DATEV-Schnittstelle

Buchungsstapel für die Steuerberatung exportieren, DATEV-Dateien als Stammdaten, Eröffnungssalden, laufende Buchungen und Lohnbuchungen importieren und Importe stornieren.

Verfügbar in den Tarifen: Business Pro

Unter DATEV tauschen Sie Daten mit dem DATEV Ihrer Steuerberatung aus: Sie exportieren Ihre Buchungen als DATEV-Buchungsstapel, importieren Kunden, Lieferanten, Kontennamen, Eröffnungssalden, Buchungen des laufenden Jahres und Lohnbuchungen aus DATEV-Dateien und sehen alle früheren Exporte und Importe. Die Seite hat die Reiter Export, Import und Verlauf.

Richten Sie vorher die DATEV-Einstellungen ein: Ohne Beraternummer und Mandantennummer zeigt der Export einen Hinweis mit dem Link DATEV-Einstellungen öffnen.

Buchungen exportieren

Öffnen Sie den Reiter Export.
Wählen Sie unter Zeitraum einen Monat, ein Quartal, ein Jahr oder einen Freier Zeitraum mit Von und Bis. Der Zeitraum muss innerhalb eines Kalenderjahres liegen.
Wählen Sie unter Zusätzlich übertragen, was zusätzlich mitgehen soll (siehe Tabelle).
Klicken Sie auf Exportieren.

Ohne Zusätze erhalten Sie den Buchungsstapel als CSV-Datei. Mit Zusätzen erstellt Kontelio ein ZIP-Paket im Hintergrund; ein Fortschrittsbalken zeigt den Stand, und der Download startet von selbst, sobald das Paket fertig ist. Geben Sie die Datei Ihrer Steuerberatung.

Option	Bedeutung
Debitoren/Kreditoren (Kunden und Lieferanten)	Stammdaten der Kunden und Lieferanten. Nötig, wenn Sie in den DATEV-Einstellungen ein Konto je Geschäftspartner gewählt haben.
Sachkontenbeschriftungen (Namen Ihrer eigenen Konten)	Die Namen Ihrer eigenen Konten und Unterkonten, damit sie in DATEV richtig heißen.
Belege (Quittungen und Rechnungen mit Verknüpfung zu den Buchungen)	Die Belegdateien, mit den Buchungen verknüpft. Das Paket wird dadurch größer.
Lohnbuchungen einbeziehen	Importierte Lohnbuchungen. Standardmäßig aus, weil sie meist schon aus der Kanzlei Ihrer Steuerberatung kommen. Kreuzen Sie es nur an, wenn die Kanzlei Ihre Lohnabrechnung nicht macht. Importierte Buchungen des laufenden Jahres sind immer im Export enthalten.

DATEV-Dateien importieren

Im Reiter Import lesen Sie DATEV-Dateien ein, zum Beispiel von Ihrer Steuerberatung oder aus Ihrer bisherigen Buchhaltungssoftware, wenn Sie zu Kontelio wechseln. Kontelio erkennt die Art der Datei selbst:

Debitoren/Kreditoren werden zu Kunden und Lieferanten. Vorhandene Geschäftspartner werden über die verknüpfte DATEV-Kontonummer oder die USt-IdNr. erkannt und aktualisiert.
Sachkontenbeschriftungen werden zu Kontenzuordnungen: Kontelio merkt sich, welches eigene Konto einem DATEV-Konto entspricht. Neue Konten werden nicht angelegt.
Was aus einem Buchungsstapel wird, wählen Sie selbst vor dem Hochladen unter Ein Buchungsstapel enthält (siehe Tabelle).

Auswahl	Was daraus wird
Saldenvortrag eines abgeschlossenen Jahres	Die Salden der Bestandskonten am Jahresende werden zum ersten Tag danach als Eröffnungssalden vorgetragen. Erfolgskonten werden nicht vorgetragen.
Buchungen des laufenden Jahres	Jede Zeile wird zu einer eigenen Buchung des laufenden Jahres und wie jede andere Buchung geprüft.
Lohnbuchungen	Der Buchungsstapel Ihres Lohnprogramms: Löhne, Lohnsteuer und Sozialversicherung werden zu Buchungen ohne Umsatzsteuer.

