Dépenses
Saisir, comptabiliser et payer factures fournisseurs, tickets et pièces internes, puis les annuler ou les corriger si nécessaire.
Sous Dépenses, vous saisissez tout ce que votre entreprise achète et paie : factures de fournisseurs, tickets de caisse, documents douaniers et pièces justificatives internes. Kontelio comptabilise chaque dépense avec sa TVA déductible et montre ce qui reste à payer. Si vous avez beaucoup de pièces, passer par Justificatifs et documents est généralement plus rapide.
Trouver des dépenses
- Affinez la liste avec Du et Au, Statut, Paiement ou Fournisseur, ou saisissez un terme dans Recherche.
- Cliquez sur Appliquer.
La colonne Restant dû indique ce qui n'est pas encore payé d'une dépense comptabilisée. Les brouillons n'ont pas encore de numéro et apparaissent comme Brouillon.
Pour payer ensemble plusieurs dépenses ouvertes d'un même fournisseur, cochez chacune d'elles et cliquez sur le bouton « Enregistrer un paiement » qui apparaît alors au-dessus de la liste. La saisie du paiement s'ouvre avec ces dépenses.
Saisir une dépense
- Cliquez sur Nouvelle dépense.
- Sous Joindre le justificatif, joignez la pièce : avec Choisir un fichier, Prendre une photo ou Choisir dans la boîte de documents.
- Choisissez le Type de pièce et saisissez le Numéro de facture du fournisseur.
- Choisissez le Fournisseur. Pour un bénéficiaire ponctuel sans fiche, comme un horodateur, saisissez plutôt un Bénéficiaire. Les valeurs par défaut du fournisseur sont reprises.
- Choisissez le Compte ou cliquez sur Catégorie pour choisir parmi les principales catégories. Choisissez ensuite le Traitement fiscal.
- Saisissez les montants. Si la pièce comporte plusieurs taux de TVA, créez une ligne par taux avec Ajouter une ligne (autre taux de TVA).
- Vérifiez Date de la pièce et Date d’échéance.
- Si la pièce est déjà payée, par exemple en espèces ou par carte, laissez Payé immédiatement activé et choisissez la caisse ou le compte bancaire sous Payé depuis. Si vous payez plus tard, désactivez-le ; la dépense reste alors ouverte.
- Vérifiez sous Résultat ce qui sera comptabilisé : charge d'exploitation, TVA déductible et, le cas échéant, part privée.
- Cliquez sur Comptabiliser (Ctrl+Entrée) ou enregistrez un brouillon avec Enregistrer le brouillon pour le terminer plus tard.
Lors de la comptabilisation, la dépense reçoit son numéro interne et les fichiers de la pièce sont archivés de manière à ne plus pouvoir être modifiés.
| Champ | Signification |
|---|---|
| Type de pièce | Facture fournisseur, Ticket de caisse, Justificatif interne (Eigenbeleg), Avoir reçu, Document douanier (TVA à l’importation) ou Autre. Les champs obligatoires et le traitement fiscal en dépendent. |
| Part professionnelle % | La part d'usage professionnel. Le reste est comptabilisé comme part privée et ne réduit pas le bénéfice. |
| TVA déductible % | La part de la TVA figurant sur la pièce qui est déduite comme TVA déductible. |
| Activité | Uniquement avec plusieurs activités. Avec Répartir entre activités…, vous répartissez une ligne entre plusieurs activités. |
| Plus de champs | Période de prestation, Devise, Montants saisis en (TTC ou HT) et une Libellé. |
| Taux de change en EUR | Uniquement en devise étrangère. Kontelio indique le cours officiel ; lors de la comptabilisation, c'est le cours de la date de prestation qui s'applique. |
Cas particuliers lors de la saisie
- Sans pièce : si la pièce manque, choisissez Justificatif interne (Eigenbeleg). Expliquez sous Pourquoi n’y a-t-il pas de justificatif externe ?, en au moins 20 caractères, pourquoi, et confirmez Je confirme l’exactitude de ces informations.. Lors de la comptabilisation, Kontelio en génère un PDF.
- Fournisseur étranger : si un fournisseur d'un autre pays de l'UE facture sans TVA, Kontelio propose le traitement fiscal adapté à la Reverse-Charge-Verfahren (autoliquidation) ; Appliquer l'applique.
