolha Previdência própria ou Seguros privados. O Kontelio lança uma retirada privada; o lucro não muda.
• Outras categorias: o grupo Funcionários reúne despesas de viagem e remuneração de funcionários (campo 120 da Anlage EÜR); o Kontelio não faz folha de pagamento. Táxi existe como Táxi, trajeto curto (7 %) e Táxi e transporte por app (19 %), e parcelas de um aparelho comprado como Compra parcelada.
• Nota de crédito do fornecedor: abra a despesa original e clique em Nota de crédito recebida. A nova despesa fica vinculada à fatura original.
• Lançado em dobro? Se já existe uma fatura lançada com o mesmo número do mesmo fornecedor, aparece Possível duplicidade. Só clique em Contabilizar mesmo assim se for mesmo outra fatura.

Viagens com o veículo particular

Se você usa o seu carro ou moto particular a serviço, não precisa de comprovante nem de fornecedor.

1. Na lista, clique em Viagem com carro particular.
2. Escolha Viagem a trabalho (valor por km rodado) ou Ida ao local de trabalho (Entfernungspauschale) e o veículo.
3. Numa viagem a serviço, informe Total de km rodados; nas idas ao local de trabalho, Distância só de ida (km) e Dias trabalhados.
4. Confira o valor calculado e clique em Lançar viagem.

Trabalhar com uma despesa lançada

Clique no número na lista. As abas mostram Linhas, Lançamento, Arquivos e Pagamentos. O cartão Impacto fiscal mostra em qual declaração de IVA e em qual linha da Anlage EÜR a despesa entra.

Status

Modo simplificado

Se você usa o modo simplificado e configurou o seu perfil em Personalizar minha experiência, o lançamento é feito em etapas: Confira o recibo, O que você comprou?, Algumas perguntas sobre esta compra, O recibo mostra IVA? e Já está pago?. Em vez de uma conta, você escolhe uma categoria em linguagem do dia a dia; o Kontelio faz só as perguntas necessárias para essa compra e mostra em Como será lançado conta, tratamento fiscal e imposto a recuperar. O lançamento é feito com Registrar despesa.