So gehen Sie vor:

Wählen Sie unter Ein Buchungsstapel enthält, was der Buchungsstapel enthält. Bei Debitoren/Kreditoren und Sachkontenbeschriftungen spielt die Auswahl keine Rolle.
Wählen Sie unter DATEV-Datei (CSV oder ZIP) eine CSV-Datei oder ein ZIP mit mehreren DATEV-Dateien, höchstens 9 MB. Auch der DATEV-Export einer anderen Buchhaltungssoftware als ZIP wird gelesen.
Klicken Sie auf Vorschau anzeigen. Noch wird nichts geändert. Aus einem ZIP entsteht eine Vorschau je enthaltener Datei.
Prüfen Sie die Vorschau: Art der Datei, Beraternummer / Mandantennummer, Zeitraum, Kontenrahmen und jede Zeile mit Aktion und Hinweis.
Nur beim Saldenvortrag: Konten mit Konto fehlt brauchen ein Kontelio-Konto. Wählen Sie es in der Spalte Kontelio-Konto und klicken Sie auf Kontenzuordnung speichern.
Klicken Sie auf Importieren und bestätigen Sie. Oder verwerfen Sie die Vorschau mit Verwerfen.

Bei Buchungen des laufenden Jahres und Lohnbuchungen sieht die Vorschau anders aus; das beschreibt der nächste Abschnitt.

Aktion	Bedeutung
Neu	Wird neu angelegt (beim Buchungsstapel: wird Eröffnungssaldo).
Aktualisieren	Ein vorhandener Datensatz wird aktualisiert.
Zuordnen	Das DATEV-Konto wird einem Kontelio-Konto zugeordnet.
Überspringen	Die Zeile wird nicht übernommen.
Fehler	Die Zeile ist fehlerhaft; der Grund steht unter Hinweis.

Unter Frühere Importe sehen Sie die bisherigen Importe mit Art und Status. Dieselbe Datei kann nur einmal importiert werden, außer der Import wurde storniert. Kontoauszüge lesen Sie nicht hier ein, sondern über den Bankimport.

Laufende Buchungen und Lohnbuchungen importieren

Mit Buchungen des laufenden Jahres oder Lohnbuchungen wird jede Zeile der Datei zu einer eigenen Buchung im Journal. Alle Zeilen müssen im Jahr der Datei liegen, in Monaten, die noch offen sind. Für ein abgeschlossenes Jahr wählen Sie Saldenvortrag eines abgeschlossenen Jahres.

Die Vorschau prüfen

Lesen Sie die Zähler über der Tabelle: wie viele Zeilen bereit sind, einen Steuerschlüssel brauchen, mögliche Dubletten oder Fehler sind, und wie viele gebucht, übersprungen oder noch offen sind.
Hat ein DATEV-Konto noch kein Kontelio-Konto, erscheint eine Liste mit DATEV-Konto und Kontelio-Konto. Wählen Sie je Konto ein Kontelio-Konto und klicken Sie auf Kontenzuordnung speichern. Kontelio merkt sich die Zuordnung für künftige Importe und prüft die Zeilen neu.
Haben Sie mehrere Tätigkeiten, wählen Sie unter Standardtätigkeit die Tätigkeit für alle Zeilen, deren Kostenstelle (KOST1) zu keiner Ihrer Tätigkeiten passt. KOST1 wird mit dem Namen oder dem Rechnungspräfix der Tätigkeit verglichen.
Prüfen Sie unter Auswirkung je Monat (UStVA/EÜR), was je Monat in Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR ankommt: Erlöse (netto), Umsatzsteuer, Einkäufe (netto) und Vorsteuer.
Entscheiden Sie die offenen Zeilen (siehe Tabelle). Mit Anzeigen zeigen Sie nur die Zeilen eines Status.

Status der Zeilen

Status	Was zu tun ist
Bereit	Die Zeile wird gebucht (Wird gebucht). Sie müssen nichts tun; mit Überspringen lassen Sie sie weg.
Steuerschlüssel fehlt	Der BU-Schlüssel ist unbekannt oder passt zu mehreren Steuerschlüsseln. Wählen Sie in der Spalte Entscheidung unter Steuerschlüssel wählen… einen Steuerschlüssel; oben stehen die Schlüssel Passend zum BU-Schlüssel. Oder überspringen Sie die Zeile.
Mögliche Dublette	Eine gleiche Zeile (Datum, Konten, Betrag, BU-Schlüssel, Belegfeld 1) wurde schon mit einer anderen Datei importiert. Klicken Sie nur auf Trotzdem buchen, wenn es wirklich eine zweite Buchung ist, sonst auf Überspringen.
Fehler	Die Zeile kann nicht importiert werden. Sie können sie nur überspringen.

