Interface DATEV
Exporter le lot d'écritures pour le conseiller fiscal, importer des fichiers DATEV comme données de base, soldes d'ouverture, écritures de l'année en cours et écritures de paie, et annuler des imports.
Disponible dans les offres: Business Pro
Sous DATEV, vous échangez des données avec le DATEV de votre conseiller fiscal (Steuerberater) : vous exportez vos écritures sous forme de lot d'écritures DATEV, vous importez clients, fournisseurs, noms de comptes, soldes d'ouverture, écritures de l'année en cours et écritures de paie depuis des fichiers DATEV, et vous voyez tous les exports et imports précédents. La page comporte les onglets Export, Import et Historique.
Configurez d'abord les Paramètres DATEV : sans numéro de conseiller ni numéro de client, l'export affiche un avertissement avec le lien Ouvrir les paramètres DATEV.
Exporter les écritures
- Ouvrez l'onglet Export.
- Sous Période, choisissez Mois, Trimestre, Année ou Période libre avec Du et Au. La période doit rester dans une même année civile.
- Sous Inclure aussi, choisissez ce qui doit être transmis en plus (voir le tableau).
- Cliquez sur Exporter.
Sans option supplémentaire, vous obtenez le lot d'écritures sous forme de fichier CSV. Avec des options, Kontelio crée un paquet ZIP en arrière-plan ; une barre de progression indique l'avancement, et le téléchargement démarre automatiquement dès que le paquet est prêt. Transmettez le fichier à votre conseiller fiscal.
| Option | Signification |
|---|---|
| Debitoren/Kreditoren (clients et fournisseurs) | Les données de base des clients et fournisseurs. Nécessaire si vous avez choisi un compte par partenaire dans les Paramètres DATEV. |
| Sachkontenbeschriftungen (noms de vos propres comptes) | Les noms de vos propres comptes et sous-comptes, pour qu'ils portent le bon nom dans DATEV. |
| Pièces (reçus et factures liés aux écritures) | Les fichiers des justificatifs, liés aux écritures. Le paquet devient plus volumineux. |
| Inclure les écritures de paie | Les écritures de paie importées. Désactivé par défaut, car elles proviennent généralement déjà du cabinet de votre conseiller fiscal. Ne cochez la case que si le cabinet ne fait pas votre paie. Les écritures importées de l'année en cours sont toujours incluses dans l'export. |
Importer des fichiers DATEV
Dans l'onglet Import, vous importez des fichiers DATEV, par exemple de votre conseiller fiscal ou de votre ancien logiciel de comptabilité lorsque vous passez à Kontelio. Kontelio reconnaît lui-même le type de fichier :
- Les Debitoren/Kreditoren (débiteurs et créanciers) deviennent des clients et des fournisseurs. Les partenaires existants sont reconnus par le numéro de compte DATEV associé ou par le numéro de TVA intracommunautaire (USt-IdNr.) et mis à jour.
- Les Sachkontenbeschriftungen (libellés des comptes généraux) deviennent des correspondances de comptes : Kontelio mémorise quel compte propre correspond à un compte DATEV. Aucun nouveau compte n'est créé.
- Ce que devient un Buchungsstapel, c'est vous qui le choisissez avant l'envoi, sous Un Buchungsstapel contient (voir le tableau).
| Choix | Ce qu'il devient |
|---|---|
| Soldes d’ouverture d’une année clôturée | Les soldes des comptes de bilan en fin d'année sont reportés au premier jour suivant comme soldes d'ouverture. Les comptes de résultat ne sont pas reportés. |
| Écritures de l’année en cours | Chaque ligne devient une écriture distincte de l'année en cours et est contrôlée comme toute autre écriture. |
| Écritures de paie | Le lot d'écritures de votre logiciel de paie : salaires, impôt sur les salaires et cotisations sociales deviennent des écritures sans TVA. |
Procédez ainsi :
- Sous Un Buchungsstapel contient, choisissez ce que contient le lot d'écritures. Pour les fichiers de clients et fournisseurs et les libellés de comptes, ce choix n'a pas d'effet.