- Repas d'affaires : sur un compte de frais de réception, Kontelio demande Motif du repas d’affaires et Participants. 70 % sont déductibles comme charge, la TVA intégralement.
- Achats d'équipement : si une ligne sur un compte d'équipement dépasse 250 € HT, Kontelio demande : S’agit-il d’une immobilisation ? Choisissez Charge normale, Bien de faible valeur (GWG) (jusqu'à 800 € HT) ou Immobilisation (amortissement). Après la comptabilisation, vous créez l'immobilisation depuis la dépense avec Enregistrer comme immobilisation. Un véhicule à partir de 800 € HT est comptabilisé à 100 % comme professionnel ; un avis rappelle l'usage privé, que vous comptabilisez sur le véhicule dans Immobilisations.
- Importations : dans la catégorie TVA à l'importation, vous saisissez le montant du document douanier. Avec le bouton Ajouter d'autres frais d'importation, vous ajoutez à la même dépense une seconde ligne dans la catégorie Droits de douane et dédouanement à 19 %, par exemple les frais du transitaire.
- Dépenses privées : si le compte professionnel a payé votre propre retraite ou des assurances privées, choisissez Retraite personnelle ou Assurances privées. Kontelio comptabilise un prélèvement privé ; le bénéfice ne change pas.
- Autres catégories : le groupe Salariés regroupe les frais de déplacement et la rémunération des salariés (case 120 de l'Anlage EÜR) ; Kontelio ne fait pas la paie. Le taxi existe en Taxi, courte distance (7 %) et Taxi et VTC (19 %), les mensualités d'un appareil acheté en Achat à tempérament.
- Avoir d'un fournisseur : ouvrez la dépense d'origine et cliquez sur Avoir reçu. La nouvelle dépense est liée à la facture d'origine.
- Saisie en double ? S'il existe déjà une facture comptabilisée avec le même numéro chez le même fournisseur, Doublon possible apparaît. Ne cliquez sur Comptabiliser quand même que s'il s'agit vraiment d'une autre facture.
Trajets avec le véhicule privé
Si vous utilisez votre voiture ou moto personnelle pour l'activité, vous n'avez besoin ni de justificatif ni de fournisseur.
- Dans la liste, cliquez sur Trajet en voiture privée.
- Choisissez Déplacement professionnel (montant par km parcouru) ou Trajet vers votre bureau (Entfernungspauschale) et le véhicule.
- Pour un déplacement professionnel, saisissez Total des km parcourus ; pour les trajets vers le lieu d'activité, Distance aller (km) et Jours travaillés.
- Vérifiez le montant calculé et cliquez sur Comptabiliser le trajet.
Travailler avec une dépense comptabilisée
Cliquez sur le numéro dans la liste. Les onglets affichent Lignes, Écriture, Fichiers et Paiements. La carte Impact fiscal indique dans quelle déclaration de TVA et dans quelle ligne de l'Anlage EÜR la dépense est reprise.
| Bouton | Ce qui se passe |
|---|---|
| Enregistrer un paiement | Ouvre la saisie du paiement, déjà remplie avec le fournisseur et la dépense. Uniquement tant qu'un montant reste ouvert. |
| Avoir reçu | Saisit un avoir du fournisseur pour cette facture. |
| Extourner | Annule l'écriture par une contre-passation à la date choisie. Vous indiquez un motif. |
| Corriger | Annule la dépense et ouvre aussitôt une copie comme nouveau brouillon avec les mêmes fichiers, que vous corrigez et comptabilisez à nouveau. |
Statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Pas encore comptabilisée ; continuez avec Modifier ou supprimez-la. |
| Comptabilisée | Comptabilisée. À côté figure l'état du paiement, par exemple Non payé, Partiellement payé ou Payé. |
| Extournée | Annulée par une contre-passation. |
Mode simplifié
Si vous utilisez le mode simplifié et avez configuré votre profil sous Personnaliser mon expérience, la saisie se fait par étapes : Vérifiez le justificatif, Qu’avez-vous acheté ?, Quelques questions sur cet achat, Le justificatif indique-t-il de la TVA ? et Déjà payé ?. Au lieu d'un compte, vous choisissez une catégorie en langage courant ; Kontelio ne pose que les questions nécessaires pour cet achat et affiche sous Comment ce sera comptabilisé le compte, le traitement fiscal et la TVA déductible. La comptabilisation se fait avec Enregistrer la dépense.