Factures électroniques
Recevoir les factures électroniques des fournisseurs (XRechnung, ZUGFeRD), les faire valider et les comptabiliser comme dépenses.
Sous Factures électroniques arrivent les factures électroniques de vos fournisseurs. Kontelio lit chaque fichier, le vérifie avec les validateurs officiels, recherche le fournisseur correspondant et propose des comptes. À partir d'une facture électronique vérifiée, vous créez en un clic le brouillon d'une dépense.
Recevoir des factures électroniques
Vous avez deux possibilités :
- Téléverser : faites glisser des fichiers XML ou PDF dans la zone Importer des E-Rechnungen ou cliquez sur Choisir des fichiers. Jusqu'à 9 Mo par fichier sont acceptés ; une grande sélection est envoyée par lots.
- Par e-mail : la carte Boîte de réception e-mail affiche l'adresse de réception de votre entreprise. Transférez les factures à cette adresse ou communiquez-la à vos fournisseurs ; les fichiers XML et PDF joints sont importés automatiquement. Copier copie l'adresse. Vous créez une nouvelle adresse sous Facture électronique.
Les nouveaux fichiers sont d'abord au statut Reçue — en traitement ; après quelques secondes, ils sont lus et vérifiés.
La liste des factures électroniques reçues
Filtrez par Statut, Canal (Téléversement, E-mail ou API), période, ou fournisseur et numéro de facture, puis cliquez sur Appliquer. La colonne Validation montre d'un coup d'œil si une facture est Valide, Valide avec avertissements ou Non valide. Détails ouvre une facture.
Vérifier et comptabiliser une facture électronique
- Ouvrez la facture. Vous la voyez sous forme de Affichage, de PDF d'origine (pour ZUGFeRD) ou de XML.
- Lisez la carte Validation. Les messages les plus fréquents sont traduits ; sous Message d'origine figure le texte du validateur.
- Sous Fournisseur, vérifiez que le bon fournisseur a été trouvé. S'il n'a été trouvé que par son nom, cliquez sur Confirmer le fournisseur ou choisissez-en un autre. S'il n'existe pas encore, Créer le fournisseur le crée à partir des données du vendeur dans le XML.
- Dans le Résumé, vous voyez les montants et les lignes avec le Compte proposé. Examinez attentivement les lignes marquées à vérifier.
- Cliquez sur Créer l'écriture. Kontelio crée un brouillon de dépense avec toutes les valeurs du XML et l'ouvre. Vérifiez-le et comptabilisez-le à cet endroit (voir Dépenses).
Ensuite, Ouvrir le brouillon de dépense ou Ouvrir la dépense mène à la dépense. La carte Historique montre quelles étapes sont terminées.
Cas particuliers
| Avis | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|
| PDF sans XML | Le fichier n'est pas une facture électronique. Saisissez-le comme une pièce ordinaire avec L'enregistrer comme justificatif ordinaire. |
| Profil sans données complètes | Un PDF ZUGFeRD avec des données seulement partielles (par exemple profil BASIC) n'est pas une facture électronique au sens de la loi. Vous pouvez le comptabiliser, mais devriez demander une facture conforme. |
| Doublon | La même facture a déjà été importée ; Ouvrir la première importation mène au premier import. |
| Illisible | Le fichier est endommagé ou n'est pas dans un format pris en charge. Demandez un nouveau fichier au fournisseur. |
Valider à nouveau vérifie de nouveau une facture, par exemple après une mise à jour des règles de validation. Rejeter demande un motif ; le fichier reste archivé et le refus est consigné.
Statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Prête | Lue et vérifiée ; vous pouvez créer l'écriture. |
| Brouillon créé | Le brouillon de dépense existe mais n'est pas encore comptabilisé. |
| Comptabilisée | La dépense est comptabilisée. |
| Rejetée | Refusée, avec un motif. |
| Quarantaine | Arrivée par e-mail mais non importée (voir ci-dessous). |
Quarantaine
Quarantaine affiche les e-mails envoyés à votre adresse de réception mais non importés, avec le Motif, par exemple Expéditeur non autorisé (ou non authentifié) ou Aucune pièce jointe XML ou PDF. Les expéditeurs autorisés se définissent sous Facture électronique.
Bon à savoir
- Une facture électronique téléversée sous Justificatifs et documents y est saisie comme une pièce ordinaire ; les données du XML sont alors aussi à votre disposition.
- La consultation nécessite l'autorisation de lecture des dépenses ; téléverser, créer l'écriture et refuser nécessitent l'autorisation de modification.