- Sous Fichier DATEV (CSV ou ZIP), choisissez un fichier CSV ou un ZIP contenant plusieurs fichiers DATEV, 9 MB au maximum. L'export DATEV d'un autre logiciel de comptabilité au format ZIP est également lu.
- Cliquez sur Afficher l’aperçu. Rien n'est encore modifié. Un ZIP produit un aperçu par fichier contenu.
- Vérifiez l'aperçu : type de fichier, Beraternummer / Mandantennummer, Période, Plan comptable et chaque ligne avec Action et Remarque.
- Uniquement pour les soldes d'ouverture : les comptes marqués Compte manquant ont besoin d'un compte Kontelio. Choisissez-le dans la colonne Compte Kontelio et cliquez sur Enregistrer l’association des comptes.
- Cliquez sur Importer et confirmez. Ou rejetez l'aperçu avec Abandonner.
Pour les écritures de l'année en cours et les écritures de paie, l'aperçu est différent ; la section suivante le décrit.
| Action | Signification |
|---|---|
| Créer | Un nouvel enregistrement est créé (pour le lot d'écritures : un solde d'ouverture). |
| Mettre à jour | Un enregistrement existant est mis à jour. |
| Associer | Le compte DATEV est associé à un compte Kontelio. |
| Ignorer | La ligne n'est pas reprise. |
| Erreur | La ligne est erronée ; la raison figure sous Remarque. |
Sous Imports précédents, vous voyez les imports précédents avec leur type et leur statut. Un même fichier ne peut être importé qu'une seule fois, sauf si l'import a été annulé. Les relevés bancaires ne s'importent pas ici, mais via l'import bancaire.
Importer les écritures de l'année en cours et de paie
Avec Écritures de l’année en cours ou Écritures de paie, chaque ligne du fichier devient une écriture distincte dans le journal. Toutes les lignes doivent se situer dans l'année du fichier, dans des mois encore ouverts. Pour une année clôturée, choisissez Soldes d’ouverture d’une année clôturée.
Vérifier l'aperçu
- Lisez les compteurs au-dessus du tableau : combien de lignes sont prêtes, nécessitent un code de TVA, sont des doublons possibles ou des erreurs, et combien seront comptabilisées, sont ignorées ou restent ouvertes.
- Si un compte DATEV n'a pas encore de compte Kontelio, une liste avec Compte DATEV et Compte Kontelio apparaît. Choisissez un compte Kontelio pour chacun et cliquez sur Enregistrer l’association des comptes. Kontelio mémorise la correspondance pour les imports futurs et contrôle à nouveau les lignes.
- Si vous avez plusieurs activités, choisissez sous Activité par défaut l'activité de toutes les lignes dont le centre de coûts (KOST1) ne correspond à aucune de vos activités. KOST1 est comparé au nom ou au préfixe de facture de l'activité.
- Sous Effet par mois (UStVA/EÜR), vérifiez ce qui arrive chaque mois dans la déclaration de TVA et l'EÜR : Recettes (HT), TVA collectée, Achats (HT) et TVA déductible.
- Décidez des lignes ouvertes (voir le tableau). Avec Afficher, vous n'affichez que les lignes d'un statut.
