Clients
Créer et tenir à jour vos clients, vérifier leur classification fiscale et faire confirmer leur USt-IdNr.
Sous Clients, vous gérez toutes les personnes et entreprises à qui vous envoyez des factures. Kontelio reprend les données du client dans chaque nouveau document et déduit du pays, du type et de l'USt-IdNr. comment vos factures à ce client sont imposées.
Trouver des clients
- Saisissez dans Nom, numéro ou n° de TVA un nom, un numéro client ou une USt-IdNr.
- Si besoin, affinez la liste par Classification fiscale, Pays ou Statut. Par défaut, seuls les clients actifs s'affichent.
- Cliquez sur Appliquer.
Un clic sur le numéro ou le nom ouvre le client.
Créer un client
- Cliquez sur Nouveau client.
- Sous Type, choisissez entre Entreprise et Particulier.
- Sous Données de base, renseignez au moins Nom et Pays. Pour facturer, il vous faut aussi l'adresse complète.
- Pour une entreprise d'un autre pays de l'UE, saisissez l'N° de TVA (USt-IdNr.).
- Sous Facturation, définissez les valeurs par défaut des nouveaux documents.
- Cliquez sur Enregistrer.
En haut du formulaire, Kontelio affiche en continu la classification qui résulte de vos saisies. Le numéro client est attribué automatiquement à l'enregistrement.
| Champ | Signification |
|---|---|
| E-mail de facturation | Kontelio envoie les factures à cette adresse. Les autres destinataires se saisissent sous CC (séparés par des virgules). |
| Langue de la facture | Langue des documents : allemand, anglais ou les deux. L'anglais est proposé aux clients hors des pays germanophones. |
| Délai de paiement (jours) | Kontelio en déduit l'échéance de chaque facture à ce client. |
| Code fiscal par défaut | À remplir uniquement si la proposition issue de la classification ne convient pas à ce client. |
| Format de facture électronique | PDF ou facture électronique (ZUGFeRD, XRechnung). Sert de valeur par défaut pour les nouvelles factures. |
| Référence acheteur / Leitweg-ID | Pour les administrations, la Leitweg-ID. Kontelio vérifie sa structure et sa clé de contrôle pendant la saisie. |
| Notes internes | Pour vous et votre équipe uniquement ; n'apparaît jamais sur un document. |
La classification fiscale
Kontelio range chaque client dans l'un de six groupes, par exemple Entreprise en Allemagne, Entreprise UE ou Particulier hors UE. La classification détermine le code de taxe que Kontelio propose sur les factures. Dans la fiche client, une courte explication figure sous Classification fiscale.
Si, dans un cas particulier, la classification automatique est erronée, cliquez sur Remplacer la classification… dans la fiche client, choisissez la Classification et indiquez une Motif (consigné dans le journal d’audit). Il faut pour cela le droit de gérer les paramètres fiscaux.
Faire confirmer l'USt-IdNr.
Si le client a une USt-IdNr., la fiche client affiche la carte Vérification du n° de TVA.
- Cliquez sur Vérifier.
- Kontelio interroge le Bundeszentralamt für Steuern (BZSt, l'office fédéral des impôts) et compare aussi le nom et l'adresse. Si vous n'avez pas encore enregistré votre propre USt-IdNr., seule une requête simple via VIES est possible.
- Le résultat s'affiche sur la carte ; toutes les requêtes précédentes, avec leur référence de protocole, se trouvent dans l'onglet Vérifications du n° de TVA.
Chaque requête est conservée sans possibilité de modification et sert de preuve auprès du Finanzamt (l'administration fiscale). Si la dernière confirmation date de plus de 90 jours, Kontelio vous le rappelle sur les nouvelles factures UE.
Travailler avec un client
- Nouvelle facture ouvre un brouillon de facture avec le client déjà sélectionné.
- Modifier ouvre le formulaire.
- L'onglet Factures liste toutes les factures de ce client avec le montant restant dû.
- S'il manque une partie de l'adresse, vous voyez la mention L’adresse complète est obligatoire pour émettre des factures..
Bon à savoir
- Un client sans facture émise peut être supprimé avec Supprimer. Dès qu'il existe des factures émises, seul Désactiver est possible : le client disparaît de la sélection dans les nouveaux documents, ses factures restent inchangées.
- Le numéro client se modifie via Modifier, mais seulement jusqu'à la première facture émise.
- Les factures émises conservent les données client valables au moment de l'émission. Les modifications ultérieures ne concernent que les nouveaux documents.
- Consulter et modifier les clients sont deux droits distincts. Sans le droit de modification, les boutons pour créer, modifier et vérifier n'apparaissent pas.
Mode simplifié
En mode simplifié (avec un profil configuré sous Personnaliser mon expérience), le formulaire vous guide en deux étapes : vous répondez d'abord à Entreprise ou particulier ? et choisissez le pays. Kontelio n'affiche ensuite que les champs utiles pour cette combinaison, par exemple l'USt-IdNr. avec Enregistrer et vérifier maintenant pour les entreprises d'autres pays de l'UE. Les autres champs restent repliés.