Interface DATEV

Exportar lotes de lançamentos para o contador, importar arquivos DATEV como cadastros, saldos de abertura, lançamentos do ano corrente e lançamentos de folha de pagamento, e estornar importações.

Disponível nos planos: Business Pro

Em DATEV você troca dados com o DATEV do seu escritório de contabilidade: exporta os seus lançamentos como lote de lançamentos DATEV, importa clientes, fornecedores, nomes de contas, saldos de abertura, lançamentos do ano corrente e lançamentos de folha de pagamento de arquivos DATEV e vê todas as exportações e importações anteriores. A página tem as abas Exportar, Importar e Histórico.

Configure antes as Configurações DATEV: sem Beraternummer e Mandantennummer, a exportação mostra um aviso com o link Abrir as configurações DATEV.

Exportar lançamentos

Abra a aba Exportar.
Em Período, escolha Mês, Trimestre, Ano ou Período livre com De e Até. O período precisa ficar dentro de um ano civil.
Em Incluir também, escolha o que deve ir junto (veja a tabela).
Clique em Exportar.

Sem extras, você recebe o lote de lançamentos como arquivo CSV. Com extras, o Kontelio cria um pacote ZIP em segundo plano; uma barra de progresso mostra o andamento, e o download começa sozinho assim que o pacote fica pronto. Entregue o arquivo ao seu contador.

Opção	Significado
Debitoren/Kreditoren (clientes e fornecedores)	Cadastros de clientes e fornecedores. Necessário se você escolheu uma conta por parceiro nas Configurações DATEV.
Sachkontenbeschriftungen (nomes das suas próprias contas)	Os nomes das suas contas e subcontas próprias, para que tenham o nome certo no DATEV.
Documentos (recibos e faturas vinculados aos lançamentos)	Os arquivos dos comprovantes, vinculados aos lançamentos. O pacote fica maior.
Incluir lançamentos da folha	Lançamentos de folha importados. Vem desmarcado, porque eles costumam vir do próprio escritório do seu contador. Marque só se o escritório não faz a sua folha de pagamento. Lançamentos importados do ano corrente sempre entram na exportação.

Importar arquivos DATEV

Na aba Importar você lê arquivos DATEV, por exemplo do seu contador ou do seu software de contabilidade anterior, quando muda para o Kontelio. O Kontelio reconhece sozinho o tipo de arquivo:

Debitoren/Kreditoren viram clientes e fornecedores. Parceiros já existentes são reconhecidos pelo número de conta DATEV vinculado ou pela USt-IdNr. (número de IVA) e atualizados.
Sachkontenbeschriftungen viram associações de contas: o Kontelio guarda qual conta própria corresponde a uma conta DATEV. Nenhuma conta nova é criada.
O que um Buchungsstapel vira é você quem escolhe, antes do envio, em Um Buchungsstapel contém (veja a tabela).

Escolha	O que vira
Saldos de abertura de um ano encerrado	Os saldos das contas patrimoniais no fim do ano são transportados para o dia seguinte como saldos de abertura. Contas de resultado não são transportadas.
Lançamentos do ano corrente	Cada linha vira um lançamento próprio do ano corrente e é verificada como qualquer outro lançamento.
Lançamentos da folha de pagamento	O lote de lançamentos do seu programa de folha: salários, Lohnsteuer (imposto retido na fonte sobre salários) e previdência social viram lançamentos sem IVA.

Como fazer:

Em Um Buchungsstapel contém, escolha o que o lote de lançamentos contém. Para arquivos de clientes e fornecedores e para nomes de contas, a escolha não importa.
Em Arquivo DATEV (CSV ou ZIP), escolha um arquivo CSV ou um ZIP com vários arquivos DATEV, no máximo 9 MB. A exportação DATEV de outro software de contabilidade em ZIP também é lida.
Clique em Ver prévia. Nada é alterado ainda. Um ZIP gera uma pré-visualização para cada arquivo que contém.
Confira a pré-visualização: tipo de arquivo, Beraternummer / Mandantennummer, Período, Plano de contas e cada linha com Ação e Observação.
Só nos saldos de abertura: contas com Falta a conta precisam de uma conta do Kontelio. Escolha-a na coluna Conta Kontelio e clique em Salvar associação de contas.
Clique em Importar e confirme. Ou descarte a pré-visualização com Descartar.

Para lançamentos do ano corrente e de folha, a pré-visualização é diferente; a próxima seção a descreve.

Ação	Significado
Criar	É criado (no lote de lançamentos: vira saldo de abertura).
Atualizar	Um registro existente é atualizado.
Associar	A conta DATEV é associada a uma conta do Kontelio.
Ignorar	A linha não é aproveitada.
Erro	A linha tem erro; o motivo aparece em Observação.

Em Importações anteriores você vê as importações anteriores com tipo e status. O mesmo arquivo só pode ser importado uma vez, a não ser que a importação tenha sido estornada. Extratos bancários não são lidos aqui, e sim pela importação bancária.

Importar lançamentos do ano corrente e de folha

Com Lançamentos do ano corrente ou Lançamentos da folha de pagamento, cada linha do arquivo vira um lançamento próprio no diário. Todas as linhas precisam estar no ano do arquivo, em meses ainda abertos. Para um ano encerrado, escolha Saldos de abertura de um ano encerrado.

