Banque et caisse
Créer des comptes de paiement, suivre les soldes, rapprocher les opérations bancaires et tenir le livre de caisse.
Disponible dans les offres: Business Pro
Dans Banque et caisse, vous gérez tous les comptes par lesquels passe l'argent : comptes bancaires, caisse, cartes de crédit et prestataires de paiement. Chaque carte affiche le solde selon la comptabilité et mène aux paiements du compte, au Rapprochement bancaire et, pour une caisse, au Livre de caisse (Kassenbuch).
Créer un compte de paiement
- Cliquez sur Nouveau compte de paiement.
- Dans le champ Type, choisissez par exemple Compte bancaire ou Caisse. Le type ne peut plus être modifié ensuite.
- Saisissez un Nom. Pour un compte bancaire, l'IBAN est obligatoire ; BIC et Banque sont facultatifs.
- Laissez Compte général vide si Kontelio doit créer lui-même un sous-compte adapté, ou choisissez un compte existant.
- Cliquez sur Enregistrer.
| Champ | Signification |
|---|---|
| Compte général | Le compte du plan comptable sur lequel les paiements sont comptabilisés, par exemple 1200 Bank. Seuls les comptes adaptés au type sont proposés. |
| Compte par défaut de ce type | Ce compte est proposé pour les nouveaux paiements. |
| Imprimer sur les factures | Comptes bancaires uniquement : l'IBAN et le BIC figurent comme coordonnées bancaires sur vos factures. |
| 4 derniers chiffres de la carte | Cartes de crédit uniquement, pour reconnaître la carte. Le numéro complet n'est jamais enregistré. |
L'IBAN est masqué sur la carte. Afficher l'affiche en entier ; chaque affichage est consigné dans le journal d'audit. Lors d'une modification, laissez le champ IBAN vide pour conserver l'IBAN enregistré.
Rapprocher les opérations bancaires
Après l'import d'un relevé, Kontelio cherche pour chaque opération les postes ouverts, règles et virements entre vos propres comptes qui y correspondent. Sur la carte du compte bancaire, cliquez sur Rapprochement bancaire.
- La liste n'affiche d'abord que les opérations ouvertes (À rapprocher). Affinez-la si besoin par statut, texte ou période.
- Sélectionnez une opération. Ses propositions apparaissent à côté, avec un score et une justification, par exemple « Le montant correspond au montant ouvert ».
- Cliquez sur Accepter pour la bonne proposition, ou sur Rejeter pour une mauvaise. S'il y a un écart, choisissez d'abord dans Traiter l’écart comme par exemple Skonto (escompte) ou Frais bancaires.
- Si aucune proposition ne convient, recherchez dans Rechercher des postes ouverts par partenaire, numéro ou montant, cochez les postes et cliquez sur Rapprocher avec les postes choisis.
- Si l'opération ne correspond à aucun document, choisissez dans Classer comme… par exemple Frais bancaires ou Virement entre comptes propres (Geldtransit) puis cliquez sur Appliquer.
Chaque rapprochement crée un paiement comptabilisé, avec la date de comptabilisation bancaire comme date de paiement. Le bouton vert de confiance élevée accepte en une fois toutes les propositions univoques sans écart. Recalculer les suggestions recalcule les propositions, par exemple après la saisie de nouvelles factures.
- Enregistrer comme nouvelle dépense crée seulement un brouillon dans Dépenses ; rien n'est comptabilisé tant que vous n'y comptabilisez pas la dépense.
- Recette sans facture comptabilise un encaissement sans facture, comme des intérêts, une subvention ou une indemnité d'assurance : choisissez le type de recette et répondez à sa question. Sans relevé bancaire, saisissez ces recettes sous Encaissements.
- Ignorer demande un motif. L'opération reste dans le relevé, mais sans effet comptable.
- Chaque fois que… (créer une règle) ouvre une nouvelle règle d'affectation préremplie à partir de cette opération.
- Annuler annule le paiement créé et remet l'opération au statut Nouveau. Si l'opération était liée à un paiement qui existait déjà, seul le lien est supprimé.
Statuts des opérations
| Statut | Signification |
|---|---|
| Nouveau | Importée, encore sans proposition. |
| Suggestion | Kontelio a trouvé au moins un document correspondant. La confiance indique le degré de certitude. |
| Rapproché | Rapprochée d'une facture, d'une dépense ou d'un paiement. |
| Classé | Affectée sans document, par exemple comme frais bancaires ou virement interne. |
| Ignoré | Volontairement sans effet comptable. |
Le livre de caisse
Sur la carte d'une caisse, Livre de caisse (Kassenbuch) ouvre toutes les recettes et dépenses en espèces dans l'ordre chronologique, avec le solde à la fin de chaque jour.
- Choisissez la période avec Du et Au.
- Exportez le livre de caisse avec CSV ou imprimez-le en PDF avec Imprimer / PDF.
Bon à savoir
- Le solde de la carte est celui du compte comptable, pas celui communiqué par votre banque. S'ils diffèrent, il manque généralement des relevés ou des opérations ne sont pas encore rapprochées.
- Pour les comptes bancaires, la carte affiche la date du Dernier relevé et le nombre d'opérations restant à rapprocher.
- Un clic sur le nom du compte ou sur Paiements n'affiche que les paiements de ce compte, avec son solde.
- Créer et modifier des comptes de paiement, rapprocher et créer des règles sont des droits distincts. Seul le comptable peut annuler un rapprochement dans une période clôturée.
- En mode simplifié, le téléphone présente le rapprochement sous la forme Vérifier le relevé : une opération après l'autre avec une question oui/non. Voir la liste complète ouvre la vue complète.