Beim Überspringen fragt Kontelio nach einem Grund; er wird beim Import gespeichert. Über der Tabelle überspringen Sie mit einer Schaltfläche alle Fehlerzeilen auf einmal, mit einem gemeinsamen Grund.

Häufige Gründe für Fehler:

Grund	Bedeutung
Kontokorrent (offene Posten) wird nicht importiert: erfassen Sie die Rechnung oder Ausgabe in Kontelio	Kunden- und Lieferantenkonten (Kontokorrent, offene Posten) werden nicht importiert.
Anlagevermögen und AfA gehören in die Anlagenverwaltung	Erfassen Sie das Wirtschaftsgut unter Anlagevermögen; dort entsteht auch die AfA.
Der Monat ist abgeschlossen oder festgeschrieben	Zum Beispiel nach Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Siehe Perioden.
DATEV-Konto ohne Kontelio-Konto	Speichern Sie die Kontenzuordnung (Schritt 2 oben).
Datum außerhalb des Jahres der Datei	Die Datei enthält Zeilen eines anderen Jahres.
Fremdwährung wird nicht unterstützt	Es werden nur Buchungen in Euro importiert.
Lohnbuchungen dürfen keinen BU-Schlüssel haben	Lohnbuchungen sind immer ohne Umsatzsteuer.

Importieren

Sobald keine Zeile mehr offen ist, alle Konten zugeordnet sind und, falls verlangt, die Standardtätigkeit gewählt ist, klicken Sie auf Importieren und bestätigen.
Kontelio prüft jede Buchung wie jede andere Buchung. Es gilt alles oder nichts: Wird eine Zeile abgelehnt, wird nichts gebucht, die Meldung nennt die Zeile, und der Import bleibt in der Vorschau.
Große Dateien werden im Hintergrund gebucht; ein Fortschrittsbalken zeigt den Stand. Schlägt dabei ein Teil fehl, wird das bereits Gebuchte storniert und der Import kehrt in die Vorschau zurück. Im Journal stehen dann Buchung und Stornobuchung nebeneinander; es bleibt nichts gebucht.

Der Verlauf

Der Reiter Verlauf listet jeden Export mit Erstellt, Art, Zeitraum, Zeilen, Dateiname mit Prüfsumme und Hinweise. Ein erneuter Export eines Zeitraums ist mit Ersetzt einen früheren Export markiert. Der Verlauf kann nicht geändert oder gelöscht werden.

Unter Importe stehen die Importe mit Inhalt und Status. Einen Import laufender Buchungen oder Lohnbuchungen machen Sie so rückgängig:

Klicken Sie in seiner Zeile auf Import stornieren und bestätigen Sie.
Jede Buchung des Imports wird im Hintergrund durch eine Stornobuchung aufgehoben; gelöscht wird nichts. Danach hat der Import den Status Storniert.
Dieselbe Datei können Sie danach erneut importieren, zum Beispiel mit anderen Entscheidungen.

Gut zu wissen

Die DATEV-Schnittstelle gehört zum Tarif Business.
Exportieren und den Verlauf sehen dürfen Benutzer mit dem Recht zum Datenexport, importieren und stornieren nur Benutzer mit dem Recht zum Datenimport (Inhaber, Administratoren und Buchhalter). Sie sehen nur die Reiter, für die Sie berechtigt sind.
Kontelio erzeugt Dateien, die Ihre Steuerberatung in DATEV einliest. Eine direkte Übertragung an DATEV gibt es nicht.
Nicht importiert werden offene Posten von Kunden und Lieferanten (Kontokorrent) und Anlagevermögen. Erfassen Sie Rechnungen und Ausgaben in Kontelio und Wirtschaftsgüter unter Anlagevermögen.
Eine importierte Buchung ist kein Beleg. Kontelio bewahrt die Originaldatei unveränderbar auf; die Belege selbst bleiben bei Ihnen oder in Ihrer bisherigen Software.