Conferir a pré-visualização

Leia os contadores acima da tabela: quantas linhas estão prontas, precisam de código fiscal, são possíveis duplicatas ou erros, e quantas serão lançadas, foram puladas ou ainda estão em aberto.
Se uma conta DATEV ainda não tem conta do Kontelio, aparece uma lista com Conta DATEV e Conta Kontelio. Escolha uma conta do Kontelio para cada uma e clique em Salvar associação de contas. O Kontelio guarda a associação para as próximas importações e verifica as linhas de novo.
Se você tem várias atividades, escolha em Atividade padrão a atividade para todas as linhas cujo centro de custo (KOST1) não corresponde a nenhuma das suas atividades. O KOST1 é comparado com o nome ou com o prefixo de fatura da atividade.
Em Efeito por mês (UStVA/EÜR), confira o que chega em cada mês à Umsatzsteuer-Voranmeldung (declaração antecipada de IVA) e à EÜR (apuração do lucro pelo regime de caixa): Receitas (líquido), IVA devido, Compras (líquido) e IVA dedutível.
Decida as linhas em aberto (veja a tabela). Com Mostrar você mostra só as linhas de um status.

Status das linhas

Status	O que fazer
Pronta	A linha será lançada (Será lançada). Não há nada a fazer; com Ignorar você a deixa de fora.
Código de imposto em falta	O BU-Schlüssel é desconhecido ou corresponde a vários códigos fiscais. Na coluna Decisão, escolha um código fiscal em Escolha o código de imposto…; os códigos Compatíveis com o BU-Schlüssel aparecem primeiro. Ou pule a linha.
Possível duplicata	Uma linha igual (data, contas, valor, BU-Schlüssel, Belegfeld 1) já foi importada com outro arquivo. Só clique em Lançar mesmo assim se for de fato um segundo lançamento; caso contrário, clique em Ignorar.
Erro	A linha não pode ser importada. Você só pode pulá-la.

Ao pular, o Kontelio pede um motivo; ele é guardado com a importação. Acima da tabela, um botão pula todas as linhas com erro de uma vez, com um motivo comum.

Motivos frequentes para Erro:

Motivo	Significado
Kontokorrent (itens em aberto) não é importado: registre a fatura ou a despesa no Kontelio	Contas de clientes e fornecedores (Kontokorrent, contas de partidas em aberto) não são importadas.
Imobilizado e depreciação ficam no módulo de ativos	Cadastre o bem em Ativo imobilizado; a depreciação também é gerada lá.
O mês está fechado ou travado	Por exemplo, depois que a declaração antecipada de IVA foi enviada. Veja Períodos.
Conta DATEV sem conta Kontelio	Salve a associação de contas (passo 2 acima).
Data fora do ano do arquivo	O arquivo contém linhas de outro ano.
Moeda estrangeira não é suportada	Só lançamentos em euros são importados.
Linhas da folha não podem ter BU-Schlüssel	Lançamentos de folha são sempre sem IVA.

Importar

Assim que nenhuma linha estiver em aberto, todas as contas estiverem associadas e, se pedido, a atividade padrão estiver escolhida, clique em Importar e confirme.
O Kontelio verifica cada lançamento como qualquer outro lançamento. Vale tudo ou nada: se uma linha for recusada, nada é lançado, a mensagem indica a linha, e a importação fica na pré-visualização.
Arquivos grandes são lançados em segundo plano; uma barra de progresso mostra o andamento. Se uma parte falhar, o que já foi lançado é estornado e a importação volta à pré-visualização. O diário mostra então o lançamento e o seu estorno lado a lado; nada fica lançado.

O histórico

A aba Histórico lista cada exportação com Criado em, Tipo, Período, Linhas, nome do arquivo com soma de verificação e Observações. Uma nova exportação de um período é marcada com Substitui uma exportação anterior. O histórico não pode ser alterado nem apagado.

Em Importações ficam as importações com Conteúdo e Situação. Para desfazer uma importação de lançamentos do ano corrente ou de folha:

Clique em Estornar importação na linha dela e confirme.
Cada lançamento da importação é anulado em segundo plano por um lançamento de estorno; nada é apagado. Depois, a importação tem o status Estornada.
Em seguida você pode importar o mesmo arquivo de novo, por exemplo com outras decisões.

Bom saber

A interface DATEV faz parte do plano Business.
Usuários com permissão de exportar dados podem exportar e ver o histórico; importar e estornar, só usuários com permissão de importar dados (proprietários, administradores e contadores). Você só vê as abas para as quais tem permissão.
O Kontelio gera arquivos que o seu contador lê no DATEV. Não existe envio direto ao DATEV.
Partidas em aberto de clientes e fornecedores (Kontokorrent) e o ativo imobilizado não são importados. Registre faturas e despesas no Kontelio e os bens em Ativo imobilizado.
Um lançamento importado não é um comprovante. O Kontelio guarda o arquivo original sem possibilidade de alteração; os comprovantes ficam com você ou no seu software anterior.