Statut des lignes
| Statut | Que faire |
|---|---|
| Prête | La ligne sera comptabilisée (Sera comptabilisée). Rien à faire ; avec Ignorer, vous l'écartez. |
| Code de taxe manquant | Le BU-Schlüssel est inconnu ou correspond à plusieurs codes de TVA. Dans la colonne Décision, choisissez un code de TVA sous Choisissez le code de taxe… ; les codes Compatibles avec le BU-Schlüssel figurent en premier. Ou ignorez la ligne. |
| Doublon possible | Une ligne identique (date, comptes, montant, BU-Schlüssel, Belegfeld 1) a déjà été importée avec un autre fichier. Ne cliquez sur Comptabiliser quand même que s'il s'agit vraiment d'une seconde écriture, sinon sur Ignorer. |
| Erreur | La ligne ne peut pas être importée. Vous pouvez seulement l'ignorer. |
Lorsque vous ignorez une ligne, Kontelio demande un motif ; il est enregistré avec l'import. Au-dessus du tableau, un bouton ignore toutes les lignes en erreur en une fois, avec un motif commun.
Motifs fréquents de Erreur :
| Motif | Signification |
|---|---|
| Le Kontokorrent (postes ouverts) n’est pas importé : saisissez la facture ou la dépense dans Kontelio | Les comptes clients et fournisseurs (Kontokorrent, postes ouverts) ne sont pas importés. |
| Les immobilisations et l’amortissement relèvent du module des immobilisations | Enregistrez le bien sous Immobilisations ; l'amortissement (AfA) y est aussi créé. |
| Le mois est clôturé ou verrouillé | Par exemple après le dépôt de la déclaration de TVA. Voir Périodes. |
| Compte DATEV sans compte Kontelio | Enregistrez la correspondance de comptes (étape 2 ci-dessus). |
| Date hors de l’année du fichier | Le fichier contient des lignes d'une autre année. |
| Les devises étrangères ne sont pas prises en charge | Seules les écritures en euros sont importées. |
| Les lignes de paie ne doivent pas avoir de BU-Schlüssel | Les écritures de paie sont toujours sans TVA. |
Importer
- Dès qu'aucune ligne n'est ouverte, que tous les comptes sont associés et, si elle est demandée, que l'activité par défaut est choisie, cliquez sur Importer et confirmez.
- Kontelio contrôle chaque écriture comme toute autre écriture. C'est tout ou rien : si une ligne est refusée, rien n'est comptabilisé, le message indique la ligne et l'import reste en aperçu.
- Les gros fichiers sont comptabilisés en arrière-plan ; une barre de progression indique l'avancement. Si une partie échoue, ce qui était déjà comptabilisé est contrepassé et l'import revient à l'aperçu. Le journal montre alors l'écriture et sa contrepassation côte à côte ; rien ne reste comptabilisé.
L'historique
L'onglet Historique liste chaque export avec Créé le, Type, Période, Lignes, nom de fichier avec somme de contrôle et Remarques. Un nouvel export d'une période est marqué Remplace un export précédent. L'historique ne peut être ni modifié ni supprimé.
Sous Imports figurent les imports avec Contenu et Statut. Pour annuler un import d'écritures de l'année en cours ou de paie :
- Cliquez sur Extourner l’import dans sa ligne et confirmez.
- Chaque écriture de l'import est annulée en arrière-plan par une écriture de contrepassation ; rien n'est supprimé. L'import a ensuite le statut Extourné.
- Vous pouvez ensuite importer à nouveau le même fichier, par exemple avec d'autres décisions.
Bon à savoir
- L'interface DATEV fait partie de l'offre Business.
- Les utilisateurs autorisés à exporter des données peuvent exporter et voir l'historique ; seuls ceux autorisés à importer des données peuvent importer et annuler (propriétaires, administrateurs et comptables). Vous ne voyez que les onglets auxquels vous avez droit.
- Kontelio crée des fichiers que votre conseiller fiscal importe dans DATEV. Il n'existe pas de transmission directe vers DATEV.
- Les postes ouverts des clients et fournisseurs (Kontokorrent) et les immobilisations ne sont pas importés. Saisissez factures et dépenses dans Kontelio et les biens sous Immobilisations.
- Une écriture importée n'est pas un justificatif. Kontelio conserve le fichier d'origine sans modification possible ; les justificatifs eux-mêmes restent chez vous ou dans votre ancien logiciel.