Alle Dokumente exportieren

Alle in Kontelio gespeicherten Dokumente als ZIP-Datei mit einer Übersichtstabelle herunterladen.

Unter Alle Dokumente exportieren laden Sie alle Dokumente, die in Kontelio gespeichert sind, als eine ZIP-Datei herunter: ausgestellte Rechnungen, empfangene Rechnungen, Belege und weitere Dateien. Der Export steht jederzeit und in allen Tarifen zur Verfügung, auch in Kontelio Free.

Einen Export erstellen

1. Öffnen Sie Alle Dokumente exportieren. Oben sehen Sie, wie viele Dokumente der Export aktuell umfasst.
2. Klicken Sie auf Export erstellen.
3. Der Export wird im Hintergrund erstellt; ein Fortschrittsbalken zeigt den Stand. Sie können die Seite verlassen. Ist er fertig, erhalten Sie eine Benachrichtigung in der App und eine E-Mail.
4. Unter Letzte Exporte klicken Sie auf Herunterladen.

Die ZIP-Datei kann 24 Stunden lang heruntergeladen werden. Danach erstellen Sie bei Bedarf einen neuen Export.

Was die ZIP-Datei enthält

• Ausgestellte Rechnungen und Rechnungskorrekturen als PDF und, wenn vorhanden, als E-Rechnung (XML).
• Empfangene Rechnungen und E-Rechnungen, so wie sie hochgeladen oder per E-Mail empfangen wurden.
• Belege, Eigenbelege und weitere gespeicherte Dateien, zum Beispiel Berichte und Kontoauszüge.
• Eine Tabelle index.csv mit einer Zeile je Datei: Art, Nummer, Datum, Geschäftspartner, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag, Währung, Status, Pfad in der ZIP-Datei und die Prüfsumme SHA-256.

Die Dateien liegen in Ordnern nach Art und Jahr, zum Beispiel Ausgangsrechnungen/2026/ oder Belege/2026/, und heißen nach der Rechnungsnummer. Die Tabelle öffnet sich direkt in einer Tabellenkalkulation (Trennzeichen Semikolon, Beträge mit Dezimalkomma).

Gut zu wissen

• Den Export dürfen nur Inhaber und Administratoren starten. Er umfasst alle Steuerpflichtigen und Tätigkeiten des Arbeitsbereichs.
• Es kann immer nur ein Export gleichzeitig laufen, und es sind höchstens drei Exporte in 24 Stunden möglich.
• Jeder sieht und lädt nur die eigenen Exporte herunter; der Inhaber sieht alle.
• Dokumente, die Sie im Belegeingang verworfen haben, sind nicht enthalten. Noch nicht zugeordnete Dateien aus Belege und Dokumente liegen im Ordner Belege mit dem Status INBOX.
• Für eine Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt ein anderes Format: Nutzen Sie dafür den GoBD-Export.